供应商结算制度.doc

文件编码：-财-2010-3第1版第2次修改文件编码：财-2010-03 发行级别：公司 生效日期：2010/05/01 保密等级：秘密供应商结算制度拟 制审 核批 准签 名日 期1 目的和适用范围为规范供应商的货款结算及付款工作，保证公司资金安全，特制定本制度。本制度适用于公司各部门。2 相关责任本制度由财务部起草，相关部门审核，总经理批准，总经办发行。本制度由财务部负责解释及修订。3 结算准则3.1经销、代销、租赁经营户结算准则1、所有供应商或租赁经营户的结算必须以有效合同（协议）为依据，并严格按有效合同（协议）约定的结算方式结算。2、供应商或租赁经营户与我公司合作无有效合同的，不允许扣取任何费用和租金，但必须冻结该供应商一切结算款项。3、供应商若为一般纳税人，必须按合同约定税率，根据结算金额全额开具增值税专用发票，财务部见票后办理付款；若需先付款后开具发票的，必须书面报直接采购经办人和财务经理审批同意，同时要求其下次结算货款前补足发票，否则不予支付后续结算款。4、因供应商或租赁经营户不及时与我方对账、不及时开具发票、不及时缴纳费用等原因而延误付款的，将逐一依次顺延至下一账期结算付款，且不得各账期累计结算。5、除合同（协议）有约定外，各项通道费用按收、支分开的原则，以现金方式直接交财务部，不得货款中扣除；账扣费用的供应商或租赁经营户在每月结算对账时，必须签字（盖章）确认费用金额后，方可在结算货款中进行抵扣。 6、租金、经营服务费、市场推广费等费用根据合同约定收取，未按合同约定缴纳费用的租赁经营户暂停结算，并及时通知商场管理部进行催收。7、经销方式结算，如付款日前大批退货，结算付款额应扣除退货金额，不得先付款，后退货，累计销售未达到累计付款额的60%时，必须对现有库存进行调整，不得再付款。8、结算时应考虑供应商类别，优先办理重点供应商的结算付款工作。9、严格按照公司资金权限办理审批手续。3.2 现款现货、先款后货结算准则1、所有现金采购商品必须在一周内（本地采购三天内、异地采购一周内）办理入库手续，借支款项必须在入库一周内由借款人办理平账手续，否则每天按借款金额的1%罚款，从借支人工资中扣除。2、先款后货必须有已审批报告及相应订单，付款后必须一次性全额回货，超过1个月未全额回货的，计入采购经办人个人往来，超过2个月仍未全额回货的货款将从采购经办人工资中扣回。对有往来的供应商在下次付款时，结算会计需跟踪前次付款后的货是否已到齐，否则依据谨慎原则，差额在付款时扣除。3、现款现货和先款后货的付款金额必须和已审批报告单价、金额一致，付款金额不能大于报告金额。4 结算标准4.1合同（协议）、确认函审核、登记及归档标准1、合同（协议）、确认函审核标准：对结算相关条款的内容进行审核，确保结算的可操作性和规范性。2、合同（协议）、确认函登记、归档：对结算相关条款的内容进行登记后，按供应商(租赁户)进行档案归档，确保登记的内容准确无误，归档的资料准确、齐全，管理合理。4.2对账标准4.2.1结算方式界定1、经销账期结算：对连续往来的供应商，按一定期间（结算期，一般为一个自然月，下同）的进货入库金额（减退货）确定应结算的货款金额，在达到约定的期限（账期）后支付的结算方式。2、经销限额结算：对连续往来的供应商，进货入库金额（减退货）达到约定金额后，即办理货款支付的结算方式。3、代销账期结算：对连续往来的供应商，按一定期间的已销售商品入库批次进价金额确定应结算的货款金额，在达到约定的期限（账期）后支付的结算方式。4、代销限额结算：对连续往来的供应商，已销售商品的进价金额达到某一约定金额后，即办理货款支付的结算方式。5、租赁代收款结算：对租赁经营户（需在我公司统一收银），在合同约定的结算账期内，按代收其销售金额办理结算的结算方式。 6、货到付款（现款现货）：所购货物到达我方指定地点，我方验收后即办理货款支付的结算方式。7、款到发货（先款后货）：我方根据已确认的订单金额先支付货款，对方收到货款后送（发）货的结算方式。4.2.2对账时间界定标准4.2.2.1经销对账时间界定1、经销15天：本月1-15日（含15日）入库，当月17-23日对账，16-31日入库，次月2-7日对账。 2、经销30天：本月1-31日入库，次月2-7日（或17-23日）对账。3、经销45天：本月1-31日入库，次月17-23日对账。4、经销60天：本月1-31日入库，再次月2-7日（或17-23日）对账。4.2.2.2代销对账时间界定1、代销30天：本月1-31日入库，次月2-7日对账。2、代销45天：本月1-31日入库，次月17-23日对账。3、代销60天：本月1-31日入库，再次月2-7日对账。4.2.2.3经、代销限额对账时间界定经销或代销达到结算限额，以达到结算金额日为结算期确定，在最近一次结算日（10日或25日）对账。4.2.2.4租赁代收款结算对账时间界定1、七天账期：上周五至本周四的销售，本周五对账；2、十五天账期：每月1日、16日对账。4.3付款时间界定标准1、经、代销结算方式，在供应商办理完相关手续后10日或25日付款；2、租赁户经营户在办理完相关手续后5个工作日内付款。4.4收增值税票和应收费用的标准1、收增值税票标准：收增值税票时，对购货单位和销货单位的开票资料、货物名称、开票金额、税率进行检查，保证开票金额和结算金额一致，税率与合同约定一致，供应商开票资料与付款账号一致。2、应收费用标准：根据合同（协议）、确认函约定的费用,除对交纳时间有约定的以外，其他费用应保证应收尽收，不能出现漏收、少收。5 审核标准5.1结算单审核标准审核系统结算单结算单价、数量、促销差额，保证结算金额无误。5.2应收费用审核标准审核结算单中应收费用项目，按照合同保证费用应收尽收，避免漏少、少收。5.3商品付款单审核1、经销、代销已收增值税票金额与结算金额是否一致。2、应收费用是否全额收取，如已收取现金，需出纳在结算单上签字确认，如为账扣，需供应商或租赁经营户盖章（签字）确认，结算会计开具账扣收据付结算单后，本期结算金额减去账扣费用金额，则为商品付款单最终付款金额。3、审核经销的权限是否在公司资金权限范围内，超权限的付款审批单是否报集团审批。4、租赁经营户对账期销售金额需全额提供收据，并附结算单后。5、付款资料填写是否完整、准确无误。6、款项是否付往对方认可账户。6供应商结算流程6.1经销、代销供应商结算流程：流程图 操作细则 责任人合同、确认函的签收及审核对已审批的合同、确认函进行签收、审核并登记结算主管合同、确认函分类、登记和归档结算会计将审核后的合同、确认函分类进行登记和归档根据合同约定对已到账期的供应商在系统中生成结算单，并对系统结算单结算数量、单价、促销进行核对结算会计生成并核对系统结算单结算会计核算应收费用根据合同或确认函核算供应商应收费用审核结算单对已生成的结算单分别审核结算金额、单价、费用等结算主管将已审核的结算单传真或电话通知供应商进行对账结算会计通知供应商对账结算会计供应商根据已确定的结算金额开具增值税票交结算会计签收，并根据结算单费用金额交纳现金或盖章确认供应商交增值税票和费用汇总已办结算手续的供应商的单据对已办结算手续的供应商填写“商品付款审批单”，并汇总结算会计对已填写完整的“商品付款审批单”和结算单审核付款账号、金额和是否已交发票结算主管审核汇总的应付款供应商单据审核申报的 “商品付款审批单”和结算单后签字财务经理审核上报应付款的供应商单据申报付款总经理对申报的 “商品付款审批单”和结算单审批签字付款出纳对已审批的结算单进行付款（外地账号为电汇，本地账号为支票）告知供应商付款情况结算会计将已付款的银行回单传真至供应商或电话通知供应商领取支票核算会计将已付款的银行回单及结算单、增票的发票联在用友及ERP中进行账务处理账务处理将已收增值税票的抵扣联移交税务会计进行抵扣、记账联交核算会计进行账务处理税务会计、核算会计增值税票移交6.2租赁经营户结算流程：流程图 操作细则 责任人对已审批的合同、确认函进行签收、审核并登记合同、确认函的签收及审核结算主管将审核后的合同、确认函进行登记和归档合同、确认函登记和归档结算会计按合同将已到账期的供应商在系统中生成结算单，并核算应收费用结算会计生成和核算系统结算单及应收费用 结算会计将已打印的结算单与租赁经营户委派人员核对或传真至租赁经营户对结算金额和费用进行核对，并确认，确认后租赁经营户需提供收款收据通知租赁经营户对账确认汇总已办结算手续租赁经营户结算会计将已确认结算金额及交清费用的租赁结算单填写“商品付款审批单”并汇总审核已办手续的应付款租赁经营户的单据结算主管对已填写完整的“商品付款审批单”和结算单审核付款账号、金额、应收费用审核申报应付款的租赁经营户的单据财务经理审核申报的 “商品付款审批单”和结算单后签字申报付款对申报的 “商品付款审批单”和结算单审批签字总经理付款出纳对已审批的付款租赁经营户付款电话通知租赁经营户领取支票（个人为出纳代付款）告知租赁经营户付款情况结算会计将每日收银员交纳的裁剪单明细和已付款结算单在用友中及ERP中进行账务处理，账务处理核算会计6.3现款现货结算流程流程图 操作细则 责任人采购申报资金计划采购申报现采资金计划，经部门负责人审批后报公司相关部门进行审批采购员根据已审批的报告办理相关借支手续借 支出纳办理商品入库采购员将采购的商品到收货部办理相关入库手续结算会计凭入库单生成系统结算单，并填写“商品付款审批单”办理结算手续结算主管对现采结算单进行审核审核审核申报的 “商品付款审批单”和结算单后签字财务经理审核申报付款对申报的 “商品付款审批单”和结算单审批签字总经理审批根据已审批结算单通知采购员办理借支平账手续出纳借支平账将借支已平账的现采结算单进行账务处理账务处理核算会计6.4先款后货结算流程流程图 操作细则 责任人采购申报资金计划采购申报预付货款资金计划，经部门审批后报公司相关部门审批采购员凭已审批报告和订单，填写“商品付款审批单”办理结算手续结算会计审核对预付款结算单进行审核结算主管审核申报付款审核申报的预付结算单后签字财务经理 总经理审批对申报的预付结算单审批签字付款根据已审批的结算单办理付款手续出纳将银行回单传真至供应商，并在系统中进行预付款登记告知供应商付款情况和预付款登记结算会计采购根据订单办理商品入库手续采购员办理入库将已付款的结算单和入库单进行账务处理账务处理核算会计注：1、上述流程中如付款方式为承兑汇票，则在结算时需附与供应商的订货合同； 2、上述流程中如超出超市公司权限的资金付款，需统一填写“超权限审批单”到集团按权限进行审批后办理付款； 3、每月末最后一日，结算主