业主入伙管理流程.doc

住户入伙管理流程1.0 目的规范业主入伙(住)管理工作，确保业主顺利入住。2.0 范围适用于各小区业主入伙(住)的管理。3.0 职责3.1 管理处主任负责安排入伙的全面工作。3.2 房管人员负责协助主任安排的业主入伙工作。3.3 办公室和其它部门协调的临时人员负责具体办理入伙手续。3.4 财务人员负责核收各项入住费用。3.5 机电维修人员负责验楼时发现的各类存在问题整改的跟进，水电表底数采集，水电的开通工作。4.0 定义入伙(住)：根据深圳经济特区住宅区物业管理条例所称入伙(住)是指入住人收到书面入住通知，并办理完结相应手续，入住人收到入伙(住)通知后在限定期限内办理相应手续的视为入住。5.0 标准流程5.1 入伙的准备工作5.1.1 入伙资料的准备a） 根据小区的实际情况，编制住户手册、消防安全责任书、入伙通知书等有关入伙文件、表格等。b） 入伙通知书的内容要求写明管理处办公地点，业主办理入住手续时应带的资料，证件及交纳的费用明细，此项工作实际操作中由开发商完成。c） 印刷以下各类表格及文件：住宅使用说明书（开发商负责、物业公司协助）住宅质量保证书（开发商负责、物业公司协助）钥匙领用登记表入住房屋交验表业主家庭情况登记表 入伙登记表入伙收费统计表装修申请表装修承诺书装修施工责任书 业主公约（参照国家规范格式文本）前期物业管理协议书（参照国家规范格式文本）业主手册等5.2 入伙时的环境布置：5.2.1 区内环境入口处挂横幅，内容有“欢迎你乔迁XXX”等，插彩旗，营造热烈的气氛。插指路牌，由入口处到管理处，指路牌标明“管理处”字样。入口处标明管理处办公地址和办公时间。5.2.2 管理处办公环境1 挂灯笼，飘小彩旗，摆放花篮、盆景，给人以隆重喜庆的感受。2 张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”，各窗口标示清楚、一目了然。3 负责管理处入住所有人员着装统一整洁，精神振奋。办公室内各类资料摆放整齐有序。5.3 办理入伙(住)手续流程图 用户大厦事务部财务部大厦事务部发放钥匙验收楼宇限期整改大厦事务部用户 （备齐入住资料） （登记、归档、派发住户手册） （核收应收费用） （签订各类契约）不合格 （办理用户出入证）（办理装修手续或入住）5.4 发出入住通知5.4.1 管理处依据与开发商办公会议决定的入住时间，由开发商向业主发出入住通知，内容包括：a）关于办理入住手续的通知。b）致广大业主的慰问信。 5.4.2 业主收到入伙通知后，应在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入伙手续，业主办理入伙手续需带以下证件：a）入伙通知书b）购房合同原件和复印件各一份c) 业主及家庭成员身份证原件及复印件各一份，小一寸彩照每人2张d) 单住购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份e) 委托他人办理的还需带业主委托书5.5 入住手续的办理5.5.1 验证：管理员在业主前来办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查:a) 购房合同原件b) 业主身份证原件c) 单位购房须检查其单位营业执照副d) 委托他人办理的，须检查业主委托书5.5.2 检查无误后，管理员将购房合同原件，业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主委托书存入业主档案。5.5.3 将业主提供的一张照片贴在业主家庭情况登记表内。5.5.4 交纳入住费用，业主到财务部交纳入住费用，财务部根据收款项目开具收款收据，一般情况下，入住费用包括以下项目：a) 煤气开户费，属代收代缴费用，小区无此项目不予收费。b) 有线电视初装费，属代收代缴费用，小区无此项目不予收费。c) 管理费，从入伙之日起预收三个月。5.5.5 验房收楼a) 专业人员带业主验收房屋，并请业主将房屋存在问题填入业主入伙验房表中。b) 房屋经验收合格的，带验房人员请业主在业主入伙验房表中签字确认。c) 验收中发现问题，相关管理员应马上通知施工单位，限期修复， 在限期内不能完全修复的，管理员应将整改情况反馈给业主，并告知推后的具体验收时间。 整改完整后，由管理处通知业主二次验收，如业主不满意的由管理处进行跟进，限期尽快解决。 5.5.6 发放钥匙a) 业主验楼无问题或要求在搬入后在维修的，管理员应将房屋钥匙全部交给业主。b) 业主验楼有问题，管理员将钥匙交业主时，留下一把入户门钥匙在管理处，以供维修时用。c) 业主在领取钥匙时，管理员应要求业主在钥匙领用表内签名确认。5.5.7 签署业主公约、消防安全责任书、前期物业管理协议等。a) 管理员将业主公约、消防安全责任书、前期物业管理协议一式两份交给业主并请业主详细阅读并做解答。b) 请业主签署业主公约、消防安全责任书、前期物业管理协议。c) 管理员将签署后的业主公约、消防安全责任书、前期物业管理协议，其中一份存入档案，另一份交业主保存。5.5.8 资料发放，管理员将以下资料发给业主保存a) 住户手册b) 签署后的消防安全责任书c) 签署后的前期物业管理协议书d) 签署后的业主公约e) 住宅使用说明