hooma设计团项目管理系统快速入门手册--设计师篇.doc

提升团队效率 48 / 48 hooMa设计团-设计行业项目工单管理系统hooMa设计团设计项目管理系统快速入门手册-设计师篇 什么是hooMa设计团？hooMa设计团是设计团队的项目管理工具。你可以随时在线开通一个专门用于管理自己的设计项目的网络平台，也可以在公司内部的局域网里自己安装搭建属于自己的项目管理平台。hooMa设计团能做什么？被用户誉为设计团队的作战指挥系统。管理者可以用它给员工安排工作，随时了解业务进度，掌控项目结果，考核团队绩效，提高团队的整体工作效率。为什么选择hooMa设计团？随着业务扩大，人员增多，项目繁杂，团队中开始出现配合不给力，项目进度难掌控，导致每月花大量时间在琐碎的管理日程上，无法集中精力潜心创作和拓展业务。 hooMa设计团就是为了解决这些问题而研发的。它针对性强，便于实施，简单易用。只需很少的投入就能在自己的局域网上实现网络化管理，让日常工作条理更清晰。有效帮助管理者从繁琐的日程中解脱出来，集中更多精力进行业务拓展和经营决策。谁在用hooMa设计团？建筑设计公司、装饰设计公司、展示设计公司、平面设计公司、广告制作公司、陈列道具制作公司、影视制作公司、工业产品设计公司、动漫创作团队、摄影工作室、企业的设计研发部门、画廊等。官方网站：免费下载：/download.php在线试用：/reg.php在线演示：/1/demo/index.php?test_user=demo&test_pw=111111目录一、功能概览5二、项目管理61、创建项目62、认领项目73、分配任务84、组建项目小组并分配积分95、每天汇报任务进展106、上传设计稿并转发给客户117、上传项目缩略图128、项目送审139、上传项目完稿并转发给第三方1410、积分榜和压力榜1511、项目列表的排列方式. 1612、项目列表的分类方式.1813、根据客户名和关键词筛选项目 . 21三、日程管理231、利用日程管理来制定工作计划232、同事之间利用日程管理来安排工作253、利用日程记流水账264、利用RSS订阅软件实现桌面右下角弹出日程提醒275、把日程转发到微博、邮件296、把每天的日程按照重要程度分类307、邀请同事关注日程. 31四、日常办公321、查看自己的考勤情况322、填写请假单323、填写出差申请单334、填写报销单335、查看自己的积分结算单34 五、公共文档 35六、小技巧371、创建桌面快捷图标372、用手机或iPad访问系统383、把图片插入帖子，创建图文贴394、设置关键贴来提高检索留言的效率405、发通知/公告 416、如何关注/取消关注项目. 43一、功能概览我们认为设计公司的每人每天的工作无外乎可分为两大类：一种是客户委托的订单（项目），还有一种是日常琐事（日程）。hooMa设计团可以迅速搭建一个公司集体使用的网站，用来管理项目和日常日程。只需要一台普通的PC机就可以作为服务器安装hooMa设计团，搭建属于自己的项目管理平台。（员工的电脑不需要安装任何软件，只要用网络浏览器访问平台即可。地址就是安装了hooMa设计团软件的那台电脑的IP地址或者机器名）。如果对自己搭建和维护一台服务器感到麻烦的话，可以使用我们提供的在线版hooMa设计团。只要用邮箱注册开通一下就可以使用。详见：/buy.php?current=2&subcurrent=1 二、项目管理）创建项目点击首页【创建项目】。进入创建项目页面。注：在项目分类里填入新的客户名，即可创建并保存该客户。如果需要自定义项目编号，可在系统设置/项目设置中修改。2）认领项目在首页的项目列表中，点击需要认领的项目中的【我来认领】按钮。项目认领成功。3）分配任务点击项目列表中的时钟图标，进入：时间计划表。进入时间计划表页面，进行任务分配，如下图：4）组建项目小组并分配积分进入项目，点击人员配置部分的“项目小组创建”，可以如图创建项目小组和分配积分。注：未经录用的员工或行政、财务部等非项目人员不会出现在左侧待选择列表页。5）每天汇报任务进展进入时间计划表。 再切换到项目动态表，如下图，双击日期格，进行任务进展的填写。6）上传设计稿并转发给客户先在发表留言栏中上传设计稿，如下图。设计稿上传之后，点击右下角的：发送到邮箱，系统会把设计稿发送到客户的邮箱里。设计稿发送给客户之后，留言中会显示邮件发送记录。7）上传项目缩略图打开项目，点击【项目缩略图】，选择文件并上传。也可以直接从帖子附件中选文件作为缩略图。上传后的缩略图会显示在项目中。8）项目送审项目完成之后，点击【项目送审】。项目经理就能在审批中心看到并审批。9）上传项目完稿并转发给第三方打开项目，进入项目文档，上传完稿文件，如下图。接着点击邮件按钮，系统会自动打开outlook，并将完稿文件的下载地址写入正文，收件人默认为客户联系人。这样发送完稿有一个好处，就是不会堵客户的邮箱。客户收到的仅是一个完稿的下载地址。不管完稿有多大，客户都可以快速收到，只有在点击链接之后才开始下载。10）积分榜和压力榜积分榜是员工当月已经完成并通过审批的项目和积分排名。压力榜是员工当前已累积的尚未完成的项目积分排名。11）项目列表的排列形式在项目列表中，项目可以以两种方式进行排列：列表形式和读图形式排列形式为：列表。点击列表：所有项目将以列表形式排列。如下图：排列方式为：读图。点击：读图，项目会以图片形式排列。显示的图片一般为项目缩略图，未上传缩略图的项目，则显示留言中最近上传的一张图片。点击图片，就可打开对应的项目。12）项目列表的分类方式首页显示的项目，是根据创建时间排序，分为：本月、上月、更早 三个时间段，显示未完成的项目。进入到项目中心，根据项目进度，又可分为：未完成项目/已完成项目/已暂停项目。在项目进度下，又可以按月份/客户/合同/开票进行项目分类。例如：把全部项目按照月份分类，如下图。点击月份，可展开该月全部项目。例如：按客户名排列。点击：全部项目/按客户，进入客户目录，查看某一客户的全部订单（包括未完成和已完成），。点击该客户名，即可查看全部订单。如果客户比较多，在客户目录中查找比较麻烦，可以通过：切换客户，迅速找到需要的客户。或直接输入客户名。13）项目列表的分类方式随着时间的推移，客户和项目会不断增加，想要搜索以前的客户或者项目时，就可以用到：关键词筛选 这一功能。输入关键词进行搜索，可以输入建立时间/项目名/项目负责人名，来进行项目的搜索。例如，输入“201401”，即可筛选出所有2014年1月创建的项目。例如，输入“海报”，即可筛选出项目名中包含“海报”二字的项目。例如，输入“小李”，即可筛选出小李作为项目经理的所有项目。“关键词筛选”这一功能可以搜索到所有项目，特别是能快速搜索以前的项目。当您需要查看一些资料时，可以随时调出，就像一个灵活的“知识库”。新员工进入公司，也可以通过调看过去的项目，从中了解到客户们喜好、要求；公司的设计理念、设计方向。而且随着时间的流逝，有些客户和项目已经模糊，也可以通过这样一个“知识库”，随时查看以前的项目。三、日程管理1）利用日程日历安排工作制定今明后三天的工作计划，可以直接在首页填写，见下图：还可以通过更改日程的时间，改变排列顺序。例如，将某一日程时间调整为：08-00，该日程会自动排列到8点之后的日程上面。制定周计划或者月计划、年计划时，打开首页日程栏中：我的日程，进入到日历页面，双击日期格进行填写。点击每一行前面的周序号可以一起打开一周的编辑窗口，集中安排一周的工作。2）把日程分享给同事点击日程中的分享图标，进入分享页面，再选择需要分享的同事即可。分享后的日程会写入到同事的日程表里。同事们还可以就这条日程发表回复。日程收到回复后，会在首页出现提示。3）利用日程记流水账在记录日程时可以加一些特殊的关键词，以便于日后搜索查询。例如：在用日程记日常现金账时，可以在金额前一打一个“￥”符号。今后只要在搜索栏里输入“￥”搜索，就能把所有的流水账列出了。4）利用RSS订阅软件实现桌面右下角弹出日程提醒1、首先安装一个rss桌面阅读器。推荐Feed Notifier(下载 6.75MB) ，下载地址： /files/FeedNotifier.rar这个软件可以开机自动启动，一旦有了新的消息，会自动在电脑屏幕右下角弹出提示窗口。经测试提示比较及时。2、右击打开软件设置，进入到订阅设置页面。 再打开系统中导航区的“订阅RSS桌面提醒”图标，如下图，将RSS的两个订阅地址添加进Feed Notifier的订阅列表中。3、完成订阅！在不登录系统的情况下，系统最新消息也会在电脑页面右下角弹出提示。5）把日程转发到微博、邮件进入日程分享页面，将日程转发。6）把每天的日程按照重要程度分类如果每天需要处理的事情比较多，时间一长就会忘记哪天做了哪些事，有些重要信息也会随着时间的流逝而淡忘。利用日程管理功能，可以准确的查找到每天的日程。另外，每天的日程还可以按重要性标注，可以提醒用户把主要精力放在更重要的事上面。7）邀请同事关注日程有时同事之间的工作任务交际比较多，每次发日程都要分享给同事，会觉得比较麻烦。可以邀请同事关注自己的日程，这样对方就能看到自己所有的日程记录（加密的日程除外）。进入：日程/团队日程在页面最下方，点击：邀请更多人关注，选择同事。对方在：团队日程中，就能看到你的所有日程（加密的日程除外）。四、日常办公1）查看自己的考勤情况主菜单：个人中心/考勤单，即可查看自己的考勤情况。2）填写请假单主菜单：个人中心/考勤单/请假单/填写请假单，进行填写。3）填写出差申请单主菜单：个人中心/考勤单/请假单/申请出差，进行填写。4）填写报销单主菜单：个人中心/报销单，进行填写。5）查看自己的积分结算单主菜单：个人中心/统计和信息/积分榜。点点击姓名，即可查看自己的积分结算单。五、公共文档公共文档是系统上的文档分享平台,在这里,您可以上传并和其他用户分享自己的文档，也可以下载其他用户上传的文档。进入【公共文档】页面，点击【新增文档】，填写所属分类和文档名称之后，就创建了新的文档。注：在文档所属分类里填入新的分类名，即可创建并保存该分类。打开文档，就可以发表留言以及上传资料。也可以对已有的文档进行下载。六、小技巧1）创建桌面快捷图标把浏览器地址栏中，网址前面的小图标拖到桌面，这样可创建该网页的桌面快捷方式。2）用手机或iPad访问系统在局域网中，只要用手机或ipad打开浏览器，输入域名，就能登录系统。 3）把图片插入帖子，创建图文贴首先在留言栏中上