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公文写作培训 2015年5月 建设公司办公室 系统业务培训 主要内容 2 公文格式 现行的公文格式标准是2012年7月1日开始施行的国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012 和 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 详细规定了公文格式的18大要素 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码 3 各大要素主要划分为版头 主体 版记三部分 公文首页红线分隔线以上部分称为版头 公文首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上部分称为主体 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上部分称为版记 4 版头 版记 5 份号 密级和保密期限 紧急程度 自上而下居左侧顶格分行排列 一般用3号黑体 发文机关标志 由 发文机关全称或规范化简称 文件 组成 也可以直接是发文机关全称或规范化简称 一般推荐使用小标宋体字 红色 醒目 美观 庄重 如 中国核工业第二二建设有限公司文件 发文字号 发文机关标志下空两行 居中 居左 上行文 居右 函 机关代字 2015 XX号 其中 XX号 不编虚位 即前不加0 如 二二司发 2015 1号 签发人 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字 6 标题 发文机关 事由 文种 完全式 事由 文种 省略式 1 标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 如 中国核工业第二二建设有限公司关于修改董事会议事规则的请示 关于开展反腐倡廉作品征集活动的通知 2 一般用2号小标宋体字加黑 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 27磅 标题排列应当使用梯形或菱形 3 除法规 规章名称加书名号外 标题一般不使用标点符号 4 标题避免不适当的移行 如一个词拆开分在两行 助词 的 移到下一行行首 7 主体 主送机关 编标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至版记 关于征选国际业务风险防控专家库成员的通知 和建发 2015 30号 正文 1 公文首页必须显示正文 2 一般用3号仿宋体字 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空二字 回行顶格 8 主体 3 层次序数方面 一 一 错例 二 不应再加 1 阿拉伯数字之后应为圆点 不是顿号 1 公文中的第一层次标题末不加标点符号 第二层次以下的标题末需加标点符号 第一层标题一般用黑体字 第二层一般用楷体字 第三层和第四层一般用仿宋字标注 第一 第二 第三 后面用逗号 例 第一 第二 9 主体 4 字词规范方面 字词正确 一般不使用繁体字 大写汉字 词语搭配正确 通俗易懂 不允许随意简化 编造词语 尽量避免用冷僻难懂或会引起歧义的调整语 涉及组织 机构的名称时 可以使用规范化简称 5 引用公文应先引标题 再引发文字号 引用公文在文中首次出现时应在标题之后注明发文字号 再次出现时可直接引用发文字号 例如 10 6 引用公文标题 文号要与原文仔细核对 保证一致 7 国名 人名 地名 时间 数字 段落顺序 引文等准确规范 在同一篇公文中应规范并要求一致 附件说明 公文附件的顺序号和名称1 公文附件是正文内容的组成部分 与正文一样具有同等效力 2 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 在正文中涉及附件内容处加括号注明 见附件 或 附后 3 附件的注明 正文下空一行左空两字 序号使用阿拉伯数字 名称后不加标点符号 附件名称较大需要回行时 应与上行附件名称的首字对齐 标准写法如下 主体 11 主体 附件 1 纳入信息化评审范围内军工项目表2 移交目录 标准格式3 竣工项目归档情况表4 已归档竣工项目补充移交档案资料明细表错误写法 附件1 附件2 附件 1 2 附件说明的名称应与实际附件的名称完全一致 12 主体 成文日期 是公文的生效时间1 成文日期原则 会议通过的决议 决定等以会议正式通过的日期为准 经机关负责人签发的公文 以签发日期为准 联合行文 以最后签发机关负责人签发的日期为准 2 标注位置 会议审议通过的公文 成文日期编排在公文标题之下 写全年 月 日用括号括起来 机关负责人签发的公文 成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注 右空4个字编排 写全年 月 日 年份用全称 3 成文日期用阿拉伯数字 13 印章 体现公文效力的表现形式 是公文生效的标志 是鉴定公文真伪的重要依据之一 1 有发文机关署名的 应加盖印章 且与署名机关相符 2 纪要 有特定发文机关标志的普发性公文 可以不加盖印章 3 上行文一定要加盖印章 联合上行文 发文机关署名只有主办机关时 可以只加盖主办机关印章 联合下行文 所有联署机关均须加盖印章 主体 14 主体 附注 需要说明的其他事项1 附注位置在成文日期下一行 左空两字 2 附注应当加圆括号 标注 3 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 附件 正文的说明 补充或者是参考资料 1 附件说明中附件的序号和名称应与附件序号和名称一致 2 格式 附件应另面编排 并在版记之前 附件 二字及序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行 附件标题居中编排在版心第3行 附件格式要求同正文 如附件不能与正文一起装订时 应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件序号 15 抄送机关 除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 1 抄送使用全称 规范化简称或者同类型机关统称 2 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 3 请示不得抄送其下级机关 4 对于不同级别的机关 应先上级机关 再平行机关 后下级机关的次序 16 5 格式 4号仿宋体编排在公文最后一页的下方位置 左右各空1字 如需把主送机关移至版记中 应将其置于抄送机关之上1行位置 印发机关和印发日期 一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 版记 17 公文种类 党政机关公文处理工作条例 将公文分成15类 18 19 通知正文 事项和要求 分条列项 逻辑排列 具体可行 谨防缺漏 缘由 根据 为了 拟 现将有关事宜通知如下 20 通知 一 指示性通知 主要用于工作部署 内容部分大多采用分条列项法 具体阐明原则 明确政策 提出要求 措施和方法 关于开展依法治企和规范管理自查自纠活动的通知 二二司发 2015 53号 二 周知性通知 用于要求有关单位周知的有关事宜 如催报材料 成立机构等 要简明扼要地将事项逐项交待清楚 关于成立中国核工业第二二建设有限公司监察部和审计部的通知 二二司发 2015 52号 21 通知 三 任免通知 22 四 印发 转发性通知 印发的制度或讲话 转发的文件不作为附件 关于印发 的通知 主送单位 为了 根 我们制定了 现印发给你们 请结合实际认真贯彻执行 关于印发 中国核工业第二二建设有限公司2014年度党员领导干部民主生活会工作实施方案 的通知 二二司党发 2014 40号 关于印发建设公司二届二次职代会暨2015年工作会文件的通知 二二司发 2015 41号 通知 23 五 会议通知 写明召开的会议单位 会议名称 时间 地点 内容 参会人员范围 会议材料要求 报到时间 食宿安排 有关注意事项 联系人联系电话等 必要时附会议回执 关于召开建设公司二届二次职代会暨2015年工作会议通知 二二司办发 2015 1号 通知 24 大家来找茬 关于印发 国际工程事业部2014年工会工作要点 的通知 二二司际工发 2014 4号 1 属上行文 只用于下级向上级请示工作 必须有签发人 2 要逐级请示 不得越级行文 特殊情况需要越级请示 要抄送被越过的有直属关系的上级机关 3 一事一请示 4 原则上一份请示的主送机关只能是一个 5 上级机关对下级机关呈报的请示事项 无论同意与否 都必须给予明确的答复 25 请示行文 结束语 妥否 请批示 等 请示理由及事项 理由必须合理充分 一般用 现就有关问题请示如下 过渡 主送机关 一个 直接 上级业务主管部门 单位 标题 避免出现 和 及 请示 落款及附注 落款下必须有附注联系人 XXX 联系电话 XXXXX 请示事项 事项必须明确具体 26 27 关于核电工程事业部2014年机械设备投资总计划的请示 二二司核发 2014 89号 大家来找茬 28 1 批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度 内容必须明确 简洁 以利下级机关贯彻执行 2 批复 回复 关于核电工程事业部协调解决综合项目管理系统录入问题的回复 关于核电工程事业部协调解决综合项目管理系统录入问题的批复 29 3 主送单位一般只有一个 是报送请示的下级单位 批复不能越级行文 当所请示的单位不能答复下级单位的问题而需要向更上一级单位转报 请示 时 更上一级单位所作批复的主送单位不应是原请示单位 而是 转报单位 批复 30 批复依据 1 请示来文 XX 发文字号 批复内容 结语 2 批复的政策 文件 此复 特此批复 批复 批复正文 1 针对请示所发出的指示2 做出的批准决定3 以及补充的有关内容 31 关于 的批复 主送单位 你公司 关于 的请示 文号 收悉 根据 经研究 现就 批复如下 一 原则同意 二 具体要求 请你们 此复关于建设工程事业部四川分公司购置大众轿车的批复 二二司发 2015 112号 批复 32 报告VS请示 上行文 签发人 关于申请颁发企业法律顾问职业岗位等级资格证书的报告 关于请求集团公司给与中国建设银行股份有限公司兰州西固支行贷款担保相关事项的报告 33 缘由 报告事项 结尾 报告正文 说明报告的原因 目的 简述报告的核心 一般以 现将有关情况报告如下 作为过渡 分条列项 逻辑排列 常用 三段式 结构 如基本情况 存在问题 工作安排 事件过程和原因 调查情况及结果 下一步措施等 可写 特此报告 专此报告 等 也可省略 报告 34 报告 报告常见错误 文种错误 关于XXXXXXX的汇报 关于XXXXXXX的总结 的 字位置错误 关于XXXXXXX的情况报告 关于XXXXXXX情况的报告 关于XXXXXXX的总结报告 关于XXXXXXX总结的报告 大家来找茬 关于建设工程事业部2015年 保增长 的工作方案 二二司建内 2015 29号 35 根据行文方向 函分为去函与复函两种 去函 本单位为询问事项或请求批准而主动制发的函 复函 为答复受文单位所提出的问题或回复批准事项而被动制发的函 A商洽性函 商量和接洽工作 B询问性函 询问问题 征求意见 C请求性函 请求帮助或配合工作 以及向有关主管请求批准 36 函 缘由 事项 结语 概括交代商洽 请求 询问或告知事项的目的 依据 背景 原因等 过渡语 现将有关问题说明如下 写清楚商洽 请求 询问或告知事项的主要内容 并向对方提出希望或要求 即或希望对方协助解决某一问题 或希望对方给予合作支持 或请求对方提供情况 或请求对方给予批准等等 如要对方回复 一般用 特此函询 请函复 即请函复 敬请大力支持为盼 如无须对方回复 一般用 特此函达 特此函告 等 去函 中国核工业第二二建设有限公司关于未来路项目因拆迁影响施工事宜的函 二二司函 2015 6号 37 复函 函 缘由 事项 结语 首先引述来函的日期 发文字号 标题等 如 贵公司 关于 的函 函 2010 号 收悉 接着简要复述对方提出的问题和要求等 由过渡语转入下文 过渡语 现将有关事项函复如下 有针对性地作出具体明确的答复 此复 特此函复 关于冯家湾社区修建道路事宜的复函 二二司函 2015 9号 38 既可上呈 又可下达 被批转或被转发至有关单位遵照执行 使用广泛 它的主要作用是沟通情况 交流经验 统一认识 指导工作 纪要由标题 成文日期 正文组成 在结构格式上与其他公文不同的是 纪要不用主送单位和落款 成文时间多写在标题下方 纪要不盖公章 39 纪要 大家来找茬 望江花园项目及零星维修会议纪要 40 大家来找茬 公文流转 41 领导签发 OA 42