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协同办公产品白皮书协同办公产品白皮书郑州鸿瑞软件科技有限公司目 录综 述3一、协同办公的体系结构41.1技术体系结构：41.2应用体系结构：41.3产品体系结构5二、协同办公功能概述621 CAP平台622 信息处理723 协同合作924 内部管理1125 安全及维护1126 信息交流12三、产品的特点143.1 通用：标准、易用、丰富143.2个性：灵活开放、自主管理143.3智能：表单多维分析、流程智能流转143.4安全：五级措施、内嵌认证143.5先进：思想领先、技术创新14四、产品技术优势154.1 基于SOA的平台化软件154.2四层架构：154.3兼容开放性：164.4可靠的群集结构：164.5模块化结构设计：164.6强大的客户端运算能力：16五、协同办公系统环境1751 运行环境最低要求1752 用户数范围与服务器配置对应表17综 述协同软件（Collaboration Software ）是一种“互相配合”的软件，主要作用是为了辅助多人、多组织共同完成管理事务， 协同参与者是多个人员与群组和多个应用系统。工作流管理WFM是协同软件的主要功能核心，协同软件在文档、行政、人事、项目、客户、财务、物流、生产等管理方面有广泛应用，协同OA、协同政务、协同商务是其主要综合应用方案。自二十世纪八十年代以来，全球信息技术飞速发展，尤其是因特网的出现和普及，使得信息技术得以迅速渗透到社会经济的各个领域，在知识经济时代，信息化建设已成为增强管理效率和管理执行力的重要手段。据权威IT研究机构Gartner的统计分析，由于协同软件最大程度地符合了因特网时代信息化管理要求，早在2001年美国协同软件市场份额已经达到3-5%，年增长率达15% 。由于协同软件应用广泛、投资回报率高、实施风险小，从2003年开始，协同软件已是全球范围用户应用软件采购最大热点，成为信息化首选应用软件。协同软件是定位于企业及政府单位信息化建设的核心软件平台，通过协同软件可以建立“工作流、信息流、物流、资金流”四流合一的信息化应用框架。借助Internet建立起网络上虚拟的工作场所，协同软件可以帮助企事业单位提高知识型员工的生产力，通过理顺和强化“战略、业务、人员”三大核心流程，加强知识文档、系统数据、公共信息、个人消息等方面的沟通能力，以增强企业和政府单位的管理执行力。使用协同软件的单位，将会体现出“连接Connection、沟通Communication、协同Collaboration、监控Control”4C 的IT应用成效，最大程度挖掘IT投资价值。数据来源：计算机世界市场调查机构目前，中国协同软件尚处在发展初期，从计算机世界（CCW）的市场调查数据来看，用户对于协同软件的需求居前三位的是：公文管理，占88.37%；信息共享，占86.63；日程管理，占73.84% 。协同软件以工作流为核心，动态表单和流程引擎是基础软件功能。协同软件立足现状、着眼未来，重点突出“公文和档案管理、通知公告等信息共享交流、个人及公共资源日程管理”，在最为普遍的OA（办公自动化）上，提供以工作流为核心的成熟、稳定应用方案，以快速实现“内部协同”的应用要求。同时，协同软件融入“大协同”应用思想，以国内首套SOA（面向服务架构）的CAP（协同应用平台）为依托，通过EAI（企业应用集成）和动态表单功能，帮助用户建立起以工作流为核心的协同商务和协同政务等，各项个性应用方案，以及实现多应用系统间的集成协作。一、协同办公的体系结构1.1技术体系结构：协同办公从设计到开发完全采用了SOA（面向服务架构）技术，整体的架构完全遵循SUN公司的J2EE规范，实际开发中大量采用了JAVA技术，例如：Servlet、Applet、JSP、JavaBean、JDBC Pool、JavaMail等，使得整个体系结构符合知识经济时代信息应用的发展趋势。 协同办公技术体系结构示意图协同办公采用模型、视图和控制器架构（MVC），模型提供应用业务逻辑（Enterprise Beans类）；视图则是其在屏幕上的显示（HTML页面、JSP页面）；控制器则是Servlet、JavaBeans类，它用于管理用户与视图发生的交互，采用MVC模型，将逻辑层和表示层分开以后，使得它们各自能够独立的变化，进而使得可维护性、可扩展性及可测试性方面得到很大的改善；通过将控制器和模型代码保持在视图之外，可以动态地决定表示的形式。1.2应用体系结构：协同办公应用体系结构示意图1.3产品体系结构协同办公的产品组合是一个多维的立体矩阵结构，其中“维度”就是看待产品的不同角度。协同办公产品组合的维度包括：功能模组、应用版本、应用方案的三维的立体矩阵组合。协同办公产品体系结构示意图其中，应用版本具体如下图所示：标准版 普及版 增加功能：档案管理、会议管理、信息及数据集成、表单流程和业务管理（提供预设应用模版：项目管理、人事管理、客户管理等、行政、物流、财务）。扩展插件Web Office 、电子印章、手机短信、RTX插件我的桌面：即时消息、值班管理、今日提醒办公门户：待办事宜、个人日程、电子考勤、新闻中心、规章制度、知识管理、网络硬盘、个人设定、电子签名、工作委托电子邮件：邮件收发存、名片夹、通讯组公文管理：收文、发文、传阅、签报资源预约：小汽车、会议室、办公用品、设备工作交流：公告、讨论、意见反馈、投票控制面板：模版管理、计算机管理、网络设置服务控制台：备份/还原、自动升级、端口设置 协同办公应用版本示意图二、协同办公功能概述21 CAP平台基于协同办公CAP（Collaboration Application Platform协同应用平台）的应用软件，在提供最佳业务实践参考数据的同时，向用户提供了一体化的基础功能架构，实现在互联网上协同应用的管理、运行和维护，更好地适应不断变化的应用环境和业务需求。所有软件系统全部在业务架构平台的基础上，用软件构件组装而成，使一个互联网应用系统能够在统一的数据模型支撑下，有机地分解为一组松散耦合的页面构件、展现流构件、服务构件、对象构件和数据构件。CAP平台技术架构示意图基于CAP的协同办公功能结构示意图22 信息处理(一) 待办事宜显示系统中各功能模块的最新更新或当前状态，为用户提供一个真正轻松而又有序的工作平台。待办事宜部分在办公门户的待办事宜中体现显示，部分以弹出框的形式提醒。 尚未阅读的邮件 尚未处理的公文 新的催办信息 将要执行的工作安排 新的拟归档档案 新的资源预约 尚未处理的档案借阅申请协同办公工作桌面示意图(二) 个人日程提供工作计划和工作日志管理,全功能的私人和团队日程安排。可设置约会、提醒信息、过期是否自动删除，可以按日、按周查看单位内所有员工的工作安排。信息提醒和日程安排公开范围功能使本系统更高效、更易于管理。提供自身工作日志纪录功能，可进行日常办公的工作摘要纪录，并提供强大的检索功能。(三) 电子考勤 以电子的方式，实现考勤记录，支持考勤地点的IP识别功能。(四) 档案借阅提供对收文、发文、会议、传阅、签报、人事及实物案卷和档案完整的检索及借阅管理方案。 案卷查询、档案查询、申请查询 档案借阅审批过程及状态信息 案卷建立及档案归档信息 严格的权限认证保护案卷及档案的安全(五) 资源预约使你可以更加有效地共享单位的公共资源（如车辆、办公设备、会议室、图书等），你可以查询可预约的资源状况，并可跟踪预约的整个审批过程，每一种资源均可设置不同的访问团队，使资源共享局限于特定的团队。(六) 表单填报根据用户定制的表单与工作流相结合，可以发起流转或提交审批，提供处理状态跟踪查看功能。 可以填报个性应用的管理表单，表单使用权限按部门、角色、人员分设定，表单内容权限细化到每一个项目内容，表单数量、内容不受限制 提供项目、财务、行政、客户、人事、物流，6大常规应用的最佳业务实践数据包，可直接启用，也可编辑后再启用协同办公表单预设表单种类及应用示意图(七) 知识管理提供了对在线文档的智能化管理，文档可以分类存放到预定的文件夹中，并可以为每一个文件夹设定可访问团队，确保文档资料的高度安全。支持团队成员自助式知识分散管理，又提供集中的维护功能，同时支持知识轮廓（公共分类）和知识私有化（个人文件夹）管理。 自动继承上级文件夹权限 共享范围可设置为团队及特定人员相结合 全文智能检索功能 支持知识的多关键词管理，多维管理知识内容(八) 网络硬盘存放公开的各类资料，可以无限制地由所有人员共享、下载，信息集成管理员具有维护网络硬盘的权限(九) 个人设定提供对个人帐号的维护及个性化设置。 更新帐号密码 设置委托人，自己的全部工作将由委托人去处理 更新登录图像及电子签名图像、密钥申请 选择个人使用的语言环境 选择个人喜欢的界面风格，包括：标准、庄重、淡雅、时尚、政务专用等预定风格，也可以自由定义新风格 选择个人适宜的消息提示方式，包括：小助手、Web消息、语音、腾讯通、短信、邮件 设置个人消息提示时间间隔 选择各种自己适宜的初始页，也可以自定义桌面和菜单，自定义工作台、业务管理菜单 查看自己的权限信息23 协同合作(一) 公文处理提供对日常工作中收文、发文、传阅件、签报从起草或登记直至最终的自动归档这一过程的相应动作处理、流向跟踪、公文催办及管理，并与工作流完美结合，提供极为灵活的控制方式。 公文起草或登记支持附件和HTML方式录入 内嵌完善的登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程管理，和起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理，以及传阅、签报的各步骤过程管理。 提供公文催办、过期未处理提醒、转交其它部门处理、处理完成后送公告板等功能 对于公文处理实现全过程记录、痕迹保留，可自动归入档案管理 公文处理过程中可查看执行情况及当前状态，提供强大的检索功能 公文流转过程可设置自由（手动）和自动（工作流）方式，也可以是自由和自动相结合的方式，公文可暂停、继续向后流转 支持普通应用与集成WEB OFFICE的高级应用并存，集成手写、印章功能 支持决定、请示、报告、通知、通报、批复、意见、函、纪要等不同类型公文模版的自由设定与调用 提供各类签稿的自由定义与即时查看协同办公公文管理示意图(二) 会议管理提供会议起草、会议审批、会议安排、会议通知、会议纪要、纪要审批、会议传达、拟归档、会议通知回复等各项处理，处理过程智能化。 会议通知可直接发送到集团任何单位中指定的用户 会议通知可加入日程安排 会议通知回复信息自动发送至会议组织单位，并可统计与会者相关信息 支持手工与自动处理方式(三) 表单流程提供灵活、强大的动态表单定制及处理功能，用户根据自己单位的特殊需求，进行一些表单定制工作，并可结合工作流进行定制表单的流转。提供强大的表单定制平台，复杂的个性化管理表单定制，无需软件开发商进行。 提供人事、行政、项目、财务、客户、物流六大最佳业务实践数据包 可快速建立网上报销、产品协同制造CPC、协同供应链等应用等应用方案 开发级的表单数据结构自由定义，对表单的使用、表单的作用范围及表单中各项目的作用范围都有严格的权限设定 表单项目类型有特殊设定功能，如当前日期、登录人姓名、登录人所属部门等 可以设定表单中各项目的排列顺序 可为表单中各项目设定处理人，与工作流结合进行流转 支持表单的高级模版显示 强大的表单流程步骤查看与检索功能，提供表单内容“关键字”提示功能 支持强大易用的报表查询和多维智能分析功能协同办公表单应用示意图(四) 工作流任何组织的运营都包含了许多的业务流程。建设各类信息系统的重要工作之一就是发现用户的工作流程，进行分析建模，并把它体现到信息系统的设计中。然而，传统的系统设计方式将业务流程以编码的方式固化在应用系统中，在业务流程和组织流程发生改变的情况下，需要将系统进行重新设计，造成重复投资。实际上，业务流程的改变是导致应用系统失效的最主要的原因。协同办公中的工作流设计思想使得上述情况发生了改变。应用系统的开发人员通过可视化的方式分析和设计流程，智能地定义公文流程、会议流程和表单流程。 工作流定义界面友好，简单易用，在图形化的“拖拖拉拉”之中轻松定义工作流程（包括任务、逻辑关系、处理方式及路线） 流程跟踪与监控机制 流转路径的智能化，同时支持复杂的公式定义和简洁的智能向导定义 提供流转过程中多种处理方式（直接指定处理人、按职务指定处理人及指定一组处理人） 支持多层级组织单位应用、多角色应用协同办公工作图形化定制示意图24 内部管理(一) 档案管理提供对单位档案的全套管理方案。 系统权限与档案管理权限相结合的安全体系 案卷的建立及查询 拟归档档案的提醒及自动归档 档案借阅申请的审批及查询 人事档案设定专密级别(二) 资源管理提供对单位的资源进行分类管理，资源管理员可以维护权限范围内的所有资源信息，同时也可以审批其他人的资源预约申请，对于资源管理员自己提出的预约申请，则需要资源备份管理员进行审批 资源信息的维护（增加、修改、删除、查询、统计） 资源预约申请的处理（批准或否决申请、取消审批、出借资源、填写使用记录） 动态跟踪资源分配情况及预约申请的当前状态25 安全及维护(一) 签名认证内嵌符合电子签名法要求的签名认证机制，系统对公文、会议及表单中需要审批处理的动作需要电子签名认证，以保证平台应用的高度安全性，整个签名认证过程由电子签名申请时下载到本地计算机上的认证磁盘文件和用户输入的认证码两部分组成，加密数据增加了时间戳，保证密纹不被非法用户破解。系统如果启用了高级编辑功能，还可以支持手写签名、笔迹留痕等签名、认证措施。(二) 控制面板系统管理员使用控制面板进行系统设置，管理用户、团队、权限、网络及用户邮箱空间，查看系统访问日志及用户使用情况统计报表。 用户管理（用户基本信息及权限信息、缺省权限信息、在线用户信息及工作组信息） 组织机构（部门设置及单位设置，自定义应用界面的标题、设定是否启用高级编辑） 公文类型的管理（收文、发文、传阅、签报） 事务类型（工作计划中的事务类型） 辅助设置（计算机管理、网络管理、邮箱及通讯组管理） 系统日志（访问日志、使用统计） 消息设置（即时通讯的警示、禁止、速率、删除等设置） Web Office的设置（基于WEB应用的高级编辑，支持将WORD、EXCLE的B/S应用，可设置电子签章等 ）(三) 运行控制台 系统网络IP地址设置 系统启动设置 数据库设置 数据备份与恢复26 信息交流(一) 电子邮件电子邮件模块允许您从世界的任何一个角落访问您的电子邮件。地址簿包含个人地址簿和单位内员工通讯录，支持收发内外部邮件。 电子邮件接收、发送、回复、保存 支持邮件附件 支持多个外部邮箱帐号 支持内部通讯组的群发 支持文本与HTML两种方式阅读邮件正文 支持邮件的优先级设置(二) 即时消息 完全基于B/S应用的即时消息应用，免除了点对点应用的安装麻烦，真正全面支持移动办公，实现团队成员的远程即时交流。 消息群发功能 消息过滤机制，敏感词汇的警告和禁止，保证聊天内容符合管理者的要求 按部门或者姓氏的快速检索(三) 信息集成提供信息化建设中信息共享方面的一整套应用解决方案，支持多级团队化的信息权限控制。 信息定制（信息采集、数据采集） 信息维护（共享文档、规章制度） 新闻中心，按新闻类别发布相关新闻 万事通（出行参考、邮政信息） 值班提醒（桌面显示的值班人员设置、提醒事项设置） 查看及维护所有人员的聊天记录 考勤信息的查看、检索(四) 工作交流为团队成员远程交流思想提供了一个便捷的平台，用户可以在一个共同的空间里阅读、发布、回答工作中产生的疑问与论点，加强交流。 可设定自动删除时限 可保留特定文章不被自动删除 支持同主题阅读 发表文章支持附件 提供便捷的检索功能(五) 意见反馈为团队成员提供一个广开言路的场所，倾听各阶层团队成员的工作建议与意见，有利于掌握团队成员的思想、情绪，为组织单位管理决策提供依据。 敞开式意见收集平台，团队化意见管理及维护 支持匿名发表意见三、产品的特点3.1 通用：标准、易用、丰富 提供符合国家公文、档案、电子签名等管理规范要求的标准化应用功能和模版 遵循WFMC（国际工作流管理联盟）制定的标准，工作流5大接口科学规范 工作表单和流程全部图形化定义，用“画板”的形式实现复杂管理 支持多媒体提醒功能，优化事务提醒机制，普通用户容易操作 自动安装配置环境、在线升级，完善的数据备份和系统运行监控功能 8大系统、360多项功能组合任意选配、即装即用，无缝集成MS Office、RTX 基于通用思想将管理抽象为“动态表单+流程引擎”，无限扩展应用 “零实施”启用普及型应用，导入最佳业务实践数据包快捷实施标准型应用 模块化程序结构，分部解析、逐步启用、平滑升级3.2个性：灵活开放、自主管理 SOA和柔性建模思想，基于业务语言、不用代码开发，建立个性化应用模型 工作事务与流程可以默认为一一对应，也可以多对一、一对多 流程引擎与应用程序均采用开放式接口，可与任意应用程序集成应用 普通操作者可自主选择和管理：菜单、桌面、色调风格等应用界面 每位操作者只要会用Office，就能自主设计和管理相关的工作表单和流程3.3智能：表单多维分析、流程智能流转 支持多维数据格式，采用符合操作习惯的界面展示在线智能分析 能够采集、整理异构系统数据，在B/S模式下发布成智能分析数据 支持同一数据表的多种分析方案，每一方案都提供多种立体分析图表 流程设计提供智能向导，人机对话形式实现复杂流程逻辑定义 流程分支的智能判断，流程处理者智能化动态选择3.4安全：五级措施、内嵌认证 用户级：内含国际流行的不可逆加密措施，用户的登陆口令受安全保护 操作级：权限控制到具体操作动作，提供内嵌式电子签名认证措施 数据级：集成数据库的安排措施，数据库的访问受密码保护，数据集中保护和备份 系统级：支持内外网物理隔离方式，提供用户访问日志和系统运行日志 网络级：提供IP地址屏蔽、在线用户查看等安全选项3.5先进：思想领先、技术创新 首先倡导“执行力”管理思想，应用功能围绕“战略、业务、人员”三大核心流程 唯一采用SOA软件开发思想，国内第一套平台化同类产品 独创支持业务建模的“动态表单”功能，首家采用CSS技术实现软件“换肤” 率先应用网格运算技术，实现“强客户端”的E2E软件应用架构四、产品技术优势4.1 基于SOA的平台化软件协同办公依据平台化软件应用思想，以SOA(Service-Oriented Architecture 面向服务架构)为开发理念。在由各类构件库组成的协同办公自主版权的CAP上，协同办公提供了表单、流程、消息等可独立运行的粗粒度应用，这些应用服务组成了行政、人事、客户等应用服务，这些应用服务可以在本地和远程应用，也可以与其他异构系统集成应用。协同办公SOA示意图 表单：也称为单据，用以记录管理涉及的内容，由若干个内容项目组成，是管理内容的主要载体。表单定制可一次性将表单的“数据表格式、显示模版、统计数据源”全部定制好，普通定制只需10分钟就可以定制完一张可立即启用的管理表单。协同办公表单服务部件支持任意复杂的表单显示形式，支持表单的计算与关联应用，能够从异构系统中抽取数据实现EAI。 流程：指定管理事项的处理人、处理动作，是管理过程的载体。协同办公的流程管理基于WFMC国际标准，通过直观、易用的图形化进行设置和展现。 报表：依据管理表单内容项目，编制各种类型的统计分析表格和图形。协同办公的报表管理支持BI型的多维表，操作简便易用，数据展现界面符合普通用户的应用习惯，能够从异构系统中抽取数据实现EAI，将原本不支持BI应用异构系统转换成支持BI应用。 消息：消息交互与提醒，包括电子邮件、即时会话、系统提醒等多种消息方式。协同办公提供了整合消息交互机制，电子邮件、即时会话等即能单独应用，又能成为系统运行中任务提醒的重要方式。4.2四层架构：协同办公采用四层B/S（浏览器/服务器）体系结构使得用户只需要通过浏览器即可轻松完成各种信息处理，简单易用，大大缩短了信息系统建立周期，节省管理费用，集中管理、统一维护、分类有序存放信息数据，使得系统维护、升级、扩充更方便，并且可针对集团组织单位组合和扩展迅速做出相应的系统调整和变化，极大的适应了用户在不同环境和条件下的需求； 协同办公四层B/S结构示意图4.3兼容开放性：遵照SOA（面向服务架构）理念开发的协同办公，基于SUN公司的J2EE平台，从而适用于多种操作系统（如：Windows NT/2000、Unix、Linux等）及多种数据库系统（如：MS SQL Server、Oracle、DB2、Sybase及Informix等）。系统同时兼容多种流行的应用插件，与Web Office 、RTX等无缝集成，提供“业务管理”菜单项任意挂接异构系统，流程中提供前驱、后继等外部流程节点活动的任意组合应用。 4.4可靠的群集结构：协同办公针对大型集团组织单位协同办公的特点提供了群集构架模式。支持公文、表单在集团各级组织单位间流转和