拓扑物业管理系统操作手册.doc

拓扑物业管理系统操作手册(一) 小区录入(二) 楼宇录入(三) 房间客户资料录入(四) 基本收费项目设置(五) 房间周期性收费项目设置(六) 应收费录入(七) 收款、退款以及撤销(八) 已收审核管理（1) 小区录入小区是系统的基础管理单元，它是建立其它业务数据的基础。该功能位于 客户资料 - 小区管理，打开界面如下点击按钮，在如下的对话框中填写小区相关信息填写完成后按按钮保存，保存成功后在列表中显示小区信息对于新增的小区，所有登录帐号无权访问其资料，需要对登录帐号赋予访问权限。打开登录帐号设置页面，该功能位于 系统维护-权限管理，打开界面如下选择要设置的登录帐号，并在需要访问的小区权限处即可，如下图所示（2) 楼宇录入楼宇是小区的子单元，它是建立房间档案的基础。该功能位于 客户资料 - 楼宇管理，打开界面如下点击按钮，在如下的对话框中填写楼宇的相关信息填写完成后按按钮保存，保存成功后在列表中显示楼宇信息（三）房间客户资料录入该功能用户房间档案以及客户资料的管理，功能位于 客户资料 - 客户管理，打开界面如下1) 逐户录入资料点击按钮，填写房间信息后，按确定保存到系统中即可2) 批量导入资料点击按钮，显示界面如下点击导入按钮，在弹出的对话框中选择准备好的要导入的文件导入列表中后，选择楼宇，再按保存房间客户信息到系统中，保存成功后，记录显示为绿色，如下所示房间客户档案重点名词说明收费服务对象房间收费主体分为业主,租户和无(不收费)三种类型。当对象为无(不收费)时，表示不对房间进行收费；当对象为业主时，表示房间的所有者是业主，并对业主收费，产生的收费记录的客户名称为业主名称；当对象是租户时,表示该房间已被用作租赁或业主已经把它转租出去，不再对业主进行收费，产生的收费记录的客户名称为业主名称。房间顺序号房间在数据列表中显示的先后顺序，需要在录入前先规划好显示序号入住开始日期一般用入住开始日期界定房间的开始收费日期，即房间的周期性收费项目什么时候开始收费。入住结束日期一般用入住结束日期界定房间的结束收费日期，即房间的周期性收费项目什么时候结束收费，收费为业主是一般为空，租赁时需要填写（四）基本收费项目设置系统功能以收费为主，在进行其它操作前先预设一些常规的收费项目。该功能位于 基础设置 - 收费项目，打开界面如下点击按钮，在如下的对话框中填写收费项目的相关信息填写完成后按按钮保存，保存成功后在列表中显示添加的收费项目列表信息收费项目重点名词说明计费类型计费类型分成普通费用,附属建筑费用,押金和预收款四种类型。计费方式计费方式计算公式说明抄表计费金额=(止数-起数)*价格*倍率计算公式为系统内置,不需在计算公式区域中填写建面计费金额=建筑面积*价格计算公式为系统内置,不需在计算公式区域中填写套内计费金额=套内面积*价格计算公式为系统内置,不需在计算公式区域中填写默认计费金额=价格计算公式为系统内置,不需在计算公式区域中填写公式计费金额=公式计算值公式计费一般用于需要进行简单公式计算的特殊情况，比如按楼层数自动计算电梯费等。公式内支持的变量有建筑面积,套内面积,单价,楼层数收费方式收费方式分为周期性和临时性，周期性项目一般用于物业费，车位费，公摊费等按时间周期或自来水费，天然气费等按抄表止数计费的项目；临时性项目主要用于除渣费，押金，预收款等临时收费项目或一次性的收费项目（五）房间周期性收费项目设置系统可为每个房间设置收费的项目和计费标准。打开房间收费设置页面，该功能位于 客户资料 - 房间收费设置，打开界面如下选择要添加收费项目的房间，如下图所示单击按钮，弹出如下界面选择要添加的收费项目，按按钮，开始为所选房间创建收费项目（六）应收费录入应收费用一般通过预先录入或批量自动生成或客户来缴费时现场开单等两种方式生成。1) 非抄表计费类型应收费用的录入打开应收录入管理页面，该功能位于 应收管理 - 应收录入，打开界面如下可以在此页面中单笔添加，批量添加和批量导入应收费用记录单笔添加方式 单击按钮，在弹出的对话框中选择收费项目，输入房间编号后按回车符正确填写应收信息后，后保存即可。批量添加方式 单击按钮，在弹出的对话框中选择合适的生成条件后，按确定开始生成应收记录导入方式 单击按钮，显示界面如下把预先准备好的应收记录表格文件导入到系统中，再保存即可2) 现场开单方式录入应收费用打开现场开单管理页面，该功能位于 应收管理 - 现场开单，打开界面如下在查询条件中输入房间编号鼠标双击收费项目，根据收费项目的收费方式和计费方式的不同，弹出一下不同的输入界面当收费项目是周期性收费项目时，弹出如下界面当收费项目是临时性或一次性收费项目时，弹出如下界面当收费项目是抄表计费方式时，直接添加应收记录，然后在应收记录基础上输入止数即可3) 抄表方式录入应收费用打开抄表录入管理页面，该功能位于 应收管理 - 抄表录入，打开界面如下系统可以通过逐户录入和导出抄表单据填写后再导入两种方式输入表计抄表止数信息形成抄表收费记录。逐户录入方式抄表单录入方式导出抄表单在电子表格中填写止数或用量，注意只需要填写止数和用量一个项目即可，不需要操作人员计算用量，导入后系统自动计算用量或止数填写完成后导入到系统中，显示界面如下。导入完成后检查数据无误后，保存即可。（七）收款、退款以及撤销收费分为应收费用的收取，押金(预收款)的收取和支出两种情况；当收取的费用由于某种原因需要退还给客户时，可使用退款功能。收费和退款功能适用于计费类型为普通费用的收费项目；押金(预收款)用于计费类型为押金和预收款的收费项目。1) 应收费用的收取并打印票据打开收物业费管理页面，该功能位于 收费管理 - 收物业费，打开界面如下输入要收取费用的房间编号，查询欠费信息，输入预收金额后按回车确认后即可。2) 押金(预收款)的收取和退还打开押金(预收款)页面，该功能位于 收费管理 - 押金(预收款)，打开界面如下输入要收取费用的房间编号，填写收款信息后，按收取按钮收费，按支出按钮退费，操作完成后在明细区中形成收支流水3) 退款当收取的费用由于某种原因需要退还给客户时，可使用退款功能。打开退款管理页面，该功能位于 收费管理 - 退款管理，打开界面如下单击退款按钮，在弹出的退款界面中录入退款项目，金额等相关信息退款成功后在列表中形成流水4) 收款撤销当收取的费用由于某种原因如录入错误，可使用撤销功能(注意:通过审核的收支流水不能撤销)。打开收款撤销管理页面，该功能位于 收费管理 - 收款撤销，打开界面如下选择要撤销的