WI-7.5.1-4-04物业管理相关费用收缴工作规程.doc

工作规程物业管理相关费用收缴工作规程文件编号：LS/ WI-7.5.1-4-04版本状态：A/0页 码：3 / 31 目的保证计收费的准确及时，规范物业管理服务收费行为。2 范围适用于公司所管辖物业区范围内的计收费工作。3 职责3.1 物业服务中心经理负责审核面积窗口表（含空置房）和车位数报表；3.2 财务管理部主管会计负责复核审核月报表、窗口表（含空置房）、停车位数表和减免表；3.3 财务出纳负责各物业服务中心收费单据的核收；3.4 物业服务中心财务内勤负责计收费的操作及收费。4 程序4.1 物业服务中心经理应在运营管理部经理指导下在新接物业入伙前1个月，随带公司营业执照复印件、资质证书复印件、物业管理服务合同、物业管理方案向物价局，进行物业管理费、停车费等收费标准申报或备案工作。4.2 接管新项目15日内物业服务中心须向公司财务管理部提供物业管理区域面积窗口表、停车车位数等相关收费项目表；4.3 各物业服务中心无论收取何种费用均需开具加盖公司财务专用章的发票或专用收款收据；4.4 发票或专用收款收据的开具必须严格按标准操作，即：房号（单位）、日期、收费项目、数量、单价、金额（大小写）等齐全规范；4.5 收款金额无论多少均需当日送交公司财务管理部或者银行；4.6 公司出纳与物业服务中心财务内勤款项交接均为现金交款单或银行转账支票（进账单）。发票或收据存根联必须有公司出纳的签名或盖章；4.7 各物业服务中心财务内勤必须建立清晰、完整的收费台账；并按规定的时间上报物业服务收费情况月报表至公司财务管理部；4.8 如客户有特殊情况需要减免费用的，须经地产相关领导或者物业公司总经理批准(以书面形式)后，方可执行，同时报公司财务管理部备案；4.9 各物业服务中心物业服务费用收支情况一律由公司财务部计算，按合同规定公布，接受业主监督。4.10 发票和收据统一由公司出纳收旧发新；凡利用票据营私舞弊者、擅自购买空白票据、盖各物业服务中心印章收费和私设小金库者、收费不开票据截留公款者，一经查实按贪污论处。5 物业服务费的催缴5.1 按前期服务协议内规定的内容，为使业主明明白白的消费，各物业服务中心根据收费日期应采取主动向小区张贴收费通知的方式，标明收费收缴时间，由业主前来缴费；白天不在家的业主可预约由客服部人员上门收缴，给业主以方便；对长期不住的业主采取电话、信函等方式沟通。5.2 对当月欠费的业主采取发送善意提醒方式标明欠款项目、金额及收缴期限，由客服人员送达业主手中，并由业主签收。对逾期二个月仍不缴费的业主，可再发一次再次提醒，对逾期三个月的发放催款通知书。5.3 发放催款通知书时，应让业主签字认可，如不签字，应采取以下措施确认并留下记录；a、 业委会或居委会做旁证记录；b、 通过挂号信或快地送达，保留相关票据。5.3.1 对上述催缴凭证由物业服务中心客服主管统一归档管理，以备用；5.3.2 对仍拒付相关费用的业主，催款通知书的发放时间不能间隔1年以上，以免失去追讨的法律效力。6 客户沟通 物业服务中心经理每周检查费用收缴工作，对多次发出催款通知书仍未付款的业主/住户物业服务中心经理或客服主管必须走访或电话沟通，了解客户欠费原因并填写客户沟通记录；6.1.1 对属于物业管理服务质量原因的，应立即整改，并向业主/住户致歉，取得业主/住户谅解；对不属于物业管理服务质量原因的，应向业主/住户解释说明，取得业主/住户谅解；6.1.2 对经物业服务中心经理、客服主管多次沟通，无正当理由拒付的业主/住户，物业服务中心可向运营管理部经理申请对该业主/住户采取法律行为，以追讨相关费用。6.1.3 公司批准采用法律手段追讨欠费的，物业服务中心应配合公司委托的律师举证。6.1.4 对长期无法联系的欠费业主/住户，物业服务中心每年应至区房地产交易中心查询业主情况，如已过户应主动与新业主联系，办理更名手续。7 记录7.1 WF75140401善意