【岗位说明】手把手教你如何填写职位说明书(一学就会!)

编制各部门职位的职位说明书 根据各部门职责编制各职位说明书 职位说明书制定的原则是直接上级为下属制定职位说明书 职位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求 并且职位说明也要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订 所以说为下级制定职位说明书也是管理者的一项职责 同时也有利于规范管理 职位说明书包括职位名称 所在部门 报告关系 职位基薪等级 职位编号 编制日期 职位概要 职位位置 任职资格 资历 所需资格证书 知识技能要求 能力要求 素质要求 工作联系 职业通道 职责要求 关键绩效指标 KPI 签字确认 1 如何填写 职位名称 职位名称是对工作名称的进一步明确 规范职位的名称有利于进行职位管理 2 如何填写 所在部门 所在部门是指该职位所属的机构或部门 繁简程度要是企业具体情况来定 原则是应该写到该职位所属的最小组织细胞 一般会有以下几种情况 机构或公司的正职和副职填写所在机构或公司的名称 各部门人员的所在部门填所在机构或公司及对应部门的名称 如果部门内还有处 则一般员工还应该写到属于哪个处 例如 某一般规模子公司人力资源部员工 填 子公司名称 人力资源部 如果部门很大 还分有各处 则招聘处的员工填 公司名称 人力资源部招聘处 3 如何填写 报告关系 报告关系指该职位的直接上级 一般会有以下几种情况 机构 包括子公司 分公司 事业部 分厂 或部门副职的直接上级是正职 各部门或机构正职的直接上级是对应的主管领导 各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职 但如果部门内还有处 则处长的直接上级是否部门正职 各处内的员工直接上级是该处处长 4 如何填写 职位薪资等级 职位薪资等级是指该职位经过职位评估和薪酬设计后的薪资等和级别的位置 5 如何填写 职位编号 职位编号是指职位的代码 组织中的每个职位都应当能有一个代码 编码的繁简程度视企业具体需要而定 职位编号的目的是为了便于快速查找所有的职位 职位编码的步骤 为整个集团所有机构进行编号 机构内部门编码 对部门内各处进行编码 对各处职位进行编码 例如 某一职位编码01010202 表示公司某区局综合部人力资源部副主任这一栏将在全公司职位说明书编制完成后由人力资源部为全公司所有职位说明书统一编号并填补上 6 如何填写 编制日期 编制日期是指工作说明书的具体编写日期是什么时间 这一栏可以暂时不填 将在职位说明书出台时有人力资源部统一填补上 职位概要也就是职位设置的目的 应该用一句话简单地概括工作的主要功能 简短而准确地表示该职位为什么存在 机构整体目的的哪一部分由该职位完成 该职位对机构的独特贡献是什么 如果该职位不存在 会有什么工作完不成 我们究竟为什么需要这一职位 例如 对于空调公司设备科经理来说 其职位设置的目的如下 如果有异议的话 我们常常在后面加 限制 和条件 这是确保了这些重要条件确实得以明确说明而未被遗漏 在上面结果例子中 并不是不惜任何代价进行生产 7 如何填写 职位概要 8 如何填写 职位概要 职位设置的目的部分还应当描述工作的总体性质 因此只列出其主要功能或活动即可 这样 对于车间的编程员来说 其职位设置的目的可以描述为 指导所有的数据处理的操作 对数据进行控制以及满足数据准备方面的要求 对于物料科经理这一工作来说 它的综述可以描写为 组织购买 运输以及存储和分配生产线上所需要的所有材料 应力图避免在工作综述中出现象 执行需要完成的其它任务 这样的笼统性描述 虽然这样的描述可以为监督人员分派工作提供更大的灵活度 但专家明确认为 如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作描述 而只是用象 所分配的其它任务 一类的语言 就很可能会成为逃避责任的一种托辞 因为这使得对工作的性质以及人员需要完成的工作的叙述出现了漏洞 9 如何填写 职位位置 职位位置表明本职位在整个组织中所处的层级和位置 例如 某公司招聘主管的职位位置 招聘专员 主管副总 人力资源部经理 劳资主管 培训主管 薪酬主管 考核主管 招聘主管 同一直接主管之下的 平级的其他职位名称 直接主管职位名称 二级主管职位名称 10 1 如何填写 职责要求 工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分 为了了解和描述职位的情况 至关重要的是要明确提供该职位的职责范围和权限 职位的职责来自于组织使命的分解 按照组织的要求 本职位应该做什么 在编写职责时 首先应该将本职位职责的几个大块找出来 即本职位应该做那几方面的事情 然后对每块事情进行具体描述 在具体描述时 每一条职责 都应尽量以流程的形式描述 尽量讲清楚每件事的输入与输出 描述的格式为 动词 名词宾语 进一步描述任务的词语 10 2 如何填写 职责要求 职位的职责分解 10 3 如何填写 职责要求 例如 对某办公室主任来说 首先把此职位的职责大块找出来 经分析有文秘管理 档案管理 日常行政管理 部门管理这四大块 对于其他不好归类的内容列入 其他 这一栏 具体描述时 比如对文秘管理中的第一条职责 动词 是 组织拟定并审核 名词宾语 是 本所各种公文 报告和会议文件行文规范 签发程序制度 进一步描述任务的词语 是 提出意见 批准后督导实施 这条职责由于简化没有写输入与输出 但作为调查资料 还是要求能够写清楚 又比如在 根据国家科技发展方针 政策和上级领导机关有关科研生产管理工作的条例 办法 决定 实施细则及有关指令 制定有关科研生产管理制度 报直接上级 经批准后督导实施 这条职责中 输入 是 国家科技发展方针 政策和上级领导机关有关科研生产管理工作的条例 办法 决定 实施细则及有关指令 输出 是 报直接上级 希望大家能够尽量以后一种形式来对每条职责进行描述 10 4 如何填写 职责要求 在职位职责的描述中 重要的是清楚的界定每一职责上的权限 应该用精心选择的动词恰当地描述权限范围 在职位说明书的编制过程中 经常会碰到下面这些情况 针对制度 方案 计划等文件可以用草拟 拟订 审核 审定 转呈 提交 下达 备案 存档 提出意见等动词 针对信息 资料可以用调查 收集 整理 分析 研究 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理等动词 关于某项工作 上级 可以用主持 组织 指导 安排 协调 监督 管理 会同 审批 审定 签发 批准 评估等动词 思考行为可以用研究 分析 评估 建议 参与 推荐 计划等动词 直接行动可以用组织 执行 指导 控制 监管 采用 参加 阐明 解释 提供 协助等动词 上级行为可以用批准 指导 确立 规划 监督等动词 10 5 如何填写 职责要求 管理行为可以用达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督等动词 专家行为可以用分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价等动词 下级行为可以用检查 核对 收集 获得 提交 办理等动词 例如 在编制某一文件的过程中 部门负责人组织拟订文件 一般文员可能只是按部门内主管的要求收集一些资料 然后主管草拟文件 主管副总审核文件并提出意见 总经理最终批准文件 这些动词清楚 准确的表明了相应职位在流程中的权限 11 如何填写 关键业绩指标 绩效指标是指从哪些方面 以什么标准去评价该职位工作的效果 绩效可以体现在两方面 一个是工作的结果 另一个是在工作过程中高绩效的行为 因此绩效指标也分为结果界定和行为界定 对管理者来说 绩效指标是考核依据 对员工来说是却是行为导向 因此绩效指标的设定在兼顾工作性质的同时 应充分考虑公司的战略及价值观 职位说明书中的考核指标只需到考核方面即可 在考核制度中将会对考核指标进行标准分级的描述 12 如何填写 任职资格 任职资格是决定职位价值 招募 培训等的重要依据 任职资格的规定要严格界定为工作所要求的 必须从理论或者实证地证明与工作绩效有因果关系 任职资格是对应职者的要求 不是针对现有人员的要求 任职资格包括以下这些项目 资历所需资格证书知识要求技能要求能力要求素质要求 12 1 如何填写 资历 资历包括学历 学位 所学专业 或接受何种培训 职称和工作经验 包括一般工作经验和特殊工作经验 资历一般作为参考要求 例如 某公司一个薪酬主管的资历要求是 人力资源管理或工商管理专业 大学本科毕业 从事过人力资源管理工作三年 某房地产公司一级预算工程师的资历要求是 大学本科 工民建 暖通 给排水 电气 建筑经济等相关专业或者复合型人才 有一定业界知名度 八年大型工程造价控制工作经验并主持过两个以上大型 30万平米以上 公共建筑工程造价控制工作 某集团公司企业管理部经理的资历要求是 MBA 八年以上工作经验 其中有管理一个子企业的工作经验 12 2 如何填写 所需资格证书 所需资格证书不是职称 而是指从事本工作所必须的证照 例如 出纳必须有会计证才能上岗 某公司财务部经理需要 注册会计师证 某房地产公司一级预算工程师需要 注册造价工程师证 某动力厂维修电工需要 高低压电工运行维修本和普通电 气焊本 某动力厂司炉工需要 司炉本 环保本 某储运公司客车队班车司机需要 大客车驾驶执照 12 3 1 如何填写 知识要求 知识要求包括业务知识和管理知识 这些知识都应区分其广博程度和精通程度 例如 广博程度可以用系统级的 还是子系统级等词或者能区分出知识广泛程度的词加以区别 精通程度可以用知晓 熟悉 精通等词加以区别 业务知识是指该职位开展业务工作时所必须接具备的知识 例如 一个办公室主任 要拟订各种文件 必须熟悉各类文稿的行文格式 体例这些知识 一个软件设计人员必须精通相应的软件语言知识 一个人力资源管理咨询师必须精通工作分析的方法 薪点制方法 考核设计的方法 KPI BSC 12 3 2 如何填写 知识要求 一个集团企业管理部经理应具备的业务知识有 熟悉集团战略 高水准的企业经营计划管理理念 模式 程序 方法 熟悉国家经贸委等政府部门在企业生产经营 安全生产 质量管理 技术标准 统计等方面的工作要求 熟悉先进企业信息化建设的经验 程序 办法 了解公司经营管理中有关的国家及国际商务方面的法律基本知识 管理知识是针对管理职位或兼有管理职能的职位而言的 是指该职位在进行管理工作时所必须具备的知识 例如 作为一个室主任 必须知晓必要的财务知识 人力资源管理知识 时间管理知识等等 一个集团企业管理部经理应具备的业务知识有 熟悉集团公司相关管理制度 体系 规范 标准 组织机构和各部门职能 相关工作的运作流程 知晓业务流程重组与改进的知识 熟悉分解及分派任务 时间管理 监督与指导工作 领导 考核激励 沟通 培训开发的方法和技巧 熟悉团队间建立合作伙伴关系的方式与方法 熟悉信息调研的方法和相关信息来源的途径 12 4 1 如何填写 技能要求 技能包括基本技能和业务技能 这些技能都应区分其熟练程度 对于外语和计算机的应用等技能可以参照国家统一规定的级别来区分 例如 英语四级 计算机三级 对于没有国家统一规定的技能可以用行业标准或本所标准来加以区分 基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的操作技术 通常指 写作能力 外语能力和计算机能力 例如 一个大的集团办公室主任应具备的基本技能有 外语四级 能够阅读一般英文资料 能用外语进行日常交流 能够熟练使用OFFICE办公软件 能够撰写集团领导的发言稿 宣传材料以及以集团公司名义下发的文件 报告 一个预算工程师应具备的基本技能有 良好的公文写作能力 能够阅读专业英文资料 熟练掌握数据库管理 工程造价相关软件及网络应用 12 4 2 如何填写 技能要求 业务技能是指运用所掌握的业务完成业务工作的能力 例如 对于一个集团公司办公室主任来说 应该具备的业务技能有 能够撰写集团领导的发言稿 宣传材料以及以集团公司名义下发的文件 报告 能够运用行政管理知识建设并维护内外部工作关系 能够运用文秘管理知识处理好文书 档案等管理工作 能够运用公关技巧建立良好企业形象 协调公共关系 能够运用人员管理的方法和技巧有效地对下属进行管理与开发 能有效进行信息收集和提供 对于一个一级预算工程师来说 应该具备的业务技能是 能够独立从事大型项目 30万平米以上 的标书编制 标底计算 工程预结算 对于一个人力资源管理高级咨询师来说 应该具备的业务技能是 能够独立主持大型项目 指拥有全资子公司 控股子公司 分公司 事业部 分厂 项目组等各种下属机构的集团 的组织设计 工作分析 薪酬与考核体系的设计 12 5 1 如何填写 能力要求 能力要求是指完成工作应具备的一些能力方面的要求 这些要求包括需要什么能力及其级别 能力要求是指该职位对任职者最需要的能力要求 能力要求一般不宜多 三到五个即可 常见的能力有 学习能力 通过自学更新知识结构 吸收新事物 新工具 新方法的能力 在工作中总结经验教训的能力 开辟新的学习渠道 收集新的信息的能力 创新能力 思维灵活 能够从不同的角度思考问题并提出新设想 新方案的能力 改进工作方式和方法的能力 开拓新局面的能力 协调能力 处理组织内 外的人际关系 冲突和矛盾的能力 协调平衡大家的利益 促成 共赢 合作的能力 沟通能力 语言准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力 善解人意 与人取得共识的能力 通过说服改变对方行为的能力 12 5 2 如何填写 能力要求 分析判断能力 对现有信息进行分析 找出相关因素的能力 在分析的基础上 对问题的性质 根源及其发展趋势进行判别的能力 问题解决能力 在不同环境 不同层面中发现问题的能力 面对问题提出解决思路的能力 解决问题的周到程度 解决问题的效率 适应能力 熟悉新环境 新关系 新位置的能力 根据不同的环境和条件调整自己的心态和工作方法的能力 在新的组织关系下定位自身角色 了解其他成员对于自己的期望并与人合作的能力 培养指导下属能力 发现下属的特点 合理用人的能力 因人施教 开发下属的能力 计划能力 对未来进行预测的能力 在预测基础上制定有效目标的能力 分步骤有效实施目标的能力 组织能力 挖掘资源的能力 统筹安排 提高资源综合利用的效率的能力 控制能力 面对各种局面 考虑并把握各方面的因素 使事情在自己的掌握之中 朝着自己期望的方向发展的能力 紧急情况下 能利用各种有效的方法 稳定局面 使事情正常 有序地发展的能力 12 5 3 如何填写 能力要求 执行能力 领会目标要求 完成任务的能力 执行过程中应变的能力 信息检索能力 对信息的敏感性 积累与本职位工作相关的信息 掌握本领域最新动态的能力 在大量信息中 筛选有效信息的能力 领悟能力 领会计划 方案 他人意图的正确性 在领会的基础上 举一反三 做出系列反应的能力 举例说明 一个办公室主任的能力要求是 计划能力 组织能力 协调能力 激励下属的能力 控制能力 一个人力资源部薪酬主管的能力要求是 领悟能力 沟通能力 问题解决能力 学习能力 市场策划人员的能力要求是 信息检索能力 分析判断能力 创新能力 学习能力 沟通能力 销售人员的能力要求是 公关能力 沟通能力 拓展能力 适应能力 事务类人员只需要执行能力 12 6 1 如何填写 素质要求 素质是指一个人的潜在特质 与生俱来 一般不宜改变 素质要求是指该职位对任职者最需要的个性或特质的要求 素质要求一般不宜多 一到两个即可 常见的素质有 情绪稳定性 当有意外发生时 能保持心情平静 头脑清醒 能很快地调节自己 恢复常态 处变不惊 临危不乱 心理承受力 坦然面对困难 压力 挫折和复杂局面 积极采取措施去适应 解决它 百折不挠 永不言败 心胸开阔 宰相肚里能撑船 忠诚 对组织 事业 职责感情真挚 忠心耿耿 忠实可靠 为组织发展不遗余力地贡献自己的力量 无论遇到多大困难 绝不放弃 全力以赴地帮助组织渡过难关 不遗余力维护组织声誉 自我认识 有自知之明 对自己的能力和性格有客观而全面的认识 清醒地认识自己的缺点 明确自己在组织中适合的位置 量力而行 12 6 2 如何填写 素质要求 团队合作精神 对团队共同的目标 价值观有深刻的理解和认同 愿意为实现共同目标而尽自己最大的努力 明确自己在团队中的角色 承认并尊重其他工作伙伴的工作对自己的工作以及团队的重要性 开诚布公 愿意 善于与团队成员交流问题 分享经验 为了维护团队利益愿意调整自己的利益 能主动维护团队形象 全局意识 能全盘考虑问题 清楚哪些东西对于整个大局是重要的 哪些东西则是不重要的 不会为了小事而误大局 为了顾全大局 能牺牲局部利益 大局利益受到损害时 挺身而出维护大局利益 人际敏感性 能敏锐 准确地觉察他人对自己的态度和需求 能正确判断某个群体内部的人际气氛及其细微变化 责任心 非常清楚自己的责任 对本职工作一丝不苟 精益求精 遇到困难时 能坚韧不拔地克服困难 工作第一 有奉献精神 出现失误 敢于承担责任 并千方百计加以补救 原则性 原则明确 是非分明 实事求是 随时用自己言行维护原则 即使碰到困难 也会坚持原则 对于有违反原则的事情 会坚决与之作斗争 12 6 3 如何填写 素质要求 成就动机 不满足于已取得的成就 不断为自己提出更高的目标 或是对工作的完成情况