新文书档案整理课件 2

文书档案整理 以件为单位 咸阳市档案局 主要内容 文书档案的整理第一部分档案工作概述第二部分归档文件整理规则 第一部分档案工作概述 主要内容 一 基本概念二 档案工作任务三 档案工作环节四 档案工作制度五 档案工作法律法规 单位档案分类大纲 企业 文书档案 科技档案 实物档案 会计档案 人事档案 声像档案 电子档案 DQ 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 XZ JY SC 产品生产类 科研开发类 基本建设类 设备仪器类 CP KY JJ SB 永久 30年 10年 11 12 13 14 会计凭证类 会计账簿类 财务报告类 其它类 续前页 单位档案分类大纲 企业 文书档案 科技档案 实物档案 会计档案 人事档案 声像档案 电子档案 录像带 照片 录音带 在职 离退休 死亡 奖牌 锦旗 奖杯 光盘 移动硬盘 其它 证书 废旧印章 其它 U盘 单位档案分类大纲 机关 党群类 行政类 业务类 基本建设类 设备仪器类 永久 30年 10年 会计凭证类 会计账簿类 财务报告类 其它类 文书档案 电子档案 实物档案 声像档案 人事档案 会计档案 科技档案 专业档案 按各专业规定办 录像带类 照片类 录音带类 奖牌类 锦旗类 奖杯类 证书类 废旧印章类 其它类 光盘类 移动硬盘类 其它类 U盘类 一基本概念 1 概念 档案是指国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录 文书档案 又称管理性档案 是指机关 团体 企业 事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料 2 含义 1 档案的所有制形式有三种 国有 集体所有 个人所有 2 社会活动的广泛性决定了档案的种类很多 如文书档案 专业档案 科技档案 会计档案 人事档案 特殊载体档案等 3 档案的价值 依据凭证作用 参考作用 1 从门类上分为 文书 人事 基建 会计和特殊载体等档案 2 从载体上分为 纸质档案与非纸质档案 3 机关档案工作中常见的档案门类 二机关档案工作的任务 中华人民共和国档案法实施办法 第九条明确规定机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构依照 档案法 第七条的规定 履行下列职责 1 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针政策 建立 健全本单位的档案工作规章制度 2 指导本单位文件 资料的形成 积累和归档工作 3 统一管理本单位的档案 并按照规定向有关档案馆移交档案 4 组织 指导所属机构的档案工作 三机关档案工作环节 1 档案收集2 档案整理3 档案保管4 档案利用5 档案统计6 档案鉴定和移交 四机关档案管理制度 1 立卷归档制度主要包括归档范围 归档时间和归档要求 2 档案保管制度主要包括档案的安全保护和库房 设备管理措施 3 档案保密制度主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求 4 档案利用制度主要包括利用范围 方式 要求 批准手续 5 档案人员岗位责任制主要包括每个档案人员的职责 权限 任务 考核和奖惩措施 五档案工作法律法规 1 中华人民共和国档案法 2 中华人民共和国档案法实施办法 3 陕西省档案条例 档案工作是各项事业的基础 这个基础不牢我们是要负历史责任的 档案工作是记录历史 服务现实 展望未来的伟大事业 档案工作功在当代 利在千秋 第二章归档文件整理的程序 方法和要求 主要内容 一 什么是归档文件整理二 归档文件整理的原则和工作方针三 归档文件整理的工作程序 一 什么是归档文件整理 需注意 办理完毕的 基本整理单位是 件 整理的基本环节是 装订 分类 排列 编号 编目 装盒 归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 以件为单位 进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 二 归档文件整理原则 整理原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 工作方针 强化收集 简化整理 细化检索 深化利用 三 归档文件整理的程序 第一步 收集收集工作就是将本单位在其职能活动中形成的 办理完毕的 具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程 要求 材料齐全完整 内容真实准确 收集 剔除 确定 件 文件的修整 装订 编页号 盖归档章 分类 确定期限 集中问题及问题排序 问题内 件 的排序 编制归档章 编目及封面 填写备考表 装盒 填写档案盒 编盒号上柜架 档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能 主要工作内容 制订落实本单位的归档制度 档案工作岗位责任制 1 归档范围 本部门挂号的文件 本部门未挂号的文件 记录 报表 介绍信及存根 工作汇报 规章制度汇编 报刊上的报道 即凡是反映本单位各种活动 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 上级 下级 互不隶属单位之间的收文中与本单位及个人有密切联系的各种文字 图表等 任免 奖惩非本单位人员或部门的文件 上级机关发来供工作参考的抄件 上级机关征求意见未定稿的文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 重份文件 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 电报草稿 一般性文件的历次修改稿 重要法规性文件 定稿除外 铅印文件的各次校对稿 领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外 从正式文件 电报上摘录的供工作参阅的非证明材料 无特殊保存价值的信封 一般性表态 询问一般性问题 提出一般性建议或意见的人民来信 单位内部互相抄送的文件材料 不应履行公文的行文 介绍信等 本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料 为参考目的从各方面收集的文件材料 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料 越级抄送的一般的 不需要办理的文件材料 下级机关抄报备案的一般性文件材料 2 不归档范围 3 归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成 确保按时完成归档工作 就需要平时的收集A 随办随归 B 定期收集 C 年终集中收集 4 归档要求 归档的文件材料应齐全完整 内容准确 制成材料要耐久规范 字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水 收集工作应立足本单位 注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集 重大活动事件材料的收集 文电合一 底稿随印件一起收集 若底稿是直接在计算机上起草的打印件 则一般只要收集发文稿纸与印件 其中发文稿纸上除了领导签发外还需要加盖单位公章以示效力 若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示 应收集与印件一并归档 办文单应随正文一起收集归档 附件随正件收集归档 关于同一问题的请示和批复应一起归档 第二步 剔除 剔除就是把每年的收文中与自身没有密切联系的文件材料去掉 不作为档案整理 部分材料可以当做短期资料备用 这样每年形成和收来的文件就分成两个部分 1 自产文件即发文 各种报表 记录 图册 收文中与自身相关联的文件 归档 2 其余不要 可以暂保存1 2年后在保密局定点的地方销毁 不归3 留下的归档文件进行下一步 第三步 确定 件 1 文件正本与定稿为一件 定稿不易装订的也可单独作为一件 2 正文与附件为一件 如附件数量较多也可各为一件 3 原件与复制件为一件 对制成材料或字迹材料不利于长期保管的 以及破损的文件 要复制后与原件一起归档 4 转发文与被转发文为一件 归档文件整理方法是以 件 为单位 进行文件级整理 确定 件 是归档文件整理工作的关键之一 件 的确定一定要把握尺度 不可过严也不可太松 一般以每份文件为一件 但实践中文件的情况很多 要用以下标准来确定件 5 一本会议记录 介绍信存根应作多件处理 整本会议记录 介绍信存根不必拆开 以每次会议记录 每份介绍信各作为一件 最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理 7 重要文件的正文与历次修改稿为一件 重要文件须保留历次修改稿的 应作为一件 如修改稿数量较多也可各为一件 6 成套的会议材料各为一件 一个会议的材料不能简单作一件处理 而要分别以件归档 8 发文稿纸 栏目填写齐全 经领导亲笔签发的发文稿纸 与正本 定稿一并归档 9 文件处理单 正文与文件处理单为一件 不论有无领导批示内容 有无处理结果的文件处理单 均应与文件一起归档 10 来文与复文 指请示与批复 报告与批示 函与复函 应作为一件 11 报表 名册 图册等按其原来的装订方式 一册 本 为一件 充分尊重和利用原来的基础 输入每份报表 名册的题名 单位名 人名 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理 文件的修整 复制要在保持原貌的前提下进行 需保管30年以上的文件要进行修整 保管10年以下的文件保持原状就行了 减少不必要的劳动 文件修整工作内容有修裱 复制 去除易锈金属物 及大纸张折叠 修裱 对破损纸张进行修补或托裱 复制 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 去除易锈金属物 最主要的工作是除去普通的订书钉 回形针 大头针等 防止时间长了生锈 第四步 文件的修整 大纸张折叠 归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的 所以大纸张要进行折叠后才能装入 折叠时尽量减少折数 文件页数多的要单张折叠 1 归档文件经修整后 以件为单位进行装订 2 装订方式 线装 胶粘 不锈钢钉 燕尾夹等 3 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 文件的修整 复制要在保持原貌的前提下进行 4 需保管30年以上的文件要进行修整 保管10年以下的文件保持原状就可以了 以减少不必要的劳动 5 去除易锈金属物 最主要的工作是除去普通的订书钉 回形针 大头针等 防止时间长了生锈 第五步 装订 对于短期档案和已装订成册的刊物 书籍等 可以保持原貌 不再拆钉重装 不锈钢钉装订方式 6 几种情况的处理 装订位置装订时 纸张要对齐装订的一边 左边齐 底边齐 一个单位的装订方式应相对统一 保存十年的文件材料可保持原装订方式不变 采用三孔一线的装订方式 装订时注意件内文件的排列顺序 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 有文件处理单的 文件处理单在前 正文在后 第六步 编页号 以件为单位 每件都从1开始 凡有文字图表的都编 正面编在右上角 背面编在左上角 有字迹耐久性笔或打号机都行 阅办单 文件处理单应视同该文件的首页进行编制 归档文件经逐件修复 装订 编制页号等环节后 要逐件盖归档章 归档章是将归档文件在全宗中的位置 予以固定的一组标识符号 要求 在 件 的正上方 居中 空白处加盖红色归档章 如居中处有批注等文字 可选择上方其他空白位置 然后在方格内填写对应的内容 如果没有盖章位置 可在该件首页粘切一张A4白纸后盖章 盖章的同时也可以同时编制填写归档章的部分内容 归档章一般用红色印泥加盖 档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写 第七步 盖归档章 例 咸阳市档案局文件咸档发 2014 2号关于表彰2013年度档案目标管理认证工作先进单位的决定各县区 市 档案局 馆 市县区 市 有关单位 按照 陕西省档案工作目标管理认证办法 及国家有关档案工作管理规范 经省档案局授权 咸阳市市县两级档案局组织有关部门成立档案工作目标管理认证组 对2013年度申报省级档案工作目标管理认证的41个单位进行了全面细致的审查验收 并经市档案局研究决定 淳化县养老保险经办中心等4个单位为省AAA级档案目标管理先进单位 秦都区古渡街道办事处等25个单位为省AA级档案目标管理先进单位 三原县城关镇南郊社区等12个单位为省A级档案目标管理先进单位 最容易出现的问题 歪章 用蓝色 黑色印泥 在文字上盖章 位置不对 不按规定填写 1 采用两种分类方法 二级分类方法 保管期限 年度 即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开 三级分类方法 保管期限 年度 机构 问题 即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开 再将同一保管期限的文件材料按机构或问题分开 单位较小 形成文件材料较少的可采用二级分类方法 保管期限 年度 即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开 单位较大的用三级分类法 第八步 分类 2 如何确定本单位的分类大纲 行业有规定的 按行业规定办 行业无规定的 应根据自己单位的性质及每年应归档文件的数量来确定 制定的分类大纲必须科学实用 分类大纲一经确定 就要保持它的相对稳定性 万不得已时 只能微调 不可大动 因故未及时整理归档的零散文件材料 可排在同一年度 期限的所有文件的最后 或并入关系密不可分的相关文件中作为一件 上述情况应在盒内备考表中加以说明 而在实际整理工作中应尽量避免 第九步 确定保管期限 总的原则是 价值决定期限 价值高的期限长 价值低的则期限短1 根据各单位编制的 文件材料归档范围和保管期限表 逐件确定期限 机关事业单位期限按照国家档案局第八号令分为 永久和定期 定期又分为30年和10年2 企业可按照 企业档案工作规范 去判定期限 3 机关常见归档文件材料期限确定参考 会议材料 党代会 人大政协会 工青妇代会及常委会 执委会 主席团会 委员会 政府常务会 专题会 办公会 党委会 党组会 行政办公会 工作会 主办会议等 主要文件材料 除讨论未通过和一般性文件材料都是主要文件 永久典型材料 代表发言 交流材料 简报等30年未通过的文件材料10年 会议记录 上述会议的记录 纪要永久中心组学习 以学习和传达会议精神为主的职工大会记录 纪要10年 党政工妇团协会学会工作计划 要点 总结 报告 报表 调研材料 本机关年度及以上的 重要职能活动的 重要专题调研形成的材料永久下级机关重大问题事项的专项报告30年本机关年度 不含 以下的 下级机关年度及以上的材料10年 规定性文件 本机关制定的法规政策性文件 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件永久 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年 代上级机关起草并被采用的重要法规性 规范性 专项业务文件的最后草稿30年 行政管理工作制度 规定 程序 执法检查情况汇总 通报 整改通知 处理决定等永久 联合行文 本机关为主办的重要业务问题永久本机关为主办的一般业务问题30年本机关为协办的 统一降一个档次 请示与批复 上级机关对本机关重要业务问题请示的批复 本机关对同级 下级机关重要业务问题的批复 复函永久上述一般问题的批复 复函 如对人大建议 政协提案的 30年无批复 复函的重要业务问题的请示10年 来信来访文件 有领导重要批示和处理结果的永久其他有处理结果的30年不需办理的不归 这里要强调的是 通常我们在实际工作中发现 有好多上访材料即便没有处理结果 还经常会遇到再次上访 多次上访 领导和有关部门过问有关情况 我们建议把这些材料也要归档 期限可根据实际不要太高 便于我们平时工作 组织人事工作文件 本机关机构设撤更名并转 编制确定增减 印信启用废弃 人事任免考核 职称评审晋升 转录聘用 离退辞 调整工资 津贴 伤残 死亡抚恤等材料 永久 入党入团入会的请示与上级部门的批复 党政工团妇协会学会人员花名册 党组织 行政 调动 工资介绍信及存根永久单位组织机构沿革 全宗介绍 大事记等编研材料永久简报 简讯 信息等10年 奖励与处分 含取消处分 县级及以上奖励 严重及以上警告处分永久县级以下奖励 警告及以下处分30年 资产权益与财务预算 固定资产投资 房产 地产 不动产 自然资源的两权确认 职工承租 购置本单位住房的合同 协议等以及与有关单位 个人签订的重要合同 协议永久本单位财务预算材料 上级单位下达年度经费预算 重要项目预算30年上级部门 同级部门下达的一般日常费用文件材料10年 4 企业可按照 企业档案工作规范 及国家档案局令第10号去判定期限 一般情况按照国家档案局第10号令分为 永久和定期 定期又分为30年和10年 也可按照企业实际增加或变更期限 5 常见企业的管理类文件归档范围和保管期限表参考国家档案局第10号令 企业档案工作规范 附录1 4管理类期限表对号入座 第十步 集中问题及问题排序 1 同年度 同类别 同期限内将同一类事由的文件材料 集中在一起 构成若干个问题的文件组合 如 2011年 行政类 永久文件组成A单份文件 B表彰 C工作总结计划规划考核 D人事任免 职称 E机构印章 F工资其它单份文件等事由 2 再将A B C D E F按工作流程或重要程度排列 就形成下面的例子 在同年度内 坚持同类别 同期限原则 按照事由将 件 划分成若干个部分 每个事由再按照重要程度或时间排列 原则 同年度 同类别 同期限 以 单位 年度行政类永久文件为例 A EB CC D先分事由 D对事由排序 FE BF A 第十一步 问题内 件 的排序 1 前面对划分的A B C D E F六个事由排序是E C B F D A 现在要对这六个事由每个事由内的文件进行排序 即形成件号 2 一般按照重要程度 结合时间排列 当若干份文件价值相同时 按时间顺序排列 当若干份文件价值不同时 重要的 规格 层次高的文件排前 相对低的紧随其后 举例如下 E 三定方案 设立科室 启用印章 废弃印章 它的排序应是 对应室编件号是 1 2 3 4C 年度工作总结 五年规划 目标考核 它的排序应是 对应室编件号是 5 6 7D 县级任免1 县级任免2 科级任免1 它的排序应是 对应室编件号是 8 9 10F 工资批复8号 工资批复5号 工资批复27号 它的排序应是 对应室编件号是 11 12 13以此类推 形成了2011年行政类永久的室编件号1 18 填入相应的档号章 在同一事由内 按照文件的形成时间或重要程度排列 形成一个自然号 室编件号 填入归档章 紧接前面例子 E C事由顺序 D F B A abcd abc abc abc abc abc E C D F B A 1a 12c 23b 34d 4 1b 52a 63c 7 1b 82a 93c 10 1a 112c 123b 13 1c 132a 143b 15 1b 162c 173a 18 形成室编件号同一事由内件排序 3 排序总的原则 重要性结合工作流程 高期限从严 低期限从宽 文少时从宽 文多时从严排序参考 横向 机构 入党团批复 任免 离退 工资 会议记录 报表 规划计划安排要点 下达任务通知 方案预案措施 总结汇报 含总结性报告 日常工作形成的文件材料 下达拨款通知 各类请示 含请示性报告 奖励处分 规定性文件 纵向 1 上级 本级 互不隶属 下级 2 党群 行政 业务 3 自己 外来的 归档文件经分类 排列等系统整理后 要逐件编制档号章 档号章是将归档文件在全宗中的位置 予以固定的一组标识符号 编制要求 在 件 的正上方 居中 空白处加盖红色归档章 如居中处有批注等文字 可选择上方其他空白位置 然后在方格内填写对应的内容 归档章一般用红色印泥加盖 档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写 第十二步 编制档号章 全宗号 填写档案馆给立档单位编制的代号 没列入进馆序列的企事业单位 就没有全宗号 可不填写 年度 填写文件形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元年 如 2010 如在2011年整理的是2010年应归档文件 应填写 2010 档案室编件号 填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号 从 1 开始流水标注 如2010年度的归档文件 永久1 n件 30年1 n件 10年1 n件 机构 问题 此格由三级分类的单位填写 如 办公室 或 行政类 保管期限 填写归档文件实际的保管期限 如 永 30年 10年 档案馆编件号 移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号 档案室不用填写 归档章按标准制作 归档章的填写内容与要求 第十三步 编制目录及封面 编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作 编目应做到准确 全面 详细 深入 以适应档案管理现代化及计算机检索的需要 归档文件目录是档案检索利用的工具 需用目录夹分期限进行装订保管 有条件的单位可同时借助档案管理软件建立电子目录 实现微机检索 件号 填写归档章上的室编件号 责任者 填写制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者的名称 填写责任者使用全称或通用简称 注意不要用 本单位 本处 等含义不清的简称 责任者多的可适当省略 但必须填写主要责任者 文号 填写文件的发文字号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 要求照实抄录 填写完整 不得省略 如咸档发 2010 5号 没有文号的不填 题名 归档文件的标题 文件只有一个题名且能反映文件内容的 正题名 填写时照实抄录 文件有正副题名的 正题名能反映文件内容的 副题名无须抄录 文件有并列题名的 并列题名与正题名一并抄录 没有题名或题名不规范的 可自拟标题 外加 号 文件的附件独立性强 正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录 外加 标注 日期 文件的形成时间 以8位阿拉伯数字标注年月日 如20100909或20100909 页数 填写每一件归档文件中有图文页面的总数 归档章上的总页数 备注 注释文件需说明的情况包括密级 破损 修改 补充 移出 销毁等 一般情况下不填 特别提示 日期的书写方式不得省略 不能只写月日 要写全年月日 归档文件目录应装订成册并编制封面 归档文件目录每年区分保