文件记录控制程序培训PPT课件

文件 记录控制程序 1 文件 信息及其承载媒体 其媒体可以是纸张 磁盘 光盘 照片 样件 电子媒体或他们的组合 记录 记录管理活动所取得结果或提供所完成活动的证据的文件 空白表单是规定性的文件 填写了内容的表单则为记录 定义 2 权责 文管中心 负责质量管理体系文件原件的保存 管理 以及文件分发 回收 废止 销毁等工作 负责公司所有记录的空白表单的有效性管理及监督各部门记录控制情况 各车间 部门 负责部门体系文件的创建 更新与废止 及文件接收 使用 保存等日常管理和控制工作 所应用的记录的填写 标识及检索 保存 保存期限设置及处置 3 内部文件的创建 更新与废止权责 4 文件分类与分级 内部文件分级一级文件 指质量手册 为公司质量管理体系运作规范基本的指导纲要性文件 二级文件 指程序文件 是依据各部门间为达成管理要求和目标 依据质量管理手册所延伸制订的工作流程文件 三级文件 指作业指导书 标准 制度等 包括 工艺技术文件 操作规范 检验标准 岗位说明书等等 用以详细说明具体的作业步骤和方式的工作性文件 四级文件 表单格式 是指用以记录各项管理活动实际运作状况的格式文件 文件分为内部文件及外部文件 5 外来文件 1 适用的法律 法规 2 适用的国家标准 国际标准 行业标准等 3 客户或供应商提供的与产品或设备有关的标准 说明书 技术数据 图纸等文件资料 4 其它与质量管理体系有关的外来文件 编号规则 1 统一编号原则 公司内文件按规定 实施统一编号管理 2 文件代码由文件编号及版次号组成 6 文件代码 7 部门代码 8 一级文件 一级文件代码 流水号 M 流水号 由01开始编起 一级文件代码 M 二级文件 二级文件代码 流水号 P 流水号 由01开始编起 二级文件代码 P 编号说明 9 编号说明 三级文件 三级文件代码 部门代码 文件类型代码 流水号 D 三级文件代码 部门代码 文件类型代码 流水号 由001开始编起 10 编号说明 四级文件 四级文件代码 引用文件编号 工艺图纸 机台编号 工艺代码 流水号 版本 修次 如630030 A 0 设备图纸 车间代码 设备名称或编码 部件流水号 单件流水号 版本 修次 如A 烘干机 01 001 A 0 R 流水号 从01开始编 引用文件编号 四级文件代码 11 练习 请说出下列编号代指的文件级别类型和部门 P 13DAM 002DSW 005DCW 010M 01DLS 063DYW 001R DCW006 02 二级程序文件生产部制度文件 三级 设备工程部作业指导文件 三级 储运部作业指导文件 三级 一级文件 质量手册 质量技术部产品标准文件 三级 研发部作业指导文件 三级 储运部表单 四级 12 质量记录主要包括 产品质量记录和质量体系运行的记录1 产品质量记录主要包括 进料检验记录 品质异常记录 样品检验记录 出厂检验记录 首件检验记录 生产过程检验 不合格品评审处理记录 检验的数据统计分析记录 2 质量体系运行记录主要包括 内部质量审核 管理评审记录 与顾客沟通过程中有关的记录 供方评价选择 采购过程有关的记录 纠正和预防措施记录 培训 基础设施有关的记录 检验 测量和试验设备的检定和校准记录 生产服务运作有关的记录 13 版次说明 文件 表单的版次由版本号和修次号组成 版本号以大写英文字母A B Z表示 修次号以由0开始的数字顺序表示 文件首版一律为 A 0 即 第A版 第0次修改 文件的初始版次号为 A 0 每更新一次 其修次号顺序加1 如文件第一次修改 则修改后文件的版次为变为A 1 依此类推 文件更新次数超过6次 要更换文件版本 更新版本号后 修次号重新归为0 如A 6版修改后更新为B 0版 当文件需进行大幅度修改 或体系有较大变更时 应进行换版 原版次文件废止 如A 1版在体系换版时直接更新为B 0版 14 记录的填写 记录是按照表单的内容和要求进行填写 填写应及时 内容真实 字迹清晰 完整 不得随意涂改和使用铅笔填写 记录及审核过程中如需更改时 用单横线划去原记录 在原记录的上方写上更改后的数据 重要数据更改如 日期 数量 金额等 需加签更改人员的姓名及更改日期 15 文件创建 更新及废止流程图 16 文件的制订 相关部门需提出文件的制订 按要求编号和对文件格式进行制订 制定完成的文件经讨论后 按要求报相关权责人员批准 再交由文管中心存档 统一发布 表单的制订 相关部门需提出文件的制订 确定编号及版本 修次后 于格式背面签名并注明保存年限 依审批权限进行 批准后交文管中心作统一管制 表单复印不受管制 一 二 三级文件如需修改则先确定编号及版本 修次号 修改 废止和补发均须由相关单位人员以 文件更新 废止 补发申请表 提出并说明原因与内容 按权责进行审批 交文管中心进行废止 四级文件的修订按表单制定执行 废止时由相关部门填写 文件更新 废止 补发申请表 提出并说明原因与内容 依审批权限进行核准 交文管中心进行废止 若需补发由相关单位人员向文管中心用RTX提出申请 文管中心进行补发 审批后的 文件更新 废止 补发申请表 和修改审批后的文件及电子档须提交到文管中心管理备案 文件废止后该文件的编号不得重复使用 由文管中心列管 17 文件分发 回收 销毁 质量手册的分发与回收 质量手册发放由公司体系组统一安排 领用者登记并签名 质量手册发放范围是 公司级领导 各部门负责人 第三方认证机构及体系负责人认为有需要的其他人员 质量手册是本公司法规性 秘密性文件 本公司受控版本持有者应妥为保管 不得遗失 严禁外传 外借和复印 质量手册持有者离开本公司时 应将手册交还公司体系组并办理注销手续 18 文件创建 更新经核准后 文管中心应依文件之类型 登录于 文件管制总览表 各种表单登录于 表单总览表 纸质文件为正式流通文件 电子文件由文管员设密加水印专管 不得用于内部发行 文管中心依相关单位需求复印所需份数 并于每页文件的右上角加盖红色 受控 文件发行章 文件分发至各部门时 由接收部门人员于 文件分发 回收 销毁记录表 签收 并及时更新 文件一览表 需对外 如供应商 客户 认证单位等 发放文件时 由文管中心复印需求份数 加盖红色 参考用 印章 若文件为修订 废止时 原稿由文管中心作为知识经验单独列管 并加盖蓝色 作废存查 印章以利识别 文管中心回收旧版文件 确保其数量及完整性 同时对回收的旧文件进行销毁 记录于 文件分发 回收 销毁记录表 对外发行的文件如 供应商 客户 认证单位等则可不予回收 19 判断以下对错 所有分发的文件为纸质档 文管中心保留所有文件的原件和电子档 回收的旧版文件和表单格式要保留的需盖上黑色 作废存查 章加以识别 发行新版本时 旧版的内部文件 以及对外发行的文件 应予以全部回收 20 文件格式和媒介 文件一般采用纵向编制 如实际需要 也可采用横向 封页 页眉 正文 页脚内容及格式见相关文件的格式 所有内部文件编写采用简体中文 一 二 三级文件应采用Word文档 四级文件视内容的需要使用Word文档或Excel电子表格 21 文件的日常管理 文管中心 及时在系统更新 文件管制总览表 表单总览表 并定期对各部门文控员管理的文件和记录进行版本 版次的核对 使用部门 各部门负责本部门三 四级文件的制订 修订 审核等工作 并应建立部门的 文件一览表 表单一览表 以便于存查 分发至各部门的正式文件 严禁影印私自借予非相关的人员或携出厂外 使用者不得于正式的文件上标注或书写任何文字 符号 以确保文件清晰便于识别 各部门文控员接收到外来文件时 须分类归档 妥善保存 并作好适当标识 避免受潮 受损 如属机密文件应由部门负责人亲自保管 22 记录的保存 文管中心负责编制公司 表单总览表 明确记录表单的保存期限 保存部门等内容 并不定期检查各部门对记录的管理和保存情况 查看是否符合规定的要求 确保记录管理符合使用要求 使用部门应指定人员保管日常使用的记录 编制 表单一览表 确保记录的存储地点 存储方式 存储环境适宜 同时注意防潮 防蛀 防止混乱 并确保保存的记录利于检索和