检查会务的筹备情况.doc

检查会务的筹备情况一、会务筹备情况检查的主要内容：1、会议准备是否充分2、会议期间能否排除各种干扰3、环境条件与用品准备4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查7、检查的其他内容（特殊类型的会议）二、会务筹备情况检查结果的形式：1、书面形式 2、口头形式 3、协调会形式三、会务筹备情况检查的方法：1、听取会议筹备人员的汇报听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题；会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效；选择的汇报时间一定要正当其时，太早或太晚都不能达到良好的效果；对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时地调整和加强。因此，汇报之后的催办和落实是应该注意的问题。2、会前现场检查确保所有事项都条理清晰；注意气味；设立入场登记台，张贴会场平面示意图；佩带徽章、名牌；准备接待休息室；安排接待、服务人员。会议文书1、会议文书的类型会议的指导文书：上级会议、上级指示、本级开会起因等会议的主题文书：开幕讲放报告、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等；会议程序文书：议程、日程安排、程序讲话、选举或表决程序表等；会议参考文书：各部门统计报表、财务报表等；会议管理文书：开会须知、议事规则、保密制度、会议证件、作息时间、生活管理等；会议成果文书：选举结果、会议记录、会议纪要；会议宣传、传达文书：新闻稿、传达提纲、执行计划等。 2、会议文件审核的内容： （1） 审核会议文件的准确性和完整性；（2）审核会议文件的内容 审核会议文件与会议主题的关系； 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容； 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符； 提交会议讨论的文件涉及有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见； 审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明，事实闪确。3、会议文件审核的方法：分类适用范围方法对校法适用于定稿上改动较多的文件它是将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对。折校法适用于整洁、改动不多的文稿它是将定稿置于桌上，轻折校样，将其中待校对文字置于页面第一行，压在定稿相应文字之下读校法适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿它是指校对时一人读定稿，一人审看校样。4、会议文件审核程序：起草秘书自审 主管秘书初审 会审（涉及部门较多的） 主要或主管领导终审与领导沟通会议的有关事宜一、 与领导沟通会议有关事宜的意义：1、 可以使会议筹备工作更加提高效率；2、 为会议准时、成功地举办打下基础；3、 有利于会议目标的实现，提高会议的效率；4、 可使每个成员发挥各自更大的作用，以达到理想的整体表现。二、与领导沟通有关会议事宜的原则1、时间性原则：要考虑到准备工作的时间是否充裕，不充裕就要考虑推后召开；2、及时性原则：熟记本岗位职责，发现问题及时通气汇报，通盘考虑；3、全面性原则：在会前准备中还要注意各专业方面的协调与配合；在会议进行过程中，要实行集中领导，做到统一安排、统一部署、统一指挥、统一行动。三、与领导沟通的方法1、定期向领导提交书面报告2、由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况3、领导亲自参加有关会议4、其他途径：通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导汇报工作四、与领导沟通会议有关事宜的时机：会议筹备阶段、会中阶段、会后阶段五、与领导沟通注意事项1、对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实；2、要坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈；3、在会前、会中、会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点。六、分配会议组织与服务工作应考虑的因素1、成员工作经验的多少；2、承担的工作总量；3、统筹分配任务；4、考虑会议成员的特长爱好，发挥每个人的积极性；5、组织会议共同讨论如何分配成员工作，公开化讨论时分配工作更加合理、更公平；6、在实施执行中还要有灵活性，通过监督和检查会议成员的工作进展发现问题及时调整。拟订会议的应急方案一、 会议应急方案的内容1、 会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为问题2、 出现问题时负责解决的会议工作人员二、会议应急方案的作用1、可使会