公司文件存档规范.doc

公司文件、图纸管理制度为了建立健全公司文件存档管理工作，加强对公司文件的科学管理，有效地保护和利用文件档案，结合本公司实际情况，特制定本公司公司文件管理制度。一、公司的文件范围1、公司行政文书。包括：政发文件、办发文件、函发文件；各种合同及协议书；会议纪要；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。2、公司管理文件。包括工程管理文件、工程项目图纸、企业营销计划、各种指标类定额类文件、公司管理方面的各种市场信息、劳动合同档案，固定资产及办公用品名册，商品房买卖合同等。3、公司综合文件。包括龙裕商务中心档案等。4、公司业务文件。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、银行单据等。5、公司音像档案。包括照片、录音、录像档案等。二、 公司文件管理体制1、公司文件管理机构：办公室负责统一管理公司各类档案（会计档案除外）。2、公司文件管理工作：办公室必须维护档案的完整与安全。正确根据项目立档；依据文件来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，编制文档目录。三、公司文件归档制度1、文件的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，备份，及时移交办公室集中保管。2、文件归档范围：凡是本单位具有存档价值的文件材料。包括工程管理文件、图纸、往来文件及交接单、广告发布合同、项目房源信息、审批手续资料、商务中心租赁合同、客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、单据，以及工作总结、工作计划、公司照片等各种形式、载体的文件。3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：（1）政发、办发、函发文件类，发文、收文要及时分类、归档。（2）凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。（3）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。（4）工程项目，根据需求按进度安排归档。4、归档要求（1）材料完整齐全。归档做移交记录，填写文件移交入档登记表。办公室在收到各部门需归档的文件后，进行分类归组，作进一步的整理和局部调整等。（2）系统、条理，凡是归档文件材料，均要按其不同类别，不同年份，文件分类准确、归类合理。编制归档项目，将办理完毕的文件按相关项目归档。文件按时间顺序排列，最近的在最上面，尽量保持文件易寻找。（3）归档要求将文件的正件与附件，印件与定稿统一归档，不得分散。（4）归档时，要合理安排文件的先后秩序，按项目、时间先后排列，统一进行归档。（5）在文件存档办理移交手续过程中，双方在移交登记表签字。四、文件入档流程1、经手人移交办公室存档，填写文件移交入档登记表；2、办公室填写（入档日期、文件名称、经手人、份数等）；3、办公室将文件存档（注明存档位置）。 4、流程示意图：经手人移交办公室 填写文件移交入档登记表；存 档五、文件借阅、调用流程1、凡需借阅档案，均须填写公司文件借阅、调用登记表，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。公司文件借阅登记表注明借用文件的借用时间、项目、文件名称、用途、数量、借用人（还回时填写返还时间）。2、文件借阅、调用方式有：借调文件原件；借调文件复印件；借调其它资料等。3、借调流程a、使用人填写公司文件借阅、调用登记表；b、使用人签字；c、部门经理签字；d、分管部门副总经理签字；(文件原件还回的副总经理签字即可) e、总经理签字；（若使用原文件不还回，则注明理由，总经理签字确认。） 4、流程示意图填写公司文件借阅、调用登记表使用人签字部门经理签字不还、原件回总经理签字副总经理签字还回、复印件领取文件六、图纸移交归档流程1、移交人填写公司图纸移交登记簿，移交人及接收人签字（在备注中标明套数、份数）；2、办公室按项目类别将图纸分类归档。3、流程示意图：填写公司图纸移交登记簿移交人、收图人签字办公室归档七、图纸借阅、使用（不归还）流程1、使用人填写公司图纸借阅、使用登记表；2、使用人签字；3、部门经理签字；4、部门分管副总经理签字；（归还）5、总经理签字；（不归还，需备注中注明原因或用途）6、流程示意图：填写公司图纸借阅、使用登记表借阅人签字部门经理签字总经理签字不归还原因、用途副总经理签字归还领取图纸还回图纸八、公司文件处理流程1、文件处理责任人填写文件处理单；2、相关部门经理审核、签字，注明处理意见；（若文件处理责任人是部门经理，直接进行下一步）3、相关部门分管副总经理审核、签字，注明处理意见；4、总经理审核、签字，注明处理意见；5、原件办公室存档，文件处理责任人留存复印件，处理过程需要其它部