三工作分析与工作设计PPT课件

1 第三章工作分析与工作设计 2 兔子的故事 南山坡住着一群兔子 在兔王的领导下 丰衣足食 其乐融融 兔王善于管理 而兔子们也很勤劳 由于来自一个群体 互相认同 工作起来大家都很卖力 兔王对这个局面非常满意 兔王的生意越做越大 不得不招聘新的兔子加入到公司里来 人员的增加 以及背景的复杂 公司的管理似乎有些杂乱无章了 外出觅食的兔子带回的食物越来越少 兔王发现 原来兔子们都只在窝边觅食 没有兔子到远方寻找食物 兔王询问为什么这样 兔子们都说以为别的兔子会到远方寻找食物 3 没有良好的分工体系 容易的事 近处觅食 被重复低效地做 而困难的事 远处觅食 却无人去做 兔王于是决定明确分工体系 经过工作分析建立了各种职位并明确了相应的职责和权限 一部分兔子被分派到远方寻找食物 一部分兔子在负责寻找近处的食物 4 企业人力资源管理中遇到的问题 公司 结合企业战略 应该设计什么样的组织结构 在组织结构下应该设置多少职位 招收多少人 每个职位应该付多少报酬 哪些人可以胜任这个职位 5 部门主管 我的部门应该有多少职位 需要多少人 我应该选什么样的人就任该职位 我应该从哪些方面辅导员工做好工作 我如何评价员工的工作业绩 我应该如何指导下属在企业内的发展 6 员工 我的责任范围是哪些 我将如何开展我的工作 我将如何改进我的工作 我的工作标准是什么 我在这个企业里将如何发展 7 人力资源部 如何合理配置各部门人力资源 如何选拔合适的人到合适的岗位 调薪的科学依据是什么 如何设置员工的职业发展通道 如何实现内部人力资源的合理调配与流动 8 工作分析概述 一 工作分析含义工作分析 Jobanalysis 也称岗位分析 职务分析 是指全面了解 获取与工作有关的详细信息的过程 具体来说 是对组织某个特定职务的工作内容和职务规范 任职资格 的描述和研究过程 即制定职务说明 JobDescription 和职务规范 JobSpecifications 的系统过程 9 工作分析涉及两个方面的工作 一是工作本身 即工作岗位的研究 二是人员特征 即任职资格的研究 工作分析会形成二大成果 一是工作说明书二是任职者规范 10 工作分析的作用与意义 有利于选拔和任用合格人员 制定有效的人事预测和人事计划 设计积极的人员培训与开发方案 提供考核 晋升和作业标准 提高工作和生产效率 建立先进 合理的工作定额和薪酬制度 加强职业咨询和职业指导 11 第二节工作分析实务 工作组织的基本单位工作的六个因素使命 每项工作为组织提供独特的产品与服务 物质资源 在工作中使用的机器 工具 设备 辅助设施以及原材料 人员特征 员工在完成工作时所需具备的知识 技能 能力以及其他素质 方法 将资源转化为可用产品的流程 技术 行为地位 工作在组织管理阶层中所处的位置 12 工作分析中常见术语 工作要素工作中不能继续分解的最小动作单位 任务 task 为达到某种特定的目的而进行的一系列活动 可以由一至多个工作要素组成 职责职责是任职者为了实现一定的组织职能或完成工作使命而进行的一个或一系列工作 职位 岗位 担负一项或多项责任的一个任职者所对应的位置就是一个职位 职务由主要责任相似的一级职位组成的 也称工作 JOB 一种职务可以有一个职位 也可以有多个职位 13 职权职权是依法赋予的完成特定任务所需要的权力 职责与职权紧密相关 职 岗 位分类将所有的工作职位 岗位 按其业务性质分为若干职组 职系 横向 然后按责任大小 工作难易 所需教育程度及技术高低分为若干职级 职等 纵向 对每一职位给予准确的定义和描述 制成职 岗 位说明书 以此作为对聘用人员管理的依据 14 工作分析的内容 国外人事心理学家从管理角度 提出了著名的工作分析公式 把工作分析所要回答的问题归纳为6W1H 做什么 What 是指所从事的工作活动为什么 Why 表示任职者的工作目的 也就是这项工作在整个组织中的作用用谁 Who 是指对从事某项工作的人的要求 何时 When 表示在什么时间从事各项工作活动 在哪里 Where 表示从事工作活动的环境 为谁 forWhom 是指在工作中与哪些人发生关系 发生什么样的关系 如何做 How 是指任职者怎样从事工作活动以获得预期的结果 15 工作分析的基本过程 一 准备阶段1 确定分析内容的侧重点新成立的组织中 各个职位的工作职责 权限和关联关系方面 为空缺的职位招聘雇员 该职位的工作职责 对任职者的要求 确定绩效考核的标准 衡量每一项工作任务的标准 需要澄清任职者完成每一项工作任务时的时间 质量 数量等方面的标准 确定薪酬体系 需要采用一些定量的方法对职位进行量化的评估 确定每一职位的相对价值 岗位的定编定员 需要对每个岗位的工作量进行测算 从而计算出所需人员的数量 16 2 制订总体实施方案总体实施方案也就是工作分析的蓝图 实务 总体方案通常包含以下内容 工作分析的目的和意义 工作分析所需收集的信息内容 工作分析项目的组织形式与实施者 工作分析实施的过程或步骤 工作分析实施的时间和活动安排 工作分析方法的选择 界定待分析的工作样本 所需的背景资料和配合工作 工作分析所提供的结果 17 3 收集和分析有关的背景资料实务 对工作分析有参考价值的背景资料主要包括 国家职业分类标准或国际职业分类标准 有关整个组织的信息 包括组织机构图 工作流程图 部门职能说明等 现有的职位说明或有关职位描述的信息 4 确定所欲收集的信息确定要收集哪些信息 可以从以下几方面加以考虑 根据工作分析的目标和侧重点 确定要收集哪些信息 根据对现有资料的研究 找出一些需重点调研的信息或需进一步澄清的信息 按照6W1H的内容考虑需要收集的信息 5 确定收集的信息的方法6 成立专门的工作分析小组 18 二 工作分析实施阶段1 与有关人员进行沟通在开始实施工作分析时 需要与涉及到的人员进行沟通 这种沟通一般可以通过召集员工会议的形式进行 在会上可以由工作分析小组对有关人员进行宣讲和动员 沟通的目的 第一 让参与有关人员了解工作分析的目的和意义 第二 让参与工作分析的人了解工作分析的时间进度 第三 让有关人员初步了解工作分析中会使用到的方法 并进行相关培训 19 2 实际收集与分析工作信息这一阶段是整个工作分析过程的核心阶段 主要是按照事先选定的方法 根据既定的操作程序或计划收集与工作有关的各种信息 并对信息进行描述 分类 整理 转换和组织 使之成为书面文字 在分析阶段 还需注意以下3点 仔细审核 整理获得的各种信息 创造性的分析 发现有关工作和工作人员的关键问题 归纳 总结出工作分析必需的材料和要素 20 三 工作分析结果形成阶段1 与有关人员共同审查和确认工作信息2 形成职位说明书 四 工作分析的应用与反馈阶段1 职位说明书的使用培训2 使用过程中职位说明书的反馈与调整完成工作分析后的后续工作完成工作分析之后应针对每项工作活动进行检查 以改善或重新设计最有效的工作分析表 可以删除吗 E eliminate 可以简化吗 S simplify 可以合并吗 C combine 可以改良吗 I improvement 可以创新吗 I innovation 21 工作分析的方法 观察法访谈法问卷法工作日志法 22 观察法 工作分析观察提纲 部分 被观察者姓名 观察者姓名 工作类型 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从 到 5 上午完成产品 件 6 平均多少时间完成一件产品 7 与同事交谈几次 日期 观察时间 工作部门 9 每次交谈约 分钟 10 室内温度 度 11 抽了几支香烟 12 喝了几次水 13 什么时候开始午休 14 出了多少次品 15 搬了多少原材料 23 观察法优缺点 优点 工作分析人员能够比较全面和深入地了解工作要求 适用于那些主要用体力活动来完成的工作 如装配工人 保安人员等 缺点 1 不适用于脑力劳动成分比较高的工作 以及处理紧急情况的间歇性工作 2 对有些员工而言难以接受 他们觉得自己受到监视或威胁 从而从心理对工作分析人员产生反感 同时也可能造成操作动力变形 3 不能得到有关任职者资格要求的信息 24 访谈法 含义工作分析者就某一职位面对面地询问任职者 主管 专家等人对工作的意见和看法 种类个别员工访谈法群体访谈法主管人员访谈法 25 工作分析的访谈内容访谈的目的主要是得到任职者4个方面的信息 1 工作目标 2 工作的范围与性质 3 工作内容 4 工作责任 26 问卷调查法 问卷调查法是工作分析中最常用的一种方法 具体来说 指采用调查问卷来获取工作分析的信息 实现工作分析的目的 种类通用型和专业型标准化和非标准化针对脑力劳动者 知识工作者等管理 技术岗位的问卷和针对蓝领操作工人的调查问卷 结构化和开放式 27 一般工作分析问卷 部分 1 职务名称 2 比较适合任此职的性别是A男性B女性C男女均可 3 最适合任此职的年龄是A20岁以下B21 30C31 40D41 50岁 4 能胜任此职的文化程度是A初中以下B高中 中专C大专D本科 5 此职的工作地点在A本地市区B本地郊区C外地市区D外地郊区 6 此职的工作主要在 指75 以上时间 A在室内B在室外C室内外各占一半 28 推销员工作分析问卷 部分 说明一下职责在你工作中的重要性 最重要的打10分 最不重要的打0分 1 和客户保持联系 2 接待好每一个顾客 3 详细介绍产品的性能 4 正确记住各种产品的价格 5 拒绝客户不正当的送礼 6 掌握必要的销售知识 29 工作日志法 含义又叫工作写实法 指任职者按时间顺序 详细记录自己的工作内容与工作过程 然后经过归纳 分析 达到工作分析目的的一种方法 内容根据不同的工作分析目的 需要设计不同的 工作日志 格式 这种格式常常以特定的表格体现 通过填写表格提供有关工作的内容 程序和方法 工作的职责和权限 工作关系以及所需时间等信息 30 工作日志范例 月 日工作开始时间 工作结束时间 31 5月29日工作开始时间8 30工作结束时间17 30 32 编写工作说明书 工作描述 1 岗位基本信息1 岗位名称2 岗位编号3 直接上级 直接下级 2 岗位工作描述1 岗位概述2 岗位职责3 工作方式4 工作环境 33 任职说明书 1 任职者规范又称岗位规范或任职资格 是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件 34 某银行贷款助理员的工作描述 35 36 某银行贷款助理的任职说明 工作名称 公司贷款助理年龄 25岁 35岁性别 男女不限学历 大学本科以上工作经验 在银行工作三年以上体能要求 视力良好 能听见20英尺以外的说话声 对数字口头表达能力强 有充沛的体力巡访客户 能用手书写 无严重的疾病和传染病 37 知识与技能良好的语言沟通能力 如倾听与提问能力 具有一般会计能力 有良好的书写能力 有良好的综合分析能力 能对财务文件进行研究分析 有能力代表公司的形象 具有销售技能 具有企业管理与财务知识 具有银行信用政策和服务的知识 熟悉和银行相关的法律知识与术语 能熟练运用计算机 有独立工作的能力 能适应高强度的工作 具有面试能力 对经济 政治事件有分析能力 其他特性具有驾驶执照 愿意偶尔在下班后或周未加班 能每月 周出省出差 愿意在下班后参加各种活动 平时衣着整洁 38 案例 新吉公司的工作分析计划书 为下一步工作分析的展开进行前期准备新吉公司是一家IT企业 前年研发出一种新型网络信号接收卡 并投入批量生产 产品推出后 异常火爆 2002年实现销售收入5000万元 2003年销售形势与去年相比 预计大有上升之势 由于业务的发展 公司领导决定在行政部 市场部 企业发展部招聘一批员工 为了使招聘工作更有针对性 使新员工更加符合现任岗位要求 人力资源管理部决定对上述三种岗位进行详细分析 并为此拟出一份工作分析计划书 新吉公司工作分析计划书为了提高企业人力资源管理工作的有效性和可靠性 为了有效地在下季度实施企业招聘计划 同时为了能够圆满完成今年的薪酬政策 激励政策和培训政策的调整工作 使人力资源管理职务适应企业的发展趋势 特计划在2003年3月份对企业某些部门重新进行工作分析 具体计划如下 39 一 进行工作分析的职务1 行政部行政文员2 市场部销售经理3 企业发展部公共关系经理二 工作分析样本出于职务经验 职务完整性及其他相关因素的考虑 计划选取各部门以下员工为工作分析样本 1 行政部行政文员张芳2 市场部销售经理王雨3 企业发展部公共关系经理程震三 工作分析方法的选择由于各样本的职务性质不同 特采用不同的工作分析方法 1 行政部行政文员 问卷调查法 观察法 参与法相结合2 市场部销售经理 问卷调查法 面谈法相结合3 企业发展部公共关系经理 问卷调查法 面谈法 情景模拟法相结合 40 四 工作分析的步骤及时间安排3月10日 召集相关人员进行座谈 宣传并解释工作分析的目的 意义 作用及注意事项 3月11日至3月12日 工作分析小组成员分别进行工作分析设计 3月13日 小组成员对工作分析设计方案进行讨论和修改 3月14日至3月15日 小组成员分别具体实施工作分析方案 收集职务信息 3月16日 小组成员分别进行职务信息分析 3月17日 小组成员分别编写职务描述和职务资格要求初稿 3月18日 小组成员对信息分析和编写的文件初稿进行相互讨论 3月19日 将职务描述和职务资格要求与相关部门经理进行讨论 3月20日 召集相关人员进行座谈 对职务描述和职务资格要求进行最终定稿 五 工作分析小组构成组长 张大鹏 常务副总经理 副组长 王建 人力资源部经理 成员 赵校庆 人力资源部招聘专员 刘需才 人力资源部薪酬专员 41 一份 招聘专员 工作说明书 职务名称 招聘专员所属部门 人力资源部直接上级职务 人力资源部经理职务代码 XL HR 021工资等级 9 13一 工作描述 一 工作目的为企业招聘优秀 合适的人才 42 二 工作要点1 制定和执行企业的招聘计划2 制定 完善和监督执行企业的招聘制度3 安排应聘人员的面试工作 三 工作要求认真负责 有计划性 热情周到 43 四 工作责任与权利1 根据企业发展情况 提出人员招聘计划2 执行企业招聘计划3 制定 完善和监督执行企业的招聘制度4 制定面试工作流程5 安排应聘人员的面试工作6 应聘人员材料管理7 应聘人员材料 证件的鉴别8 负责建立企业人才库 9 完成直属上司交罗的所有工作任务 44 五 工作的绩效标准1 上交