行政事务管理培训

金鸡体育用品有限公司 行政事务管理制度 Page 2 行政事务管理方针 管理目标 1 考勤管理制度 2 办公管理制度 3 出差管理制度 课程大纲 宿舍管理制度 4 5 Page 3 第一章行政事务管理 行政事务管理方针以最新 最好的服务提高行政管理质量以扩大市场营运加大产品销售量为中心提供快速 优质 可靠的后勤保障以认真负责的敬业精神 做好纵向沟通和横向协调工作团队合作 发挥公司行政管理的整体功能 行政事务管理目标拟定例行事务的实施计划表严格控制办公成本 物品管理无差错创建安全文明的公司环境 不发生重大安全事故 Page 4 为在公司中形成良好的工作作风 培养员工养成严谨 守时的工作态度 加强正确的行为约束 规范公司的规章制度 特制定本制度 适用于金鸡所有员工 金鸡人力资源部为本制度执行部门和监察部门 负责对考勤的考核与统计做出有关处理 第二章考勤管理制度 二 适用范围 三 执行部门 一 目的 Page 5 考勤内容 一 工作时间及假期1 员工上班时间 每天上午8 00 12 00 下午13 30 17 30 逢周日休息 2 法定节假日 元旦二天 春节 根据实际情况而定 清明节二天 劳动节二天 端午节一天 中秋节一天 国庆节二天 以上均为有薪假期 3 所有假期必须于当月休完 当月未休完过期不予补休 在休息期间如遇紧急事务或临时突发任务 必须服从公司安排 二 补休补休指员工以加班累计时数申请休息 补休以半天计算 申请补休的前提是不影响正常工作并有工作代理人 申请补休须填写 员工请假单 在 请假类别 一栏显示 补休假 经部门有权责主管签名交人资行政部核准 备查 补休须提前提出并完成审批手续 特殊情况经公司认可的除外 Page 6 考勤内容 三 打卡规定1 打卡时间 上班前30分钟内和下班后30分钟内为有效打卡时间 逾时者以实际情况给予处理 上下班打卡时间间隔应在30分钟以上 2 打卡时间超过上班时间5分钟以上半10分钟以内的 视为迟到 迟到一次主管级以下人员罚款10元 主管级以上 含主管级 人员罚款20元 每月晚到5分钟以内的情况达三次者 以迟到一次论处 每月迟到3次 含 以上者 以旷工一天论处 3 打卡时间超过上班时间10分钟并无正当理由或者无打卡记录的 以旷工半天论处 扣发一日日薪 每月无故旷工达三次者 另再按旷工一日计 扣发两日日薪 4 员工若有业务需要外出办理事务无法打卡 需填 补登卡申请表 交人力资源部人事专员处 延误打卡或漏打卡者需在三天内上交 补登卡申请表 统一交人事专员核查 超过三天视为无打卡记录 无打卡记录者每次扣罚50元 Page 7 考勤内容 5 公司考勤以考勤指纹机记录为准 发现缺勤半天或超半天无填写 补登卡申请表 的 亦按旷工论处 旷工以天起计 不足一天按一天计 6 早退 员工因病或其它原因需要早退的 须经主管许可 否则半小时内按迟到一次处理 超过半小时在一小时内的 按缺勤半天处理 超过一小时两小时以内的 按旷工半日处理 半天以上按一天处理 7 每月旷工超过三天者 除按两倍扣发日薪外 记大过一次 当月旷工达五天 全年旷工超过10天 或记大过三次者 予以开除 8 公司不提倡加班加点 确因工作需加班的 应事先填写 加班申请书 由部门经理 主管批准后方可加班 因工作特殊原因加班到24 00的 在次日早上可以休息两个小时 但是必须有打卡记录和部门主管申请 及总经办审批 否则以旷工处理 9 每月除公司规定的休假日或公假外 没有请假 旷工 迟到 早退记录的职工 公司将给予当月全勤奖金50元 Page 8 考勤内容 四 加班规定1 加班须打卡 否则不按加班计算 2 加班申请必须提前提出且必须征得所属部门负责人 人资部同意方可 申请加班必须至少2个小时 事先未经部门负责人及人资行政部批准备案而进行的延时工作及节假日工作 不计加班 3 工作天出差不计算加班 假日公差加班按照1天8小时计算 法定假期加班按照1天24小时计算 4 每季订货会的工作时间不可参照正常运作时间 超时工作 如连续通宵加班等 由公司根据实际情况统一给予加班员工补休一天 填写 员工加班申请单 交部门有权责主管签名后送人资行政部审批及备案 申请单须提前提出并提交人资行政部 外出公干的 允许最后期限为加班后上班的第一天 逾期无效 五 补卡规定 四 补卡规定1 补卡需填写 补卡申请单 注 仅限权于因公干外出及出差人员使用 未填写 补卡申请单 则视为未打卡或旷工 2 补卡时间 1 未打卡当日至次日为最佳补卡时间 超时未补卡 将不予承认 视为旷工 2 行政部公布 考勤明细 后三日内为最终的有效补卡时间 逾期无效 当事员工出差或本部门有效签字负责人出差的情况下另行处理 Page 9 考勤内容 六 请假规定1 任何类别的假期都需事先向其领导书面申请 经批准后方可正常休假 请假单 必须于休假前交到人力资源部备案 2 请假以半天为单位 请假应有工作代理人 且必须至少提前1天填写 请假单 3 凡连续请假超过一个星期 员工必须提前一个星期向部门负责人申请 4 员工一个月内请事假天数不能超过15天 一年内不能超过60天 请假按实际天数扣发工资 Page 10 主管级别以下 部门经理 5天 人力资源部备案主管级别以下 部门经理 5天 总经理 助理加批 人力资源部备案主管级别以上 总经理 助理审批 无论时间 员工若遇有急病或紧急突发事件等特殊情况无法事先填写 请假申请单 请假的 应在两小时以内电话通知本部门经理和人力资源部 事后补假应于请假当天或次日内由部门负责人签字认可 并由人力资源部做附注 方视为有效 超时再行补假 将不予承认 以旷工计算 请假审批程序 特殊情况处理 考勤内容 为加强员工职业化素养 提升员工职业化形象 以最佳的状态投入工作中 特制定本制度 目的 形象礼仪 服务规范 办公秩序 违规处理 第三章办公用品管理制度 Page 12 形象礼仪 1 公司职员应仪表整洁 大方注意自身涵养 不做不文雅的行为动作 2 男女职员工作期间严禁穿拖鞋 另男员工不得穿背心 短裤 女员工不得穿低胸 露背 超短裙 热裤 1 亲切招呼2 微笑服务 3 电话接听 接听电话时应使用敬语并自报公司名称及所属部门 语气温和文雅礼貌 禁止使用粗言秽语及不友善之词句 4 未经许可 任何人不得私带非公司人员进入办公区 以免影响公司正常运作 办公秩序 1 按规定时间上 下班 不得无故迟到 早退 旷工 上班期间任何人不得回宿舍 2 工作时间内不应无故离岗 串岗 不得闲聊 吃零食 听音乐 玩游戏 看电影 大声喧哗 确保办公环境的安静有序 3 办公室人员于上班时间需外出的 需开 外出申请单 经由部门主管 部门经理 签核签字后交于人力资源部存档 4 不允许在办公区域内用餐 服务规范 Page 13 违规处理 Page 14 Page 15 第四章出差管理制度 目的出差手续出差办理流程出差借支审批权限出差费用补贴标准 Page 16 1 公差的员工必须至少提前一天填写 出差申请单 所有长途出差人员 除填写 出差申请书 外 另必须附上 出差行程表 以便公司掌握其具体行程安排 2 如遇突发事件未能提前填单者可请本部门员工代劳 经部门及公司有权责主管批准后交人力资源部备案 3 因公司认可的特殊情况而未提前提出申请者 必须在出差后上班第二天提交 出差申请单 长途出差的必须附加 出差行程表 如出差后上班第二天未能提交 则按旷工处理 二 出差手续 一 目的 为使出差之考勤管理有章可循 明确出差流程 完善出差管理 特制定本规定 Page 17 三 出差办理程序 出差人员填写 部门负责人审核 经理批准 报行政部备案 借支单 出差申请单 财务支取费用 Page 18 四 出差借支审批权限规定 1 因出差需要借支的 应填写借支单 1 限额1000元以内 营销中心 由品牌营销总监 财务经理审批方可借支 其他部门 由部门经理审批后交由总经办审批方可借支 2 限额1000元以上2000元以下由部门负责人 财务经理审批后交总经办审批方可借支 相关领导不在公司 由财务经理电话请示并注明 X年X月X日X时X分电请示XX同意 字样出纳方可支付 3 2000元以上由部门负责人 财务经理审批后交由总经理审批方可借支 总经理不在公司 由副总代审批 两位都不在公司时 由财务经理电话请示并注明 X年X月X日X时X分电请示XX同意 字样出纳方可支付 2 借支仅适用于因公借支 因私借支直接由总经理审批 3 出差人员需对出差借款合理预算 按需借支 实际发生费用与借支金额的误差不得超过20 部门主管经理需对该职员的借款进行合理评估 否则负连带责任 4 借支原则 前款不清 后款不借 5 公司职员外出不得办理个人私事及进行与工作无关的活动 否则差旅费自负 并作旷工处理 Page 19 五 出差费用补贴标准 乘坐火车6小时以内购硬座票 6小时以上购硬卧票 特殊情况需乘飞机者 需事前书面申请经总经理批同意后 方可购票并单独报销 出差不得报销小型出租车费用 若遇特殊情况 须事先请示部门同意 报销时必须在票上注明出行路线及事由 部门经理签字确认 最多一天只能两次 填写超标费用申请表上报审批并单独报销 并且每个部门每月的出租车报销最高限额为150元 超过的不予报销 属部门主管经理管理工作不到位 一 交通标准公司员工前往目的地乘坐各种交通工具不得超过下列标准 Page 20 出差费用补贴标准 在泉州市内 在加盟商所在的地区 出差的 且出差实际工作时间为早上八点至晚上六点的 公司给予20元 天餐费补贴 若在中午后出差 并在晚上六点前办完事情 则不予补贴 以车票 自己注明时间和地点 和前台签字为准 市内公共汽车车费实报实销 部门经理主管审批下属出差时须评估与协调好 Page 21 第五章宿舍管理制度 一 目的 为规范公司管理 营造安全 舒适 卫生 优美的良好集体生活环境 特制定如下规定 二 人力资源部为本制度执行部门 总公司行政部为本制度的监察部门 三 宿舍制度 1 申请住宿条件 员工于辖区内无适当住所或交通不便者 可申请住宿 2 宿舍住宿人员由行政部一安排 任何人员不得随意更换宿舍及床位 如如遇公司住房紧张需做调配时 所有入住人员均须无条件服从公司统一调配 Page 22 宿舍管理制度 3 宿舍分为单身宿舍 夫妻房 集体宿舍三种 单身宿舍的分配原则依据职务分配 分配资格为部门主管 经理级以上人员 夫妻房的分配资格则要求夫妻双方均在公司任职达半年 含 以上 如双方未同时入职 则需于入职人员试用期过后予以调整 所有人住夫妻房人员必须向行政部提供有效之结婚证明原件查阅 缴交复印件存档 否则不具备享受此项福利之资格 4 宿舍为公司提供为员工的福利待遇 请爱护宿舍内的公共财物 因人为原因或使用不当造成损坏所产生的维修费由宿舍成员共同承担 5 公司全体入住人员须同时保持宿舍区的整洁卫生 宿舍内部及门前由各位住宿员工负责打扫 请自行将垃圾整理好并放置于楼道大垃圾桶内 由清洁工每天清除一次 严禁将垃圾搁置在走道上 一经发现 首次将予以书面警告处分 再犯予以罚款20元 次 费用由同宿舍内人员共同分摊 此费用在工资中体现 6 公司统一供应水电 用电量规定每月不得超过30度 如有超出 超出部分之费用则由该宿舍全体人员平均分摊 次费用在工资体现 节约用水 安全用电 Page 23 宿舍管理制度 7 所有住宿人员如离职或中途外住需搬离宿舍的 需至行政部开 物品放行单 经由同宿舍人员签核后于下班时间方可搬离宿舍 保安依