招标及合同管理守则.doc

招标及合同管理1、 前言要一个工程项目能够按时完工、不超资，有优良的品质，就必须要有一个完整的工程合约。这即是说，工程合约的招标、开标，选择投票单位等等，都必须要有一定的程序守则，使每一个投标单位都是受到同等公平的对待及完全理解工程的内容。这才可以使到中标者与业主互相信任，建立良好关系，直至工程完成。2、 工作指示2.1 招标方式包干工程形式和定死完工日期招标：大致来说，最正规的招标是定死工程价和完工日期的投标。这种标是最常用的方式。主要是业主不承担风险，如工程不能按合同完工，承建商将被罚，除非业主及建筑师同意按合同修改完工期。工程价格亦不会改，除非按合同变更修改，如有修改，亦能准确控制，因图纸全部齐备，写明单价，完工计算后加数亦很容易。其他主要合同条文例如付款方法、罚则等等亦要清楚列明。2.2 招标前必须订下的规条在招标前，业主必须订下规条，使到整个过程是公平及合理的。先要订下投标者的数字。要在市场上，选出有好的业绩及经济能力足够的承建商才放入投票者名单中。向投标者发出的招标书（包括合同条款及招标图纸）中的条件如履约保证金，完工日期，回标日期，回标地点或其他附加条件必须要清楚，所有内容在发出招标书后不可以随便更改。若有更改，必须以书面形式通知所有投标单位。2.3 开标后守则开标后如有任何因特别理由而需要有更改的话，必须向每一投标者发出同样更改指示，但不可更改与金额有关的条件，如履约保证金的数字。如最后决定需要议标，则必须与至少三家最低投标者（有效标）议标，议价后各家报价应同一时间密封回标，统一开标汇总，工程预算及财务部派员参与及签字（最少三人）。开标后应将所有投标者的联系人名单、电话、通讯方式连同评估报告交地区总部合约部。2.4 适用范围所有天安负责筹建的项目。2.5 招标小组成员地区总经理、合约部总经理、项目负责人，或其委派代表。2.6 招标范围/方式原则上所有建筑施工合同必须招标，以邀请方式进行，以下情况可以不用招标：i. 合同金额低于￥300,000，可以报价形式进行，但亦必须有三家公司作比较，除非没有其他选择。但依然需要按招标原则2.7处理ii. 公用事业或其他必须由指定单位承包之项目，但事前必须得到招标小组大多数同意才可进行。如有其他特殊情况不宜招标，必须先取得招标小组大多数同意。2.7 招标原则大前提应该是所有投标者都有适当资历，给予同等待遇及中标机会，发出一致资料，同一时间收发标书文件及给予同等时间投标。2.8 招标前预备工作项目负责人必须对打算邀请参与投标的单位作出资质审查（认可供应商/施工队名单除外），了解其人力、财力资源、资质等级、近年业绩及现有工程量等、审查工作应及早谨慎地进行，尽量避免开标后才提出招标名单上某单位资质有问题。2.9 确定名单上述工作完成后项目负责人拟定经过选择后的招标名单，将名单、资质审查资料、招标文件及图纸等有关资料（包括招标项目之预算计算资料）于招标前七日交招标小组批准。一个标段获邀投标单位最少四个，如果工程额在￥5,000,000以上，投标单位最少六个，若两个或两个以上标段同时招标，增加一个标段须增加2个投标单位,投标单位须报招标小组确认/调整，如有特殊情况而数目不足，项目负责人必须说明原因。2.10 招标基础招标应以合同包干形式进行，如要按实结算，必须招标小组同意。2.11 编制招标文件项目负责人或合约部负责编制招标文件，地区总经理批准招标文件，内容必须经招标小组书面同意。以下投标需要注意之事项必须列明：（i） 标书内容、页数、附件等，使投标单位清楚知道标书是否完整。（ii） 其他有关文件并不发出但可供参阅。（iii） 投标者回标时必须提供之文件及资料。（iv） 标书文件，不得涂改，否则标书作废。（v） 投标单位对招标文件如有疑问，可与我司澄清，澄清后之补充资料应以书面形式，通知所有投标者。（vi） 我司并无必要接受最低标或任何投标。（vii） 回标文件必须密封及加盖印鉴，外面列明投标项目名称。（viii） 开标时间。（ix） 如过时递交标书，标书作废。2.12 发出招标文件给予投标单位的文件及资料必须一致及以书面形式发出，发出招标文件后，有补充资料或延期开标等，亦必须以书面形式于开标日期前最少三日通知投标者及招标小组。开标后如果要更改招标文件内容条款，需经招标小组书面批准。2.13 拒绝投标已列入招标名单内拒绝投标者，必须以书面确定，如果一个标段导致投标者，30100万少于3个，100万500万少于四个，500万以上少于五个（增加一个标段须增加2个），不可开标，必须招标小组同意额外增加投标单位，另定日期开标。2.14 开标当众开标，开标前必须注意标书曾否被拆阅，负责开标者必须三人以上，其中一人来自财务部，100万以上的地区总部派人参加，开标后填写开标记录及保密处理。各报价单位并不参加开标，除非招标办另有规定。2.15 定标议标过程中澄清之要点或补充资料，必须以书面记录，并列入合同中。如果合同价超过￥500万，开标后至定标前我司与投标单位开会，应通知至少二名招标小组成员参加。澄清后若涉及价格、工期、付款方式的调整，应统一密封回复。项目负责人定标前需将分析及合同总结交招标小组审批（按审批权限执行），并将预算编号列出，合同总结需概括地说明投标情况、承包内容、付款办法、工期及其他会影响定标决定之因素。投标分析要列明各投标者开标标价，分析时作出之增减、附带条件及其他会影响定标决定之因素等。3、 招标程序3.1 项目负责人负责提供项目进度控表，该控制表需包括报批报建进度、设计进度、施工进度及主要承建商/供应商进场时间和拟签合同清单与速度安排等。每月报给地区总经理并抄送合约部，以便能有效控制招投标进度。3.2 招标工作开始前，合约部负责编制招标进度控制表，并组织编制招标文件及标底（招标办另有要求除外）。3.3 编制招标文件所需施工图以外的设计及施工技术要求，由项目负责人负责提供。3.4 招标文件编制完成后，文件交地区总经理批准，批准后的文件交项目负责人进行招标，招标过程由项目负责人负责，合约部会派人参与。3.5 3.2-3.4程序适用于以下各种合同招标：3.5.1 设计院3.5.2 监理3.5.3 土建及水电安装3.5.4 精装修（不包括样板房）3.5.5 窗/幕墙3.5.6 消防3.5.7 弱电3.5.8 电梯3.5.9 绿化上述合同以外的招标按2.11条程序执行，项目负责人负责编制招标文件。3.6 招标文件经批准后（按授权制度执行），若在招标过程中需对招标文件做任何修改，均需按程序办理批准手续。修改的内容由项目负责人同时以书面发出给每个投标人。3.7 项目负责人负责编制招标名单，若有华东地区认可供应商/施工队名单，投标者必须从名单中挑选，招标名单需经过地区总部批准（按授权制度执行）。3.8 项目负责人向已批准的投标单位发出“邀请投标函”。3.9 项目负责人安排人员在“邀请投标函”指定的时间和地点向被邀请的投标者发放招标文件，并做好发放记录。3.10 当投标人在招标文件规定的时间和地点投标后，项目负责人在招标文件规定的时间安排开标。开标时下列人应到场：-地区总经理或其代表-合约部代表-地区财务部或其代表-项目负责人及项目公司有关人员3.11 项目负责人安排人员将开标结果记录于开标结果记录表中，所有参与开标的人均需要在开标结果记录表中签名。3.12 项目负责人负责编写评标报告，报地区总部批准，批准权限按授权制度执行。3.13 如果评标报告不获地区总部批准，则项目负责人需按指示：-重新评标至批准或-重新投标3.14 中标建议被批准后，项目负责人向中标人发出中标通知书（政府要求控制的指标，需招标办发出中标通知书）。3.15 项目负责人与中标人需将议标中就中标条件达成的协议写入供应/承包合同的补充协议。3.16 所有合同（含补充协议）条款处理完毕后，项目负责人通过正式书面授权签署合同。3.17 承包合同经双方签署后任何内容不得更改，除非双方法定代表人另行签署更改协议，更改协议需按程序重新报合约部批准。3.18 合同签署后由项目负责人安排执行，并每月向地区总经理和合约部报告合同执行情况。合同正本存项目公司，副