工程合同信息管理制度实施细则.doc

工程合同信息管理制度目标和责任都是通过合同来定义的，工程管理者应该从“按图施工”转变到更广泛意义上的“按合同施工”上来，而构建一套科学合理的合同实施保证体系是保证合同目标实现的关键，通过项目信息传输的组织和控制为项目建设的增值服务。 1合同实施、信息管理保证体系构建的原则 1.1目的：为规范项目部合同管理、信息管理，防制与控制合同风险，保证信息畅通，做到管理有制度，签约有约束，履行有检查，维护项目经理部的合法权益，制定本体系。1.2适用范围：本体系适用于本项目部签订和履行的所有书面合同，适用于处理明哈项目指挥部、总监办、驻地办下达的各项信息处理；落实项目责任；项目预控；能有效避免合同纠纷。1.3合同计量、信息管理保证体系组织机构项目部成立合同计量、信息管理领导小组。负责研究制定工程项目合同计量、信息管理工作，完善各种控制规章制度，督促落实规章制度的执行。提供创优工程的各种资源，分析、研究、制定改进措施。合同计量、信息管理保证体系框图合同计量、信息管理保证体系图组长：项目经理副组长：总工程师工工程 科安 保 科机 务 科质 检 科试 验 室办公室计 统 室财 务 科 1.4合同计量、信息管理领导小组我项目部建立由项目经理任组长、项目总工任副组长，计统室、质检科、工程科、试验室具体负责。合同计量、信息管理领导人组组长：吴清杰 副组长：唐 刚成员：岳传德 徐茂磊 高洪团 夏元栎 谷恒亮2合同实施保证体系构建的内容2.1进行“合同交底” 2.1.1合同分析 合同状态即合同价格、合同条件（合同责任、工程范围和详细工程量）、工程环境、具体实施方案（包括工期、技术组织措施）等几个互相联系、互相影响、互相制约的几个方面。承包商可设立项目合同管理小组，由合同工程师负责，专门从事合同的分析、控制和管理。合同工程师通过对合同协议书、中标通知书、投标书、合同文件、合同的技术文件和其他附件、合同签订后双方达成一致的书信、会谈纪要、备忘录、附加协议和其他文件等构成的合同整体进行分析，研究出本工程的“合同状态”。 2.1.2合同交底 组织大家学习合同和合同总体分析结果，对合同的主要内容作出解释和说明，使大家熟悉合同中各种规定、管理程序，了解承包商的合同责任和工作范围。使大家树立全局观念，避免在执行中的违约行为，工作协调一致。 将各种合同事件的责任分解落实到各工程小组或分包商，使他们对合同事件表（任务单、分包合同）、施工图纸、设备安装图纸、详细施工说明等有十分详细的了解。并对工程实施的技术和法律问题进行解释和说明。 “合同交底”与“图纸交底”并不矛盾。因为合同的内容包含了工程图纸和技术规范，而且合同交底还考虑了业主的要求、承包商的责任、工程实施步骤、工程界面，甚至是承包商的目标。合同交底包含了图纸交底的内容，但图纸交底却不能涵盖合同交底，图纸交底不能反映其合同责任。 2.2建立合同管理工作程序 2.2.1签订程序与供应商谈判草签合同文本技术性审核投资性审核文字性审核计合部复核项目经理审查批示归档财务部负责工程部负责签订合同同2.2.2合同实施管理专业技术人员必须弄清合同中每项内容及其实质，明确各方的责、权、利，正确处理各方关系；处理合同的一切事宜，以书面文字为准，不得以口头指示代替，否则均视为无效；考虑问题要灵活，处理问题要严肃，合同管理要做在前面，且要深入至其它相关工作程序中去，掌握第一手材料，在质量、投资、进度等方面把关实施；工程进行中的文件包括：请示、报告、指示、签证、记录、信函、摄像、投影及各种报表资料等，均应纳入合同管理之内；对合同中的词意表达“含混”字句及时向有关部门反映，并及时提出正确解释，如在履行合同中发生争执，应以原始资料、记录和现场情况作为调解处理的依据；掌握合同内容，进行动态跟踪管理，反映执行情况的信息，当好领导的参谋、助手和耳目，提出有关决策参考价值的相关资料。2.2.3 合同管理措施签订与执行合同都应本着公平、公正、公开和实事求是的原则，不得循私舞弊，不得损害公司利益和信誉；严格遵守项目部有关签订合同的程序和管理规定，不得超越权限，不得推诿拖延，更不得不负责任的随意了事，坚决保证合同的公正性、科学性、全面性和可操作性；执行合同必须熟悉合同内容条款，全面理解合同的目的、要求，不得随意修改或变更，如有异议必须通过公司有关负责人或合同签订人同意与批准，且有书面文字记载；执行中的合理变更应经合同双方认可、签署补充协议，与原合同具有同等法律效力；合同管理人员要严守机密，任何洩密现象将受到纪律或经济制裁，合同的履行进行动态管理，在一定时期内将执行情况向主管领导作出书面汇报。合同实施过程中，参与方较多，日常事务性工作较繁杂。为了合同工作程序化、规范化，应构建合理的合同管理工作程序。 2.2.4建立协商例会制度 在工作过程中，承包商和分包商之间以及承包商的项目管理职能人员和各工程小组负责人之间都应有定期的协商会办。通过例会可以检查合同实施进度情况、可以讨论合同变更问题等。同时大力配合项目建设指挥部、总监办、驻地办各项工作指令。 对工程中出现的特殊问题可不定期召开专题会议讨论解决办法。这样保证合同实施一直得到很好的协调和控制。 2.2.5建立经常性程序 对于一些经常性工作应订立工作程序，使大家有章可循，合同管理人员不必进行经常性的解释和指导，如工程变更程序、索赔程序、隐蔽工程验收程序等。 2.3建立合同管理信息系统 2.3.1信息管理的目的：信息管理是通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理，使项目的信息能方便和有效地获取、存储、存档、处理和交流，目的是通过项目信息传输的组织和控制为项目建设的增值服务。 2.3.2 信息管理内容合同管理人员负责各种合同资料和工程资料的收集、整理和保存工作。工程的原始资料在合同的实施过程中产生， 它必须由各职能人员、工程小组负责人、分包商提供。可以利用网络来构建一个合同资料数据库，各参与方可以在网上提交、下载相应的合同信息资料。信息管理工作由资料档案员负责，负责工程实施全过程、全方位的信息收集、整理，按规定编目、归档或传递，并输入计算机保存。参加工地有关活动会议，负责整理会议纪要，经有关领导或人员审阅签发后打印分发。做好收发文登记，来文有处理、发文知去向，查办有关文件的处理情况和结果，督办有关计划任务落实的检查问题。专业工程师负责定期或不定期检查原材料、构配件、设备到场质量状况和数量，对工程质量的验收签认并报送有关信息。督促各科室及时整理报送施工技术资料，及时准确的向领导提供有关资料信息，必要时为有关协商、洽商会议作好文件准备。熟悉合同、了解现场、检查合同执行情况，跟踪执行动态，对现场的变更和发生的问题及时反映动态分析资料。 2.4建立严格检查验收制度 合同计量、信息管理人员应把质量管理作为合同管理中一个重要内容来抓，并正确处理工期、进度、质量、造价间的关系，建立一套完善检查和验收制度，制定一个科学合理控制流程。 2.5建立书面行文制度 为了进一步规范我项目部文件处理工作,督查督办各项工作任务，提高工作效率，特对我部文件处理做如下规定。1、文件的签收。文书人员必须对所收文件进行清点、检查无误后再签收。 2、文件的登记。文书人员必须对所收文件进行编号并登记入册。（登记的作用：一是管理与保护文件，防止积压和丢失；二是便于查找，登记的项目反映文件的来源、内容、去向，用于检索文件和检查文件运转处理情况；三是便于文件的统计和催办工作，以登记簿为依据对文件的数量、运转时间、处理中出现的问题进行统计。） 3、文件的分发。文书人员必须将所收并登记后的文件，首先附贴文件处理单送项目经理批办，再按批办意见分送相应人员承办。 4、文件的批办。项目部领导对收文处理进行批示，并提出办理意见。 5、文书的承办。承办科室或承办人收到领导批办的文件后必须按文件要求、批办意见、承办期限完成工作。 6、文书的催办与督办。对于需要回复的文件，根据缓急和承办时限的要求适时对承办情况进行督促检查、防止积压和延误。 文书主管人员或文书人员要经常根据收发文登记，检查文件承办情况，对