医药公司采购部流程图.doc

.广东沣泽医药有限公司采购部工作流程目录一、 首营资料收集流程二、 产品采购操作流程三、 发票核销和结算流程四、 产品破损处理流程五、 采购退货处理流程 首营企业资料：营业执照、药品生产（经营）许可证（采购器械：医疗器械许可证）、GSP证或GMP证、质保协议，法人委托书，销售员的身份证和上岗证、销售合同首营品种资料：药品注册证、药品质量标准、药品检验报告书、物价证明文件、药品最小包装样盒、药品说明书原样注： 以上资料全部需加盖企业原印章,合同可用复印件。 委托书应有法人代表印章，并明确授权范围和委托期限。首营资料收集流程电脑录入客户资料：在采购系统的基础资料界面增加供应商资料录入、产品资料录入。注： 确保输入以上资料的全部内容。、制作并提交首营企业首营品种审批表：1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表2、首营品种提交后，还需在Word做一张首营品种审批表格，录入相关内容后连同所有资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。首营企业审批审核：首营企业审批表需：采购部经理、质量部经理、质量负责人首营品种审批审核：首营品种审批表需：采购部经理、财务部经理、质量部经理、质量负责人注： 以上须部门经理审批后方可发生业务往来。采购合同的管理：供应商采购合同需独立归档并建立目录，目录每季度交部门经理汇总注： 需在合同目录上填写合同有效期或品种、数量等内容备注：1、 正常业务情况下，按电脑系统提示每月对所有客户资料进行检查，是否出现部分资料过期，如过期应及时更新，不能按时更新的客户以文字方式向质量部申请暂停使用，待资料更新后方可重新进行业务。2、所有的客户资料必须在有效期内发生业务往来，每年必须对客户资料进行审核更新，确保所有资料的完整性。产品采购操作流程根据部门经理每日下达的平台计划，结合购销存情况，做采购订单。采购订单审核：订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数量、单价、税率等内容，提交部门经理审核要赶写预计到货日期注：确保所有相关记录完整性。根据每月部门经理下达的采购计划，每月15日前按采购计划日期将月计划全部做上系统。生成采购订单：在采购系统的”采购决策平台”,将所需要采购的品名输入,在这个界面能看到该品种的所有信息,包括:最后供应商.采购单价,该商品在途数量,库存数量根据这些信息在要采购的品名前打勾然后选择生成采购订单注：1、执行订单前先打电话给客户落实该品种有没有货，价格有没变动2、确定客户的证照和合同都合格、齐全。有款期的先付款后提货的通知发货：传真或电话通知供应商发货交财务付款：每周1.3.5按审核好的订单生成付款单交部门经理审核后再交财务付款注：付款单打印后检查备注及收款人帐号金额是否正确到货跟踪：根据发货周期做好到货跟踪。发货跟进：汇款单上列明采购明细，传真给供应商，并短信或电话确认对方是否收到传真并安排发货发票核销和结算流程采购后及时向供应商催要发票，收到发票，在结算系统选择未结算应付款，选择相应品种生成发票，登记并交财务审核。注：相同品种按“先发生的先输入发票”原则，生成后输入发票号码和发票上边的开出日期根据结算计划，在发票系统，选择该品种未结算的发票，点结算生成付款单交部门经理审核注：在用采购系统一些废的付款单做时，打开该张废单，选择导出该供应商未结算的发票清单，切记不能选应付款，选中要结算的发票点确定生成发票备注栏注明付款的发票号，品名简称和数量有帐期的，在每月10号根据结算条件做好结算计划上报部门经理审批。已经预付货款的，在发票系统找到该笔发票后，点结算，生成一张预付款核销单。特殊原因不能按款期付款的要及时与客户沟通并取得谅解。经财务审核公司领导审批后出纳付款，取得底单后将付款单传真给对方，并短信或者电话通知对方付款内容。收货破损处理流程仓库接收货物检查来货与采购计划是否相符不相符退回供应商拒收并通知相关供应商，跟踪到货和再发货情况联系供应商作相应处理：换货或销售；落实后通知仓库收货并跟踪处理好帐务。不可接受的向供应商催要发票相 符通知验收员验收不合格合格可接受的采购退货处理流程在采购系统的采购退货通知单界面，导入原入库单生成采购退货通知单填写退（换）货通知单，经采购部、销售部、质量部三个部门经理和公司质量负责人审核完成后送仓库主管办理退货注：需以上各个部门经理签名才算