金大洋公司合同管理制度(新).doc

合同管理制度1. 标准化1.1. 合同管理1.1.1. 总则1.1.1.1. 为加强对公司的合同管理，明确公司各部门及合同承办人在合同管理中的职责，预防法律风险，维护公司权益，特制定本制度。1.1.1.2. 公司所有合同的签订、履行、变更、解除，合同争议的处理、合同资料的用印、编号、存档等，均应遵守本制度，本制度未作规定的，应遵守国家相关规定。1.1.1.3. 凡以本公司名义与外界发生经济往来，经协商一致，均应订立合同。合同价款在人民币 元以上的，或者涉及业务合作、分期付款、售后服务、质量保证等均应采取书面形式，但购买零星办公用品等可即时结清无需签订书面合同的除外。1.1.2. 合同的定义：1.1.2.1. 本制度所称合同，是指公司与其他平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限于具有上述内容的“合同”、“协议”、“承诺函”、“确认函”、“解除合同通知”、“招标文件”、“中标通知书”等。1.1.2.2. 本制度所称内部标准合同范本，是指由法务主管或顾问律师起草并经公司认可后在公司范围内使用的标准合同。内部标准合同范本文本详见公司规范合同文本数据库。1.1.2.3. 本制度所称垄断性合同，是指公司与具有垄断地位的组织签订的合同，包括但不仅限于国有土地使用权出让合同、供用电合同、供用水合同、供用气合同等。1.1.3. 合同的分类根据本公司的行业特点、经营范围、供求关系和管理组织架构，对所有合同进行以下分类：人事行政类、财务类、设计类、工程类、营销类等。1.1.4. 合同的承办1.1.4.1. 本制度所称承办部门，是指按公司确定的部门职责分工规定具体负责合同的缔约谈判及合同签订后具体执行（或者监督执行）合同的部门。1.1.4.2. 本制度所称承办人，是指合同承办部门中具体负责合同的缔约谈判及合同签署后具体执行（或者监督执行）的人。1.1.4.3. 对于公司意义特别重大的合同（包括但不仅限于商品房买卖合同、土地买卖合同、房地产项目合作开发合同、房地产项目转让合同、股权转让或受让合同、企业兼并合同及其他投资合同等），由公司领导指定承办部门及承办人。1.1.4.4. 各类合同的承办部门、承办人详见合同的分类、承办、审批一览表1.1.5. 合同的拟订合同范本原则上由总公司专业部门组织起草，下列合同除外：1.1.5.1. 国家及省、市制定有合同范本的，如建设工程勘察、设计、施工、监理合同、商品房买卖合同，按规定要求须采用合同范本的，使用合同范本；按公司惯例在范本合同之外采用补充协议形式的，由合同承办人起草补充协议条款，按内部规范程序报批。1.1.5.2. 国家及省、市未制定合同范本而公司有内部成熟的样本合同的，采用内部样本合同；1.1.5.3. 对于公司具有特别重大意义的合同，包括但不限于房地产项目合作开发合同、房地产项目转让合同、股权转让或受让合同、企业兼并合同、商品房买卖合同补充协议等合同，由公司提请顾问律师起草。1.1.5.4. 应由承办人自行拟定合同条款的，必要时也可由对方当事人提交合同条款。1.1.5.6. 无论合同条款由谁起草及是否使用合同范本或内部标准合同，确定合同条款的基本要求是内容合法、完备、公平、不存在法律风险。1.1.5.7. 工程类(施工、监理、材料、设备)、设计、营销、造价咨询的起草与定稿责任划分。（需要补充）1.1.6. 合同的谈判1.1.6.1. 合同谈判，由承办部门负责组织进行，相关部门参加。重要合同的缔约谈判，应邀请法务（律师）参加。1.1.6.2. 合同谈判前，承办人应查清对方的主体资格。承办人对对方当事人主体资格有疑问的，可提交相关材料，提请法务（律师）审查。1.1.7. 合同的审批1.1.7.1. 本制度所称合同审批人，是指依公司规定行使合同审批权的人。1.1.7.2. 公司实行合同条款先行审查制度。承办人在确定合同条款、对方加盖公章前，应将拟采用的合同条款连同对方当事人主体资格证明材料，一并移交法务（律师）审查。1.1.7.3. 采用国家及省、市制定的合同范本、内部标准合同范本的，合同条款如有任何修改、补充，均应在合同报批前提交合同预算部审查。1.1.7.4. 承办人应依合同预算部或法务的意见对合同条款进行修改完善，不可更改的垄断性合同除外。1.1.7.5. 承办人在依上述规定确定合同条款后，应填写合同会签表，并备齐合同文本，报公司批准。合同审批权限，执行公司相关规定。1.1.7.6. 承办人在合同会签表中，应就合同签订的必要性、合同价款是否合理、合同内容是否完备、公平及其他需要说明的问题发表意见。1.1.7.7. 承办部门负责人在合同会签表中，应就合同签订的必要性、合同价款是否合理、合同内容是否完备、公平等问题发表意见；对有关专业内容不是非常熟悉的，可提请相关专业部门发表意见，接到请求的相关专业部门有义务就此发表书面意见。承办部门负责人发表意见后转入下一道审批程序。1.1.7.8. 财务部负责人主要就合同付款条件是否合理，合同价款是否准确、税收条款是否合法等问题发表意见后转入下一道审批程序。1.1.7.9. 各部门负责人主要就合同签订的必要性、合同价款是否合理、合同内容是否完备、公平等问题发表意见，同意签约后转法人代表审批，否则予以退回。1.1.7.10. 法人代表为合同批准人，其同意签约后，合同审批程序即完成，无需再报上级批准。1.1.7.11. 合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下各级审议人可并行同步审议。1.1.8. 合同的签订1.1.8.1. 合同批准人同意签约后，原则由对方优先签字盖章后再由合同批准人在合同文本上签字。如由其他人签署合同的，其必须持有法人代表签发、并由公司盖章的授权委托书，否则签字人无权签约。法人代表因特殊情况不能及时书面委托的，可电话委托，但事后应补办授权委托手续。1.1.8.2. 合同经批准后，承办人应负责落实合同的盖章手续。禁止出现只有公司盖章而无合同签字人签字的合同。1.1.8.3. 对方当事人如果是单位，其合同签字人应为其法定代表人（适用于法人单位）或负责人（适用于不具备法人资格但有营业执照的单位），该法定代表人或负责人原则上应与其营业执照或其他主体资格证明文件上载明的一致；如不一致，承办人应要求对方提供法定代表人或负责人身份证明书。如对方签约人非对方法定代表人或负责人，承办人在签署合同前应要求对方提供由其法定代表人或负责人签署的授权委托书原件并留存，否则不能认可对方签字的效力。1.1.8.4. 原件合同一式六份，甲方持四份，乙方持二份，公司持有的合同原件份数至少应为四份，其中一份交财务部， 一份交总经办，一份交合同预算部，一份合同承办部门。如合同涉及应报批准、登记后生效及合同涉及担保人等第三人的，还应相应增加用于报批、登记、提交担保人等第三人的合同原件份数。1.1.8.5. 如根据法律及合同约定，合同生效需提交各方股东会、董事会决议及需履行规定的批准、登记、公证等手续的，承办人应在合同签订后落实本公司的上述手续，并应要求对方履行上述手续，以促成合同的生效。1.1.8.6. 合同的存档管理由总经办负责。1.2. 合同文案管理规定1.2.1. 合同存档规定1.2.1.1. 总经办在完成合同盖章后将四份合同原件交合同预算部（报批报建类合同除外），合同预算部在合同签定后三个工作日内将合同原件交财务部、总经办和合同承办人各一份；1.2.1.2. 个人或部门借用合同原件，需经审批后方可借用；1.2.1.3. 公司所有合同作为保密文件进行归档存放，按合同分类进行登记、编号、PDF 版本建档、台帐数据建档，并根据合同执行及付款情况进行更新、跟踪、记录（预算执行情况表）。1.2.2. 合同存档经办职责1.2.2.1. 合同存档类别分为“设计类、工程类(施工、监理、材料、设备)、造价咨询类”。1.2.2.2. 合同预算部负责工程合同登记、编号、盖章、分发、PDF 版本建档、台帐数据建档等。1.2.2.3. 合同分发范围及要求：（需待补充）1.2.2.4. 合同预算部确定合同的编号规则；（需待商议补充优化）1.3. 合同范本规定1.3.1. 合同范本的编制遵循以下原则：1.3.1.1. 内容合法、完备、公平、不存在法律风险。1.3.1.2. 保证公司利益不受损害。1.3.1.3. 保证合同的原则性条款能被签约双方所接受。1.3.2. 合同范本的编制应在签约双方充分沟通的基础上进行，避免在合同会签阶段出现大面积的合同条款偏移。1.3.3. 国家及省、市制定有合同范本的，如建设工程勘察、设计、施工、监理合同，按规定要求须采用合同范本的，使用合同范本；1.3.4. 国家及省、市未制定合同范本而公司合同范本中有成熟合同范本的，采用内部合同范本，并应根据各项目的实际情况对合同范本进行调整。1.3.5. 用于工程招投标的合同范本，作为招标文件的附件，在发标前与招标文件一起报公司审批。1.3.6. 三方合同。三方合同分指定供货合同和指定分包合同，指定供货合同适用于对效果起关键作用的材料，如外墙面砖、外墙石材、地面砖、屋面瓦等；指定分包合同适用于有一定技术难度，必须二次深化设计的项目，如钢构、门窗、栏杆、外墙涂料等。具体的某一个项目，是否使用三方合同，应在招标技术方案内明确，三方合同范本随总包合同范本作为招标文件的附件，在发标前与招标文件一起报公司审批，发给投标单位。三方合同必须明确三方的责任、权利、付款、扣款及结算方式等。1.3.8. 应由承办人自行拟定合同条款的，必要时也可由对方当事人提交合同条款。1.3.9. 公司建立并在工作过程中不断积累和完善合同范本数据库。1.3.10. 按公司惯例无论是采用何种合同范本，或在范本合同之外采用补充协议形式，由合同承办人起草的补充协议条款，在签订前均必须按内部规范程序报批。1.3.11. 已经完成合同范本流转审批的，二次使用时不需经过合同范本审批流程。1.3.12. 合同范本的标准化：（需待补充）1.4. 合同会签规定1.4.1. 所有合同在谈判完后，合同签订前都必须经过合同会签程序。承办部门、承办人必须将拟签订的合同提交审批部门、审批人进行合同会签。1.4.2. 对于招标类合同，在评标会后，合同签订之前，承办部门、承办人根据招标结果，将被接受的合同偏离条款和投标单位的承诺条款及其它合同内容补充进合同。1.4.3. 合同承办部门不得将本应在同一合同中的项目故意分拆为两个或多个小额合同。1.4.4. 合同承办部门负责合同的变更、补充协议的起草和定稿。1.4.5. 每个月25 日合同预算部负责工程合同的汇总统计形成项目合同汇总表。1.5. 合同执行规定1.5.1. 合同生效后，在对方当事人没有违约的情况下，承办部门及承办人应严格按合同履行，树立本公司良好的商业信用。1.5.2. 合同履行过程中，承办部门及承办人应恪尽职守，妥善地处理合同事务，尽力维护公司利益。1.5.3. 合同履行过程中，承办部门及承办人应注意观察和了解对方当事人在主体资格及履约能力方面已发生或可能发生的不利变化，并及时向公司领导汇报。1.5.4. 对于合同约定应当由公司先履行义务的，承办部门及承办人如发现对方有下列情形之一，应立即将此事以报告形式向公司领导汇报，同时通报合同预算部。公司领导将在听取合同预算部及法务意见后决定是否中止履行合同：经营状况严重恶化； 转移财产、抽逃资金，以逃避债务； 丧失商业信誉； 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。1.5.5. 合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行, 执行部门、合同预算部、财务部三方相互复核和监督。1.6. 合同争议处理规定1.6.1. 合同履行过程中如发生争议，合同承办部门应会同法务与合同相关职能部门研究解决纠纷的办法。承办人应填写合同争议报告表，及时向公司报告。1.6.2. 合同发生纠纷时，承办人应根据公司意见首先采取协商、调解方式解决。必要时可邀请法务（律师）参加协商。协商或调解不成的，依法律规定或合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纷。1.6.3. 合同争议协商不成，公司决定以诉讼、仲裁方式解决的，承办人应及时整理合同资料，并将整理后的合同资料原件移交法务，由法务（律师）起诉、应诉。1.6.4. 合同纠纷处理完毕，法务、责任单位将纠纷处理结果报公司领导，并进行总结分析，力求避免类似法律纠纷再次发生。1.7. 合同变更规定1.7.1. 合同的变更，应在缔约双方平等、自愿、协商一致的前提下进行。1.7.2. 如缔约双方不能就合同变更达成一致意见，则按原合同条款执行。1.7.3. 已签约的合同，如有任何变更，承办人应按本制度规定在变更协议报批前，将变更协议条款提交合约招标中心进行审查，并应在合同条款确定后，按规定填写合同变更审批表报公司审批，审批同意后再进行合同变更的签订。1.8. 合同解除规定1.8.1. 合同执行过程中，如出现一方违约、或履约主体发生重大变化影响到合同继续履行、或给另一方带来履约风险的、和其它达到合同约定解除合同条件之一的情况，另一方可提出合同解除。1.8.2. 合同的单方解除，如由本公司提出，承办部门应在发出解除合同通知书前，报公司领导批准。公司领导将在听取法务（律师）的意见后作出决定。1.8.3. 合同的单方解除，如由对方提出，承办部门应在收到相关解除通知后立即将相关情况向公司领导汇报，同时向法务（律师）通报，公司领导将在听取承办部门、合同预算部、法务（律师）的意见后作出决定。1.8.4. 双方协商解除合同的，按合同争议处理。1.9. 合同终止、续签规定1.9.1. 合同终止是指签约双方正常履行合同完毕，且达到合同约定的所有终止条件（区别于合同解除之外的情况）。1.9.2. 合同终止后，合同承办部门、承办人应对合作单位和合同执行情况进行评估，并报合同管理部门备案。1.9.3. 合同续签是指当固定期限的合同到期后，双方当事人就合同的有效期限进行商谈，经过平等协商一致而续延合同期限的法律行为。1.9.4. 公司承办部门和承办人在合同到期的 30 天前（可视合同类别不同确定时间）与对方沟通，确认是否进行合同续签。双方同意续签后，由承办部门和承办人办理合同续签的审批程序，待合同续签经公司批准后，由承办部门和承办人具体办理合同的续签工作。1.10. 合约交底规定1.10.1. 为了加强合同执行部门对合同的理解，减少双方分歧，成本部应组织合同交底。1.10.2. 合同交底应在合同会签完毕，双方盖章签字生效后进行。1.10.3. 合同交底只针对合同相关条款进行解释说明，不能对合同内容进行实质性变更。1.10.4. 合同交底程序如下： 成本经理介绍双方现场代表互相认识； 供方代表提出疑议； 工程部经理提出疑议； 成本部经理对双方疑议作出解释说明； 合同交底单现场记录，三方现场签字，复印后各方留存一份，原件由合同预算部与招标文件一起留存。1.10.5. 合同交底由成本部经理主持，工程部经理、供方代表必须参加，不得缺席。合同会签流程：合同范本审批同意承办部门组织招投标、合同谈判承办部门承办人合同条款补充、调整施工、监理、材料由合同预算部负责合