生产管理系统操作手册各矿.doc

龙煤集团股份有限公司双鸭山分公司龙煤集团股份有限公司双鸭山分公司 信息化建设工程信息化建设工程 生产管理系统操作手册生产管理系统操作手册 各矿 各矿 版本 修改状态 V2 0 受控状态 受控 非受控 总页数 18 密级秘密 编制审核 PMO 完成日期2011 年 12 月 1 日批准日期2011 年 12 月 4 日 二二 一一二二年年三三月月 目录 第第 1 章章系统运行环境系统运行环境 1 1 1客户端运行环境 1 第第 2 章章系统登录及初始化设置系统登录及初始化设置 2 2 1系统登录 2 2 2系统初始化 3 2 2 1修改密码 3 2 2 2安装 iweboffice 插件 4 2 2 3安装电子签章插件 5 2 2 4安装 flash 插件 7 第第 3 章章矿内发文矿内发文 9 3 1功能概述 9 3 2主要流程 9 3 3单位拟稿 10 3 4文件中心 14 3 5文件排版 17 3 6文件终审 19 3 7行文管理 22 第第 4 章章公文制发公文制发 27 4 1功能概述 27 4 2主要流程 27 4 3单位拟稿 28 4 4文件接收 33 4 5单位文件中心 34 第第 5 章章呈文管理呈文管理 38 5 1功能概述 38 5 2主要流程 38 5 3基层及部室呈文 38 5 4收文查阅 41 第第 6 章章公文归档公文归档 44 6 1功能概述 44 6 2主要流程 44 6 3文件查询 44 第第 7 章章通知公告及待办工作提醒通知公告及待办工作提醒 44 7 1通知公告 44 7 2待办工作提醒 45 第第第 1 1 1 章章章 系统系统系统运行环境运行环境运行环境 使用 协同办公管理系统 完成公文的制发 审批及查看 首先必须安装软件系统 安装软件 是指在的各矿机房服务器端上的安装 各客户端并不需要安装程序 只要接入 双矿局域网 利用 Windows XP 2003 7 等系统自带的 IE6 0 以上浏览器 就可以正常运行协 同办公管理系统 同时为了保障系统的功能正常使用 需要安装 Office2007 及上版本 并 安装协同办公管理系统提供的在线文档编辑插件和电子签章插件 所以 为了能够使用户充 分了解软件的运行环境 长期良好运行系统 必须注意本章提出的一些软硬件环境 1 1 客户端运行环境 硬件环境 建议配置 处理器应为 Pentium R 4 以上 含 或同级别处理器 512M 以上内存 1G 以 上可用硬盘空间 显示分辨率支持 1024 768 或更高版本 软件环境 操作系统 Microsoft Windows XP Sp1 或 Sp2 Microsoft Windows 2003 Server Sp1 或更高版本 Microsoft Windows 7 0 浏览器 InternetInternet ExplorerExplorer 6 06 0 或更高版本 办公软件 MicrosoftMicrosoft OfficeOffice 20072007 或 更高版本 Flash 播放器 Adobe flash Player 10 0 或更高版本 插件 协同办公管理系统网页中提供的插件 即 iweboffice 插件 电子签章插件 flash 插件 安装插件操作详见 2 2 节 第第第 2 2 2 章章章 系统登录及初始化设置系统登录及初始化设置系统登录及初始化设置 2 1 系统登录 协同办公管理系统作为双矿企业信息化管理平台其中一个子系统 访问方式为 打开本 地 IE 浏览器 在地址栏中输入访问地址后回车即可打开系统登录界面 如图 2 1 所示 图表 2 1 协同办公管理系统登录界面 首次使用协同办公管理系统 在登录界面输入初始的用户名和密码 使用之前注意机器的 IE 设置 要正常使用协同办公管理系统 需要关闭 IE 的弹出窗口 阻止程序 如图 2 2 所示 同时关闭第三方程序对 IE 弹出窗口的拦截 如雅虎助手 百度 搜索栏 soso 工具栏 QQ 珊瑚工具栏 新浪点点通 卡卡上网助手等 图表 2 2 关闭弹出窗口阻止程序 输入初始的用户名和密码后 单击 登录 按钮 系统打开如图 2 3 所示的协同办公系 统功能主界面 图表 2 3 协同办公管理系统功能主界面 2 2 系统初始化 2 2 1 修改密码 从安全角度出发 用户首次进入系统后首选要修改密码 而每个用户也应该定期的修改 密码 确保密码不会被泄漏 保证非法用户不能使用自己的用户名和密码登录系统 泄漏文 件信息 下边看看那如何修改用户的密码 在协同办公管理系统功能主界面单击 修改密码 进入 修改密码 页面 如图 2 4 所示 按照提示信息填写相应的内容 完成后单击 确定 按钮 提示密码修改成功 图表 2 4 修改用户密码 2 2 2 安装 iweboffice 插件 登录系统后 要正常的使用系统进行在线文档编辑 则需要安装在线文档编辑插件 第一步 登录系统后点击右上角的插件标签 如下图所示 图表 2 5 插件下载页面 第二步 在插件页面选择 iweboffice 插件 进行下载安装 如下图所示 图表 2 6 iweboffice 插件下载页面 第三步 选择 Setup exe 进行安装 安装后重新登录系统即可使用 图表 2 7 iweboffice 插件安装页面 2 2 3 安装电子签章插件 在系统使用中需要对文件进行电子盖章及查看已盖章的文件都需要进行电子签章插件 的安装 第一步 登录系统后点击右上角的插件标签 如下图所示 图表 2 8 插件下载页面 第二步 在插件页面选择 电子签章安装程序 最新 插件 进行下载安装 如下图所示 图表 2 9 电子签章插件下载页面 第三步 选择 Installer exe 进行安装 安装后重新登录系统即可使用 图表 2 10 电子签章安装页面 2 2 4 安装 flash 插件 在系统使用中需要进行文档上传 该功能需要 flash 插件的支持 第一步 登录系统后点击右上角的插件标签 如下图所示 图表 2 11 插件下载页面 第二步 在插件页面选择 flash 播放器 插件 进行下载安装 如下图所示 图表 2 12 flash 插件下载页面 第三步 选择运行进行安装 安装后重新登录系统即可使用 图表 2 13 flash 插件安装页面 第第第 3 3 3 章章章 矿内发文矿内发文矿内发文 3 1 功能概述 矿内发文主要实现矿内公文的拟稿 审批 行文等操作 针对矿办公室用户主要包括 单位拟稿 文件中心 文件排版 行政 文件排版 党委 文件终审 行文管理 单位拟稿 办公室拟稿人员通过该功能完成办公室拟稿登记的操作 文件中心 办公室初审通过的文件转到文件中心 办公室文书通过该功能完成文件的 后续转交审批操作 文件排版 文件排版人员通过该功能完成文件的排版 行政文件排版人员通过该功能 完成行政文件的排版 党委文件排版人员通过该功能完成党委文件的排版 文件终审 办公室终审人员通过该功能完成文件终审操作 行文管理 终审后的文件转到行文管理 该功能实现文件的盖章和行文下发的功能 3 2 主要流程 矿内办公室公文制发的流程主要包括 办公室拟稿 提交办公室初审 办公室提交矿长和书记审批 办公室排版校对 办公室行文下发 基 层单位和科室文件接收 具体流程如下图所示 矿内发文流程图 开始 结束 1 单位拟稿登记 拟稿 签批单 4 办公室初审 6 矿长或书记签 批 提交排版 7 行文 文号 套红头 11 下发公文 矿办公室 5 办公室主任签 批 3 矿分管领导签 批 8 制版 9 校对 10 校对2 2 科室或基层领 导签批 12 文件接收 基层和科室 拟稿人员 拟稿 转交 传送 转交 传送 通过 转交 通过 转交 通过 提提交交初初审审 图表 3 1 矿内发文流程图 3 3 单位拟稿 单位拟稿工作前 办公室拟稿人员首先要在 word 中完成拟稿文件的编写工作 将 编写完成的拟稿文件保存在本地 然后通过新增拟稿功能上传至办公系统 登陆系统 从左侧功能列表中选择 矿内发文 单位拟稿 功能 右侧会显 示单位拟稿画面 如图 3 2 所示 图表 3 2 单位拟稿主界面 拟稿 在单位拟稿画面点击 新建 按钮 弹出新增窗体 选择正确的签批单 党 委和行政 输入相关信息 点击 正文 上传已准备好的拟稿文件 点击确 定 完成单位拟稿信息的创建 如图 3 3 所示 图表 3 2 单位拟稿 新增 编辑 选中一条记录 点击编辑功能按钮 弹出编辑窗体 修改该文件相关信息后 点击确定 完成单位拟稿信息的编辑 如图 3 3 所示 图表 3 3 单位拟稿 编辑 删除 选中一条记录后 点击工具栏删除按钮 弹出删除窗体 点击是删除记录 点击否取消删除操作 如图 3 4 所示 提示 已审批的记录不能删除 提示 已审批的记录不能删除 图表 3 4 单位拟稿 删除 撤销转交 对提交初审后且领导还未进行审批的文件可以进行撤销转交 已经审批了的 文件不能进行撤销审批的操作 文件撤销后当前状态将回到拟稿状态 选择 一条记录点击 撤销转交 操作 领导还未审批的文件撤销到拟稿状态 如 图 3 5 所示 图表 3 3 单位拟稿 撤销转交 提交初审 选中一条记录 点击提交初审 当前状态会变为已提交到初审人员处 当前初 审人员为办公室副主任 已提交或已审批过的记录不能重复提交 如图 3 6 所 示 图表 3 4 单位拟稿 提交初审 查看文件 选中一条记录 点击查看文件按钮 可以查看文件的详细内容 也可直接点 击附件图标进行查看 还可以将文件另存到本地 如图 3 7 所示 图表 3 5 单位拟稿 查看文件 查看处理过程 可以查看该文件的审批处理过程 包括处理人 处理时间等 如图 3 8 所示 图表 3 6 单位拟稿 查看处理过程 3 4 文件中心 单位拟稿中点击提交初审后的文件都将加载到文件中心列表中 办公室通过该功能 完成文件后续的转交审批工作 并将文件提交排版 进行下一步的排版工作 登陆系统 在左侧功能列表中选择 矿内发文 文件中心 功能 右侧会显示 文件中心画面 记录背景色为绿色的为待办工作 记录背景色为红色的为急办的文件 记录背景色为黄色的为办结的文件 如图 3 9 所示 图表 3 7 文件中心主界面 转交 办公室文书根据文件的状态和文件的审批内容转交给相关领导审批 点击 转交 按钮在弹出的转交人列表页面选择要转交的领导 点击确定完成文件的转交 如 图 3 10 所示 图表 3 8 文件中心 转交 撤销转交 对转交错误的记录可以通过该功能撤销之前的转交操作 撤销转交后的文件回到 转交之前的状态 选择要撤销转交的文件点击 撤销转交 完成文件的撤销操作 审批通过的文件不能进行撤销转交操作 如图 3 11 所示 图表 3 9 文件中心 撤销转交 提交排版 全部走完审批流程的文件通过该功能提交排版 选择要提交排版的记录点击 提 交排版 操作 提交排版后该记录的提交排版状态变为 是 如图 3 12 所示 图表 3 10 文件中心 提交排版 查看处理过程 可以查看该文件的审批处理过程 包括处理人 处理时间等 选择一条记录点击 查看处理过程 在弹出画面中可以查看该文件的审批过程 如图 3 13 所示 图表 3 11 文件中心 查看处理过程 统计 统计不同领导需要待审批文件的个数 如图 3 14 所示 图表 3 12 文件中心 统计 3 5 文件排版 文件中心提交排版的页面转到文件排版界面 登陆系统 在左侧功能列表中选择 矿内发文 文件排版 功能 右侧会显示 文件排版画面 如图下图所示 图表 3 13 文件排版主界面 排版 在排版页面选择一条记录点击 排版 操作 在弹出的在线文件页面进行排版操 作 排版后点击保存并推出完成文件的排版 如下图所示 图表 3 14 文件排版 转终审 对已排版好的文件进行转交终审的操作 选择一条记录点击 转终审 该文件转 交到文件终审页面 如下图所示 图表 3 15 文件排版 转终审 查看处理过程 可以查看该文件的行文操作过程 包括操作类型 处理时间 处理结果等 如下 图所示 图表 3 16 文件排版 查看处理过程 3 6 文件终审 文件经过文件排版 行政 党委 后转终审到文件终审界面 登陆系统 在左侧功能列表中选择 矿内发文 文件终审 功能 右侧会显示 文件终审画面 如下图所示 图表 3 17 文件终审主页面 终审 对已排版的文件进行终审操作 在终审页面选择一条记录点击 终审 操作 可 审批该文件 也可保存在本地 如下图所示 图表 3 18 文件终审 转排版 对终审时还需要排版人员继续排版的可以进行转排版的操作 选择一条记录点击 转排版 该文件转交到文件排版页面 如下图所示 图表 3 19 文件终审 转排版 转发文 对终审通过的文件可以进行转发文操作 选择一条记录点击 转发文 该文件转 交到行文管理页面 如下图所示 图表 3 20 文件终审 转发文 查看处理过程 可以查看该文件的行文过程 包括操作类型 处理时间 处理结果等 如下图所 示 图表 3 21 文件终审 查看处理过程 3 7 行文管理 行文管理主要实现对已终审的文件进行盖章和下发操作 登陆系统 在左侧功能列表中选择 矿内发文 行文管理 功能 右侧会显示行 文管理画面 如下图所示 图表 3 22 行文管理主页面 行文登记 对于不通过系统进行审批和排版的文件 可以直接通过该功能上传文件下发给相 关单位 点击 行文登记 按钮 在行文登记页面录入相关信息并上传正文后完 成行文登记的操作 如下图所示 图表 3 23 行文管理 行文登记 行文下发 在行文管理页面选中要下发的文件 点击行文下发按钮 系统打开行文下发窗口 在行文下发窗口显示公文中指定的主送和抄送人员名单 根据该名单在用户列表 中选择相应的用户进行公文下发 完成下发后 通过点击页面列表公文记录的接 收状态可以查看公文接收状态 如下图所示 图表 3 24 行文管理 行文下发 撤销下发 选中一条行文下发的记录 点击撤销下发 在弹出撤销下发页面 选择需要撤销 下发的单位 点击表单上撤销下发按钮 取消对该单位文件的下发 如下图所示 图表 3 25 行文管理 撤销下发 撤销下发转终审 选中一条记录 点击撤销下发转终审 该记录将会重新返回到文件终审模块中 进行重新终审操作 再经转发文来到行文管理模块中 如下图所示 图表 3 26 行文管理 撤销下发转终审 办结归档 选中一条记录 点击办结归档按钮 列表的行文状态列会变成已归档 办结归档 的文件即进入公文归档 用户可以根据权限在公文归档功能页面中进行文件查询 具体 如下图所示 图表 3 27 行文管理 办结归档 查看处理过程 选中一条记录 点击查看处理过程按钮 弹出的表单中可以查看该文件的审批处 理过程 包括处理人 处理时间等 如下图所示 图表 3 28 行文管理 查看处理过程 盖章 选中一条记录 点击盖章按钮 在线打开要盖章的文件 选择要电子签章点击文 件中需要盖章的地方进行盖章 盖章完后点击保存并退出完成文件的盖章 如下 图所示 图表 3 29 行文管理 盖章 第第第 4 4 4 章章章 公文制发公文制发公文制发 4 1 功能概述 公文制发主要实现公司级文件的拟制 审批 提交局办初审 公司文件的接收 公 司文件的矿内传阅 针对办公室用户主要包括单位拟稿 文件接收 单位文件中心 3 个功能模块 单位拟稿 办公室文书直接拟稿 转交局分管领导审批 后提交局办公室初审 文件接收 接收到的局办公室发布的各种文件 套上矿内批办单 在矿内进行批办 单位文件中心 显示已套矿内批办单的公司文件 通过该功能实现文件的转交审批 办结 撤销办结等操作 4 2 主要流程 公司公文制发矿内部分主要流程为 矿内单位拟稿 转交本单位领导审批 转交矿分管领导审批 提交局办初审 查看处理状态 接收局 下发文件 具体流程如下图所示 1 1 办办公公室室 秘秘书书室室 3 3 矿矿长长或或书书记记批批 办办 行行文文下下发发 矿矿办办公公室室 文文件件中中心心 2 2 办办公公室室主主任任批批 办办 矿矿内内批批办办单单 传传送送 转转交交 传传送送 转转交交 公司公文制发流程图 局局办办公公室室 4 4 相相关关领领导导批批办办 传传送送 转转交交 结束 办办结结归归档档 单单位位拟拟稿稿 图表 4 1 公司公文制发流程图 4 3 单位拟稿 单位拟稿工作前 办公室拟稿人员首先要在 word 中完成拟稿文件的编写工作 将 编写完成的拟稿文件保存在本地 然后通过新增拟稿功能上传至办公系统 登陆系统 从左侧功能列表中选择 公文制发 单位拟稿 功能 右侧会显 示单位拟稿画面 如图 3 2 所示 图表 4 1 单位拟稿 新建 在单位拟稿画面点击 新建 按钮 弹出新增窗体 选择正确的公司签批单 党 委和行政 输入相关信息 点击 正文 上传已准备好的拟稿文件 点击确定 完成单位拟稿信息的创建 如下图所示 图表 4 2 单位拟稿新建 编辑 选中一条记录 点击编辑 弹出单位拟稿表单 修改相关信息后点击确定 完成操 作 如下图所示 图表 4 3 单位拟稿编辑 删除 选中一条记录后 点击工具栏删除按钮 弹出删除窗体 点击是删除记录 点击 否取消删除操作 如图 4 4 所示 图表 4 4 单位拟稿删除 提示 已审批的记录不能删除 提示 已审批的记录不能删除 转交处理 该功能主要实现文件转交审批的功能 选择一条记录点击 转交处理 在弹出 的转交人员列表中选择相关领导 点击确定 完成文件的转交操作 文件转交审 批后状态显示为该领导正在审批 如下图所示 图表 4 5 单位拟稿转交处理 撤销转交 对转交错误且领导还未进行审批的文件可以进行撤销转交 已经审批了的文件不 能进行撤销审批的操作 文件撤销后当前状态将回到转交处理操作之前的那个状 态 选择一条记录点击 撤销转交 操作 领导还未审批的文件撤销到上一个状 态 如下图所示 图表 4 6 单位拟稿撤销转交 提交初审 选中一条记录 点击提交初审 当前状态会变为已提交到局办公室初审 已 提交或已审批过的记录不能重复提交 正在审批的文件也不能提交初审 如下 图所示 图表 4 7 单位拟稿提交审批 查看文件 选中一条记录 点击查看文件可查阅该文件 或是点击附件列的 word 图标来 执行查看文件操作 如下图所示 图表 4 8 单位拟稿查看文件 查看处理过程 通过该功能可以查看该文件的当前的审批状态和审批处理过程 包括处理人 处理时间等 如下图所示 图表 4 9 单位拟稿查看处理过程 4 4 文件接收 文件接收主要实现局下发文件的在线接收和查看 登陆系统 在左侧功能列表中选择 公文制发 文件接收 功能 右侧会显示 文件接收画面 或者可以通过点击首页的待办公提醒相关链接也能打开文件接收列表 如下图所示 图表 4 10 文件接收 转单位内传阅 选中一条记录 选择对应的批办单 点击转单位内传阅按钮 列表中单位传 阅状态列变为已创建 已创建的文件已转至单位文件中心 如下图所示 图表 4 11 文件接收 转单位内传阅 4 5 单位文件中心 单位文件中心主要实现了局下发文件矿内的转交审批功能 登陆系统 在左侧功能列表中选择 公文制发 单位文件中心 功能 右侧会显 示单位文件中心画面 如下图所示 图表 4 13 单位文件中心 转交审批 选中要转交的公司下发文件 点击转交审批按钮 弹出转交人员列表 在转 交人员列表选择要转交的相关领导点击确定 完成文件的转交审批 该功能 可同时转交多人进行审批 具体如下图所示 图表 4 14 单位文件中心转交处理 撤销转交 转交错误的且领导还未审批的文件可以通过该功能进行撤销转交 选择一条 记录点击撤销转交 则领导还未审批的记录已撤销 具体如下图所示 图表 4 15 单位文件中心撤销转交 办结 对全部审批通过的文件进行办结操作 已办结的记录不能再进行转交操作 选中一条没有办结的记录 点击办结 完成该文件的办结操作 具体如下图 所示 图表 4 16 单位文件中心办结 撤销办结 对已经办结的文件进行撤销操作 选中一条需要撤销办结的记录 点击办结按钮 是否办结列的状态会变成否 如下图所示 图表 4 27 单位文件中心撤销办结 查看处理过程 选择一条记录点击查看处理过程可以查看该文件的审批处理过程 包括处理人 处理时间等 或者直接点击记录中的处理状态链接 如下图所示 图表 4 31 单位传阅文件查看处理过程 第第第 5 5 5 章章章 呈文管理呈文管理呈文管理 5 1 功能概述 呈文管理主要包括基层及部室呈文 收文查阅 收文查阅审批 基层及部室呈文 各基层或部室单位向上呈文 可登记 提交初审等操作 收文查阅 局办收到的龙煤或省里的文件传阅给各矿 进行矿内传阅批办 收文查阅审批 加载收文查阅中转交审批的文件 可执行浏览和审批操作 5 2 主要流程 协同办公 呈文管理 收文查阅 转交本单位领导审批 转交 矿分管领导审批 审批完成后接收文件 开始 结束 1 基层拟稿登记 拟稿 审批单 3 办公室初审 秘书室 5 总经理或书记 签批 提交初审 7 行文 文号 套红头 11 下发公文 办结归档 公司 文件 中心 4 办公室领导审 批 传送 传送 转交 传送 转交 基层拟稿公文制发流程图 基层 文件 中心 传送 2 局分管领导签 批传送 转交 6 会搞部门签批 可选 传送 转交 8 排版 9 校对 10 终审 主题 词 12 文件接收 5 3 基层及部室呈文 单位拟稿工作前 首先要在 word 中完成拟稿文件的编写工作 将编写完成的拟稿 word 文件保存在本地机器 以便上传方便 登陆系统 首先在页面上方选择 协同办公 然后从左侧功能列表中选择 呈文管理 基层及部室呈文 功能 右侧会显示基层及部室呈文画面 如图 5 1 所示 图表 5 1 呈文管理基层及部室呈文 登记 基层或部室呈文登记 向局呈文操作 如图 5 2 所示 输入呈文相关信息后 必须点击正文按钮 上传完成编写的拟稿输入呈文相关信息后 必须点击正文按钮 上传完成编写的拟稿 wordword 文件 文件 图表 5 2 基层及部室呈文登记 编辑 选中一条需要修改的记录 修改完信息后点击确定进行保存 删除 选中需要删除的记录 点击删除按钮 再弹出的表单中选择是删除记录 点击否取 消删除操作 具体如图 5 3 所示 图表 5 3 基层及部室呈文删除 提交初审 将公文提交分公司办公室初审 在文件列表中选中相应记录后 点击提交初审按 钮 即可完成文件提交初审 提交初审后 可以通过查看处理过程功能及时掌握 文件办理状态 具体如图 5 4 所示 图表 5 4 基层及部室呈文提交初审 撤销转交 对提交初审的文件进行撤销转交操作 文件的当前审批列的状态会变成空白 查看处理过程 可以查看该文