如何举办会议.PPT课件

如何举办好一场 会议 陈淑玲 1 形成会议的主要条件 会议 有明确的指导思想 预期目标 具体议题 有明确的时间 地点 有主持人和参加人员 2 什么是策划 规划 解决做什么的问题策划 解决怎么做的问题计划 是明确什么时间做什么事情策划就是对未来将要发生的事情所做的当前决策 表现为一种借助脑力进行模拟操作的理性行为 无中生有 会议 3 会议三部分 最为重要 贵在应变 重在成长 会议 Meeting 会前准备2 会中实施3 会后总结 4 会前准备最为重要 1 Meeting 5 Why 为什么要开会 会议目标是什么 What 什么类型的会议 Who 参加会议的人员是哪些 When 什么时候举行会议 会期多长时间 Where 什么地方开会 How 会议将怎样进行 Supplies 会务物料 Budget 会议预算 会前准备 五个W 一个H S B 1 Meeting 6 会前准备 What 会议类型 Why 会议目标 招商会家文化讲座培训会表彰会 年会不同的会议类型 会议主题 参会人员 会场布置等都有所区别 项目招商销售产品提高技能会议组织者的期望 决定会议的性质 处理好目标层次之间的关系 Who 会议人员 参会人员与会议类型相符 筛选对象邀请领导邀请函 是否发言 接送 两次确认会务人员分工明确 各尽其职 1 Meeting 7 会务人员 礼仪接待 负责开场前入座引位 领导上下场引位 05 06 后勤 负责活动物料的准备 场地对接 食宿安排 嘉宾接送 07 Meeting 敬业专业 8 会前准备 When 会议时间 具体日期 会议的长短 时间尽量为半天 若是一天 需考虑如何减少参会人员的流失 封装的场所 一般是酒店或政府机构 参考 费用 参会人数 交通情况 服务设施等 Where 会议地点 会议怎样开展 核心内容 为会议效果服务 环节紧凑 主次先后 提前通知相关人员 How 会议流程 1 Meeting 9 家文化讲座流程 Meeting 10 培训会流程 Meeting 11 会前准备 Supplies 物料 Meeting 公司 课件 视频 音乐 电脑 激光笔 X展架 横幅 签到表 托盘 台卡 胸花等 酒店 电子屏 投影仪 话筒 音响 白板 水牌 网络 茶水等 会议成本 把钱花在刀刃上显性成本 交通费 场地租赁费 餐费 物耗等 隐性成本 时间 人力 Budget 预算 1 12 2 会中执行贵在应变 Meeting 13 未雨绸缪 注意事项 提前半天布置现场 流程演练 各环节复查提前2小时入场 会务组成员各就其位准备入场音乐 视频会前30分钟播放 迎接入场会议中需要的物料悉数清点 安放到位熟悉场内温控 灯光等设备 按需调整总指挥随时掌握会议动态 并做出合理调整 重要领导迟到 缺席没有设备台卡的领导 嘉宾出席发言人不愿发言或发言表现不当参会人员太多 太少 没有座位 座位太空会场设备出现问题饮食供应确实令人不满 会中执行 2 Meeting 14 3 会后总结重在成长 Meeting 15 忌开成批评会做了就有成长 没有不好 只有更好 各成员谈自己和团队可以提升的地方做好记录 对现场有意向的客户进行跟进对没有到场的客户再次电话联系 做好下次邀约 后续跟进 最好不超过24H总指挥组织掌声开会各成员谈工作收获对表现突出的人给予嘉许 嘉许优点 改进不足 会后总结 3 Meeting 16 忌开成批评会做了就有成长 没有不好 只有更好 各成员谈自己和团队可以提升的地方做好记录 对现场有意向的客户进行跟进对没有到场的客户再次电话联系 做好下次邀约 后续跟进 最好不超过24H总指挥组织掌声开会各成员谈工作收获对表现突出的人给予嘉许 嘉许优点 改进不足 会后总结 3 Meeting 17 3 31 4 3 会议进度表 初定会议流程组建会务人员预算费用是否能承担 邀请参会人员和领导 会务组第一次会议 布置会场 流程演练 4 1 4 17 4 19 确定会场 试用会场的设备着手准备物料 4 4 8 确定会议目标 类型 时间 4 14 会务组第二次会议 会务组第三次会议 查漏补缺 4 20 会议执行 协调会后总结 跟进 例 4月集市坊招商会议 Meeting 4 11 18 一场成功的会