办公室主任述职报告.doc

.述 职 报 告办公室 *年是重组年，公司股权关系变更带来的管理序列变更，赋予办公室新的工作任务、内容；从办公室内部来讲，新力量的加入与融合，老员工的适应与提升，领导的高标准严要求，都使办公室的内部管理面临调整，也促进了办公室自身建设的加强。考虑到重组的因素，以及公司稳健经营的整体工作思路，办公室本年度工作以部门工作任务书和职责为导向，保证日常工作的同时，将重点放在部门内部建设、制度及工作流程优化、信息化建设、文件及信息安全保障、重组配合及新管理序列对接等工作上。总体来说，本年度办公室正常履行了各项工作职能，对公司运营起到了支撑作用，没有发生较大疏漏或失误，但也有很多遗憾和不足。我作为办公室主任主要工作述职如下：一、2015年度主要工作情况（一）部门自身建设办公室新力量的充实，使我有精力对办公室工作自省、思考、统筹、调整；也为办公室工作的深入及提升提供了保证；同时需要在内部管理和人员协调配合方面加以理顺。1、重新确定部门分工及岗位职责。包括我在内的每个办公室员工都有所长短，在确定部门分工及岗位职责前，我做了分析并与每位员工充分沟通，本着互助互补的原则，最终确定了目前的职责分工：主任：负责办公室全面工作，主要负责内部考核及人员调配建议、年度计划制定及工作统筹分配、制度流程体系建设、费用预算及管理、综合协调、后勤及信息化管理、党团工会事务。直接对接副主任、后勤岗、信息综合岗。副主任：协助办公室主任开展全面工作，主要负责公文处理、日常行政、会议管理、文秘综合、档案管理、企业文化等工作。直接对接行政管理岗、机要档案岗。（其他人员在此不赘述）此外，办公室的工作内容宽泛，办公室职责之内的事要办好，但无具体部门负责和无明确职责范围的事、临时性、突发性的事，办公室也需承担起来，不能让事情落空，不能相互推诿，这是我们的工作原则。也因此办公室内部形成了分工不分家的工作氛围，“职责内要干好，职责外一起干，遇到困难，群策群力想办法”。 2、加强工作统筹性、计划性，提高工作效率和执行力。办公室头绪多、内容杂、综合性强，必须有统筹有计划，有布置有考核，形成闭环管理，才能提高效率和执行力。为此我们运用了明源计划系统的目标分解的方法，在OA系统内，探索建立了两个流程，以达到提升效率和执行力的效果。一是运用工作布置流程：将部门年度工作任务和公司近期主要工作拆分成各岗位的工作任务，通过OA中的工作布置流程，每月及临时向每位员工分配工作，通过员工的执行汇报，进度完成率的跟踪进行监督。二是建立部门员工月报流程：员工根据本岗位工作职责及分配的任务，通过OA中的工作计划流程，每月定期上报月度总结和计划。此外，较复杂的工作或重大活动，我会事先制定详细方案，明确工作实施进度、流程、分工，召开协调会和工作布置会，确保工作开展的效果。3、不断从实践中总结经验教训，提高业务素质。办公室工作不到位的地方极易暴露，经常会得到批评和意见，我们非常重视，有批评、意见才会进步，我们会对每一次问题和失误集体讨论，分析自身原因不足，制定整改措施，不断提高自己的服务水平和业务素质。同时，在一项重大活动或工作后，会召开回顾会，总结经验和教训。4、培育团结合作的工作气氛。办公室日常工作繁多、节奏快、涉及范围广，很多工作都是协作完成，大家形成一种战友关系；培育开放、民主的工作氛围，在工作上充分听取和尊重部门员工意见，鼓励员工多思考想办法，增加他们的主动性和参与度；办公室工作对事不对人，不论资排辈，无亲疏远近，始终秉承英雄不问出处，杜绝办公室政治，讲协作、重情义，有事一起商量解决，工作氛围较好，员工工作状态及心态比较积极、稳定。5、增强规范性、纪律性一是办公室本身肩负着管理职能，因此要求每位员工以身作则，并从劳动纪律、办公秩序、制度执行方面严格管理。二是根据公司制度，强化流程管控，使各项工作在OA系统里都有相对应的程序且不断调整优化。三是在办公用品及固定资产采购、服务外包过程中，严格根据制度流程进行，本人以身作则，不谋私利。（二）制度及工作流程优化调整今年以来，我们对行政管理类的三项制度出差管理制度、档案管理制度、公文管理办法进行了修订。在流程优化上，在OA系统上，对5个工作流程进行了调整或增设，对1个流程进行补充。1、根据新修订的出差管理制度完善了出差汇报审批流程，增设了出差汇报环节，使员工形成出差总结汇报的习惯，也使领导及时了解出差情况。2、根据固定资产采购制度，调整了固定资产采购流程，增设了采购的验收环节及（10万以上）招标环节，从流程上规范管理。3、增加了总部部门月度总结计划汇报流程，加强各部门工作执行落实力度，使各部门形成总结计划的工作习惯，便于领导及时、全面掌握各部门工作情况，下达指令。4、增加了内部请示办理流程，加强部门内部请示汇报工作的规范性，便于各部门记录、存储部门决策文件。5、增加了会议室申请管理流程，实施会议室资源管理，强化会议设备使用管理，维护办公秩序。6、严格执行总经理办公议题征集流程，增设汇报模板，提高总经理办公会的决策的效率。班子换届调整及所属企业高管变更后，办公室统一进行了OA及ERP相应的岗位设置及审批流程调整。（四）信息化建设继续完善OA办公系统，根据实际情况对部分流程和岗位进行了调整和修改；重点加快ERP系统推广，实现了所属企业计划、成本、销售系统建设和上线运行工作。目前已完成ERP、OA系统集成工作。配合开展了招采系统前期工作。（五）信息安全保障确保上市公司信息安全，1、在OA、ERP系统中，对公文处理、信息报送等方面作了严格的流程及权限设置，明确每个岗位所接触到的信息范围；2、要求部门每位关键岗位的员工，学习上市公司信息披露管理制度，明确需保密文件及信息范围，树立信息保密意识；3、在机房建设上，通过企业级路由器防火墙的部署确保公司网络安全。（六）配合重组及新管理序列对接1、牵头完成了股权划转的工商变更及档案印鉴交接等工作；2、在公文流转、信息报送、办公平台、行政管理等方面实现了与地产集团的直接对接。3、从行政管理规范上实现对接，根据地产集团制度修订了相应制度。此外，我兼任党办主任、团支部书记、工会委员，在党团事务等方面做了职责范围内的工作。二、工作中的不足及提升措施（一）办公室工作不够精细办公室无论是办文、办会、办事，经常出现小疏漏和错误，在精细化上还有较大的提升空间。提升举措：一是从我做起，强化精细管理意识，加强细节把控，加大对办公室人员的业务学习和培训力度；二是进一步调整细化职责分工，避免忙闲不均，让大家的工作相对均衡，有更多的精力关注细节，同时职责到人，强化责任落实；三是规范和细化办公室工作流程，严密各种手续，每一项工作都在规范的工作程序下操作，有发起有审核有复核；四是增强突发、临时性工作的快速反应能力和统筹性，办公室突发事项，会议较多，工作中会有随意性，准备不周的情况，一方面需要我们有应急的灵活性，一方面也需要不断总结经验，形成相对固定的流程，增强统筹性，避免手忙脚乱。（二）规范性还需进一步加强公司行政管理制度在执行的规范性上还有欠缺，一方面因为员工对制度的认知不到位（包括本部门和其他部门员工），也有怕麻烦的因素；另一方面有些制度、流程比较繁琐或不明确，有调整的空间。提升举措：1、进一步完善修订制度，在实际工作中进行流程调整；2、进行制度培训，同时完善一些罚则，提高员工对制度的认知度和执行的自觉性。（三）集体活动组织质量有待提高本年度办公室组织了 次集体活动，仅完成了年度任务，但活动效果都有欠缺，究其原因，还是计划性不强，三个活动都是临时起意，所以不能保证参与度和活动准备的时间。提升举措：我们将制定较为详细的年度集体活动计划，取得领导的支持，便于大家提前安排工作，保证参与度和活动准备时间。（四）自身团队建设需加强1、进一步合理配置办公室内部机构及人员。2、加强办公室队伍思想作风建设，增强四个意识：服务意识、责任意识、团队合作意识、沟通协调意识。发扬四个精神：甘于奉献、实事求是、谦虚谨慎、热情待人。3、注重业务素质的提高，加强自身学习和员工培训，善于传帮带，提升员工综合分析能力、组织协调能力、文字表达能、社交能力和干练的办事能力。（五）正确处理好各种矛盾一是大局和小局的矛盾，把“一切服从、服务于大局”作为出发点，自觉做到小局服从大局、局部服从整体。二是主动与被动的矛盾，善于在被动中求主动，对一些常规性、阶段性、确定性的工作，主动着手、提前准备，对领导交办的临时任务、突发应急等非确定工作，要适应领导思路，灵活应变，忙而不乱；三是过与不及的矛盾，既要保持工作热情，主动承担责任，又不能包办代替，越职权行事，在服务上，既要服务好，也要以政策法规为依据，不能超标准；四是规范和创新的矛盾，规范化是办公室工作的基本要求，但办公室工作干久了易形成“按老规矩办”的思想，公司发展、管理提升势必会带来新要求，我们要主动思考，放开眼界思路，不怕变化、敢于尝试。（六）更加注重团结合作的协调能力。办公室是综合协调部门，决定了它经常要面对各级组织、各个部室汇聚的复杂问题。办公室人员要继续强化团结合作的意识，注重提高协调能力。对上谋取动力、对下化解阻力、横向求得合力。同时对自己的工作、经手的每一件事都深入分析，对牵扯的部门、人员进行条块分割，合理搭配，促进工作落实。还要加强沟通，与领导、其他部门和项目公司的同志多交流、勤沟通，在工作上互相支持。三、2016年重点工作（一）做好深化重组的各项配合和适应性工作。如组织架构调整、制度完善等。（二）推进信息化建设。1、完成与上级办公平台的无缝