如何做好办公室5S管理

如何做好办公室5S管理 在工作中常常会出现以下情况吗 a 急等要的东西找不到 心里特别烦燥 b 桌面上摆得零零乱乱 一进办公室空间有一种压抑感 c 没有用的东西堆了很多 处理掉又舍不得 不处理又占用空间 d 工作台面上有一大堆东西 理不清头绪 e 每次找一件东西 都要打开所有的抽屉箱柜狂翻 f 环境脏乱 使得上班人员情绪不佳 g 制订好的计划 事务一忙就 延误 了 h 仓库堆放混乱 帐 物不符 堆放长期不用的物品 占用大量空间 i 工作设备灰尘很厚 长时间未清扫 有用和无用的物品同时存放 活动场所变得很小 j 办公区域道路被堵塞 行人 搬运无法通过 如果每天都被这些小事缠绕 你的工作情绪就会受到影响 大大降低工作效率 解决上述 症状 的良方 推行5S管理 整理 整顿 清扫 清洁 素养的日语外来词汇的罗马文拼写时 它们的第一个字母都为S 所以日本人又称之为5S 5S起源于日本 指的是在生产现场中对人员 机器 材料 方法等生产要素进行有效管理 是日式企业独特的一种管理方法 现已被世界各国管理界认同及应用 1955年起源于日本安全始于整理终于整理整顿 50年代 60年代 70年代 80年代 90年代 21世纪 准时生产方式丰田公司 丰田精益生产方式成熟5S体系逐渐完善 5S体系书籍问世中国引进5S精益生产方式书籍问世 5S开始普及中国5S 7S等5S提升至新的高度 什么叫做5S 1 整理 SEIRI 2 整顿 SEITON 3 清扫 SEISO 4 清洁 SEIKETSU 5 修养 SHITSUKE 5S的发展 5S 7S 10S 6 节约 Save 7 安全 Safety 8 习惯化 Shiukanka 9 服务 Service 10 坚持 Shikoku 将工作场所内的所有物品区分为 有必要 没有必要 把有必要的东西留下来 没有必要的东西全部清除掉 要与不要一留一弃 腾出空间 空间活用 防止误用 误送 塑造清爽的办公场所 全面检查作业场 包括看得到的和看不到的制定需要和不需要的判别基准清除不需要物品制定废弃物处理方法每日自我检查 要有决心 不必要的物品应断然加以处理 这是5S的第一步 也是最重要的一步 把留下来的必要用的物品按规定位置摆放 并摆放整齐 加以明确的标识 科学布局取用快捷 工作场所一目了然 减少甚至消除找寻东西的时间 整整齐齐的工作环境 消除积压物品 防止浪费 要落实前一步骤的整理工作布置流程 确定放置场所规定放置方法划线定位标识场所物品 三定原则 定点 定量 定容 这是提高效率的基础 将工作场所内看得见的地方清扫干净 保持工作场所干净 亮丽 清除垃圾美化环境 继续前面2S的工作 稳定品质 减少工业环境伤害 建立清扫责任区人人参与 责任到人执行例行扫除 清理垃圾调查污染源 予以杜绝建立清扫基准 作为规范 这是办公现场管理最基础的内容 也是检测5S最直接的一个方式 这部分的内容是直接维持前面3S的成果 用 保洁 这两个字更清楚的表达这个4S的涵义和要点 既保持整洁 保持清洁 洁净环境贯彻到底 通过制度化来维持成果 并显现 异常 的所在 落实前3S工作制定考核方法制订公司有关规则 规定推动各种精神提升活动教育训练 核心内容 标准化 系统化 每位员工养成良好的习惯 培养积极主动的精神 并遵守规则做事 形成制度养成习惯 培养具有良好习惯并遵守规则的员工 营造团队精神 持续推动前4S至习惯化制定共同遵守的有关规则 规定教育训练推动各种精神提升活动 核心内容 习惯改变命运 5S活动是一套行之有效的管理方法 改善作业环境 提高作业效率 提高作业质量 鼓舞人员士气 提高全体员工持续改善的意识和能力 以及培养良好的工作和生活习惯 是其他管理活动有效开展的基石之一 良好的工作环境和工作氛围 再加上很有修养的合作伙伴 员工们可以集中精神 认认真真地干好本职工作 必然就能大大地提高效率 试想 如果员工们始终处于一个杂乱无序的工作环境中 情绪必然就会受到影响 情绪不高 干劲不大 又哪来的经济效益 所以推动5S 是促成效率提高的有效途径之一 步骤 现场检查 对工作现场进行全面检查 包括看到的和看不到的 区分必需品与非必需品 使用频率在每小时 每天 每周的物品即为必需品 清理非必需品 将必需品留下 非必需品移出工作区域 非必需品的处理 无使用价值 折价变卖 转移它用 有使用价值 特别处理 分类后出售 每天循环整理 日日做 时时做 1S 整理阶段 办公室文件整理标准 将不再使用的文件资料或破旧书籍 过期报纸等按要求废弃 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中 将经常使用的文件资料进行分类整理 整齐放于办公桌抽屉中 将正在使用的文件资料分为待处理 正处理 已处理三类 整齐放于办公桌面或文件筐内 做到需要的文件资料能快速找到 1S实例 办公区域 清理前 清理后 清理前 清理后 拿走不必要的物品将不必要物品移到归档系统或直接处理 1S实例 文件整理 删除不用的图标卸载不用的程序删除旧文件或将旧文件存档到CD上 清理前 清理后 将待处理 处理完的文件分开放置 步骤 分析现状 从物品的名称 分类 放置进行规范化 物品分类 根据物品特征进行分类 决定储存方法 物品存放进行定置管理 实现人与物最佳结合 实施 按照决定的储存方法 对物品进行存放 2S 整顿阶段 办公室个人区域物品摆放标准 桌面位置摆放 明确 待处理 已处理 位置 将电脑放置于桌面中央 主机箱放置于电脑桌面下方 以电脑中心位置为分界 电脑左侧位置为未处理文件 处理文件所需资等放置区 右侧为已处理文件 水杯 电话 鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内 放置成水平直角 留言条 记事贴位于电脑左下方处 下班后 将待处理的文件与已处理文件收集至一侧 保证桌面尽可能少而整齐 离开座位时 将椅子放置于电脑桌主机箱与抽屉之间 办公室公共区域物品摆放标准 桌面 地面 窗台 箱柜及办公设施上无水渍 印痕 杂物 灰尘及非必需品 办公设施 打印机 复印机 传真机 碎纸机 周围区域整洁有序 办公室墙面无过期张贴物 展示板要保持整洁 规矩 展示与工作相关的信息 并要及时更新 材料不随意堆放在办公桌上或椅子上 所有相关的物品都要集中放置 书柜 抽屉 办公用品区域要有适当的标识 电话线 电源线 网线布置安全 整齐 得当 整顿前 整顿后 简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西 目视化管理使你能进行 例外管理 即将主要精力和时间用来处理首次出现的 模糊随机 十分重要需要立即处理的非程序化问题 2S实例 办公区域 步骤 从工作岗位扫除一切垃圾灰尘 自己亲自动手 不留死角 清扫后检查 工作区干干净净 每天均要保持 整修 清扫中发现问题及时整修或保养 查明污垢的发生源 从根本上彻底解决 实施区域 实行区域卫生责任制 责任到人 制定相关的清扫标准 明确清扫的对象 方法 周期 使用工具 责任人等 3S 清扫阶段 办公区域清扫规范 1 办公室门要里外清洁 门框上无灰尘 2 地面及四周踢角干净 要显露本色 无灰尘 污迹 3 室内墙壁做到无污染 无爆皮 无蜘蛛网 墙上不许乱贴 乱画 乱挂 乱钉 4 窗玻璃干净透明 无水迹 雨迹 污迹 窗框洁净无污迹 窗台无杂物 无灰尘 门玻璃干净透亮 不挂贴报纸和海报 5 窗帘整齐洁净 无灰尘 悬挂整齐 6 灯具 电扇 空调 电脑 打印机等电器 表面洁净 无灰尘 各种电器开关 线路无灰尘 无安全隐患 办公区域清扫规范 8 文件柜顶 表面要保持洁净 无灰尘 无污迹 9 整理柜内物品分类摆放 要求个人用品叠放整齐 柜内 柜外 柜顶保持洁净 无灰尘 无杂物 10 办公桌面 挡板内外 长柜内外应保持洁净 无灰尘 无污迹 11 电话要擦拭干净 整齐放于办公桌横板处或办公桌面 电话线要整齐有序 不凌乱 12 垃圾筐要及时倾倒 不能装的太满 门后禁止存放垃圾 扫把 墩布 簸箕等清洁用具整齐放于门后 抹布可叠好放于盆架上 或整齐搭挂于门后 步骤 整理 区分工作区的必需品和非必需品 撤走各个岗位的非必需品 整顿 规定必需品的摆放场所 规定物品的摆放方法 粘贴规范统一的标识 将放置和识别的方法对员工进行说明 清扫并在地板上划出曲线 明确责任区及责任人 4S 清洁阶段 办公区域清洁标准 1 每天上班前5分钟对自己的卫生区进行清扫 2 上班时间随时保持 3 自我检查 对发现的不符合项随时整改 4 下班前整理好当天的资料 文件 票据 分类归档 5 下班后整理办公桌上的物品 放置整齐 整理好个人物品 定置存放 步骤 具备了成功的修养 成为他人的榜样 努力遵守规章制度 深刻理解各项规章制度 认真仔细的学习公司的各项规章制度 5S 素养阶段 在实行5S以后你会发现 可以及时拿到需要的东西随时