系统管理2(讲稿).doc

第二章 系统管理账套管理的具体操作：任何一本计算机软件教材都不可能把它要讲述的软件功能全部涵盖，由于时间限制，只选择那些常用的、重要的、必要的功能进行讲解，每一个学员都应该学会使用帮助系统，简捷明了的联机帮助，可以提高我们对软件应用的深入和全面认识。下面就软件系统管理的几项主要功能作一下介绍。一、 创建一个新账套见截图1 实操准备：已学会启动系统管理，并掌握以系统管理员的身份登录系统管理的方法，准备好一个企业的基本资料。简化为“启动”和“登录”。2 实操资料，见教材。3 操作步骤：1） 选择“开始”|“所有程序”|“用友ERP-U872”|“系统服务”|“系统管理”命令。2） 通过“系统”菜单下的“注册”命令，以系统管理员admin的身份登录系统。此时，“账套”菜单就会由灰变黑显示。3） 打开账套菜单，从中选择建立命令，弹出“创建账套”，账套信息对话框。4） 依次输入账套的基本信息。系统启用可以不在这里进行，而在企业应用平台中设置。不过，任何一个账套都必须要启用某个系统模块如总账系统后，才可以进行后续操作，所以可以在选择在新建账套的同时启用一个系统，而其他模块则可在需要时再从企业应用平台中启用。二、 添加新操作员同时设定角色见截图1实操准备：账套001已创建完毕。2实操资料：见教材。3操作步骤；1）启动并注册2）打开“权限”菜单，选择“用户”命令，进入“用户管理窗口”。3）单击工具栏中的“增加”按钮，弹出“操作员详细情况”对话框。4）按提示信息依次输入操作员信息。5）在下方的“所属角色”列表框中选中“账套主管”前面的复选框，将该操作员指定为账套主管。账套主管右侧的选项全部都打上了蓝色对勾，这说明账套主管拥有管理一个账套的全部功能权限。三、 为新账套指定账套主管见截图1 实操准备：在指定账套主管前，已在系统管理中成功增加操作员001郝大为。2 实操资料：见教材。3 操作步骤；1） 启动系统管理2） 打开“权限”菜单，选择“权限”命令，弹出“操作员权限”窗口。3） 在左侧的操作员列表中，选中需要指定权限的操作员“001郝大为”。4） 在右上方的账套下拉列表框中选择账套“005火龙公司”。5） 接着选中账套名称左侧的“账套主管”复选框。四、 增加角色并指定权限1 实操准备：005账套已创建完毕，已在系统管理中成功增加操作员204号侯宝花。2 实操资料：见教材。3 操作步骤：1） 启动并登录2） 从“权限”菜单中选择“角色”命令，打开“角色管理”窗口。3） 单击工具栏中的增加按钮，弹出“角色详细情况”对话框。4） 输入角色编码“204”，两个角色的编码不能重复。5） 输入角色名称“出纳”。6） 在“所属用户名称”列表框中显示所有已添加的操作员。选中“204侯宝花”将其指定为出纳角色。蓝色对勾即表示拥有该权限。账套主管拥有全部的权限，且不允许修改。每个账套都必须指定至少一个账套主管，也可以同时拥有多个账套主管。7） 单击“角色详细情况”对话框下方的“增加”按钮，角色增加成功。现在我们来解释一下相关概念：账套管理一、建账1 概念：账套-在计算机管理信息系统中，每一个企业的数据都存放在数据库中，称为一个账套。2 工作流程：登录-增加用户-建账-设置用户权限-输出账套3 工作内容：账套信息-账套号：一个账套一个序号，不允许重复。默认情况下，系统按顺序给出当前账套的账套号，我们只要直接使用，不需修改。账套名称：一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。通常由操作人员按情况设置。账套路径：用来指明账套在计算机系统中的存放位置。为了方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，一般在C盘或者D盘下，但允许用户更改。账套启用日期：用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。在用友系统管理帮助中，如果找到账套管理中的新账套建立栏，其中就有这样的规定：启用会计期：用来输入新建账套将被启用的时间，具体到月，用户必须输入。会计期间设置：因为企业的实际核算期间可能和正常的自然日期不一致，所以系统提供此功能进行设置。 用户在输入“启用会计期”后，用鼠标点击会计期间设置按钮，弹出会计期间设置界面。系统根据前面“启用会计期”的设置，自动将启用月份以前的日期标识为不可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）标识为可以修改的部分。用户可以任意设置。根据企业每月的结账日期的不同需要来加以设置。单位信息-企业名称：单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称。简称地址邮政编码法人通信方式核算信息-记账本位币：企业必须明确指定，系统通常默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。为了满足多币种核算的要求，系统都提供设置外币及汇率的功能。企业类型：区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同。行业性质：表明企业所执行的会计制度，从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。编码方案：对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。可分级设置的内容一般包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编制码、部门编码和结算方式编码等。编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。数据精度：数据的保留小数位数。在会计核算过程中，由于各企业对数量、单价的核算精度要求不一致，有必要明确定义主要数量、金额的小数保留位数，以保证数据处理的一致性。二、修改账套进入系统管理帮助，可以看到当系统管理员建完账套和账套主管建完年度账后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确的反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。 【操作步骤】用户以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。选择【账套】菜单中的【修改】，则进入修改账套的功能。系统注册进入后，可以修改的信息主要有：账套信息：账套名称单位信息：所有信息核算信息：除企业类型外，其他不允许修改注意：企业类型只能由商业企业改为医药流通企业，其他类型不允许修改。基础设置信息：不允许修改。对于账套分类信息和数据精度信息：可以修改全部信息点击完成按钮，表示确认修改内容；如放弃修改，则点击放弃。 提示：在账套的使用中，可以对本年未启用的会计期间修改其开始日期和终止日期。只有没有业务数据的会计期间可以修改其开始日期和终止日期。使用该会计期间的模块均需要根据修改后的会计期间来确认业务所在的正确期间。只有账套管理员用户才有权限修改相应的账套。三、输出和引入账套账套输出-将系统产生的数据备份到硬盘或其他存储介质。备份的作用体现在：保证数据安全、解决集团公司数据合并问题、删除账套。账套引入-通过输出账套输出的账套数据必须通过引入账套引入系统才能使用，因此引入账套是输出账套的对应操作。引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。在计算机环境中，系统及数据的安全性是企业首要关注的。无论是计算机故障或病毒侵犯，都会致使系统数据受损，这时利用账套引入功能，恢复备份数据，可以将损失降到最小。另外，这一功能为集团公司的财务管理提供了方便。子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。年度账管理1 概念：年度账-在ERP系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账。采用账套-年度账两级管理，系统的结构清晰、含义明确、可操作性强，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。在用友ERP-U8软件，其账套和年度账是有一定的区别的，具体体现在以下方面：账套是年度账的上一级，账套是由年度账组成。首先有账套有年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。例如：某单位建立账套“001正式账套”后在2001年使用，然后在2002年的期初建2002年度账后使用，则“001正式账套”具有两个子年度账即“001正式账套2001年”“001正式账套2002年”。对于拥有多个核算单位的客户，可以拥有多个账套(最多可以拥有999个账套)。对于账套和年度账的两层结构的方式好处是：便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据管理结构调整等等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。2工作流程：在使用产品时用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以存放多个年度的会计数据。这样一来，对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中。【操作步骤】用户首先要以账套主管的身份注册，选定需要进行建立新年度账套和上年的时间，进入系统管理界面。例如：需要建立999演示账套的2003新年度账，此时就要注册999账套的2002年度账。然后，用户在系统管理界面单击【年度账】-【建立】菜单，进入建立年度账的功能。系统弹出建立年度账的界面，它中有两个栏目“账套”和“会计年度”，都是系统默认，此时不能进行修改操作。如果需要调整，请点击放弃按钮操作重新注册登录选择。您如果确认可以建立新年度账，点击确定按钮；如果放弃年度账的建立可点击放弃按钮。提示：只有具有账套主管权限的用户才能进行有关年度账的操作。3工作内容：建立年度账、年度账的引入和输出、结转上年数据、清空年度数据结转上年数据：一般情况下，企业是持续经营的，因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。如果企业管理信息系统涵盖了财务、业务等多个模块，进行年度数据结转时还要注间先后顺序。操作员及权限的管理角色管理：角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。用户管理：用户是指有权登录系统并对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。每次注册登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。用户和角色的设置可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，选择其归属于哪一个角色，则其自动具有该角色的权限，包括功能权限和数据权限。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。权限管理：根据企业内部控制的要求，系统用户要有严格的岗位分工，不能越权操作，权限设置就是对允许登录系统的用户规定操作权限，严禁越权操作的行为发生。三个层次的权限管理：功能级权限管理：包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。数据级权限管理：包括字段级权限控制和记录级权限控制。金额级权限管理：对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制。系统管理员与账套主管在设置操作员权限上的区别：两者都有权设置操作员权限，不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权。而账套主管的权限局限于他所管辖的账套。在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。账套主管自动拥有所有模块的操作权限。系统运行安全管理系统运行监控：以系统管理员身份注册进入系统后，可以查看到两部分内容，一部分列示的是已经登录的子系统，还有一部分列示的是登录的操作员在子系统中正在执行的功能。这两部分的内容都是动态的，它们都根据系统的执行情况而自动变化。注销当前操作员：以新的操作员身份进入系统或者需要暂时离开，都需要注销操作员。清除系统运行异常：系统运行过程中，由于机器故障、网络阻断等都有可能造成系统异常。应及时予以排除，以释放异常任务所占用的系统资源，使系统尽快恢复正常秩序。U8产品除了提供手动进行异常任务的清除之外，还提供了增强自动处理异常任务的能力，不用每次必须由系统管理员登录系统管理后手工清除。用户在使用过程中，可在U8服务管理器中设置服务端异常和服务端失效的时间，提高使用中的安全性和高效性。如果用户服务端超过异常限制时间未工作或由于不可预见的原因非法退出某系统，则视此为异常任务，在系统管理主界面显示“运行状态异常”，系统会在到达服务端失效时间时，自动清除异常任务。在等待时间内，用户也可选择【清除异常任务】菜单，自行删除异常任务。【清除异常任务】用户以系统管理员身份注册进入系统管理。单击【视图】下级菜单中【清除异常任务】即可执行，清除异常任务的同时也会清除该任务所占的加密点。【清除所有任务】提供清除所有任务的功能，点击按钮清除所有任务。【清除选定任务】提供手动清除任务功能。选择要清除的任务，点击“清除选定任务”按钮，强制结束该任务。（没有释放该加密点） 形成上机日志：为了保证系统的安全运行，系统随时对各个产品或模块的每个操作员的上下机时间、操作的具体功能等情况都进行登记，形成上机日志，以便使所有的操作都有所记录、有迹可寻。【操作步骤】用户以系统管理员身份注册进入系统管理。单击【视图】下级菜单中【上机日志】即可执行。【操作说明】使用过滤功能为了方便用户查看上机日志，系统还提供过滤功能来过滤上机日志的内容。点击工具栏上的功能按钮过滤，输出日志过滤条件框，用户在界面中根据自己的需要输入过滤条件。点击确认按钮，系统将自动按照用户设定过滤条件来对上机日志的内容进行过滤，并将过滤后的内容显示出来。如果想放弃查询上机日志，则点击放弃按钮。删除上机内容：用户可以对上机日志的内容进行删除。删除时可以和过滤功能结合起来使用，即先利用过滤功能将需要删除的上机日志内容过滤出来或直接选中要删除的启示，然后在菜单条中点击删除按钮即可。系统管理员的日志不可以删除上机日志排序为了方便用户查看上机日志，系统还