合同管理规定.doc

合同管理规定综合部出口合同管理规定总则：本规定遵循公司质量管理文件中合同管理办法的各项要求，是对出口合同管理内容的细化。一、 合同拟订出口合同的拟订应结合公司产品出口的实际情况，参照国际贸易中合同法的有关规定来拟订。二、 合同编号综合部负责起草的出口合同，遵循如下编号规则：SACF/EXP+起草日期（如2004年5月13日起草，则为SACF/EXP20040513）三、 合同评审1. 综合部负责合同评审，在出口合同签订前，进行与产品要求有关的评审和协调评审活动。（1）参与合同评审的部门有：国际业务与原料部、国际采购部、综合计划部、生产综合办、生产车间、质量部、储运部。（2）合同评审的方式：对常规产品采取部门会签的方式进行；非常规产品（顾客有特殊要求的产品）采取召开评审会议的方式进行，必要时应有主管领导参加。2. 合同评审过程（1）各部门会签的评审过程：（a）综合部在评审前将需要评审的内容填写到重要合同评审报告中，本部门负责人首先在重要合同评审报告上“评审记录”栏内签署意见。（b）综合部将出口合同草案以及重要合同评审报告，依次送交到国际业务与原料部、国际采购部、采购部门、综合计划部、生产综合办、生产车间、质量部、储运部，由上述部门负责人在重要合同评审报告上签署意见。（c）综合部将经过各部门评议后的出口合同草案连同重要合同评审报告报请公司常务工作执行决策委员会（以下简称执委会）和公司总经理审批，并在重要合同评审报告上签署意见。（d）公司总经理在评审报告上签字后，评审过程结束。（e）如遇特殊情况或者公司总经理不在公司，评审报告签到执委会，即可由执委会主任先签署正本合同。待总经理回公司后履行补签手续。（2）召集各部门参加评审会的评审过程：（a）综合部负责召集所有参与评审的各部门开评审会，现场对需要评审的出口合同草案进行评审。各部门负责人在重要合同评审报告的“评审记录”栏内签署意见。（b）评审会结束，继续如下程序：同(1)款中的（c）-（e）。四、 合同签订当评审结果能够满足规定要求时，执委会主任即可代表公司签订正式出口合同。五、 合同修改1. 在合同执行过程中，当顾客提出合同某项条款变更时，由综合部进行识别，同意变更的，即按以上程序重新进行合同修订的评审，然后对变更的内容与顾客签订补充协议。2. 合同修订评审后，评审记录由综合部负责保存。3. 合同修订后，综合部应及时将修订的条款通知相关部门。六、 合同保存与发放1. 出口合同签订后，由综合部负责在出口合同台帐上登记，并将合同正本一份交给公司财务部。财务部负责人员要在出口合同台帐的“备注”栏内签字，财务部要对采购合同正本妥善保管。2. 涉及此次采购合同的其他有关文件（如来往传真、邮件等），由综合部自行保管。待合同执行完毕，由综合部负责人决定是否留存。3. 如果合同的复印件需要向公司其他部门发放，接收人要在出口合同台帐的“副本发放”栏内签字确认。七、 合同归档每年年底，要将已经执行的出口合同按要求归档。将合同复印件、决定保留的往来传真以及商检单等相关文件归入销售客户档案中。八、 合同执行1. 由综合部负责出口合同的具体执行。2. 由综合部负责对出口合同执行过程对方是否存在违规行为进行监督检查，并依据合同相关条款对相关违约方提出处罚。国内采购部采购合同管理规定总则：本规定是公司合同管理办法的局部细化和延伸，凡与之相悖之处，优先遵循合同管理办法。一、 合同拟定：国内原材料采购合同，应结合实际采购业务情况，并参照中华人民共和国合同法的有关规定来拟定。国内采购部采购业务人员负责起草。二、 合同分类：根据生产综合办公室提供的原辅材料技术要求，国内采购合同按其中的原辅材料分类标准划分为以下两种类型：1.A、B类原材料的采购合同为重要采购合同。2.C类原材料及其它原辅料的采购合同为一般采购合同。三、 合同编号：国内原材料采购合同编号规则：SACF/CG+年份（如2002）+序号（如001）四、 合同审批：1. 采购合同签订前，要对合同草案履行逐级签批手续。审批签字直接在样稿上进行，以保证其真实有效。（1）重要国内采购合同逐级签批手续：（a）由国际业务与原料部部长（或授权国内采购部经理）进行全面审核，确认无误后签字；（b）由公司法律顾问审查会签；（c）主管副总经理进行二次审核，审核无误后签字；（d）公司常务工作决策执行委员会主任作最后审批，签字批准。（2）一般国内采购合同逐级签批手续:（a）由国际业务与原料部部长（或授权国内采购部经理）进行全面审核，确认无误后签字；（b）主管副总经理作最后审批，签字批准。（3）特殊情况，对于原材料技术指标条款与原辅材料技术要求指标不符的国内采购合同，在公司常务工作决策执行委员会主任签批前，要由生产综合办公室主任对该条款进行确认签字。（4）在年度合同项下的每批次传真确认函（数量、价格、交货期等），同（2）签批手续背签后生效。2. 特殊情况或上述领导不在公司时，由其授权人员履行审核或签批手续，上述领导返回公司后，履行补签手续。五、 合同签订:经逐级签批，确认无误后的国内采购合同，由国际业务与原料部部长负责与供方履行签订手续。特殊情况或国际业务与原料部部长不在公司时，由国内采购部经理或其授权人员与供方履行签订手续。六、 合同的保存与发放：1. 国内采购合同签订后，由采购统计员在国内采购部合同台帐上登记，并将采购合同的一份原件送交财务部，财务部接收人要在国内采购合同台帐的“备注”栏内签字，财务部要对国内采购合同原件妥善保管。2. 国内采购合同的其它原件，由国内采购部保管(只有一份原件时，可保存复印件)，对A、B、C类原材料采购合同，存入相应供方档案中；对其它原辅材料采购合同另行存放。3. 国内采购合同复印件或上述合同技术指标交质量部一份，涉及国内易货的采购合同，还要将复印件交销售部一份，接收人要在国内采购合同台帐的“副本发放登记栏”内签字。七、 合同归档:1. 每年年底，要将已经执行完的采购合同筛选出来，对没有保留价值的采购合同，经国内采购部经理批准后，予以销毁；对于评价供方业绩有参考价值的采购合同，应继续存放在供方档案中。2. 已销毁的国内采购合同，应在国内采购合同台帐的“备注”栏内作出标记。八、 合同执行:在国内采购部经理监督下，合同由分管相应业务的采购业务人员执行。九、 合同验收采购合同的验收由下列主要部门承担，具体职责是：1. 国内采购部负责对合同履行过程中是否存在违约进行监督检查，并依据合同执行付款或经济处罚。2.