重庆电信网络传真使用手册.doc

重庆电信网络传真用户使用手册目 录1一、产品简介32二、基本功能3三、使用指南33.1系统登录43.2传真用户功能73.2.1发送传真73.2.2收取传真143.2.3发件箱183.2.4通讯录管理193.2.5资料维护223.2.6归档管理233.2.7统计信息25一、产品简介网络传真业务是互联网和传统电话网相结合的高效传真收发业务，用户无需传真机，即可通过网络传真的网站实现与普通传真机之间的传真收发，可大幅度提高企业的办公效率、节约办公成本。二、基本功能 本业务具备传统传真的全部功能； 无需传真机，即可提供传统传真无法实现的强大扩展功能；1、 群发传真：通过网络可把一份传真同时发给多部传真机，支持多种格式的传真文件；2、 传真信使：能及时对收发方通过短信（灵通文字）、语音和Email多种方式报告传真收发状态；3、 联系人管理：可建立自己的传真联系人/单位通讯录，方便管理；4、 模板定制：可根据客户需求灵活设置传真发送模板；5、 子帐号管理：可根据企业内部组织机构办理开通子帐号功能，实现多个传真机的功能；6、 电子章管理：系统提供简单实用的电子盖章功能；7、 传真文档管理：用户可管理已发传真和接收传真历史文档。三、使用指南 用户申请的网络传真业务成功开通后，可以按照以下步骤操作即可实现传真收发。3.1 系统登录企业开通网络传真后，获得企业编号，用户名及密码登录地址：/，输入企业编号，用户名及密码即可以登录。3.1.1 账号授权操作（如果不做本次操作，将无法使用产品）1）登陆成功后显示如下界面：2）选择左方“功能菜单”列表中的“客户服务”栏，点击“启用ASP应用”，在中间板块中选中要启用的产品“网络传真”，点击保存。3）保存成功后，选择左边功能菜单中的“账号管理”，点击中间面板中“授权管理”下的“管理”按钮：在企业帐户授权中钩选产品，并点击“保存”按钮：4）保存成功后，选择左边“功能菜单”中的“客户服务”，点击“启用产品应用扩展服务”，在中间面板中钩选产品，并保存：保存完成后，刷新页面，或者重新登陆。3.1.2 正常登陆在左边功能菜单的应用管理中可看到网络传真图标点击网络传真图标,进入企业管理员管理界面该界面列出本企业内有权限使用网络传真的用户名单及绑定的网络传真号码在传真帐户对应的”传真号码”下拉菜单中选择可用的网络传真号码,点击”绑定传真”按钮,确认后,既可将传真帐户与网络传真号码绑定起来,然后点击”进入网络传真页面”即可使用网络传真用户功能。对于企业管理员,点击功能菜单中的网络传真图标进入上述企业管理员管理界面,而对于普通用户,无管理功能,将直接进入网络传真页面(前提是企业管理员已经给他绑定了网络传真号码)3.2 传真用户功能3.2.1 发送传真（WEB-FAX网络传真到普通传真，WEB-WEB网络传真到网络传真）1、 进入网络传真页面后默认为发送传真界面，或者点击左边菜单上的【发送传真】，也可进入发送传真界面。2、 在接收传真号码中填写要发送的传真号码。重庆本地023范围内的号码不加区号，多个号码以逗号隔开。3、 点击图标可从通讯录中导入传真号码点击组名前的选择框，可以选择该组的所有联系人。点击全选，可选择全部联系人。选择后点击【确定】，系统自动把相应的传真号码按格式填入文本框中。4、 点击“浏览”，可选择从xls文件中导入传真号码，xls文件中每个传真号码占一行5、 选择传真内容。可以选择在线输入内容，或选择已编辑好的文件。6、 点击“确定“后，系统对传真内容进行格式转换，转换为传真tif格式。转换成功：转换失败会出现相应的失败提示。发送类型默认为即时发送,也可点击”预约发送”,选择一个时间,定时发送.选择预约发送的传真,可通过点击左侧菜单中”定时传真”,查看,对未到时的任务,可以暂停或启动。传真文件可以点击”查看/保存”进行下载或预览。预览效果：7、 对于开通了传真子帐号的企业用户,会出现”指定评审人”选项,可选择企业内部其他帐号作为评审人,传真文件将首先发送到评审人处,待评审完成后才能发出.8、 “传真主题”默认为传真号码,可修改,方便用户收传真时通过主题了解传真大概内容,但仅仅在使用网络传真收取传真,在收件箱列表中可看到主题,发送到普通传真时,该主题无效,不会显示在传真内容中.9、 “短信通知内容”仅在接收者设置了”语音短信”或”文字短信”通知时有效,系统将通知内容以语音短信（支持小灵通/手机）或文字短信方式（仅支持小灵通）发送到接收方设置的电话上。10、 点击”发送”,发送传真。发送结果及日志可以在”发件箱”中查看。3.2.2 FAXWEB （普通传真到网络传真的发送）用户通过普通传真机向网络传真发送文件时，操作同发送普通传真无异。可作为普通用户向其他网络传真用户发送传真，也可作为网络传真用户通过传真机拨号登陆网络传真系统进行传真收发和管理。拨通网络传真号码xxxxxxxx后，系统语音提示内容为：1、向该信箱发送传真请按1号键，群发传真请按2号键，接收传真请按3号键，传真管理请按4号键。2、按1号键后，系统语音提示内容为：请直接按两位分机号码，或者直接按#发送到总机，查询具体分机号信息请按00。3、按#号键后，系统语音提示跟普通传真机提示音一致。4、按传真机“开始start”按钮，即可开始发送传真。 普通用户通过传真机向网络传真发送语音提示内容：向该信箱发送传真请按1号键，群发传真请按2号键，接收传真请按3号键，传真管理请按4号键拨号（他人的网络传真号）线路接通，系统播放一段语音提示跟随提示操作： 网络传真用户通过传真机发送拨号（用户自己的网络传真号）线路接通，系统播放同上语音提示跟随提示操作：按2号键，输入登陆密码（即网络传真帐户的密码），可“群发传真”，具体操作根据语音提示进行。3.2.2 收取传真网络传真用户收到的传真文件在系统里定期保存。在协议规定的期限内，用户可通过三种方式接收传真文件。、登陆网站接收传真；、外出办公（没有上网条件的情况下），通过普通传真机拨号（用户自己的网络传真号）登陆传真系统进行收发；、在定制传真信使服务后，可通过邮件通知接收传真。通过网络传真WEB界面收取传真用户点击菜单中”收件箱”按钮进入。如果页数大于1，则会显示分页控制栏。1、 按条件查询。可以按发送号码，发送时间段进行查询所收到的传真。对于时间输入，点击显示时间选择框，双击时间框则清除时间。以下同。2、 阅读传真。双击传真信件，或点击阅读图标，进入传真阅读页面。此窗口可查看当前传真的状态、发送号码、收取时间、传真文件内容信息，可以下载保存或预览，也可转发文件。 传真文件为TIF格式的图片，可直接打开。（装了OFFICE软件的WINDOWS操作系统自带Microsoft Office Document Imaging组件中打开。用户无需单独安装。）如下图： 用户在开通传真信使功能后,可设置接收传真的通知方式。当您作为被叫收到传真时, 不论是否登陆系统网站，我们都将通过传真信使及时通知您查收传真文件。3、 转发传真。点击【转发】按钮，进入转发传真的页面。与发送传真功能一致。4、 删除传真。点击，删除对应的传真。5、 对于收到的需要评审的传真,显示如下:点击签批按钮,可填写自己的签批意见签批结果选择”通过”,传真即可发出,原发件人也将收到通知,签批结果选择”否决”,传真不能发出,原发件人将收到通知签批意见处填写你的签批意见,若需转其他人审批,可在转交审批人处选择.选中传真附送签批内容,签批意见将作为传真文件中附加的一页,同原传真文件一起发出. 通过普通传真机接收传真在您未登陆网站的情况下（外出办公），可通过普通传真机拨号，登陆系统进行接收。具体操作如下：拨号（自己的网络传真号）线路接通，系统播放一段语音提示跟随提示操作：接收传真选择3号键，系统会提示输入用户密码（此密码必须为数字方可成功登陆），登陆后即可实现传真接收。通过普通传真机接收的网络传真文件，用户通过普通电话拨打网络传真号码后，系统会提示用户：向该信箱发送传真请按1号键，群发传真请按2号键，接收传真请按3号键-请输入密码,按#号键结束-共有x条传真-对方发送号码,发送时间*年*月*时*分*秒,接收请按0键，查询下一条请按#号键，查询上一条请按*号键，查询完毕，请按0键接收，以此类推。语音提示提示内容：向该信箱发送传真请按1号键，群发传真请按2号键，接收传真请按3号键，传真管理请按4号键通过邮件接收传真（需办理传真信使服务）用户需要在资料设置里添加自己的邮件地址。同时办理传真信使服务功能，在选择邮件通知方式后，系统将在您的传真接收提示邮件中，以附件形式发送接收的传真文件。（由于不同的邮件服务提供商的邮件服务器处理能力不同，邮件的接受成功率会有所不同）3.2.3 发件箱1、 点击菜单栏中”发件箱”进入,可查看发送传真日志2、 按条件查询可以按接收号码，发送时间段进行查询所收到的传真。3、 点击查看图标,查看日志4、 删除日志。点击，删除对应的日志。3.2.4 通讯录管理1、 点击通讯录管理,进入通讯录管理页面。2、 添加分组。企业主帐号可选分组类型为个人号码簿和企业共有号码簿,个人号码簿只有自己能够查看并修改,企业共有号码簿本企业不仅自己能够查看并修改,本企业内部所有用户都可查看,但不能修改；企业子帐号只能添加个人号码簿。3、 修改分组。点击列表页面上的，进入修改页面。4、 删除分组点击列表上的，删除对应分组。5、 添加联系人。6、如果没有联系人分组，则会提示需要先添加分组,再在分组中添加联系人.7、 修改联系人。点击联系人列表页面上的，进入修改页面。删除联系人点击联系人列表上的，删除对应的联系人。3.2.5 资料维护1、 用户点击菜单中【资料维护】,进入资料修改页面。重庆本地小灵通号码不加区号3、设置发送、接收传真时的通知方式。1、当您申请开通 “传真信使”收费服务后，可在“资料修改”里设置传真信使的通知方式。可修改用户email,传真通知方式,短信接收号码,通知邮件等信息(未开通传真信使的用户除外),修改后点击确定保存。 修改内容：用户姓名、Email、发送成功通知方式（包括小灵通通知方式、发送EMAIL通知、不通知、都通知四种选择）、接收传真通知方式（包括小灵通通知方式、发送EMAIL通知、不通知、都通知四种选择）、小灵通号码（重庆本地小灵通号码不加区号）、短信通知方式（分为文字短信和语音短信两种方式）、通知邮件（客户输入多个邮件，之间用逗号隔开）。以上设置完成后单击“确认”保存。 传真信使服务：传真信使将为用户提供自由定制的信使功能。在您未登陆系统网站的情况下，系统自动收到传真后，能及时按您预先设置的通知方式通知您。在“资料修改”里，设置“发送成功通知方式”、“接收传真通知方式”、“短信通知方式”，填写“小灵通号码”和“通知邮件”。下面以网络传真号码63787001和普通传真号码68066048之间发送为例进行说明：1. 短信方式提醒：目前只支持小灵通文字短信提醒方式。当用户通过网络传真发送或接收时，系统会提示用户传真收发状态。主叫发送号码为您申请号码“63787001”，此短信接收免费。如：网络传真63787001给其他传真号码（68066048）发送传真，系统会将发送状态的信息通知到用户指定的小灵通（此小灵通需要用户在网络传真平台“资料修改”模块中进行相应设置并选择“文字短信”的短信通知方式）上。小灵通手机显示文字为：“发给68066048的传真已发出。结果：发送成功。” 网络传真63787001收取传真时小灵通手机显示文字为：“收到68066048所发的传真。” 2. 电话方式提醒：目前支持小灵通、手机等电话提醒方式。用户选择短信通知方式为“语音短信”时，当传真发送成功时，系统会自动通过电话方式提醒用户设置的电话。如：网络传真号码63787001给68066048发送传真，其主叫号码显示为：63787001，语音内容为：“给68066048的传真发送成功。”当63787001收取68066048的传真时，系统提示语音内容为：“收到68066048所发的传真”。3.邮件方式提醒：系统通过邮件方式提示用户传真收发状态，同时传真内容以附件的形式包含在邮件内。用户选择提醒方式为“邮件”时，必须输入有效的邮箱地址。如：设置提示邮箱为 ：当网络传真号码63787001给普通传真68066048发送传真时，该邮箱收到发件人为“重庆电信网络传真”，主题为 “发给68066048的传真已发出。结果：发送成功。”的邮件，内容为“传真内容请参见附件”的邮件；当63787001收取68066048的传真时，该邮箱收到发件