文书档案管理

文书档案管理 一 档案工作 1 档案工作的含义管理档案和档案事业的活动 档案工作基本术语 广义上 指整个档案事业 包括档案室工作 档案馆工作 档案行政管理工作 档案教育工作 档案科研工作 档案宣传出版工作 档案外事活动 档案历史和发展研究等等 狭义上 专指档案业务工作 即档案室和档案馆用科学的原则和方法管理档案 为各项事业服务的工作 一 档案工作 档案工作的基本内容收集整理鉴定保管统计利用2 1收集 一 定义 档案收集工作 是指基层档案部门和档案馆 根据国家和专业主管机关的相关法规 通过接收 征集等方式 把具有保存价值的文件或档案 集中到档案部门统一管理的一项业务管理活动 二 档案的三次集中 1 文件由业务部门 专业人员向文书部门或档案专兼职人员的集中 要进行初步的价值鉴定 分类整理 组卷编目工作 并暂为代管 次年三月底以前完成 2 档案由专兼职档案人员或文书部门向基层档案部门的集中 归档时间 次年的六月统一向档案室移交 3 档案由档案室向档案馆的集中 档案室所保存的档案在保存10年之后 就要将永久和30年保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交 2 2整理按照一定原则对档案实体进行系统分类 组合排列 编号和基本编目 使之有序化的过程 整理机构 中华人民共和国档案法实施办法 国家档案局令第5号 规定 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全 并进行整理 立卷 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理 优点 熟悉业务 有利齐全完整保密 有利于提高质量和效率 方便以后的利用等 一 档案工作 2 3鉴定对档案进行鉴别挑选 去粗取精 2 3 1对文件材料能否转化为档案进行鉴定 2 3 2对档案进行保管期限的划分 永 长 短 2006年以后 永久 30年 10年 2 3 3档案的期满鉴定 2 3 4档案的移交鉴定 一 档案工作 2 4保管档案的保管就是根据档案的成份和状况 采取安全有效的防护措施 克服和限制损毁档案的各种不利因素 维护档案的完整 准确 系统和安全 最大限度延长档案的寿命 档案保管工作的任务有 条件性的保管工作 主要指库房的规划建设与使用 档案装具的挑选及设备的购置与维护等 2 预防性的保管工作 主要指围绕档案的防火 防潮 防高温 防虫 防鼠 防光 防尘 防污染 防盗等而采取的防护措施 十防 措施 各种定期或不定期检查等 3 日常性的保管工作 主要指温湿度的观察监测 温湿度控制 库房清洁 库房的安全保卫和档案的入柜上架整理等 4 抢救性的保管工作 主要指对破损或载体变质的档案进行的修补 复制等 2 5统计档案统计工作是通过数字和报表 掌握和解释档案宏观管理和微观管理基本情况 有宏观统计和微观统计两项内容 1 宏观统计工作档案的宏观统计工作 是指国家各级档案行政管理部门和各级专业主管机关进行的档案统计工作 2 微观统计工作档案微观统计 是指档案室和档案馆 对本单位档案和档案管理工作所进行的统计工作 对有关情况 如档案数量 查借阅数量 设备设施情况 人员情况 经费投入情况等 进行数据的登记 统计和分析研究 2 6利用是指采用多种有效的方式 直接提供档案及其信息加工材料 及时 准确地满足个人 单位 社会对档案信息的利用需求 形式 档案实体利用 外借 复制 室内阅览 陈列展览 参考咨询 出据证明 介绍宣传 数字化档案信息的利用 提供拷贝 通信传输 电子文件汇编 网络服务 方式 主动和被动服务 编研开发等 二 档案的分类 二 档案的分类 二 档案的分类 三 文书档案管理 一 文书档案的定义及重要作用1 文书档案是记录政务活动的档案 它记录机关 团体 企事业单位所从事的各类行政管理性活动 如党务管理 政务管理 财务管理 人事管理 后勤管理等 因此 文书档案通常也被称作管理性档案 2 文书档案的作用 2 1文书档案具有凭证作用 文书档案是历史的真赁实据 具有一定的法律效用 这一点它不同于其他文献 2 2文书档案具有参考作用 在经济建设中文书档案的重要作用也突显出来 如编写志史 制度汇编 制作活动展板都离不开文书档案的查阅 甚至是某些重要决策的也提供了重要参考依据 二 归档文件收集 1 收集原则 以我为主 为原则 突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作 本单位的收文 不论是来自上级 下级 还是非隶属关系单位 应以是否与单位工作有直接关系 本单位是否需要办理 本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点 2 企业收集归档工作依据2012年12月17日发布施行的国家档案局第10号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 17 3 企业文件材料归档范围是 3 1反映本企业在研发 生产 服务 经营 管理等各项活动和基本历史面貌的 对本企业各项活动 国家建设 社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料 3 2本企业在各项活动中形成的对维护国家 企业和职工权益具有凭证价值的文件材料 18 3 3本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料 社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料 所属和控股企业报送的重要文件材料 3 4有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料 19 4 企业下列文件材料可不归档 4 1有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料 任免 奖惩非本企业工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 4 2本企业文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 未经会议讨论 未经领导审阅和签发的文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性来信 来电记录 企业内部互相抄送的文件材料 本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 20 4 3非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料 4 4所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报 情况反映 其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料 4 5其他不需归档的文件材料 21 5 收集工作的具体方法5 1制定本单位的归档范围 严格按照归档范围进行收集 5 2将文件材料的形成 积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责 并明确具体的工作人员 5 3建立相关制度 加强对零散文件的收集 比如 对于外出学习 考察 开会人员 应规定只有将带回的文件材料向档案部门移交后 才可到财务部门办理报销手续 对于工作变得人员 应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后 才能到人事部门办理调动手续 22 三 归档文件整理规则 1实施时间 归档文件整理规则 是中华人民共和国行业标准 国家档案局于2000年12月6日首次发布 于2015年10月25日进行重新修订 2016年6月1日起实施 2适用范围适用于各级机关 团体 企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理 其他门类档案可以参照执行 企业单位有其他特殊规定的 从其规定 23 3有关定义3 1归档文件 是立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕的 应作为文书档案保存的文件材料 包括纸质文件材料和电子文件材料 3 2整理 是将归档文件以 件 为单位进行组件 分类 排列 编号 编目等 其中 纸质归档文件的整理包括修整 装订 编页 装盒 排架 电子文件的整理包括格式转换 元数据收集 归档数据包组织 存储等 使之有序化的过程 3 3件 是指归档文件的整理单位 3 4档号 是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码 以体现归档文件的类别和排列顺序 24 4整理原则4 1遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 4 2区分不同价值 便于保管和利用 4 3符合文档一体化管理要求 便于计算机辅助管理 4 4保证纸质文件和电子文件整理协调统一 25 5一般要求5 1组件 件的组织 5 1 1件的构成一般以每份文件为一件 文件的正本与定稿为一件 正文与附件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一本 册 为一件 简报 周报一期为一件 会议记录一年一本为一件 文件处理单或发文稿件与相关文件为一件 来文与复文可独立成件 也可为一件 26 5 1 2件内文件排序 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文为一件时 复文在前 来文在后 公文处理单在前 收文在后 发文正本在前 发文稿纸和定稿在后 5 2分类5 2 1科学分类 同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性 27 5 2 2一般采用年度 机构 问题 保管期限 年度 保管期限 机构 问题 等方法进行分类 年度 一般按文件签发日期判断所属年度 跨年度文件 会议归入办结年 机构 问题 文件形成或承办机构或问题分类 只能选择之一 不能同时采用 涉及多部门办理或形成的 归入主办部门 保管期限 按文件保管期限分类 规模较小或办理程序不适宜按机构 问题 分类的立档单位 可以采取年度 保管期限等方法进行两级分类 28 5 3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件集中排列 5 4编号5 4 1全宗号 档案门类代码 年度 保管期限 机构 问题 代码 件号 上 下位代码之间用 连接 同一级代码之间用 隔开 如 Z109 WS 2011 Y BGS 0001 29 全宗号 档案馆给立档单位的代码 档案门类代码 年度 汉语拼音首字母 WS 文件形成年度 用四位阿拉伯数字标注公元纪年 如2017年 保管期限 国家档案局8号令颁布后为永久 定期30年 定期10年 分别以代码Y D30 D10标识机构 问题 分类方案类目的机构 问题 的简称 汉语拼音首字母标识件号 单件归档文件在分类方案的最低一级类目内按件排列顺序号 用4位阿拉伯数字标识 不足4位的 在前面又0补足 如0001 0026 30 5 4 2归档章标识位置 纸质文件 在文件首页上端空白出加盖归档章并填写相关内容 电子文件 可由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上标识 归档章组成部分 全宗号 年度 保管期限 件号 页数等必备项目 并设置了机构 问题 选择项 31 归档章 32 5 5编目 归档文件应依据分类方案和档号顺序编制归档文件目录 要求 准确 详细 便于检索来文与复文 请示与批复 报告与批示 函与复函 为一件时 编写复文内容 33 5 5 1归档文件目录设置序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注等项目 序号 归档文件顺序号 档号 全宗号 档案门类代码 年度 保管期限 机构 问题 代码 件号 文号 文件发文字号 如昆社通 2011 45号 没有文号 不用标识 责任者 制发文件的组织和个人 即文件的发文机关或署名者 要求用全称或规范化简称 34 题名 文件标题 没有标题或标题不规范的 可以自拟标题 外加 号 如 2017年度财政预算会议记录 日期 文件的形成时间 用国际标准日期表示法 以8位阿拉伯数字标注年 月 日 如20171027 密级 按实际情况填写 无密级不填写 页数 每一件归档文件的页面总数 文件中有图文的页面为一页 见字编页 备注 注释文件中需说明的情况 如 缺损 修改 移出 销毁等等 35 36 归档文件目录应装订成册并编制封面 归档文件目录封面可以视需要设置全宗号 全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 其中 全宗名称即立档单位的名称 填写时应使用全称或规范化简称 37 38 6纸质文件的修整 装订 编页 装盒和排架6 1修整 破损修复 去除易锈蚀 易氧化的金属或塑料 大幅文件折叠6 2装订 以件为单位装订 应使用线装法或不锈钢订书针 不得用不锈钢夹或塑料封套6 3编页 以件为单位编页 件内逐页编制 正面右上角或背面左上角空白处 39 6纸质文件的修整 装订 编页 装盒和排架 40 6 4装盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 不同年度 保管期限 机构 问题 不得装入同一盒内 41 全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号 问题 机构 42 6 4 1 1档案盒封面应标明全宗名称 档案盒的外形尺寸为310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度可以根据需要设置为20mm 30mm 40mm等 6 4 1 2档案盒应根据摆放方式的不同 在盒脊或底边设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等必备项目 并设置机构 问题 等选择项目 其中 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 中间用 连接 盒号即档案盒的排列顺序号 在档案移交进馆时按要求编制 6 4 1 3档案盒应采用无酸纸张制作 43 6 4 2备考表备考表置于盒内文件之后 项目包括盒内文件情况说明 整理人 整理日期 检查人 检查日期 盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 负责整理归档文件的人员签名或签章 整理日期 归档文件整理完成日期 检查人 负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章 检查日期 归档文件检查完毕的日期 44 6 4 2备考表 45 6 5排架 装盒完毕后 按本单位分类方案上