文件控制程序PPT课件

新版程序文件培训 时间 地点 主讲 文件控制程序 1 2 6 1提出新 更改需求6 1 1提出需求前 应确认目前没有相似文件存在 如存在 应尽量考虑在原文件的基础上更新 保证文件的唯一性 6 1 2对内部文件由相关部门负责提出需求 6 1 3对外部文件由接收部门提出发布需求 品质部审核后 文件管理人员统一发放 管理需求 3 6 1 4品质手册由管理者代表审核 副 总经理批准 文件管理人员保留文件更改内容的记录 使现行修改状态得到识别 6 1 5体系管理文件以文件首页的变更记录表申请发行 更新 其他文件的更改以 文件申请表 F 040102的形式申请 分别由各相应主管部门填写 经审批部门审批后实施 并到文件管理人员备案 如指定其他部门审批时 该部门应获得审批所需依据的有关背景资料 4 6 1 6所有被更改的原文件必须由文件管理人员收回 以确保文件的有效性 唯一性 6 1 7任何文件的更改 应充分考虑对其他文件的影响 必要时应采取协调措施 或选择适宜的更改时间 或对受影响的其他文件作相应更改 6 1 8下一级文件应与上级文件保持一致 若有冲突 以上级文件为主 5 6 2填写申请表 6 2 1申请部门的文件编制人根据文件分类 以适当相应形式向品质体系工程师提出申请 申请填写 文件申请表 F 040102 6 2 2一级文件申请由最高管理者审批 二级文件申请由管理者代表审批 三级文件申请由过程负责部门领导审批 6 2 3品质记录文件的控制执行 记录控制程序 DP 0401 YT 6 7 6 3文件编号 品质手册 QM XXX三位数序列号 从001 002 开始代表质量手册 是Qualitymanual的缩写程序文件 DP YT烟台工厂代表该过程要求程序序号代表某过程对应标准要求条款号代表程序文件 是DocumentProcedure的缩写如DP 0401 YT 表示标准4要求中引出或涉及的第1个程序 8 作业指导书 WI YT代表该程序下的文件顺序号代表该过程要求程序序号代表某过程对应标准要求条款号代表作业文件 是workinstructor的缩写 对应于DP如WI 040102 YT 表示DP 0401 YT程序的第2个作业文件 特记 当作业文件有分文件时 一般有WI 代表分文件序号 9 记录表 F 代表该程序下的文件顺序号代表该过程要求程序序号代表某过程对应标准要求条款号记录代号 代表记录 是Form的缩写 对应于DP如F 040103 表示DP0401 YT程序的第3个记录 各级文件的编号不得重复使用 若文件废止 则此文件号不能转给其它新生文件使用 10 6 4准备和修订 6 4 1文件编写应采用文件准备的格式F 040101 6 4 2新生文件版本为00版 第一次变更 版本升为01版 第二次变更 版本升为02版 依次类推 6 4 3若文件曾删除 后建立 则沿用原文件号 版本号则往后累加 6 4 4文件删除 变更或新增内容根据首页变更简述 并结合原有文件版本查看 11 6 4 5整段或整项移动时 按新项目排列 6 4 6记录表单的修改不需作任何标识 6 4 7文件的页面布置 文件页眉 首行公司标志及中文公司名称 右对齐文件编号 发布日期 版本及页数 中间文件类型和文件名称 6 4 8文件字体类型 文件名 12号宋体 Bolt12 Arial 正文 10号宋体 Regular10 Arial 12 6 4 9文件责任起草 修订 部门 人员 需以适当的形式将起草 修订 后的文件发送各相关部门 并得到相关部门对文件 包括相关记录表 的确认意见 确认意见统一后进行审批程序 意见不统一的 相关部门填写 文件确认记录表 F 040103 文件责任起草 修订 部门 人员 接受 文件确认记录表 F 040103后组织对文件确认内容进行评审 评审通过的 执行其内容进入审批程序 未能通过的 按原文件进入审批程序 文件确认记录表 F 040103应在2个工作日内反馈到文件责任起草 修订 部门 人员 逾期未反馈的 视为同意该文件释放内容 13 6 5文件审批 发布 6 5 1各级文件的审批责任如下 14 6 5 2受控文件清单与文件发布6 5 2 1审批完成后 各部门将硬拷贝及电子档文件提交至品质部 品质部负责保管各部门编制 更改的文件 并根据文件类型分别记录在 受控文件清单 F 040104后将文件正式发布 6 6文件发放 旧文件收回6 6 1应确保各使用场所能得到相关文件适用版本 文件的发放 回收必须填写 文件发放 回收记录 F 040105 6 6 2凡与体系运行紧密相关的文件均应受控 必须在文件封面 产品图样及工艺文件每页 加盖受控章 6 6 3受控文件不得自行影印 如有需要 应申请发放 15 6 6 4文件信息传达6 6 4 1文件责任起草 修订 部门 人员 负责将文件内容及相关表单发放 修订 情况通报文件发行部门 人员 和