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第六章、财务核算相关流程、制度、规范 第三节 财务结算管理一、商品合同审批流程1、合同签定的原则（1）、签定合同要遵守相关法律、法规，违法违规合同为无效合同。（2）、签定合同应遵循平等协商原则，不强加于任何人，也不接受任何人强加。（3）、不准签订口头合同，经常发生的合同要统一印制合同文本，也可以采用对方提供的文本。2、合同的种类，合同法规定有15种,我公司常用商品采购合同有以下三种：（1）、商品采购合同，即买卖合同，也称购销合同或采购合同（2）、联营合同（3）、租赁合同3、合同的订立（1）、双方主体（或当事人）的合法性、订立合同的当事人，必须是有法律规定的主体资格，即法定代表人的身份证明或虽不是法定代表人，但是有法人单位出具的授权委托书及本人身份证明。、必须提供有效的营业执照、税务登记、产品质量合格证、经营许可证、食品卫生许可证、药品经营许可证等。、从事经营活动专项法规规定的其他证明材料。（2）、与合同有关的函件、传真、电子邮件等作为合同的补充部分与合同有同等效力。（3）、合同的基本条款、当事人（主体）名称或姓名、住所；、标的，即权利、义务所指向的对象，如工程、货物、加工物、房屋、租金等；、数量及质量（标准或级别）；、检验标准和方式；、结算，明确结算方式、结算账期、发票种类及税率等；、价款或报酬，明确费用项目、扣点率、支付方式等；、履行期限、地点和方式；、违约责任；、争议或纠纷解决的方法；、其他约定条款。4、签订合同的要求（1）、签订合同必须严肃认真，平等互利，诚实信用，等价有偿，保证合法性、规范性和可操作性。（2）、书写合同，要字迹清晰，使用钢笔或碳素笔，内容完整，详细、定性准确，含义清楚明白，不得涂改，不搞口头承诺，也不接受对方的口头承诺。（3）、合同可使用统一印制的文本或对方提供的文本，要详细逐条审阅，无关条款或非双方达成一致的条款,要标明“不采用”字样；对空白表格要标明“空白”字样。（4）、同一供应商的每份合同要认真核对，保证各项条款完全一致。（5）、如与供应商签订合同或续签合同，还应注明供应商代码等。5、合同的传递及审批（1）、会签是订立合同的一个重要环节，各级领导在会签时，要认真审核把关。（2）、签订合同必须指定采购主管负责与供应商商谈，达成一致后,经采购经理、采购中心经理、采购总监审批,最后报请总经理审定批准。（3）、审核的内容包括：各项条款是否齐全，是否平等，企业权益是否得到保证，是否合法，证明文件是否合法，是否可行，是否规范。各级审核无误，即签字表示同意。（4）、合同审核会签结束，由总经理加盖合同专用章。（5）、合同签字、盖章齐全后，由采购中心商品部助理将合同整理齐全统一传给财务结算中心核算部经理。（6）、财务核算部经理除审核合同条款齐全、合法性等，还应审核有关财务结算的相关条款填写是否明确、三份合同是否完全一致，结算方式、结算账期、发票种类及税率、费用项目、扣点率、支付方式等项目是否明确，联营合同是否明确发票种类及税率，租赁合同是否明确扣率、保底及结算方式等是否明确。（7）、财务核算部经理如审核合同无法执行，即将合同返回采购中心商品部助理，由采购中心负责对合同进行修定，直至合同合格具有可行性。（8）、财务核算部经理审核合同合格可行，即在合同上签字同意执行。财务结算中心核算部留存一份作为履行的依据，其余合同返还采购中心商品部助理作采购留存。（9）、财务核算部经理将合同整理后，分组传各结算员分组传各会计员，会计结算员将合同各相关条款熟知，并严格执行。（10）、商品采购合同传至财务结算中心才具执行性，合同未经财务结算中心签收则视为无合同。6、合同的履行，签约是前提，执行是关键。（1）、合同的履行情况由签约部门负责,经常清理合同的履行情况,按规定的条款行使我方的权利义务,对方履行不力要及时联系督促,造成违约,要依法追究责任。（2）、合同履行过程中，发现因重大误解或显失公平的问题，一经发现即通知法律顾问依法处理，如未能发现并造成公司损失者，要追究相关人员的责任。7、合同的变更（1）、合同在履行过程中，由于条件变化，不能正常履行，经双方当事人协商，对合同的内容进行适当的调整，可签订补充合同。变更合同的内容或补充合同的审批程序，与原合同相同。补充合同具有同等的法律效力。（2）、签约一方主体变更的，必须提供相应的变更资料、证明文件，如工商变更核准通知书、变更后的营业执照副本、税务变更登记证明，银行的开户许可证等。8、合同的转让。合同一方主体变更，将合同权利、义务转让给第三人，必须经原合同双方主体和第三者（受让人）接受，转让才能成立。例如，供应商代理权的变更，应与新引进供应商签订合同，原合同宣告解除。新供应商必须持有有关证件。9、合同履行过程中出现纠纷，或在变更上出现争议，应及时通知法律顾问，并提供相关情况，寻找解决问题的最佳方法以尽早处理。10、合同的日常管理（1）、为了加强合同管理，在采购中心设立合同管理员负责合同的管理。财务结算中心由核算部会计结算员员分别负责合同管理，会计员结算员依合同将供应商合同信息及各项费用情况录入微机，并审核录入信息的正确与否。对执行不利的合同及时向采购中心反映情况，反映无效的可向总经理投诉。（2）、有关部门履行合同中，需要合同原件，可向合同管理员借阅。（3）、合同实行档案化管理，合同执行完毕后，采购中心合同由商品部负责归案，财务结算中心合同由会计员结算员将合同分类整理成卷，由核算部结算主管组织统一将合同移交档案室归档管理。一般合同执行完毕保存三年，重大合同永久保存。二、供应商结算制度（一）、供应商结算流程1、7天账期付款（1）、每周一会计员结算员制作供应商上周一至周日的结算单, 核对结算单不含税金额与应付账款同一期间段贷方发生额是否一致后，将结算单打印一联。（2）、每周一会计员结算员根据结算单填写付款申请书，注明供应商代码、供应商名称、付款日期、结算方式、结算单号、结算金额，并依据合同及供应商交费明细对有费用的供应商执行扣款，写明实际付款金额，将该供应商结算区间及上周一至周日的库存含税金额、含税销售成本金额填写在付款内容处，会计结算员确认后签字附供应商交费明细、结算单。（3）、每周一下午4.00之前由核算部主管结算主管审核结算单。（4）、每周二结算员将有扣款费用的供应商传给财务会计每周二会计员将有扣款费用的供应商传给财务会计，财务会计依据付款申请书上标明扣款金额及供应商交费明细开具扣款发票，发票开具后连同付款申请书传给结算员传给会计员。（5）、供应商在每周二10.00之后通过网上平台查询结算单对账，如果对账有问题，在每周三上午12.00之前与会计员结算员对账，正确后按照结算单的金额开具增值税发票，于每周三下午5.00之前将现款的增值税发票送到财务结算中心结算员处之前将现款的增值税发票送到财务结算中心会计员处。（6）、每周四上午10：00前由会计员结算员统一将本周现款付款申请书传采购中心商品部助理，经采购主管、采购经理、（采购中心经理、采购总监、）建议删除总经理审批签字。（7）、采购中心相关人员签字后，于每周四下午1.00前由采购中心商品部助理将签字齐全的付款申请书传回财务结算中心会计员结算员处。（8）、会计员结算员接到采购中心传回的付款申请书后，核对采购中心的审批意见，将不付款的供应商付款申请书撤出，重新整理，制作现款供应商付款统计表附在付款申请书上，传财务核算部经理审核签字后传财务结算中心经理审批签字。（8）、财务结算中心经理审批签字后，会计员结算员取回付款申请书，核对财务结算中心经理签字是否齐全，整理后，于周四下午4.00前将签字齐全的现款供应商付款统计表及后附付款申请书、扣款发票、供应商交费明细传结算室财务出纳处。（9）、每周五为结算日，出纳员根据会计员结算员制作的现款供应商付款统计表进行网上银行结算。（10）、支票结算的供应商出纳员开具支票后，将付款申请书及支票一同交财务会计审核，财务会计审核无误后，加盖“法人名章”，收回供应商签字的支票根，将支票根附在付款申请书上，将支票与扣款发票支付给供应商。（11）、出纳员取回网上银行的电子转帐凭证回执单后，核对回执单上的结算金额和现款供应商付款统计表上付款金额是否一致，并在扣款发票上和供应商交费明细表上加盖“财务专用章”，审核无误后连同付款申请书传会计员给结算员。（12）、会计员结算员将本次未结款付款申请书留存下周付款，依签字齐全已结款的付款申请书入账处理： 借：应付账款供应商 借：应交税费应交税金应交增值税进项税额 贷：其他业务收入费用项目 贷：银行存款（现金支票）或（针对预付供应商） 借：预付帐款供应商 贷：银行存款（支票）2、30天账期付款（1）、每月97日前结算员制作上月供应商的结算单, 核对结算单不含税金额与应付账款同一取间段贷方发生额一致后,将结算单打印出来,一式两联一联留存。（2）、结算员每月9日前将复写联结算单按供应商代码插入结算室票据箱对应栏。每月8日之前由核算部主管结算主管审核结算单。（3）、每月10日16日间供应商到结算室取结算单，对账。供应商在每月10日以后通过网上平台查询结算单，对账。供应商对账时，如果核对有问题，在对账期内与会计员结算员对账确认，正确后按结算单金额开具增值税发票，于每月的19日20日（逢周日顺延）间将增值税发票送至我公司。（4）、会计员每月结算员19日20日间接收到发票后，与留存的结算单核对并审核增值税发票是否合格，核对正确后由供应商在结算单上签字确认，会计员结算员依结算单及增值税发票为供应商开具付款申请书，一式两联，注明供应商代码、供应商名称、申请日期、付款日期、结算方式、结算单号、发票张数、发票号、结算金额，并在付款内容上注明货款月份及是否票折。付款申请书复写联交供应商作结算依据，会计结算员留存一联付款申请书附结算单及增值税发票作付款依据。（5）会计员、结算员负责依供应商增值税发票与供应商往来账款核对,在应付账款的贷方标明本次对账的次数及将要付款的不含税金额、增值税发票的不含税金额（是票折的标明不含税的票折金额）。核对无误后在付款申请书上标注付款不含税金额与增值税发票不含税金额,并签字确认。（6）、每月2423日（逢星期日提前一天）由会计员结算员将上月2423日本月2322日的供应商销售成本、库存、应付账款、预付账款由商友系统中导出。每月242524日会计员结算员依据本次付款的发票金额，按各组计算出本次付款前占用供应商资金情况，提出财务结算中心的付款意见。并依合同返利点、配送点、信息费店庆点列出本次付款的扣款费用金额，汇总制成本月账期付款发票传递统计表发票传递登记表。（7）、每月2625日中午12：00前会计员由结算主管将付款申请书按各个部组整理好附各组发票传账期付款发票传递统计表递登记表统一传至采购中心商品部助理，经采购主管、采购经理、采购中心经理、采购总监（建议删除）、总经理审核签字后，于2726日中午12:00前由商品部助理返给会计员结算主管。（8）会计员、结算员根据采购中心签字及付款意见将不付款的付款申请书撤出留至下期处理，并对各部组付款申请书重新进行整理，依据账期付款发票传递统计表发票传递登记表的合同扣款费用及供应商交费明细作费用计算扣除，在付款申请书上减去扣款金额，并注明实际结款金额，制作账期供应商付款费用统计表和账期供应商付款帐号统计表。（9）、每月2827日上午9：30前由会计员结算主管将整理好的各组付款申请书附账期付款费用统计表及账期供应商付款帐号统计表传财务结算中心核算部经理审核签字后传财务结算中心经理审核签字，中午12：00前传总经理审核签字。（10）、每月2928日上午9：30前由会计员结算主管将签字齐全的付款申请书附发票传递登记表账期供应商付款费用统计表及账期供应商付款帐号统计表供应商交费明细传结算室，由财务会计、出纳员作账期付款准备。（11）、次月3日前财务会计依据账期供应商付款费用统计表及供应商交费明细发票传递登记表及供应商交费明细为供应商开具扣款发票附在付款申请书上；出纳员依据账期供应商付款帐号统计表付款申请书上实际付款金额进行网上银行结算。开具支票（电汇及现金现金结算由出纳员在付款期内将付款金额汇入供应商指定的银行账户），加盖“财务专用章”，将支票附在付款申请书上）。（12）、附好扣款发票及支票的付款申请书由出纳员按供应商代码插入结算室票据箱对应栏中财务会计在扣款发票及供应商交费明细上加盖“财务发票专用章”，取供应商的发票联按供应商的代码放入财务结算室票据箱对应栏中。（13）、次月3-5日为供应商结款区间。供应商可以到结算室票据箱内持钥匙打开取扣款发票。支票结算的供应商持复写付款申请书到结算室结款。财务会计审核供应商所持付款申请书的结算日期等项目是否正确，并到票据箱中找到对应付款申请书及扣款发票、支票，审核无误后，由财务会计加盖“法人章”，收回供应商签字的支票根，将支票根附将付款申请书上，将支票与扣款发票支付给供应商。（14）、出纳员取回网上银行电子转帐凭证回执单后，核对回执单上的金额和账期供应商付款帐号统计表上的付款金额是否一致，审核无误后传给会计员结算员。（154）、结款次日出纳员将付完款付款申请书等传给结算员，会计员结算员依据签字齐全的所有票据作账务处理： 借：应付账款供应商 借：应交税金应交增值税进项税额 贷：其他业务收入费用项目 贷：银行存款（现金）或（发票提前入帐的） 借：预付帐款供应商 贷：银行存款 贷；其他业务收入3、 60天及90天账期付款供应商送发票日期为每次月的3-5日，其余流程及时间同30天账期付款。4、预付账款付款（1）、每周四早由采购中心采购主管制作订单，并填写付款申请书，注明供应商代码、供应商名称、付款日期、付款方式、付款金额，附在订单上，经采购主管、采购经理、采购中心经理、采购总监（删除）、总经理审核签字后，于每周四下午3：001.00前由商品部助理传到财务结算中心结算主管员处。（2）、会计员结算员对付款申请书进行审核，依合同的费用扣款及供应商交费用明细作扣款计算，并将前期已付货款的余额减去，将实际付款金额注明，并签字确认。，同时传给财务会计开具扣款发票。（3）、结算主管将付款申请书汇总，将本周实际预付款的供应商笔数、合计付款金额附在付款申请书上，传财务结算中心经理审批签字。会计员结算员将预付账款的供应商同七天账期付款的供应商并在一起制作现款供应商付款统计表附付款申请书上，传给财务结算中心核算部经理审核签字后传财务中心经理审核签字。（4）、财务结算中心经理审批签字后，会计员结算员取回付款申请书，核对财务结算中心经理的审批签字是否齐全意见，并将付款申请书整理后，于周四4：304.00前将签字齐全的付款申请书附合同扣款差价单扣款发票及供应商交费用明细传结算室财务出纳会计处。（5）、财务会计依据合同扣款差价单及供应商交费明细为有扣款费用的供应商开具扣款发票，发票开具后将所有付款申请书传出纳员处待付款。（6）、每周五为结算日，当天供应商到结算室结款，出纳员依付款申请书实际付款金额开具支票（电汇及现金结算由出纳员在付款期内将付款金额汇入供应商指定的银行账户），加盖“财务专用章”。出纳员根据会计员结算员制作的现款供应商付款统计报表进行网上银行结款。（7）、支票结算的供应商出纳员开具支票后，将付款申请书及支票一同交财务会计审核，财务会计审核无误后，加盖“法人名章”，收回供应商签字的支票根，将支票根附将付款申请书上，将支票与扣款发票支付给供应商。（8）、付款后当日下班前，由出纳员将当天已结款的付款申请书放到总经理办公室由总经理签字，次日早将未结款的付款申请书及签字齐全的已结款付款申请书传给结算员。出纳员取回网上银行的电子转帐凭证回执单后，核对回执单上的结算金额和现款供应商付款统计表上付款金额是否一致，并在扣款发票上和供应商交费明细表上加盖“财务转用章”，审核无误后连同付款声请书传给会计员结算员。（9）会计员、结算员将本次未结款付款申请书留存下周付款，依签字齐全已结款的付款申请书入账处理：借：预付账款供应商 贷：其他业务收入费用项目 贷：银行存款（现金）5、生鲜自采结款（1）、自采项目：果蔬、鲜肉、海鲜、鸡蛋（2）、采购中心生鲜自采部借款人填写借据写明借款金额、用途并签字，经生鲜自采部经理、采购中心经理、采购总监（删除）、总经理审核签字后，经财务结算中心经理审核签字，于每日下班前到结算室出纳员处借款。（3）、采购中心生鲜自采部借款人借款后的后一个工作日或隔一天的工作日下午填写付款申请书，后附一式两联验收单、手工进货单及供应商销货单一联，经生鲜自采部经理、采购中心经理、采购总监、总经理审核签字，由自采部借款人传财务结算中心会计员核算员，会计员核算员审核票据后一份留存，另一份签字传自采专管会计员结算员，核，结算员对账无误后签字传给生鲜自采部主管，由生鲜自采部负责采购相关人员签字确认再经财务结算中心经理审核签字。采购业务中心生鲜自采部借款人需每日到结算室结清前一个工作日或前两个工作日（外埠）的货款。（4）、采购业务中心生鲜自采部借款人自第二次借款起，借据按5.3.3.2上述要求填写借据，经生鲜自采部经理、采购中心经理、采购总监、总经理审核签字后，必须后附会计员结算员审核后的前一个工作日或前两个工作日（外埠）验收单、手工进货单及付款申请书，再到财务结算中心经理处签字，否则财务结算中心经理将不予签批借款。（5）、采购中心生鲜自采部借款人持所有签字齐全的票据到结算室出纳员处结款，出纳员审核其票据是否齐全、签字是否齐全，核对无误后按借据实际金额支付其现金。（6）、生鲜自采部借款人当日取款后，出纳员将借据留存，将付款申请书及验收单、手工进货单等票据传自采专管会计员结算员，由自采专管会计员结算员在当日下班前作入账处理： 借：预付账款供应商 贷：现金6、采购散油的预付款（1）、每周一、四由采购主管填写付款申请书，经采购主管、采购经理、采购中心经理、采购总监审核签字后，于上午10：00前于采购中心商品部助理将付款申请书传结算员。（2）、结算员对付款申请书金额进行审核，并签字确认，传财务经算中心经理审核签字。（3）、采购主管持签字齐全的付款申请书于上午11：30前到财务结算中心结算室出纳处领取支票。76、采购烟草及苏泊尔公司的预付（1）、每周一由采购主管填写付款申请书，经采购主管、采购经理、采购中心经理、采购总监、总经理审核签字后，于上午10：00前采购中心商品部助理将付款申请书传结算员传会计员。（2）、会计员结算员对付款申请书金额进行审核，并签字确认，传财务经算中心经理审核签字。（3）、会计员）、结算员将签字齐全的付款申请书于上午11：30前传出纳处付款。（4）、出纳员于当日依付款申请书金额将款项汇入指定账户。87、直营门店采购鲜肉、海鲜、果蔬、鸡蛋、烟草、盐的预付（1）、直营门店预先借备用金，以周为单位采购。每周采购结束后,由店长前台主管或前台班长填写付款申请书后附验收单、手工进货单，采购烟草和盐的门店还需附增值税发票，于每周二前传营运中心综合业务员。（2）、营运中心综合业务员于每周二上午10：00前将直营门店上传的付款申请书统一传到采购中心，经采购主管、采购经理、采购中心经理、采购总监、总经理审核签字。（3）、采购中心签字齐全后于每周二中午12：00前由商品部助理将付款申请书统一传财务结算中心结算员。（4）、会计员结算员对付款申请书金额及发票等票据进行审核，并签字确认，传财务经算中心经理审核签字。（5）、会计员结算员将签字齐全的付款申请书于下午4：30前传出纳处。（6）、出纳接到签字齐全的付款申请书,每周三从银行汇款到直营门店备用金存折,补齐备用金。98、特殊账期付款（1）、滚动账期：进下一批货前必须结清上一批货款。（2）、15天、20天账期: 按照此批进货日期的第15天、20天所在周的周五付款。（3）、合同约定的其他特殊账期付款：依当年实际签定的合同条款执行。（二）、供应商结算规范1、结算依据（1）、与供应商签订有效合同，明确结算条款。合同必须对供应商发票传递时间、发票种类、付款账期、支付手段、各项费用的测算等有关结算事项做出明确规定。（2）、合同文本由采购中心商品部助理传财务结算中心核算部经理，由总经理签字盖章。核算部经理审核签字后交各相关结算员，由结算员负责保管并在日常结算过程中作为执行依据。（3）、有关结算条款的修正，须经采购中心经理、采购总监、财务结算中心经理、总经理的签字方能生效。2、结算原则（1）、坚决执行合同。（2）、批结批清，月结月清，及时处理，定期检查。3、结算管控（1）、采购中心书面提请暂停结算、因商品质量、滞销、临期等原因须大量返货时，提请暂停结算。、因供应商不履行合同，提请暂停结算。、因将与供应商终止业务，提请暂停结算。、采购部门书面申提请需经采购主管、采购经理、采购中心经理、采购总监理、签字确认。账期付款的供应商于每月2826日、预付账款或现款的供应商于每周周三由采购中心商品部助理传财务结算中心结算员。（2）、财务结算中心书面提请暂停结算、结算票据违反合同，提请暂停结算。、账面预期出现红字，提请暂停结算。、通路费用等未按期缴纳，提请暂停结算。（3）、其他由供应商引起可能严重影响门店销售的原因出现时，暂停结算、供应商无合同。、供应商名称已变,但无变更通知。（4）、财务结算中心书面提请或应供应商引起的不付款须会计员结算员、核算部经理签字确认，账期付款的供应商于每月28日、预付账款或现款的供应商于每周周五传采购中心各相关人员签字确认；采购中心提出对部分供应商付款，必须经过采购经理、采购中心经理、采购总监、总经理签字确认，方可付款。4、财务账务调整（1）、验收单上商品的进货单价金额与供应商随货同行联的单价金额属整件四舍五入差额、联营商品扣率输错、直营门店未执行特价码销售商品等原因造成账面结转成本出现差错时，须调整成本。由会计员结算员填制调整凭证，经财务核算部经理签字后调账。（2）、供应商发票开错，补付现金时须调整成本。供应商付款后，会计员结算员依往来收据填制调整凭证，经财务核算部队建设经理签字后调账。（3）、因供应商票据组别分串、凭证制作串组或串供应商时，须调整往来账目。由会计员结算员填制调整凭证，经财务核算部经理签字后调账。（4）、因其他特殊原因须调账时，由会计员结算员填制调整凭证，经财务核算部经理签字后调账。5、供应商往来账红字处理（1）、每月9日前由财务结算中心会计员结算员将上月供应商往来账红字明细表汇总出来,并说明原因，一式两份，传核算部主管结算主管。（2）、核算部结算主管将各供应商往来账红字明细表汇总、检查，于每月10日将供应商往来账红字明细表通过OA传给采购主管、采购经理、采购中心经理、采购总监理。（3）、采购中心采购主管或采购经理对供应商往来账红字写出处理意见.并写明处理完成截止日期,以书面形式经采购经理、采购中心经理、采购总监签字确认，采购中心留存一份，于每月14日前由商品部助理传财务结算中心核算部主管结算主管一份。（4）、财务结算中心核算经理对采购中心过期未处理的往来账红字跟踪，并及时反馈至财务中心经理。三、应收账款管理制度 1、应收账款核算的依据（1）、加盟店必须与我公司签定加盟合同书。（2）、我公司给予加盟店的加盟店提货单及加盟店返货至配送中心的加盟店提货单（负数）都必须有加盟店和配送中心相关人员的签字确认。2、应收账款的入账时间及方法（1）、由于应收账款是因为赊销业务而产生的，因此其入账时间与确认销售收入的时间是一致的，它们的入账时间可以根据确认收入实现的时间来定。（2）、会计制度规定，销售商品收入只有同时符合以下四项条件并取得核算依据时，才能加以确认。、企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方。、企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施控制。、与交易相关的经济利益能够流入企业。、相关的收入和成本能够可靠地计量。（3）、科目处理：、商品发出，取得核算依据: 借：应收账款单位*加盟店贷：商品销售收入总部*配送仓*组贷：应交税金应交增值税销项税、收到加盟店返货，取得核算依据： 借：应收账款单位*加盟店 红字贷：商品销售收入总部*配送仓*组 红字贷：应交税金应交增值税销项税 红字、收回货款时:借：银行存款（或现金）贷：应收账款单位*加盟店3、应收账款收取（1）、为了防止购货人因破产、逃匿、死亡等原因，无法将应收账款收回，产生坏账，企业应定期清理应收账款。（2）、加盟店管理部对各加盟店货款及各项费用的收缴工作具有监督权和管理权，负责督促加盟店货款及各项费用的按时交纳，对违反公司规定的加盟店进行处罚。（3）、加盟店货款结算方式为总部网上发送，加盟店可通过网上公布信息或与总部财务结算中心核对货款。（4）、加盟店结算货款可到总部财务结算中心直接结算或通过银行汇款方式结算。时间为每周二至周四期间结算大上周周六至上周周五货款。（5）、财务结算中心于每周周四下班之前，将未按时结算的加盟店及其欠款明细列表传加盟店管理部，由加盟店管理员负责对加盟店货款进行催缴。（6）、如加盟店在规定时间内没有及时交纳货款，根据各加盟店与我公司签定的“货款结算协议”中的约定，每逾期一日加收5的滞纳金，由相关加盟店管理员负责追缴。（7）、财务结算中心于每周六下班前将仍未按规定时间交纳货款的加盟店及其欠款列明细表，经财务核算部经理签字后传递到加盟店管理部，由加盟店管理部主管签收。（8）、对拖欠货款或其他费用的加盟店，按合同约定交滞纳金。情况严重的，加盟店管理部有权对其停止供货或摘牌。（9）、加盟店在催缴后仍未能交纳所欠货款和滞纳金的，由加盟店管理部向加盟店、配送中心及财务结算中心下达“停止供货通知”，停止对欠款加盟店的供货。或者对加盟店下达“终止业务通知书”，限其在规定的时间内交纳所欠货款及其他费用，解除合同。（10）、接到“停止供货通知”的加盟店于规定时间内交纳所欠货款和滞纳金后，方可由加盟店管理部向配送中心及财务结算中心下达“恢复送货通知”，恢复加盟店的正常供货与结算。（11）、财务结算中心结算会计应每周对账财务结算中心专管会计员应每周对账，确保应收账款的及时、全额收回，并确保应收账款余额的准确。（12）、财务结算中心结算会计应定期将未达款项向上一级主管领导及相关经营部门汇报财务结算中心专管会计员应定期将未达款项向上一级主管领导及相关经营部门汇报，以便及时发现问题，采取措施。4、为确保应收账款及时催缴，各有关部门应配合做好如下工作。（1）、发展部负责新合同的签定及到期合同的续签，将货款结算办法、周期、收取滞纳金的比例等具体事宜全部列到合同中，保证所有加盟店合同统一性，以便财务结算中心在结算过程中有据可依。（2）、加盟店管理员在日常巡店工作中，要将总部相关的制度宣传到位，各加盟店须严格执行。（3）、加盟店管理部及配送中心要认真做好加盟店的供货和返货工作，在规定时间内处理加盟店各种票据，确保各种票据及时准确得到处理和流转，做到签字齐全。（4）、网络信息中心要按时发布信息，并确保信息内容真实、准确、齐全。（5）、对特殊情况，应及时通知有关人员，积极采取措施。四、预付账款结算控制规范 1、我公司应与供应商签订长期有效合同，明确结算条款。结算条款包含如下：（1）、按进货批次清理预付账款，不留余额；（2）、对个别主力供应商预付账款按批次清零有困难的（由采购中心部门经理把关批准），要坚持定期索要对账单对账（要有具体的时间）,并由双方财务部门互相确认；（3）、明确预付款后何时到货、何时出具增值税专用发票、何时返回或补付余款、何时对账、如何处理返货。2、预付账款申办、付款、结算手续（1）、采购主管每季末25日前提报次季度付款资金计划表，28日将签字齐全资金计划表传至相应结算员，漏报识为放弃下季度付款。（2）、季度付款资金计划表中列明组别、供应商代码、供应商名称、上年同期库存金额、本年库存计划金额(上限)、上年同期付款金额（由财务结算中心结算员确认提报）、本年付款计划金额，以及上一个月销售额。（3）、每月付款金额应控制在付款计划金额之内(即参照每季度的库存计划和付款计划) ，最多不超出计划10%，否则财务结算中心视为不合理付款不予批准。（4）、季度付款资金计划表由采购主管提报，经采购经理、采购中心经理、采购总监审批签字确认后，传财务结算中心经理审批，由商品部将签字齐全的季度付款资金计划表传给结算员，做为付款依据。（51）、采购中心订单的制作要切合实际，避免盲目要货，造成库存积压，应使库存商品保持合理库存状态。（62）、采购中心必须根据合同约定内容和订单金额填写付款申请书。付款申请书内容必须按要求填写齐全，如：供应商代码、供应商名称、申请日期、付款日期、付款金额、付款方式等；还应将近一周内的销售金额及付款前的库存金额注明；如遇特殊订货逢节假日备货的还应在付款申请书的内容栏内注明订货原因，采购主管需提供申请付款说明并有采购部门经理、采购总监、总经理、财务结算中心经理审核签字同意后填写付款申请书。如春节备货等。（73）、付款申请书填写齐全后附在订单及说明上，经采购主管、采购经理、采购总监、总经理、财务结算中心经理审核签字确认。（84）、预付账款结算流程参照供应商结算流程执行。3、各责任部门要坚持原则，严格按合同执行。（1）、采购中心合同签订要严密，所预付货款的商品必须存在活跃市场。（2）、采购中心谁申办谁负责，按合同执行预付账期，跟踪到货情况，配合财务结算中心及时索要发票及对账单，催促多余付款的返回及返货的处理。（3）、财务结算中心结算员要及时入账财务结算中心会计员要及时入账，入账科目、金额要准确无误。及时索要对账单及增值税专用发票，随时核对余额，确保帐务的准确无误。（4）、按合同规定，定期与供应商对账清理预付与应付往来账目，及时跟采购中心相关部门反映对账结果，并配合采购中心进行多余付款的追收。五、供应商各项费用收取管理规范 1、采购中心采购主管与供应商签订商品采购合同，规定各项通路费用收取区间及收费标准，或在合同执行过程中与供应商协商合作项目并按标准收取一定费用，由采购主管及时填写供应商应交费用明细。（1）、供应商应交费用明细一式三联，注明组别、供应商名称、供应商代码、交费项目、项目所属区间、交费金额、合计金额、交费时限（交费时限不可跨月份；如不是账扣费用，交费时限必须在当月的25日前）、发票开具单位。供应商应交费用明细如划改必须经采购部门经理以上人员签字确认。（2）、费用项目共包括返利、配送费、新品陈列费、陈列费、广告制作费、促管费、条码费、市场推广费、新店开办费、条码秤使用费、网络维护费、信息维护费、其他费用等，供应商应交费用明细的费用项目应填写清楚，并在交款内容处详细注明所交费用项目的明细内容。（3）、多个供应商的费用或分次交纳的费用不允许下在同一张供应商应交费用明细上，即同一张供应商应交费用明细只能一次性全额交付，不能分次或分供应商多次交付。（4）、供应商应交费用明细经采购主管签字确认，经部门经理、采购中心经理、采购总监签字确认，非固定交费项目还需供应商签字确认，如若供应商有特殊原因，无法在原单上签字，可发传真进行确认，并将确认函附在供应商应交费用明细后。（5）、陈列费用的供应商应交费用明细后应附陈列协议（供应商提供的陈列协议需确认盖章的，其他无附协议）、促管费的供应商应交费用明细后应附促销管理协议、新品陈列费后的供应商应交费用明细应附新品明细单。特殊签订协议的供应商应交费用明细上应注明“附协议”字样后附相关协议。所附相关协议必须与供应商应交费用明细同时传递，不允许下单后补协议。（6）、采购主管与供应商确认费用的交费方式及交费时间后，应严格控制执行。对于交费方式为现金、支票、电汇等非账扣费用的供应商费用，应及时与供应商沟通按时交费，确保费用按时全额收回。如特殊情况需更改交费方式或交费时间，由采购主管作书面申请注明更改原因及更改后的交费方式或交费时间，必须经采购总监及财务中心经理签字同意后方可更改。（7）、发票开具单位名称必须与合同相符，如不符在供应商应交费用明细上写明开具发票单位的名称。如特殊需要更改发票开具单位名头或费用项目，由采购主管作书面申请注明更改原因及更改后的发票开具单位名头或费用项目，必须经过采购总监及财务中心经理签字同意方可更改。（8）、若合同中约定的供应商货补费用或与供应商所谈的费用以货补的形式支付，则由采购主管在货到前与供应商确认，并填写供应商应交费用明细，一式三联，注明组别、供应商名称、供应商代码、交费项目、项目所属区间、交费金额、合计金额、交费时限（不可跨月份，即订单开始时间至结束时间必须在一个月内；如果供应商货到时间较长，必须由供应商提供加盖公章确认的货补期限证明文件），还需注明供应商所补货物的名称，代码，数量，单价，后附采购对供应商此笔货补商品所下的订单。货补供应商应交费用明细必须提前与供应商确认后下至财务结算中心，如采购主管漏下费用单或迟于物扣品验收后下供应商应交费用明细，则视为供应商临时搭赠商品，不计入应交费用内；如供应商合同中约定的货补费用分次送至，则由采购主管在供应商应交费用明细上注明合同中哪项费用的第几次货补，全年所到货金额应与合同约定一致。货补供应商应交费用明细经采购主管签字确认，经部门经理、采购中心经理、采购总监签字确认，非合同注明的供应商所给的货补费用还需供应商签字确认，如若供应商有特殊原因，无法在原单上签字，可发传真进行确认，并将确认函附在供应商应交费用明细后。2、采购中心商品部助理每日早10点前统一将采购各组签字齐全的供应商应交费用明细及陈列协议、促销管理协议、新品明细单、商品信息恢复明细单或其他协议一同传至财务结算中心核算部经理处。3、财务核算部经理审核其单据填写项目、签字是否齐全，供应商应交费用明细与所附的陈列协议、促销管理协议、新品明细单、商品信息恢复明细单或其他协议等单据的项目、金额是否一致，并签收。将供应商应交费用明细两联及陈列协议、促销管理协议、新品明细单、商品信息恢复明细单或其他协议的一联留存，供应商应交费用明细的存根联及陈列协议、促销管理协议、新品明细单、商品信息恢复明细单或其他协议的其他联于每日12：00前传财务结算中心经理签字。4、核算部经理将陈列协议、促销管理协议、新品明细单、商品信息恢复明细单或其他协议附一联在供应商应交费用明细后，并分组进行整理。将供应商应交费用明细的供应商组别、代码、名称、交费项目、金额、交费时间等项逐笔录入商友系统，并按张记录编号，以供查询对照。5、核算部经理将供应商应交费用明细录入商友系统后，打印一式两联的供应商扣款明细并附与之相对应的供应商应交费用明细于当日下午3：00前传给费用专管会计员结算员。6、费用专管会计员结算员核对供应商扣款明细与所附供应商应交费用明细是否相符，核对后在供应商应交费用明细及供应商扣款明细上签字确认。将附协议的一联供应商应交费用明细留存备案,待供应商交费时使用，未附协议的一联供应商应交费用明细传相关会计员结算员留存备查。7、费用专管会计员结算员核对供应商扣款明细与所附供应商应交费用明细后，于当日下午4：30前将当日已录入商友的供应商各项费用进行审核。8、费用专管会计员结算员按签收的供应商应交费用明细中的物扣单据录入Excel表制作供应商交费备忘录，以便货到后的费用统计。9、供应商交费：（1）、供应商非账期交费: 供应商在非账期时间来交相关通路费用时，由费用专管会计员结算员提供供应商应交费用明细，财务会计按供应商应交费用明细供应商名称及金额开具相应发票，将发票附供应商应交费用明细传出纳员依此收款。出纳员在收取每笔费用时都要有相应的供应商应交费用明细，并在供应商应交费用明细上加盖收讫印确认已收，收费后将已盖章的供应商应交费用明细传费用专管会计员结算员，发票联给供应商，记账联传财务会计作账务处理：借：现金（或银行存款）贷：其他业务收入*组供应商（2）、供应商账期扣款费用:、每月256日费用专管人员将手中245日前未收取的供应商应交费用明细按组整理。当月25日后所签收的供应商应交费用明细留待下月账期扣回。、每月256日费用专管结算会计员将未收取的供应商应交费用明细,与从商友中分组打印的供应商扣款明细相核对，核对无误后，将未收取供应商应交费用明细及商友打印供应商扣款明细传相关结算员作为账期扣款之用。、会计员结算员在做供应商账期付款申请书整理时，将对应供应商的供应商应交费用明细附在其付款申请书后，并在付款申请书付款金额处将费用扣除。应付账款无余额或不付款的供应商有扣款金额时,结算员于当月30日前将供应商应交费用明细退还费用专管会计员结算员，自动列入下个账期扣款。所有账期付款资料准备齐全后，由会计员结算员将整理好的票据传财务会计。、