公文管理与公文写作

1,公文管理與公文寫作,一、文書處理作業（一）速別之區分： 1.卷宗：普通件白色；速件藍色；最速件紅色；密件黃色。（校內處理之速度）本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上加貼最速件字樣。 2.函（稿）中的速別：希望受文機關辦理之速度。（二）密等及解密條件或保密期限：分為絕對機密、極機密、機密、密，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。,第1頁共12頁,2,公文管理與公文寫作,（三）附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。（四）內文： 1.主旨：全文精要，以說明行文目的與期望為主， 必要時得加簡單原因，應力求具體扼要；不分項。 2.說明：如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。 3.辦法：分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附件；於簽中使用擬辦。 4.中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。,第2頁共12頁,3,公文管理與公文寫作,（五）分項標號：一、二、三(一)、(二)、(三)、()、 () 、 () （數字為全形，括弧為半形）對齊方式：說明： 一、空1個字 (一) 空2個字 有括弧者，後面不須加頓號（、） 、 空3個字 () 空4個字,第3頁共12頁,4,公文管理與公文寫作,（六）數字使用原則： 1.數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。 2.數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依中央法規標準法、法律統一用語表等相關規定辦理。 3.數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。,第4頁共12頁,5,公文管理與公文寫作,舉例說明-使用阿拉伯數字者： 附件1、東總字第0950086517號、第1階段、 21世紀、第1優先、第2次、第3名、第6次會議紀錄、95年度、921大地震、延後3週辦理、150公分、80、3.59、6億3,944萬2,789元、442,789人、1：3、依兒童福利法第44條規定舉例說明-使用中文數字者：一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、每一位同仁、不二法門、三生有幸、九九峰、三國演義、李四、五南書局、星期一、正月初五、十分之一、三讀、七千餘人、二百多人、行政院令：修正事務管理規則第一百十一條條文、法草案總說明：爰擬具法草案，計五十一條,第5頁共12頁,6,公文管理與公文寫作,（七）其他注意事項： 1.人名、數字（例如：金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆成兩行。 2.有隸屬關係之上級機關、長官稱鈞，例如 教育部稱為鈞部、對機關首長稱鈞長（座）；無隸屬關係則稱為貴或大。通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。 3.文中提及其他機關、團體，應稱全銜或簡銜，如一再提及，必要時得稱該，前面不需空格；對職員稱職稱。 4.上行、平行及下行文，自稱皆為本，例如：本校。 5.引號之使用：。,第6頁共12頁,7,公文管理與公文寫作,6.主旨句末應加公文期望或目的語，例如：請 查照；請 備查；請 核示；請 鑒核。 7.常見錯字：公佈 、分佈（布）；部份 、身份證（分）；盡量（儘）；粘貼（黏）.；劃與畫、記錄與紀錄 。 8. 假與在及於的分別。（八）正、副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加國立2字，私立學校則不加私立2字；承辦單位應不列為副本收受者。（九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明含附件或含附件。,第7頁共12頁,8,公文管理與公文寫作,二、公文製作系統（一）正確開啟檔案方式：先開啟公文製作系統，再選用公文樣版東吳大學的設定：檔案系統資訊系統資訊設定（二）詞組（詞庫）的使用 1.如開啟時未出現詞庫設定啟用詞庫輸入；左下角詞 2.新增刪除詞組：文字編輯詞庫內容；在詞庫選擇視窗按右鍵，選編輯詞庫內容 3.快速新增法：於文中輸入後，將欲加入詞庫的文字選取後，按右鍵，選置入詞庫。 4.換詞庫：在詞庫選擇視窗按右鍵，選換詞庫。,第8頁共12頁,9,公文管理與公文寫作,（三）段行首內縮設定：千萬不可用空白鍵Tab：每按一下，該段內縮一個字。ShiftTab：每按一下，該段前移一個字。（四）更換用紙（稿轉函）：檔案公文用紙更換基本公文用紙（五）列印： 1.請選擇合印非套印。 2.其他選項（例如：頁碼、檔名、正副本），請依個人需要，自行選擇。 3.多址分文及分繕列印的區別。,第9頁共12頁,10,公文管理與公文寫作,4.多址分文常用方式：文字欄：來源名稱選取行文單位正本（副本） 目的欄位選擇受文機關文字檔：來源型態改選文字檔 瀏覽（須副檔名為.txt之檔案）至來源名稱新增 目的欄位選擇受文機關,第10頁共12頁,11,公文管理與公文寫作,三、公文管理系統（一）基本設定：工具網際網路選項： 1.一般設定：每次查閱畫面時 2.安全性信任的網站： 網站：45（https:的勾要取消） 自訂層級：Active X控制項與插件項下，皆選啟用（二）何時必須帶進ODS檔案？ 需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統 1.直接用ODS創稿 2.創稿時，在主檔瀏覽帶入ODS檔案,第11頁共12頁,12,公文管理與公文寫作,Thank you！,報告人：王蓉貞 分機：8201E-mail：.tw,（三）其