应用文写作基础7第七章 事务应用文ppt课件

第七章事务应用文 事务应用文是指党政机关 社会团体 企事业单位 或个人为处理日常办公事务 交流信息 总结经验 解决问题 指导工作而使用的应用文体 特点 事务性辅助性灵活性 一 证明信 推荐信的基础知识1 概念 第一节证明信 推荐信 证明信是单位 团体或个人出具的用来证明某人的身份或某事物的真实情况的专用书信 证明信有两种 一种是单位团体出具的证明信 另一种是个人出具的证明信 推荐信是单位 团体或个人向其他单位 团体或个人推荐人或物 以便对方采纳的专用书信 写作时必须写清推荐的理由 实事求是地反映所荐人或物的具体情况和长处 决不能隐瞒实情和虚夸 1 证明信的内容及格式 1 标题 2 收信单位名称 3 正文 4 结尾 5 署名 日期 二证明信 推荐信的写作方法 1 标题标明专用书信的性质 如 证明信 在文首行的正中间书写 2 收信单位名称如是外出办事只作身份证明 这一项可略去 如是直接给某单位的证明材料 就必须标明单位名称 可根据具体情况而定 3 正文写清楚证明的事项 如证明某人的工作经历 应写明姓名 时间 在本单位工作时担任的职务 工作能力 业绩等 如证明某件事情的真实与否 须写清参加者的姓名 身份 在事件中的地位 作用和事件本身的前因后果 4 结尾写明习惯用语 特此证明 有的在最后加上 此致敬礼 5 署名 日期写明证明单位名称并加盖公章 日期 个人的证明材料应写明证明人姓名 身份 并签字盖章 一 标题写明信的性质 即 推荐信 或 自荐信 二 称呼收信单位的名称或个人姓名 三 正文另起一行 空两格书写 2 推荐信的写作格式 四 结束语末尾的祝颂语 六 署名 日期推荐单位或个人署名 日期 一 感谢信的基础知识与写作方法 感谢信的概念感谢信是对某人或某单位给予自己或己方的关心 帮助 支援表示感谢的书信 叫做感谢信 慰问信的概念慰问信是以组织或个人的名义向辛勤工作的集体或个人表示关怀 问候 慰劳和致意 或对遇到重大损失和困难的群众团体表示同情 问候 鼓励和关怀的书信 贺信的概念贺信是表示庆贺的书信 有交际和礼仪的性质 当贺信用电讯来传达时也叫贺电 第二节感谢信 慰问信 贺信 慰问信的三种情况一是向做出贡献的集体或个人表示慰问 二是对遇到重大损失和困难的群众团体表示同情和安慰 三是节日期间向有关人员进行慰问 1 感谢信的结构和写法标题1 直接以文种 感谢信 为标题 2 也可以由受文单位 文种组成标题 如 致广东省科技干部学院的感谢信 3 还可由发文单位 受文单位 文种组成 如 中共中央致各民主党派中央 全国工商联的感谢信 称呼顶格写 冒号 二 结构及写作方法 正文一是叙述过程中交代清楚人物 事件 时间 地点 原因 经过 结果 在叙述之后 简要说明产生的影响 二要热情赞扬对方的可贵精神并表示向对方学习的态度和决心 结尾结尾写上表示敬意 感激的用语 如 此致 敬礼 致以最诚挚的敬礼 等 署名和日期 2慰问信 贺信的写法慰问信和贺信的写法与感谢信基本相同 所不同的是正文部分 慰问信应对对方遇到重大损失或困难表示同情 问候 鼓励和关怀 贺信则应突出祝贺的原因 概括被祝贺者在哪些方面取得成绩 分析取得成绩的主观和客观原因 并作一些恰如其分的评价 提出愿望 有时还可表达祝贺者的决心和行动 事务应用文 第三节倡议书 建议书 申请书 一 倡议书的基础知识与写作方法 倡议书是由个人或团体发出提议 号召大家做某件有意义的事时使用的应用文体 倡议书的基本格式与写法标题在第一行的中间写上 倡议书 三字 也可写明内容 如 关于保护鸟类的倡议 称呼第二行顶格写称呼 倡议书的称呼就是号召参加所倡议之事的对象 正文这是主体 在写作上应注意两点 一是倡议的原因 目的和意义要交待清楚 二是倡议的事项要具体明确 分条列出 结语正文后换行概括地提出希望 要富有鼓动性和号召力 署名和日期与一般书信相同 倡议书行文中不能出现命令式的语气 二 建议书的基础知识与写作方法建议书是就某件事的具体做法或某个问题的解决方法 用书面的形式向他人 领导或团体提出自己的看法和主张的一种文书 建议一般是下级向上级 个人向组织提出的 也有的是向同学 朋友 同事提出的 建议书的基本格式与倡议书差不多 只是在写法上有所不同 倡议书是面向公众的 语气上带有极强的鼓动性和号召性 建议书的对象一般是上级 带有商讨的语气 倡议书在正文结束后不写祝颂语 而建议书应写上祝颂语 三 申请书的基础知识与写作方法申请书是个人或团体因某种需要而向上级有关部门 组织 领导 社会团体表达愿望 提出请求的一种使用十分广泛的专用书信 1 申请书的基本格式与写法申请书由标题 称呼 正文 结语 署名和日期组成 标题在第一行中间写 申请书 或 申请书 字样 字体要稍大 一般应写明申请内容 称呼写明办理事项的主管部门 正文说明要申请的具体内容 理由和要求 结语同一般书信署名和日期 事务应用文第四节计划 一 计划的基础知识1 计划的概念 计划是团体或个人为了在一定时期内很好地完成某项生产 工作或学习任务 根据国家法律 政策 上级指示和单位或本人的实际情况 提出要求达到的指标和相应的具体措施与步骤而写成的书面文书 3 计划的种类 1 按性质分 有综合性计划和单项计划 2 按内容分 有工作计划 生产计划 学习计划 科研计划 教学计划等 其内容与各单位 各行业的业务工作有密切关系 3 按时间分 有远景规划 年度计划 季度计划 月计划等 还有其他的分类方法 安排时间较短 内容较具体的计划 打算近斯而指或措施等尚不周全的计划 设想初步的 尚未成熟的计划 意见和要点上级用以向下级布置工作或任务 并交代政策 要求的计划 规划跨越年代较长 范围较广 内容较概括 并具有巨大革新内容的计划 方案从目的要求 方式方法到具体进度都有规定的计划 计划的不同名称 安排 打算 设想 意见 要点 规划 方案 2 计划的特点 前瞻性 明确性 可行性 计划的格式 表格式计划这种方式适用于时间较短 范围较小 方式变化不大 内容较单一的具体安排 如销售计划 月计划等 条款式计划 二 计划的写作 条款式计划 1 计划的名称 标题 由三个要素组成 制定计划的单位名称 计划适用的时限 计划的种类名称 2 计划的内容 正文 它一般包含三方面的内容 一是情况分析 制订计划的根据 要对现状作出分析 写明本计划是在什么基础上制订的 有的计划还要分析利弊长短 既要看到有利因素 也要看到不利因素 做到胸中有数 这样 才能制订出切实可行的计划来 二是做什么和达到什么目的 任务和目标 制定计划要明确做什么 也就是说 根据需要和可行性 提出本计划在期限内应完成的任务和达到的目标 三是怎样做 要求 方法 步骤 在提出任务和目标后 要明确需要做哪些工作 这些工作怎么个做法 分哪几个步骤完成 还要一一写明完成的期限和人员分工 以及确保实施的措施等内容 为了眉目清楚 一般可分条分项写 如在标题中已写出制定计划的单位名称 可不用署名 如是个人计划应先写单位名称再写姓名 日期写在署名的下一行 3 署名和日期 三 计划写作的注意事项 写计划的态度要严肃认真写计划要符合党和国家的政策 更要切合实际突出重点 加强预见性要切实把握计划主体的内在逻辑关系 事务应用文第五节总结 一 总结的文体基础知识 总结就是把某个时期内的工作 学习或某个活动开展的情况进行分析研究 从中归纳出经验或教训 以便更好地指导今后的实践所写的一种事务性应用文 2 总结的种类 总结的种类很多 按不同的划分标准可以分为以下几类 按性质划分 可分为全面总结和专题总结 按内容划分 可分为工作总结 生产总结 学习总结 会议总结 活动总结等 按范围划分 可分为个人总结 班组总结 单位 部门 总结 地区性总结 全国性总结等 按时间划分 可分为月度总结 年度总结 跨年度总结等 3 总结的特点 回顾性 总结是对已经过去的一个时期的工作 学习或活动开展情况进行回顾的应用文书 它肯定成绩 将成功的经验加以提炼 归纳出带有普遍性的规律 对不足之处进行理性的分析 以便今后吸取教训 采取新的措施加以改进 真实性 写总结应坚持实事求是的原则 对取得的成绩 成功的经验不要夸大其词 人为地拔高 对存在的问题也不能隐瞒或轻描淡写地一笔带过 只有客观真实地进行总结 才能达到总结的真正目的 发挥出总结应有的作用 平实性 总结以概括性叙述为主要表达方式 并辅之以适当的议论 它不必把事情的经过写得整而详细 更不必进行细节描写 只要用平实的语言去概述 做了哪些 做得怎样 就可以了 它也不必为了雄辩而引经据典 反复论证 而只是靠实实在在的事例和数据统计去证明观点 它不追求华丽的词藻 而要求语言平实 准确 二 总结的写作方法1 总结的基本格式总结的结构一般包括标题 正文 落款三部分 标题直接性标题如 商场二 年销售工作总结 间接性标题如 股份制使企业走上快速发展之路 增强领导干部公仆意识 综合性标题如 抓改革促管理增效益 食品厂1998年工作总结 正文 正文的主要内容一般有前言 主体 结尾三个部分 主体部分常见的结构形式主要有以下几种 两部式三段式阶段式 落款 总结的落款 在正文后面的右下方分两行写 第一行写单位名称或个人姓名 第二行写具体的日期 有的总结将单位名称或个人姓名写在标题的下一行 落款处只写日期 总结的写作要求 要有正确的思想作指导 了解实践活动的全过程 实事求是地占有材料 明确总结目的 运用典型材料 抓住事物的特点 突出总结的个性 一分为二看问题 见物也见人 语言要准确 简明 生动 总结写作的注意事项 一 占有材料 深入分析材料 二 实事求是 三 找出有规律的东西 突出重点 四 语言要准确 朴实 简明 生动 事务应用文第六节会议记录 一 会议记录的文体基础知识 会议记录是指在会议过程中由专门的记录人员将会议情况和会议内容如实笔录而形成的一种书面材料 一般分详细的会议记录 摘要式会议记录 重点式会议记录 会议记录一般具有实录性 客观性和规范性的特点 二 会议记录的写作方法1 会议记录的基本格式和写法会议记录一般由标题 会议组织情况 会议进行情况 尾部四个部分构成 会议记录的标题有两种写法 会议名称加 记录 二字构成标题 如 厂工会小组长座谈会记录 会议内容加 记录 二字构成标题 如 中学关于进一步深化课堂教学改革研讨会记录 会议记录的标题应写在页首笺头分隔线下的中间 会议组织情况包括时间 地点 出席人 缺席人 列席人 主持人 记录员 议题共8项 每项分行依次排列 且需详细清晰 会议进行情况即会议的内容 包括主持人开场白 大会主题报告 讨论发言 决议共4项 尾部会议记录的尾部包括下列两项内容 结束语 会议进行情况已记录完毕 应另起一行空两格写出 散会 或 休会 以示记录已结束 署名 会议记录经记录员过目或稍作文字整理和补充后 在 散会 的右下方签上记录员姓名 然后交主持人过目 签上主持人的姓名 会议记录写作的注意事项1 记录必须以忠实于原话为原则 2 会议记录有严格的规范性 3 会议记录与会议纪要不同 会议记录是当时会议的实录 会议纪要是会后用于记载和传达会议情况和议定事项的一种文书 有汇报 传达及通报 交流的作用 事务应用文第七节简报 一 简报的文体基础知识 1概念简报是机关 企事业单位 社会团体之间用来汇报和反映情况 交流信息或经验 加强沟通联系的一种事务性文书 2分类简报的种类很多 按性质和内容的划分标准可分为以下几种 情况简报 情况简报又称工作简报 它包含的内容很广泛 主要用来及时反映各项工作情况 如反映贯彻党和国家的方针政策以及上级指示的情况 反映各项工作 生产的进展情况 也可以反映典型事件 工作中的经验 教训和问题等 会议简报 会议简报一般是在召开比较大型的会议时所编发的 有的是在会议结束后编发的 它主要反映会议的概况 如会议期间领导的主要讲话 会议期间的活动 会议研究的问题 典型发言人数和主要内容 与会代表的情绪 愿望和意见等 动态简报 它能迅速及时地反映近期发生的新情况 新问题 新动向 动态简报分两种 一是工作动态简报 主要反映本部门 本系统工作情况 如 教改动态 房改动态 文艺动态 等 二是思想动态简报 主要用于反映社会各阶层对政府的方针 政策的认识 态度 社会上出现的新观念 新思想 各行各业群众的思想现状等 3特点 简洁性 简报的内容简练 篇幅较短 材料概括集中 语言表述简洁明确 平实准确 字数一般在2000字以内 如果内容较多可分几期编发 综合性的情况简报除外 时效性 简报须及时反映 交流新问题 新情况 新动态 具有较强的时效性 因此 要采写快 编印快 发送快 尤其是会议简报更应强调时效性 否则便会失去它应有的作用 内部交流性 简报不公开发行 只限于内部交流 简报上所登的内容主要是本机关或本单位 本系统的内部情况 或与本机关 本单位密切相关的外部信息 其内容具有明显的内部交流性特征 有些简报的内容涉及国家机密 应在报头上注明秘密等级和保密期限 二 简报的写作写法简报结构由报头 报体 报尾三个部分组成 报头由简报名称 期数 编发单位 印发日期 编号 秘密等级等要素组成 报头在首页上方 约占三分之一的版面 报头与正文标题之间用横线隔开 教育部简报 2004 第223期教育部办公厅编2004年10月29日 中国人民大学四个阶段推进中央16号文件学习贯彻工作 全国教育系统认真学习贯彻 中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见 之十一 报体报体是简报的核心内容 一般由按语 标题和正文三部分组成 按语 在正文标题之前加上按语 就简报所涉及的内容 情况作必要的说明并提出要求 一般用于主管单位下发给所属基层单位的简报 大部分的专题性简报不写按语 标题 简报的标题主要有两种形式 单行式标题 高度概括简报的主要内容 让人一看就能领会全文的主旨 如 加快房改步伐 提高居住水平 双行式标题 在会议简报中 如果只写一个会议的概况 往往采用双标题 正标题揭示会议的主题 副标题补充说明会议的名称 正文一般有前言 主体 结尾三大块内容 前言 要求用简洁准确的语句概括正文的主要内容 常用的表述方法有两种 一是概述式 常用于会议简报的前言 开门见山地点明什么时间 什么地点 开什么会 何人主持 参加会议的主要成员是谁 有哪几位领导同志讲了话 并概括这次会议取得的成效 二是结论式 即将问题的结论用一段话点明 反映情况 揭露问题的简报常用这种开头方式 主体 主体部分要用具体 典型的材料 并通过恰当的结构方式来突出观点 说明情况 分析问题 主体的结构形式主要有三种 一是按时间顺序写 适合于反映一件事 概述一个会议情况等内容单一的简报 有些会议简报摘要介绍领导同志的报告内容 是按照自上而下的级别顺序安排结构的 二是按空间顺序写 这种结构方式适用于上级主管单位综合归纳几个下属单位的不同情况的工作简报 把材料分类 加上小标题逐一写出来 三是按逻辑顺序写 即按照事件或问题的内在联系来安排结构 这种结构形式有助于反映事物的内部规律和本质特点 结尾 有的简报只用一句话或一小段文字来收束全文 或总结归纳全文的主旨以呼应开头 或谈今后的打算 或表决心 等等 有的简报没有单列一节作为结尾 要说的话在主体部分已说清楚 这叫自然收尾 报尾一般用两条平行横线标明报尾部分 注明发文范围及编印份数 事务应用文第八节调查报告 一 调查报告的文体基础知识 调查报告是对某一事件或问题进行调查研究后写成的书面报告 调查研究是报告的前提 报告是调查研究的结晶 没有调查研究 也就不会产生调查报告 调查报告的种类很多 按调查对象和反映的内容不同可分为 情况调查报告 经验调查报告 问题调查报告 研究性调查报告等 按调查报告涉及的范围大小可分为 专题调查报告和综合性调查报告 2调查报告的种类 3调查报告的特点 针对性 社会上和本系统 本行业常常会出现许多新情况 新问题 需要我们去研究解决 也常常会有许多好的经验需要推广 有许多新生事物需要去扶持 调查报告正是从这些客观需要出发 有针对性地进行调查研究之后形成的书面材料 调查报告的针对性越强 其解决问题的实效性就越大 真实性 客观事实是调查报告赖以存在的基础 真实性是调查报告的生命线 调查报告的材料包括数据都必须全部真实 只有这样 才能从中推出正确的结论 找到问题的症结所在 才能找到符合客观事实的具有指导意义的规律 事理性 调查报告不同于记叙文的具体叙事 也不同于议论文的推理论证 它主要通过大量的材料进行分析和综合 揭示出事物的本质和规律 通过对事实的概括叙述和简要说明 由事论理 寓理于事 最后得出结论 调查报告这种事理性的特点 就决定了它在写作上主要是运用夹叙夹议 叙议结合的表达方式 典型性 写调查报告调查的对象必须典型 所运用的材料要有典型意义 所得出的结论和规律必须具有普遍性意义 而不是个别现象和特殊例子 决不允许以偏概全 只有这样 才有较强的说服力 才具有现实意义和对工作的普遍性指导意义 二 调查报告的写法 调查报告一般包括标题 正文 署名三部分 标题有单行式标题和双行式标题两类 单行式标题直接式标题 由调查事由和文种名称构成 间接式标题 不点明文种只揭示全文主旨 双行式标题由主 副标题构成 正文一般由前言 主体 结尾构成 前言常见表述方式 叙述式 议论式 主体常见的三种结构形式 纵式结构 并列式结构和层进式结构 调查报告的结尾一般有以下几种方式 一是概括全文内容 深化中心观点 以加深读者的印象 二是指出事物的意义 展望发展的前景 三是发出号召或指出今后努力的方向 以表态式的句子结束全文 如主体部分采用层进式的结构方式 最后一个层次写对策或建议 就可以自然收尾 不必另加结尾了 正文 署名 调查报告的署名方式有两种 一是写在正文结尾的右下方 注明单位名称和作者姓名 二是写在标题下一行居中处 在报刊杂志上发表的调查报告通常采用这种署名方式 调查报告写作注意事项1 写作目的要明确 2 精心选材 3 语言要准确清晰 事务应用文第九节规章制度 一 规章制度的文体基础知识 规章制度是国家机关 社会团体 企事业单位为了建立正常的工作 劳动 学习 生活秩序 依照法律 法规 政策而制定的 具有规范性 指导性和约束力的文书 规章制度的特点制作的严肃性具有强制力或约束力行文全面周到 内容具体 二规章制度的写作方法 规章制度通常包括标题 正文 落款三部分 标题通常有发文单位 事由 文种组成 有的只有事由和文种组成 正文有两种格式 一是条例式 二是条目式 落款在末尾右侧签署制定本规章制度的单位或机关名称和发文日期 事务应用文第十节述职报告 一 述职报告的文体基础知识 述职报告是各级机关 团体 企事业单位的领导或工作人员 向所在单位的组织人事部门 主管领导或上级授职机关陈述自己自一定时期内主管工作完成的情况或履行职责情况的一种自我评述性的应用文体 述职报告的分类 根据述职对象的不同可分为 个人述职报告 领导班子述职报告 根据述职报告内容的不同可分为 综合性述职报告 主题或单项性述职报告 根据述职制度的不同可分为 定期例行性述职报告 不定期指定性述职报告 个人或集体的应急性述职报告 根据述职时限的不同可分为 临时性述职报告 年度述职报告 任期述职报告 述职报告的特点 述职的自我性论述的确定性内容的规定性 二述职报告的写作方法 述职报告一般由标题 上款 正文 结语 落款五个部分组成 标题常见标题有