文件控制程序（经典作品）.doc

珠海有限公司程 序 文 件 编 号:GL-IP/DC01 版 号: A 生效日期: 2003/7/18GL-IP/DC01 文件控制程序本版修改记录修改状态日期修改原因及内容摘要修改人审核人批准人拟制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期：珠海有限公司程序文件标题： 文件控制程序 编 号：GL-IP/DC01 版 号：A 更改号：0 共 5 页 第 1 页 1、 目的 对质量/环境管理体系所要求的全部文件实施控制，确保文件处于正确完整状态，以保证质量管理体系的有效运行。 2、 适用范围 适用于公司内使用的质量/环境管理手册、程序文件、作业指导书及外来文件。 3、 职责 3.1 总经理负责质量/环境管理手册的批准与发布。 3.2 管理者代表负责主持质量/环境管理手册和程序文件的编制、实施、协调，保证文件的系统性、协调性、充分性和适用性，对文件内容负责解释，负责对质量/环境管理手册的审核、程序文件及作业指导书的批准。3.3 行政人事部负责质量/环境管理手册、程序文件、作业指导书的发放、修订、保管和实施检查工作。 3.4 管理者代表负责外来文件的批准与发布。3.5 生产技术部负责作业指导书的编制/审核及技术外来文件收集和管理工作。3.6 商务部负责客户资料及供应商资料的收集及管理3.7 行政人事部负责收集与质量/环境管理体系方面有关的法律法规等外来文件及相关的标准及公司内文件管理管理。 4、 引用文件 4.1 GB/T190012000 4.2.3 、GB/T24001-1996 4.4.5文件控制 4.2 珠海有限公司 质量/环境管理手册 4.2.3 /4.4.5文件控制 5、 工作程序 5.1 文件的分类 公司管理体系文件共分为质量/环境管理手册、程序文件、作业指导书、外来文件和记录四五大类。 5.1.1 质量/环境管理手册：规定组织质量/环境管理体系的文件；5.1.2 程序文件：为规定某项工作过程的途径时所形成的文件；珠海有限公司程序文件标题： 文件控制程序 编 号：GL-IP/DC01 版 号：A 更改号：0共 5 页 第 2 页 5.1.3 作业指导书：为规定产品的技术要求、操作方法和检验标准等形成的文件；5.1.4 外来文件：客户提供的产品技术资料、法律法规及其它具有参考作用的文件。5.1.5记录:标准中要求的记录及各过程实施所产生的记录。 5.2 文件的编号与版本控制 5.2.1 质量/环境管理手册的编号： GL - QEM - 01 序号 质量/环境管理手册代码 公司代号 5.2.2程序文件的编号： GLIP/NN - XX 文件流水号01、02、03 文件对应相应职能 程序文件代码 公司代号 NN代表：DC-文件控制；MA-管理职责；RS-人力资源控制；PR-产品实现；CH-测量分析改进；） XX代表：从01开始珠海有限公司程序文件标题： 文件控制程序 编 号：GL-IP/DC01 版 号：A 更改号：0 共 5 页 第 3 页 5.2.3 作业指导书编号 GL-WI/XX NN 流水编号部门代号 作业指导书代码公司代号 注解：XX表示部门代码 如：XZ-行政人事部； SW-商务部； CY-生产技术部； QC-行政人事部； HA-安全环境管委会 5.2.4记录编号 IR-YYY-XXN 版本号 流水编号 产生该份质量记录的文件编号 质量记录YYY代表程序文件号 XX代表流水号：从01开始 N代表版本号，初版为A，换版以字顺序递增。例：IR-IP/DC02-01 A意为该份质量记录是执行IP/DC02-01所产生的 第1份质量记录。版本为A，5.2.5 质量/环境管理手册、程序文件、作业指导书、质量记录的版本号采用A、B、C来控制；质量/环境管理手册各章节采用A、B、C控制；公司手册、程序文件的修改都采取换页的方式，其更改记录于相应文件的更改记录栏中,更改号初版为0，从0变为1，依次类推,经过5次修改后，A版文件修改后改为B。作业指导书和表格的更改采用直接换版的方式，每更改一次，版本号按字母顺序排列。5.3 文件的编制、审核和批准文件更改的标识：5.3.1 程序文件（IP）编写时必须明确列出编写的目的、适用范围、相关文件、职责、程序珠海有限公司程序文件标题： 文件控制程序 编 号：GL-IP/DC01 版 号：A 更改号：0共 5 页 第 4 页及相关记录；其它文件则根据实际编写情况确定是否要列明以上要求；5.3.2 质量/环境管理体系文件的编制、审核、批准职责详见“文件控制表”。5.4 文件的分发和标识 文件的分发应确保在对质量/环境管理体系有效运行中起重要作用的各个部门，都能得到相应文件的有效版本，文件的分发应实施控制，使用者接收的为受控版本，非使用只作参考的为非受控版本。5.4.1 公司所有受控的文件都应盖上受控章，没有总经理的批准，受控版本不得外借或外传；5.4.2 外送的文件需经总经理批准；5.4.3 公司所有受控的发文，行政人事部应存有原件；5.4.4 文件的分发表及分发清单；5.4.4.1行政人事部编制“文件分发表”，由管理者代表审批；5.4.4.2 行政人事部将文件按经批准的“文件分发表”进行复印分发；接收者在“文件分发清单”中签字以作为收文的依据；5.4.4.3 分发完成，将已签收的分发清单和相应的文件或资料一起存档；5.4.5 行政人事部文控员应定期制定文件的状态控制清单，以便识别现行文件的最新状态；5.4.5.1 文件的状态有变更时，行政人事部文控员应立即通知文件接收的相关部门，发放新的状态控制清单，以便使用单位对照，防止使用作废的文件；5.6 文件的使用及保存5.6.1 程序文件及技术文件各项规定均是本公司法规，一经正式发布，有关部门必须严格执行；5.6.2 文件的使用部门不得擅自复印文件，若为工作需要需临时复印文件应先向管理者代表申请，经批准同意后方可复印，同时做好相应标识，使用后应在行政人事部文控员的监督下及时销毁，以不影响文件系统运行为目的；5.6.3 对于相关部门需要自行复印分发到现场的文件，使用部门要建立相应的控制办法，保证现场文件的有效性与完整性；5.6.4 各部门所需要相关的文件放置于固定的地方，便于随时查找及使用；珠海有限公司程序文件标题： 文件控制程序 编 号：GL-IP/DC01 版 号：A 更改号：0 共 5 页 第 5页5.6.5 文件需妥善合理保存，并保持文件的完整、清洁、不丢失；5.7 文件的更改与作废5.7.1 根据使用部门和人员反馈的信息，当文件需要更改时，填写文件修改申请表经最高管理层（总经理）或管理者代表批准，由原编制部门（人员）进行更改，再次得到最高管理层（总经理）或委托管理者代表进行审阅批准，并进行标识；5.7.2文件更改后，应标明最新状态，简要的变更说明，经批准后按原受控分发范围进行分发； 5.7.3经批准作废的文件，文控员应及时向各部门收回销毁或经标识后保存，防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时，应对这些文件进行适当的标识; 5.7.4文件的存档者保留一套完整的不同版次的文件，并给出标识以供查考和追溯；5.8 外来文件的控制5.8.1 商务部对客户提供的产品图纸，说明书等技术资源进行收集与管理，并填报本部门的外来文件清单；5.8.2 生产技术部负责收集和保存产品标准的收集及与产品有关的标准等。5.8.4 行政人事部负责收集劳动法、安全保障法与环境有关的法律法规等。以上所有收集的资料，都归档到行政人事部并由行政人事部统一填写公司外来文件清单。5.9 记录的控制按照记录控制程序执行；6.0 相关记录IR-IP/DC01-01A 文件控制表IR-IP/DC01-02A 文件分发清单IR-IP/DC01-03A 文件状态控制清单IR-IP/DC01-04A 文件分发表IR-IP/DC01-05A 外来文件清单IR-IP/DC01-06A 文件修改申请表文 件 控 制 表文件编号：IR- IP/DC01-01A文件名称编 制审 核批 准A质量/环境方针目标管理者代表管理者代表总 经 理B质量/环境管理手册 文件编制小组管理者代表总 经 理C程序文件文件编制小组相关部门经理管理者代表D作业指导书生产技术部部门经理管理者代表E外来文件管理者代表文 件 分 发 清 单 文件编号：IR-IP/DC01-02A文 件 名 称编 号版 号是否 受控份数 /页次分发部门签 收日 期备 注文件状态控制清单 文件编号：IR-IP/DC01-03A文 件 名 称编 号版号页数发布日期使用状态备注正使用已作废已归档 文件分发表 文件编