用友－宏桥外贸业务管理系统应用集成解决方案.doc

用友宏桥外贸业务管理系统应用集成解决方案宏桥ERP外贸业务管理系统是宏桥根据中国外贸行业的特点，综合了中外国际贸易实际运作情况，借鉴了国外企业在国际贸易信息化应用的经验，融合了先进的国际贸易企业运营和管理模式而规划和设计的。该软件系列容纳了宏桥科技多年来在几百家用户的实际应用经验与企业经营和运营的管理方法，是面向国际贸易业务企业运作的整个流程而设计的，即以销售、合同、收购、单证、库存、结算、分析整个流程一体化为核心而不是单纯以合同或单据为核心来设计的，产品涵盖进出口业务的方方面面。它以未来最合理的流程为出发点，兼顾外向型企业的现行管理体制，作到了既符合外向型企业的实际状况，还能够适应企业采用先进、严格的ISO标准管理方法的需求。一、应用领域及特点宏桥ERP业务版与用友U860 ERP产品的财务模块集成，为从事国际贸易业务的集团公司、制造企业构建成信息化整体解决方案。宏桥ERP-外贸业务管理系统解决外贸集团下属从事国际贸易的专业公司的业务管理实现信息化管理；解决从事国际贸易的生产企业进出口部门业务管理的信息化管理。二、解决方案简介2.1 宏桥ERP业务系统的构成及功能n 国外销售u 覆盖了外贸业务出口流程和相关业务功能，主要使用对象是从事国际贸易的业务人员；u 包括：报价单录入、报价单查询、出口合同录入、出口合同查询、要货单录入、要货单查询、生产计划管理、生产计划进程查询、出口成本分析查询、价格信息查询、出口合同进程查询、出口通知单录入、出口通知单查询、装箱单录入；u 主要功能：制作、查询及打印出口报价单、出口销售合同、执行定单、出口通知单、复杂装箱单等，对各种成本分析单进行多功能的查询及打印，使业务人员更准确地掌握盈亏情况；对销售合同的进程进行管理，便于业务人员更准确地掌握合同的进展情况；提供数据导入Excel 模板功能，灵活调用Excel，便于您轻松制作复杂的装箱单；制作加工贸易中的要货单、生产计划，对生产计划的执行进程进行管理，掌握生产计划的实际完成情况。n 国内采购u 主要用于国际贸易出口相关的采购业务活动的管理；u 包括：国内采购合同录入、国内采购合同查询、加工合同录入、加工合同查询、生产通知单录入、生产通知单查询、质检检验单录入、质检检验单查询、代理出口协议、采购发票录入、采购发票查询；u 主要功能：制作、查询及打印加工合同、生产通知单、采购合同、质检单、收购发票，对国内采购过程中的合同、质量、出口代理协议、采购发票进行管理。n 进口采购u 提供对货物进口相关业务活动的管理；u 包括：进口合同录入、进口合同查询、进口合同进程查询、进口成本分析查询、进口单证制作、进口单证查询、进口单证回填、进口信用证录入、进口信用证管理、进口信用证查询、进口信用证回填、付汇核销单录入、付汇核销单查询；u 主要功能：制作、查询及打印进口合同、进口执行定单，进口货物委托单、进口保险申请单、进口货物报关单、进口信用证、付汇核销单等单证；对国外收购中的合同、成本、信用证、付汇核销单，对各种成本分析单， 进行多功能的查询及打印，使业务人员更准确地掌握盈亏情况；对进口合同的进程进行管理，便于业务人员更准确地掌握合同的进展情况；管理付汇核销单的使用情况，统计核销率，便于业务员准确掌握进口流程中发生的实际付汇信息，包括付汇金额、期限等；对运输公司、保险单据、关税商品资料等回填资料进行登记管理。n 货物管理u 该功能模块主要用于国际贸易业务管辖的进出口货物管理；u 包括：入库通知单录入、入库通知单查询、出库通知单录入、出库通知单查询、库存账查询、库存动态查询、信用放货额查询；u 主要功能：制作、查询及打印入库通知单、出库通知单，对出、入库情况进行管理。n 出口操作u 出口操作是一个复杂、烦琐、重复工作量大的业务活动，该模块覆盖了出口操作的所有业务活动，提高工作效率并减少错误；u 包括：单证制作、单证回填、单证查询、费用集中回填、复杂装箱单录入、外汇核销单管理、外汇核销单录入、外汇核销单查询、外汇核销单领用、出口信用证录入、出口信用证查询、运输管理录入、运输管理查询；u 主要功能：制作、查询及打印以发票、装箱单为主的各种出口单证、出口信用证、外汇核销单、出口复杂装箱单、储运资料；管理出口流程中的出口发票、出口装箱单、信用证、外汇核销单等；全面管理、及时跟踪外贸出口业务涉及的储运信息。n 资金管理u 该功能模块主要是针对进出口相关的资金管理，是业务部门在国际贸易业务活动中所牵涉到并且需要控制的相关事项；u 包括：应收款管理、应收款查询、付款通知单录入、付款通知单查询、收汇水单录入、收汇水单领用、收汇水单查询、应付款管理、应付款查询、费用管理、费用查询、收款登记录入、收款登记查询、收款通知单录入、收款通知单查询、退税管理、退税查询；u 主要功能：制作、查询及打印与付款通知单、收汇水单、收款资料、付款资料、发生费用资料、退税资料；管理与财务相关的资金流中的相关单据；提供准确的资金流动状况，方便及时地收回应收款和控制费用，减少不必要的损失。n 客户管理u 该模块为国际贸易企业提供了对第三方企业信息的管理功能，其中包括如外商、供应商等；u 包括：国外公司录入、国外公司查询、客户信用额度资料、国外公司价格、国内公司录入、国内公司查询、国内信用额度资料、国内公司价格查询、保险公司资料、运输公司资料；u 主要功能：对客户的资料、经营商品等信息进行管理、打印客户资料卡片，灵活查询客户资料及商品；对供货商的资料、产品信息进行管理，打印供货商资料卡片，灵活查询供货商资料、产品信息及历次产品报价资料；管理国内外客户的风险控制额度；管理保险公司资料及运输公司资料，查询航线运费及船期。n 商品管理u 结合国际贸易的特性，为外向型企业提供对商品信息的管理功能；u 包括：商品资料录入、商品资料查询、商品耗料表、样品录入、样品管理；u 主要功能：按照各个公司特点管理其商品资料，多组合查询公司商品信息及商品出口价、收购价情况和公司商品有哪些客户、供货商；提供样品记录管理功能，方便您备查样品资料，如收到日期、相关合同及经办人、相关文件资料等。n 综合分析u 为国际贸易业务人员，外贸业务运营经理和企业高层提供国际贸易业务相关数据分析，通过帮助企业更好地分析运营信息来增强国际贸易业务的经营和管理，是外贸企业经营和管理必须具备的信息。u 包括：进口销售分析-客户、进口销售分析-商品、进口销售分析-部门、进口销售分析-业务员、出口采购分析、出口销售分析-客户、出口销售分析-商品、出口销售分析-部门、出口销售分析-业务员、内贸销售分析-国内客户、内贸销售分析-部门、内贸销售分析-业务员、销售利润分析；u 主要功能：对进口、出口、内贸的业务经营情况进行科学、有效的分析，可按发票、客户、供货商、商品等进行多种形式的任意组合的查询，可得到FOB销售额、进价成本、税后成本、费用、毛利率、边际贡献、净利润，应收应付款实时分析数据，并提供各统计期间的汇总表，或以图形方式显示查询结果；还可以追踪到某一客户的某发票的某一商品的盈亏的原因及盈亏的多少。n 查询统计u 为国际贸易业务人员，外贸运营经理和企业高层提供国际贸易业务相关的统计和分析，通过帮助企业更好地分析运营信息来增强国际贸易业务的经营和管理；u 包括：出口统计、进口统计、费用统计、议付银行统计、收汇统计、逾期收汇统计、出口单据查询、进口单据查询、应收汇查询、信用额度、计划执行情况统计、贸易额度统计、异常审批统计、异常审批日志查询；u 主要功能：对出口、进口情况按商品、分国别、进行科学、有效的统计；可按贸易方式、统计方式、国别等进行多种形式的任意组合进行查询；可得到实际出口、出口成交、实际进口、进口成交的商品金额及数量合计；对各业务项下（或各发票项下）实际发生的除商品进价成本等直接成本外的各种费用、应付银行交单情况、收汇情况、逾期收汇情况进行统计和查询；可以通过某发票号查询到其相关的其它的出口销售合同号、收购合同号、出口通知单号、入/出库单号、及其详细内容；可以通过某销售合同号查询到其相关的其它的出口收购合同号、发票号、出口通知单号、入/出库单号、外汇核销单号及其详细内容；可以通过某进口销售合同号查询到其相关的其它的进口相关单据；可按用户要求查询应收汇情况，包括未完成收汇的所有金额、发票；可对进口信用证的授信额度，押汇额度预警提示。快速及时地得到某段时间业务经营情况的具体数据。n 计划管理u 结合国际贸易的特性，对国际贸易业务经营和管理的关键信息采取计划管理，促使企业人员增强事前预算，事中控制，事后比较总结的工作方法，进而达到增强效益的目的；u 包括：计划表录入、计划表查询、贸易额度录入、贸易额度查询、用款计划管理、异常用款申请表、信用度管理、部门额度录入；u 主要功能：录入/查询工作销售计划、贸易额度、用款计划、国内外公司信用度基础数据；对制定的计划进行管理，需要对定制的业务计划进行查询；按部门、按时间范围、付款方式、分类管理国外贸易额度、部门计划额度、用款申请计划；设置国内、国外客户的信用度级别。n 基础数据管理u 是企业用户在经营和管理方面的基础数据的管理，也是公司业务规范化，增强用户方便性的重要手段之一；u 包括：商品基础数据、业务基础数据、货柜基础数据、公司资料、合同条款模板、保险险种、海关代码维护、经贸委代码维护、国家和城市、货币与汇率、费用率数据；u 主要功能：输入及管理企业各种运营和管理所需要的基础数据，基础数据是依据各企业的不同需求来进行设置的。n 日常工作管理u 基于国际贸易的特性而为用户设计的，为外贸业务人员提供有效的工具；u 包括：消息栏、广告栏录入、广告栏查询、广告栏管理、每日任务栏、任务管理、执行审批、申请审批情况、装运分析管理、装运分析查询、个人日常管理、每日日程表、个人日程汇总、任务模板管理、任务管理、个人界面设置；u 主要功能：收发内部邮件，进行文件的审批工作；进行联系管理，安排处理当天的事务；文件的审批和申请审批情况的查阅；每日工作任务的汇总统计；提供信息广告功能；提供装运分析功能，根据用户输入的装运资料，近似仿真实际装柜方法，分析出最优的堆放模型，并采用图形化方法，直观地显示最终的分析结果。n 风险控制u 通过对国际贸易流程中关键点的控制和对关键文件的控制，将风险管理嵌入到整个进出口业务流程中；u 包括：进/出口合同定单、进/出口单证、出口信用证、出口通知单、国内销售合同、出库单的风险控制部分；u 主要功能：提供企业风险控制的提醒机制，直观地协助业务员控制在进出口业务流程中可能出现的风险，最大可能将风险损失降至最低点。n 加工贸易管理u 该功能适合于有加工贸易业务活动的外向型企业。同时，宏桥还可提供完善的加工贸易型企业关务管理软件和符合海关要求与企业自身需求的企业物流管理系统；u 包括：加工合同备案录入、加工合同备案回填、加工合同备案统计、加工手册录入、加工手册查询、加工手册统计、加工台帐管理、加工台帐查询、加工台帐统计、加工成本核算；u 主要功能：对加工合同进行备案，制作加工台帐、加工手册、管理加工台帐；登记出口加工合同备案数据，管理备案资料；进口原料的登记，出口商品耗料核销；统计实际进口原料与备案原料数量，实际进口原料与实际出口商品用料，并进行对比；提供手册中实际余料可加工出口商品的计算分析功能。n 审批管理u 基于国际贸易的特性，提供对外贸业务流程和文件的关键点的控制审批；u 包括：申请审批、执行审批、审批查询、审批权限；u 主要功能：根据各个公司特点设置业务过程中各种资料的审批人，查询各种审批情况，提供国际贸易常用的审批模式和依据企业需求而变化的审批系统。n 系统管理u 提供企业用户对该系统的设置和维护功能，帮助企业增强业务运作的规范化，同时也方便企业用户自身维护该系统的正常使用；u 包括：系统参数设置、业务日志查询、资料共享；u 主要功能：对合同、单证等规范化管理进行统一设置，设置业务系统模块的日志参数，对业务日志进行实时监控查询，设置各种资料的部门、组、职员的共享情况。2.2 宏桥ERP的功能特点n 国际贸易经营和管理的经验传播体宏桥软件系统是依据国内外先进的国际贸易运营和管理经营模式设计的，是经过多年在中国几百家外向型企业实际应用经验和实践问题解决方案的结晶，是提高效率和效益的有效工具，是国际贸易经营规范化、降低经营风险、提高运营效益的手段。n 支持ISO9000质量管理体系的执行针对企业在实行ISO9000质量管理体系时所面对的工作效率下降和管理难度增大等问题，宏桥进行了专业、深入的研究，在特有的管理模式上进行了有效的改进，帮助企业更有效地执行ISO。n 支持企业完成BPR与BPI的实施协助企业完成BPR（Business Process Re-engineering）和BPI（Business Process Improvement）；提供多种标准的工作模式与工作流；将企业的规定与规范设置在软件工作过程中，减轻人为管理不确定性；提高管理幅度，降低管理成本。n 产品具有网络安全性、数据库安全性、应用系统的安全性保证软件系统的数据安全性是系统工作的基本功能要求，它必须保证系统可防止非法使用、非法查阅数据、非法修改与删除数据，并可对所有的操作进行记录，可以跟踪到操作时间、操作者，在何设备上进行的操作，达到防范、跟踪非法操作的要求，为企业安全保密工作筑起一道坚实的防护墙。n 适合多种贸易方式系统适合自营出口、自营进口、代理出口、代理进口、进料加工、来料加工和国内贸易等多种国际贸易方式；同时也支持多种国际贸易运营结构的管理和操作。n 数据操作的方便性与一致性一次输入多次使用，并提供下拉式窗口的选择性录入和提供弹出式窗口选择录入，避免和减少了大量数据重新录入的重复工作，提高工作效率和效益，减少因人为错误而导致的损失和低效的投入。n 支持多种工作模式与管理模式系统采用业务员全程负责制、部门分工负责制、业务员+业务助理模式、混合模式共四种模式，灵活地满足不同企业在不同发展阶段所使用的不同组织结构和运营管理体系。n 灵活的查询方式提供查询条件窗口：提供跟踪查询、综合查询功能、模糊查询的功能；帮助运营人员和管理人员提高对信息的使用效率，增强经营和管理的决策支持。n 成本管理机制成本控制是企业资源计划中最重要的控制因素之一，宏桥ERP外贸管理系统能够帮助外向型企业进行国际贸易业务相关的成本控制和分析，在外贸业务活动中通过事前计划(成本预分析单)和事后核算(成本决算表)方法来使成本得到有效的控制。n 风险控制机制 风险控制是国际贸易业务活动的关键管理事项，该系统采用了科学有效的风险控制机制，将风险控制贯穿于整个业务流程中。可以设置风险控制对象与参数，并提供在线风险信息。针对来自外部的风险（出口贸易中的客户风险，合同风险；国内采购中的供货商风险；进口委托人风险；信用放货风险；第三方服务公司风险）和内部的风险（服务质量不足造成客户流失风险；内部自相竞争的风险；业务人员流失的风险；资源浪费或资源利用不足造成的风险；数据实效性不足造成的风险；业务数据的非法占用与窃取） 进行有效控制和防范。n 工作有序化机制消息交流系统是系统化的企业资源管理软件中必不可少的重要工具之一，对系统有序运行进行节奏控制，使有序的工作变得可操作，使工作节奏变得更有效，帮助国际贸易人员在复杂烦琐的业务中提高工作效率。n 启发与渐进的操作模式采用了许多启发式与渐进式的操作模式，在软件应用的每一个层面均考虑到对用户在相关业务操作方面的业务目的和所需要的支持信息，充分利用信息来帮助和启发用户的思考和决策，并采取逐步渐进的模式来满足客户自身业务水平的提高。n 业务与财务一体化国际贸易业务与经营效益和资金有密切关系，而业务的关键指标也是经济利益的体现。为了更好地强调业务效益，软件系统在国际贸易的整个环节中均贯穿着资金和效益管理的概念，体现事前计划和事中控制的思想；系统实现了财务与业务数据的实时性交互，使得整个企业信息化资源得到有效的整合。n 数据追踪查询方式根据数据的相关性，可以直接对关键数据追溯到最原始的数据，实现数据的历史性积累；为国际贸易的经营分析和问题发现提供有效的手段，帮助经营人员和管理人员依据正确和全面的信息来进行决策。2.3 宏桥ERP为用户带来价值 以强大的、全方位、多层次的查询功能，使经营者和管理者随时掌握各功能业务的进程，使经营信息一目了然；运用独创的多维解析技术，对进出口业务的销售及利润等重要数据从客户、商品、部门和业务员多角度提供统计分析和对比，给运营人员和管理层提供快速的经营决策支持和有力的企业管理协助。 通过严谨而灵活的审批及权限设置，把全面的任务管理、计划管理及风险控制管理功能，贯穿于全部进出口工作流，在规范企业业务流程的同时提高了企业的管理及运营效率，又有利于规避经营风险；并可通过例如把外销、货源、运输及单证等按模块分开管理、实行新的体制，以资源分散化解决贸易资源私有化问题。 实现外贸业务管理系统与财务管理系统及其他相关系统之间数据的无缝连接、配套使用，相关数据直接关联、互为查询，信息数据实时沟通共享，高效、及时、安全。 紧扣国家商务改革新形势，实施国内贸易流程方案以方便外贸型企业操作国内贸易，充分利用国际国内两个市场、两种资源，为企业形成连带效应。 满足外贸型企业需求特点，有效汇集和科学管理商品、客户和供应商三大基本信息资源；应用系统报价工具, 可快速分析报价组成及成本利润，比传统贸易方式便捷，可获得更多贸易机会，有效提升国际商务效率和经营水平。 以涵盖所有外贸单证制作、加工手册与台账的计算机处理替代手工以及报表、公共模板、LIST窗口报表预览和打印功能，改变单证在流转过程中的信息失真，规避个别非法谋利；显著减少重复性人力和人为错误、极大地提高了单证处理质量和效率，便利业务管理。 以独特的数据吸附技术，轻松跟踪相关信息源头数据，方便管理者准确判断和周详规划；以灵活的合同变更、确认以及单证修改与备案功能，方便企业贸易业务的实际运作。 以客户资源共享等内部资源数据库的信息化管理模式，有力地支持企业降低业务成本、及时捕捉商机和规避风险；有利于提升企业形象和巩固既有业务。三、与用友产品的整合双方合作可以为企业用户带来如下的价值： 为从事国际贸易的集团公司、生产企业、加工贸易企业构建信息化整体解决方案，规避企业实施信息化的风险，避免企业实施出现信息化孤岛现象，降低企业信息化实施成本等。 借助双方产品、专业化的服务等资源优势，为企业从项目选型、需求调研、提供建议方案和项目实施等，提供专业化的一条龙服务，规避企业项目全程风险。 双方集成外贸整体解决方案，使产品系统数据高度集成，减少或规避企业手工重复输入数据的负担、数据信息的滞后和手工输入误差等。加快企业信息传递的速度及信息的有效性，提升企业管理效率及市场竞争力。四、宏桥ERP的技术环境n 系统平台：Microsoft Windows 95 / 98