CW04财务制度实施细则-驻外办事处.doc

Company management system 公司管理制度CW 04财务制度实施细则-驻外办事处Finance system ordinance- halt the outside office为了便于公司财务管理，经公司研究决定，公司外地办事处所有款项必须经由深圳公司领用及报销，如办事处设有出纳，由出纳统一向公司申请及报销。 第一章 计划内请款：1.1 公司财务部每月根据月初上报的固定办公费用表及计划表，包括当月的基本费用房租、水电、电话费、交通费、办公用品、办公费用、接待餐费等，经审批后按总金额存各分公司账上，工资款单独领取，计划外费用另外申请。1.2 如所发生费用为未超支的计划内费用，由办事处会计审批后，填写领款单到出纳处领款，办事处出纳核准后出款。1.3 如所发生费用为超支的计划内费用，由办事处会计通知公司总财务部，经财务部主管及公司负责人审批同意后，公司出纳核准后方可出款。1.4 付款申请单须注明此款为计划内超支请款，不能和计划外请款填写同一张请款单。1.5 固定办公费用的款项总款以百为单位四舍五入，例总额为11828元，尾数28少于50元，则此付款申请单填写总额是应填写11800元。 第二章 计划外请款：2.1 如所发生费用为计划外款项，由会计发QQ或短信至总财务部，在单上须注明此款为计划外款项，不能和计划内请款填写同一张请款单。2.2 由总财务部人员办理审批手续，经财务主管及公司负责人签字同意后，由总财务部出纳将款项汇至办事处请款人账上。2.3 请款人证实款项到账后，将所报销的票据报办公处会计审核，对于多出的部份款项应报总公司财务部2.4 如已审批款项发生变化，由财务主管人直接通知出纳，暂停支付此款，其他人无权阻止已批款项的领用。如公司负责人直接通知办事处出纳停付此款，出纳须通知财务主管及请款人。2.5 所有计划外款项严禁挪用计划内款项，一经发现，处出纳罚款200元，连续犯三次同样错误则撤消其出纳职务。 第三章 付款审批时间及其它规定3.1 每日付款申请单须在下午4点前传至深圳财务部，如超出4点则顺延至第二天。如付款申请单内容不全，深圳财务部必须在接到申请单后1小时内答复请款人。3.2 下午4点至6点为审核时间及填写，扫描请款单时间，下班电邮至公司负责人邮箱；3.3 如因审批原因未能及时批款，深圳财务部须在5点前通知被拒付的请款人。3.4 请款内容必须填写详细的付款原因、金额、请款人、帐号，内容不全深圳财务部可拒绝受理此单。3.5 有款项支付时间要求的，必须在单上注明。3.6 如财务主管或负责人拒绝支付款项，须说明拒付原因，并马上通知请款人。3.7 已批准的款项，必须在1小时内支付到请款人帐号上，如不能及时汇款，须向财务主管及负责人上报，经批准延付后，向请款人说明原因。3.8 紧急请款情况，由请款到付款审批及汇款，要求根据具体紧急程度在1-2个小时内完成，必要时可由录音电话记录，但必须在事后补单按程序审批。第四章 现金领用申请及借款申请4.1 现金领款：此款项请款人无须承担任何此次申请事项风险，如因请款人的个人原因则由请款人自负，此类款项填写“现金领用单”。4.2 现金借款：此类型款项请款人需承担审批事项风险，即因请款人时间或别的原因，不能按“现金请款”的方式领用现金，公司在未能审批的情况下以个人借款形式支付此款项。此 类款项填写“现金借款单”。 第五章 费用报销5.1 未付款费用报销5.1.1 出纳或付款经手人填写付款申请书交由部门主管、财务主管及公司负责人审批签字。5.1.2 公司负责人同意签字后，财务出纳填写领款单找财务主管支款。5.1.3 交付款经手人核对金额，签字确认，到指定点交款。5.1.4 领款人领款后当天起三日内必须将付款报销单交给财务出纳。5.1.5 财务出纳核对后交由公司负责人审批签字后电邮至深圳公司财务部存档。5.1.6 交给财务报销。5.2 已付款报销：5.2.1 请款人及要报销人领取费用报销单将要报销的票据填写清楚后交给会计报公司财务部。5.2.2 会计核对票据金额后，报由公司财务主管、公司负责人审批签字后给予报销。5.2.3 凡公司负责人的核准是电话录音的，在负责人回公司后，必须补签后电邮至深圳公司财务部存档。5.3 单据报销规定5.3.1 市内交通费5.3.1.1员工为公司办事所发生的市内交通费，必须在当天向会计报销，票据后必须写上地点、时间、金额及签名。如当天不能报销，最迟不能超过第二天，否则必须由财务负责人签字才给予报销。5.3.1.2公司晚上加班所发生的市内交通费：如公司加班至晚上11：00前，公司不予报销，如加班至晚上11：00以后，公司予以报销。如公司加通宵至第二天早上7：00后，因公司已补偿 员工一天工资，故不报销交通费。5.3.1.3公司让员工办事必须按事情的急缓程度决定坐公共汽车或的士。5.4 办公用品及办公费用的单据报销5.4.1 报销金额500元以上，由经手人向出纳先报帐，经部门主管、财务主管、公司负责人签字后方可报销。5.5 差旅费5.5.1 短期出差：如公司在出差地没有食宿的地方，每人按180元/天报销，其中包括食宿及交通费。如公司安排了食宿的地方或有接待方，每人按30元/天报销，其中包括交通费。5.5.2 长期出差：公司包食宿，出差期间公司只报销市内交通费。5.5.3 差旅费票据必须在回公司后二天内向会计报销。5.6 入库物品5.6.1 报销人填写费用报销单及签字。5.6.2 仓管员签收及在报销票据上签字。5.6.3 信息采集员签字。5.6.4 出纳核实金额，部门主管、财务主管、公司负责人签字。5.6.5 出纳出款，报销人签字领取。 第六章 工资发放6.1 公司工资发放时间是每月的5日及15日，每月5日发放底薪及浮动工资，15日发放福利类工资。6.2 驻办事处各员工须将自己帐号在深圳公司财务部备档，每月工资由深圳出纳汇至各分公司员工帐号上并发短信通知。6.3 工资单由会计打印必须给本人签字，工资单由会计单独保留，统一寄回深圳。 第七章 驻外办事处出纳的职责范围7.1 现金管理7.2 每天登记现金日记账，保证款账一致。7.3 提取现金时，在员工外去办事时必须在柜员机上操作，以提高工作效率。 第八条 驻外办事处会计的职责范围8.1 每月1号前，上交一份上月“固定办公费用汇总表”及当月“固定办公费用汇总计划表”的电子文件给公司财务主管，公司财务部将根据此表将各分公司当月的固定办公费用汇款到各分公司。8.2 每月3号前需上交上月的“现金日记账”、“费用分类汇总表”、“管理费用明细账”的电子文件给公司财务主管。8.3 每月3号前需将各分公司上月费用的原始票据原件寄达深圳公司，其中工资单需单独封存，如原始票据中有押金等需重复使用的原始票据，可复印后注明原件留在分公司，将复印件寄回公司。8.4 分公司审批后购买的固定资产或设备原始发票，如需在当地保修，发票须保存在分公司，复印后邮寄深圳公司。8.5 所有财务的电子文件必须发至公司财务的专用信箱。8.6 因各