办公室管理与后勤管理PPT课件

第十一章机关行政 办公室管理与后勤管理 主讲姚军公共管理学院yaojun2020 导言 办公室管理体现的是行政流程的综合性管理 具有较强的协调性 中枢性和业务性 后勤管理体现的是行政组织的物质性资源供给与配置管理 具有较强的保障性 服务性和社会性 二者不仅是行政管理的必要构成 而且直接反映行政效能的高低与行政成本的大小 在行政管理现代化建设中具有特殊作用 教学目的与要求 了解 办公室管理的性质 任务 后勤管理的意义 内容 基本掌握 办公室管理的科学化和现代化 后勤管理体制改革必要性 重点掌握 后勤管理体制改革的内容 本章重点与难点 办公室管理的性质 任务 后勤管理的意义 内容 办公室管理的科学化和现代化 后勤管理体制改革必要性 后勤管理体制改革的内容 第一节办公室工作的性质与任务 主要内容 办公室工作的性质 办公室管理的功能 办公室工作的基本任务 一 关于机关行政 机关与行政机关的含义机关是工程学借用过来的概念 在工程学里机关是指机械设备中司负启动和制动功能的关键性组件 对机械设备起着整体控制的作用 把机关引申到社会组织中 它就成为泛指国家 政党或社会团体为实现各自职能而组织的某些固定的机构 这些机构在各自的范围内起着指挥和控制该组织活动的核心枢纽作用 在实际生活中 机关无处不在 大至国家机关 小到一个企业或团体中的办公室 行政机关是国家推行政务 管理社会事务而组织的各级政府机构 既包括纵向的从上而下的各级政府综合机构 也包括横向的各种各类的政府职能机构 机关行政的含义行政机关一方面承担着推行国家政务 管理社会事务的重要职能 另一方面也承担着按照机关自身的发展规律 搞好机关内部管理的任务 这是前者的基础 搞好机关内部管理正是机关行政的任务 可见 机关行政是指各级政府及其职能部门 为发挥行政职能 实现行政目标而对行政机关内部事务和工作环境进行的管理活动 由于在整个行政机关内部事务管理中 办公厅 室 具有枢纽和核心的地位 因此 机关行政又是办公厅 室 的管理为其主要内容的 二 办公室工作的性质与任务 办公室工作的性质办公室 主要指政府机关办公厅或办公室 除与行政机关其他部门一样具有服务 辅助 执行 管理等特征外 它还具有鲜明的独特性 1 政治性 2 综合性 办公室管理的功能1 辅助功能 服务功能 协调功能 保障功能 办公室工作的基本任务 日常性工作 也称程序化工作 主要有 公文处理 会议工作 信息管理 机关事务管理包括物质管理 财务管理 服务后勤管理和协助接待工作等 印章管理 文化档案工作 信访工作 机要保密工作 公关工作 综合协调工作 工作任务的协调 管理事务的协调 领导关系的协调 辅助决策工作 信息准备 提供方案 承担决策事务 协助实施和检查 三 会议管理 会议的含义及功能会议是指有组织 有领导 有目的的议事活动 一般包括三项要素 议论 决定 行动 因此 必须做到会而有议 议而有决 决而有行 否者就是闲谈或议论 失去会议的宗旨 几乎有组织的地方都会有会议 是因为会议具有其他管理手段无法替代的功能 1 决策功能 2 控制功能 3 协调功能 4 宣传教育功能 除此外 还有咨询 纪念功能等 会议管理的基本要求会议不可不开 也不可滥开 会议管理的目标是控制会议数量 提高会议质量 端正会风 提高效率 1 控制会议数量 一是严格会议审批制度 二是严格控制会议经费 三是提倡开综合性会议 四是应用现代办公手段 2 提高会议质量 八戒 一戒没有明确主题的会 二戒开许多议题的会 三戒开没有准备的会 四戒开可开可不开的会 五戒无关人员参加会议 六戒作离题的发言 七戒作重复性的发言 八戒议而不决 四 行政文书管理 行政文书的含义和作用文书 原指社会组织和个人在社会交往中形成并使用的文字材料 可分为私人文书和公务文书 行政文书是公务文书的一种 是国家行政机关在执行公务时所形成的文字材料 目前 我国行政文书的种类 命令 令 指令 决定 决议 指示 布告 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 等 行政文书作为传达贯彻党和国家大政方针 法律法令 发布指示 决定 请示和协商问题 指导和商洽工作 报告情况 交流经验的一种工具 在行政管理过程中发挥重要作用 一方面 行政文书是行政管理活动的反映 另一方面 行政文书的形成与传递 又对行政机关的工作起着指导和推动作用 可以说 没有行政文书 行政机关的工作就缺乏文字依据 就无章可循 无法可依 行政文书管理的要求行政文书的管理是指对行政文书的制发 传递 处理等环节和程序的规范化管理 必须符合以下要求 1 规范公文种类 2 统一公文的格式 3 按固定的关系行文 行政文书管理的基本原则1 准确原则 2 及时原则 3 精简原则 4 保密原则 五 秘书管理 秘书的含义和特点秘书是行政机关中办公厅 室 的重要组成人员 可分为办公厅 室 秘书 领导班子秘书 领导专职秘书等 秘书具有以下特点 一是从属性 辅助性 二是政治性 三是事务性 四是被动性 秘书的职能和任务秘书的职能主要有两项 一是办事 即办文 办会 办领导交办的事 二是当参谋 即在办事过程中出谋划策 提出参考性意见和建议 秘书的基本任务是为领导提供服务 具体表现 1 当好助手 2 调查研究 3 起草文件 4 督促检查 第二节办公室管理的科学化和现代化 主要内容 办公室管理的科学化办公室管理的现代化 一 办公室管理的科学化 规范化 办公室规范化 就是要求办公室工作按制定的原则 标准去做 目前 办公室管理的规范化首先要做好下面几项工作 1 公文撰写规范化 2 公文处理规范化 3 会议安排规范化 4 接待工作规范化 5 办事程序规范化 制度化 目的是为了使办公室工作有章可循 工作人员各司其职 做到事事有人管 件件有落实 从而提高工作的效率和质量 有关制度有 岗位责任制 公文处理制度 会议制度 接待制度 二 办公室管理的现代化 办公室管理的观念的现代化 服务观念 效率观念 系统观念 法制观念 办公室管理人员素质现代化 政治素质 作风素质 专业知识 能力素质等 机构设置现代化 管理手段的现代化 办公自动化P327管理法制化 第三节后勤管理的重要意义与主要内容 主要内容 后勤管理的意义 后勤管理的主要内容 后勤管理原为军队后方供给与战勤服务的管理 现行政机关的后勤管理 也称机关事务管理 是指机关内部为保证本机关工作顺利进行 对包括物质 财务 环境 生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理 一 后勤管理的意义 后勤工作是其他部门工作的基本条件 后勤管理是提高行政效率的重要条件 后勤管理是维护职工利益的需求 又是职工的利益性管理后勤管理改革具有重大的现实意义 实现后勤工作社会化 是当前后勤改革的方向 不仅对改进与提高后勤总务工作管理水平 而且对提高机关的整个管理水平 都有着重大现实意义 二 后勤管理的主要内容 物质管理 物质设备很多 为便于管理 通常分为固定资产 材料和低值易耗品三大类 主要设有四个方面 日常管理 使用与维护保养管理 检查与检修管理 物资设备的改造与更新 财务管理 就是对行政事业经费进行领拨 使用 管理和监督的一系列活动 生活后勤管理 主要有 房产管理 饭堂管理 环境管理 服务后勤管理 主要指 车辆管理 水电管理 医疗保健管理 托幼管理 接待工作管理 第四节后勤管理体制改革 主要内容 后勤管理体制改革的必要性后勤管理体制改革的内容 一 后勤管理体制改革的必要性 适应社会主义市场经济体制的要求社会主义市场经济体制对机关后勤管理体制的要求 主要体现三个方面 1 后勤资源的市场化 2 经济利益的市场化 3 管理方式的市场化 符合行政体制的发展机关后勤的管理具有经济管理的性质 有具有行政管理的性质 它的发展变化不仅要适应国家经济体制改革的需要 也要适应国家行政体制改革的要求 1 机构精简 2 职能转变 3 高效行政 满足后勤发展的需求 保障有力 二 后勤管理体制改革的内容 实现机关后勤服务社会化 实现后勤服务社会化的条件社会主义市场经济体制的建立是其最根本的条件 实现后勤服务社会化的标志后勤服务社会化的实现 关键在于其内涵变化 1 市场交换方式取代供给制模式 2 资产所有多元化 3 经营方式多样化 4 职工收入分配市场化 实现后勤行政管理职能与服务职能相分离这是改革的重要内容 其要求是 为适应社会主义市场经济体制的发展 将后勤服务部门与机关行政序列分开 实行事业单位企业化管理 同时将机关后勤服务部门所承担的社会服务职能 逐步分离出去 形成社会服务体系 行政管理职能与服务职能相分离的意义 有利于机构改革 有利于后勤服务单位提高活力 有利于对后勤服务实行行业性规范管理 要求 1 理顺关系 工作关系 核算关系 产权 收入分配等 2 循序渐进 3 宗旨不变 4 合理分流 实现后勤管理科学化其实质就是现代科学技术转化为后勤生产力和管理效率 作用 1 是后勤服务社会化的必要条件 2 是后勤事业发展的重要保障 3 是后勤劳动市场化的有效保障 要求 1 按客观规律办事 2 总结与借鉴 3 提高后勤管理队伍的素质 案例分析 案例一 7分钟的表彰会某省职工自学成才表彰会只开了7分钟 没有1分钱会议费 这次表彰会是有省总工会主持召开的 4月29日 省总工会在市工人文化宫召开庆祝 五一 国际劳动节大会 会间休息时 他们在接待室召开了新闻发布会 会上 省总工会的领导宣读了表彰奖励决定 并向被表彰的集体和个人发了奖 整个表彰会只用了7分钟 会议一没有特意请领导 二没有特意请新闻单位 三没有租会议室 会议开得简短而有气氛 新闻单位都进行了宣传报道 收到了省时间 省人力 省经费 事半功倍的效果 会后 大家都说这次会议开得很成功 思考题 结合案例 谈谈符合做好会议组织工作 案例二 相距一公里旅行八个月某市人民政府于1985年5月28日发文 决定成立市容监察大队 可是从市政府下文之日算起 到调查这一文件没有落实之日止 市政府的文件在市政府办公厅 市编委 市劳动局等部门不足一公里的距离内停留 运转 耽搁了245天 其中办文154天 旅行了91天 5月28日的文件明确规定由市编委下达编制 但直到6月中旬 市城建局持市政府批复的复印件找市编委办公室下达编制时 市编委办公室还没有收到文件 市政府下发文件前 曾召集有关部门开会 发文前又专门找市编委办公室负责人作了交待 并给看了文件原稿 市编委办公室是知道此事的 市城建局多次联系 市编委以 未收到文件 为由 没有及时下达编制 市劳动局具体业务部门虽早就收到了市政府文件和市计委下达的招工指标 但不向领导汇报 在招工问题上又片面强调某些文件条文 扯皮不止 直到11月8日 副市长专门催问市劳动局负责同志时 该局负责同志方知道组建市容监察大队一事 这才解决了招工问题 思考题 指出案例中反映出办公室管理存在的问题 并提出相应改进建议 案例三 陕西汉中市政府开会设迟到席日前 汉中市政府集中制定出台10项工作制度 其中包括以市政府名义召开的会议增设 迟到席 部门主要负责人外出须履行请假手续等 针对一些政府机关工作人员开会迟到 早退或无故缺席的现象 汉中市政府明确规定 以市政府名义召开的重要会议 均实行签到 参会单位必须严格按照会议通知要求的参会人员范围派人参加 不得随意替代 确因事不能参加 需向主持召开会议的市政府领导请假 经批准后 可授权他人参加 参会人员应按要求填写签到册 不得由他人代签 没有履行签到手续的 视为缺席会议 同时 对以市政府名义召开的重要会议会场增设 迟到席 凡迟到的参会人员在 迟到席 就坐 华商报 供稿新京报 评论 迟到席 能有多大杀伤力陕西省汉中市政府作出规定 以市政府名义召开的会议增设 迟到席 凡迟到的参会人员在 迟到席 就坐 5月4日华商报 新京报 成都商报 陕西汉中市政府开会设迟到席 参会迟到了 被 责罚 坐上 迟到席 乍一看是够利害的 人都要鼻子要脸的 凡有资格参加市府级会议 大小都是个官 只因迟到就被强行安排坐上 迟到席 这是够 狠 的 迟到者能不感到害怕 但细一想想 这能算什么 并不是什么大不了的事啊 因为 迟到坐上 迟到席 毕竟还有坐位 又没有挨上什么批评 事后也不会受到追究 对自己的利益并没有什么影响啊 再说 罚坐 迟到席 是个 风水轮流转 的活计 今天我不幸坐上了 明天或许是你坐上它 坐的人多了 时间长了 它又能够吓唬到谁呢 与迟到罚站 迟到挨批 迟到受处罚相比 汉中的 迟到席 就更像是只 软柿子 此前 昆明 仇和新政 让迟到者站着听会 在联想 创业期元老张祖祥开会迟到了 柳传志也给予罚站处罚 在军队 开会谁若迟到 挨批受罚的就会更重 汉中只给迟到者坐 迟到席 这对迟到者是够讲情面的了 开会迟到成风 涉及到会风 会议召集者当然感到生气 广东省委的一次全委会 竟有1 10的人员缺席 汪洋书记一怒之下提议立即整顿会风 依在下看来 会风不正原因很多 与其重视整顿会风 不如重视整顿会议 精简会议 做到可开可不开会议一律不开 质量不高的会议待挤去水分后才开 参会人员不对会议反感厌倦了 才有利于从源头上解决好会风不正的问题