办公用品管理暂行办法.doc

办公用品管理暂行办法1 总则1.1 为规范公司办公用品的报购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导物尽其用、勤俭节约，杜绝大材小用、铺张浪费，管好用好办公物品，特制定本办法。1.2 本办法适用于榆林市金世源矿用油品有限公司全体员工。1.3 办公室是公司办公用品的归口管理部门，负责大件、批量办公用品计划申报，一类、二类办公用品领用的建卡登记及日常监管工作。1.4 供应部负责库存办公用品保管、发放等日常工作。1.5 使用部门和个人负责办公用品的日常维护及保养工作。2 办公用品的分类及保管2.1 本办法所指办公用品，包括以下三类：2.1.1 第一类：办公家具，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。2.1.2 第二类：办公设备类，如：电脑、电话、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、数码照相机、电风扇、音响器材等。2.1.3 第三类：办公文具类，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品、打复印耗材等。2.2 供应部指派专人负责库存办公用品的保管、分类、清点、盘库、发放、登记等工作。2.3 库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。2.4 批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和保管员要搞好验收交接，在办公用品入库登记册上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。2.5 加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；部门替换下的各类办公设备保管人员应及时回收，登记造册，修旧利废，充分利用。2.6 保管人员应定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。3 办公室用品配备标准及领用3.1 公司对办公用品实行按职级岗位和工作需要分别配备的原则，配备标准为如下：3.1.1 董事长、总经理：八门书柜1个、3.8米版台桌1张、老板椅1把、环保沙发一套、电脑1台、四合一传真机1台、鱼缸1个、茶柜1个、床1张、饮水机1台；3.1.2 副总经理：六门书柜1个、2.8米版台桌1张、老板椅1把、环保沙发一套、电脑1台、四合一传真机1台、床1张、饮水机1台；3.1.3 正经理级：四门书柜1个、普通办公桌1张、沙发一套、转椅1把、电脑1台、四合一传真机1台、饮水机1台；3.1.4 副经理级：普通办公桌1张或屏风座位1个、普通档案柜1个、沙发1套、转椅1把、电脑1台、四合一传真机1台；3.1.5 职员：普通办公桌1张或屏风座位1个、椅子1把、电脑1台、普通档案柜1个。3.2 领用原则是：工作任务清楚，使用目的明确，保障工作需要，节约办公开支，专人建卡、专人发放，专领专用。3.3 公司对办公用品实行分类管理，按需配备的管理办法。一类、二类办公用品按照统一配备，增配申请的原则，实行一人一卡登记制，由办公室办公用品管理员负责。三类办公用品按照总量控制的原则，实行按需领用制，由供应部办公用品仓库保管员负责。3.4 一类、二类办公用品的配备程序是：领用人因工作确需增配办公用品的，经所在部门核准，分管领导审批，报总经理签字批准后，按采购程序购买。若需成批量配备时，则由办公室统一计划，按物资采购程序进行采购。领取时，由部门负责人签字，主管领导审批，经办公用品管理员登记、建卡，领用人签字后，方可配备。3.5 三类办公用品的领用程序是：领取人在领取办公用品时，应填写领料单并详细注明领用物品的规格、数量、用途，经部门负责人签字批准后，方可领取。3.6 领取的非消耗性办公用品（如订书机、计算器、剪刀）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。3.7 办公用品保管人员应严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领用人应作出解释，否则保管员有权拒付。3.8 大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还给保管员，保管人员根据情况予以调换或收回入库。3.9 为接受民主监督，强化节约意识，每季度通报一次办公用品出入库数额和各部门领取情况。4 办公用品的使用及折旧年限4.1 使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。4.2 办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。4.3 使用办公自动化设备时应认真遵守操作规程，定期维护保养，最大限度的发挥设备使用效率，延长设备使用寿命。4.4 办公用品使用要做到物尽其用，避免大材小用，贵材贱用。打印复印的专用纸张，不得用做草纸、包装纸，可双面利用的尽量双面利用；大头针、曲别针等可反复使用；充分发挥各种办公用品的最大使用效率。4.5 印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式，既要方便快捷，又要使成本最低，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。4.6 对于高档耐用办公用品，部门之间应可相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，使用部门或使用人应及时通知有关部门联系退换、保修、维修、配件事宜；故意造成