报销制度—项目公司.doc

报销规定为规范公司各项款项的支付，加强预算及资金管理，明确资金支付职责，提高工作效率，特制定本规定。费用报销实行费用登记制度,由预算员负责登记每个部门发生的费用报销，做好每个部门费用执行情况的跟踪工作。一、报销的基本流程图：经办人填写费用报销单部门负责人审核财务部会计复核财务部负责人审核总经理审批 以上图示为预算内支出的基本流程，超预算及预算外的支出还须经董事长或董事长授权人进行审批后，并经财务部资金调配后予以报销。二、对单据的一般要求：1、单据合法，字迹清楚，不得涂改，盖章清晰，不重叠，项目填写齐全，正确无误；2、业务内容真实，发票项目必须与报销项目名称一致，票面金额必须与实际付款金额相符或高于付款金额；3、大小写必须相符，手写发票必须用双面复写纸套写，电脑发票不能用手写；4、报销物资采购款的，应附上采购申请单、采购合同(如有)，按规定应办理验收入库的还应附上验收单；属于固定资产等投资性支出的，应附上投资申请表和验收单或交付使用单；报销差旅费支出的，需附上出差申请表；5、报销单据应严格区分支出所属部门及报销经办人填列；6、须经有关权限人员审核审批。三、支付的审批：1、费用报销应遵循预算控制、归口管理，强调成本效益的原则；2、各级支付审批人不仅因为预算审批权限范围而签字，应该清楚支付原因和内容；3、公司所有款项支付以月度预算为审核依据。原则上不允许有预算外开支；4、各部门在年度预算的基础上按月编制详细的资金用款计划，资金用款计划包括资本性及项目支出、费用性支出（含一般性费用支出和限额费用支出），报公司领导审批后送交财务部予以把关执行；4、公司负责人对各部门的支出进行审批；5、公司员工因工作需要须借用现金的，需填写请款单，按规定的程序审批后可以借款。员工的借款应于业务办理完毕之后的五天内到财务部办理借款核销手续； 6、为方便零星支出，提高工作效率，公司设立备用金制度。备用金的范围和额度由财务部会商各部门负责人并报总经理审批后确定；7、财务部向外单位或个人收取各项押金时，责任部门应向财务部出具收款通知单。退回押金时，遵照支出审批流程办理；8、财务部收到银行托收的费用单据后，将单据转至相应的费用责任部门，按照支出审批流程办理支付审批手续； 9、财务部会计对单据加总的准确性、单据的合法性等进行技术方面的复核；同时核对预算情况并审核相关支出项目是否符合审核权限的规定。无误后送财务部负责人审核后转至公司总经理审批；10、为保证资金的及时支付，单项金额在二千元以上的现金借款及报销，责任部门或经办人应提前半天通知财务部门，由财务部出纳做好现金存量准备；11、出纳应凭手续齐全、审核无误的付款凭证开具支票或支付现金。除有发票单位开具的正式的委托收款函外，支票的收款单位应与开出发票的单位名称一致；12、支票加盖财务专用章和公司法人印章。银行预留印鉴必须分两人保管，掌印人应熟悉并严格执行本规定，不符合规定的支付，掌印人未能制止又不及时上报负连带责任。注：相关概念 资本性及项目支出：购买固定资产、投资等。 一般性费用支出：人员工资、房租、电话费，网络线路费用、车辆费用、办公费、税金等。 限额费用支出：除上述费用外的其他开支含广告费、奖金、差旅费、应酬费、物资采购等。四、费用报销的审批责任费用报销的审批须按信息控股公司款项支付管理规定的审批权限进行分级审批。原则上预算内费用报销、项目款项支付的审批人为该项费用、项目的预算责任人。超过当月申报预算的费用报销审批人为上一级权限审批人。五、费用报销结合预算管理的流程图填写费用报销单 部门经理审批 预算内 预算外 财务部(预算管理员) 限额费用 非限额费用 总经理 限额费用金额 2,000 20,000 500,000审批人： 部门 公司 公司 负责人 副总经理 总经理付 款有责任归口管理的费用，如医药费、电话费、办公费等报销时经部门经理审核后，还需经归口管理部门经理审批同意方可到财务部办理报销手续。六、借款报销流程借款报销是指因业务需要先借款支付给对方，然后索取有关的财务凭据到财务部办理报销的业务。借款报销的流程中借款流程按直接报销流程处理，然后报销流程按下面流程处理。 填制整理凭证 部门经理签批 是否在借款金额内 是否超过当月预算 是 否 否 是 追 加 预 算 报 销 总经理审批 (1)、在办理借款时，凡持有关批准权限人员批准的该项目用款申请的，借款人填制支付审批单经部门经理签名并附上报告原件即可办理借款，但借款金额不得超过报告中批准金额。在申请上必须注明借款金额及用途。报告批准时间与借款时间原则上不超过一个月，超过一个月的，须按正常程序办理。(2)、借款时，借款人填写支付审批单一式三联，要求复写。第一联附在会计凭证上；第二联借款留存待报销时附上发票、合同等；第三联财务留存，报销后退回给借款人作为已报销凭据。(3)、借款报销时，如果报销金额超过借款金额时，须按报销金额重新填写支付审批单，并附上原借款时支付审批单一并呈有关审批权限人审批。七、特殊费用受理流程对一些较特殊的费用，其费用责任管理部门为非本部门的一些费用报销作出具体报销流程规定。（一）、押金的收取与退还押金包括饭卡押金、宿舍押金、暂住证押金、经销商业务代理押金等。押金的收取与退付均须该业务主管部门签字同意后方可收取与支付。1、收取押金：部门开具收取押金通知单收取押金的部门会计凭证、开具收据财务部收取押金财务部 暂住证押金由人事部开具收押金通知单到财务部，财务部据此开具收据。押金由人事部在工资中扣除。2、退付押金：部门开具退押金通知单收取押金的部门依据通知单和收据原件填制凭证财务部付 款财务部如果收据遗失，原则上不予办理退款手续。在办理退付员工的押金时，会计组须及时填制会计凭证交出纳付款。（二）、银行托收费用的处理1、费用托收申请 银行托收书面申请 申请部门经理审核 财务部 财务经理审批 银行办理托收手续 财务部(预算管理员) 结束2、托收费用的报销流程： 财务部收到托收单据 转费用管理责任部门 部门经理审批 费用管理责任部门 报销 财务部(预算管理员)（三）、医药费报销流程 填写款项支付审批单及说明 报销人 部门经理审核 报销人直接部门经理 报 销 财务部(预算管理员)（四）、项目投资款项支付 填写款项支付审批单 报销人 部门经理审批 报销内容的直接部门负责人 财务核准(审批权限)财务部内部流程 财务部(预算管理员) 财务经理、CFO 会计出具凭证 安排资金、出纳付款2、报销时，必须附有项目合同、采购审批单和发票，如已到货的须附仓库的验收入库单。如属预付款的，须有合同和采购审批单。3、如果主管部门经理审批权限不足够，应由财务部预算管理员核准后交上一级有关审批权限人审批。原则上已立项且已签定合同的项目视为预算内，主管部门经理在合同金额内及合同条款完全执行的情况下有付款的审批权限(按规定可以不签定合同的，须有经批准的采购申请单)。合同执行情况的监督按公司合同管理办法执行，财务部有权监督合同的执行情况，如果对方未遵守合同相关条款，财务部有权否决该合同款项支付或提请上级领导审批。（五）、采购货款支付 填写款项支付审批单 报销人 部门经理审批 业务主管部门负责人财务部内部流程 财务核准(审批权限) 财务部(预算管理员) 财务经理、CFO 会计出具凭证 安排资金、出纳付款1、采购货款报销时，必须附上采购审批单和验收单。按合同管理办法规定应签定合同的须附上合同，销售商品采购必须签定合同。属预付款的，须有合同和采购审批单。2、如果主管部门经理审批权限不足够，应由财务部预算管理员核准后交上一级有关审批权限人审批。原则上已审批的采购申请单且已