工作分析与工作评价孙健敏页PPT课件

1 工作分析与工作评价 孙健敏博士中国人民大学劳动人事学院教授 2 为什么要谈工作分析 中国企业一些亟待解决的问题 工作的权责不等 工作职责相互重叠所造成的相互推诿 相互扯皮的现象 所录用的员工有的无法胜任工作的要求 有的则认为怀才不遇 绩效评价缺乏统一明确的标准 主观性 随意性太强 因此只能流于形式 而无法真正发挥作用 员工抱怨自己没有获得公平的报酬从而导致工作情绪不高 缺乏热情 每个人都很忙 而组织的整体运作效率却很低 大家都在干别人的活 3 工作分析的定义 工作分析就是确定某一项工作的目的 任务 性质 完成任务的人所从事的活动和活动的范围 以及什么人 包括技能和经验 适合从事于这一工作的过程 也叫职务分析 岗位分析 职位分析 4 工作分析是指 1 确定工作的任务是什么 2 确定应该用哪一类人来承担这一工作 在你学完本手册之后 应当能够了解工作分析的一般理论 掌握进行工作分析以及编写工作描述的几种技术 学会搜集工作分析信息的主要方法并根据双良集团各个职位的情况编写工作说明书 5 工作分析的基本概念和术语 工作要素 工作中不能再分解的最小动作 工作任务 为了达到某种目的所从事的一系列活动 它可以用一个或多个工作要素组成 责任 个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务 6 有关术语 岗位 组织内每个成员所在的位置 岗位与个人是一一对应的 有一个人就有一个岗位 职位 拥有相同或相似工作任务和工作职责的一系列岗位的统称 职位可以根据不同的标准进行分类 职务 承担某种工作的人被赋予的头衔 职位是对工作任务而言 职务是对人而言的 7 1 职位分类 指将所有工作岗位 按其义务性质分为若干职组 职系 从横向上讲 然后按责任的大小 工作难易和所需的教育程度及技术高低分为若干职级 职等 从纵向上讲 对每一职位给予准确的定义和描述 制成职位说明书 以此作为对聘用人员管理的依据 职位分类 8 2 职系 Jobfamily 也称为职位族 是指一些工作性质相同 而责任轻重和困难程度不同 所以职级 职等也不同的职位系列 简言之 一个职系就是一种专门职业 如教师系列 3 职级 Joblevel 指将工作内容 难易程度 责任大小 所需资格都很相似的职位划分为同一职级 实行同样的管理 给付同样的报酬 有关术语 9 工作分析的作用1 工作分析可以提供一项工作的任职者资格信息 工作规范 从而为人员招募 甄选决策提供依据 提高人员甄选技术的效度和信度 工作分析可以提供关于做好该工作所需的知识和技能的信息 从而为分析从事新工作的雇员的培训需求提供前提 这有利于提高整个培训活动的效果和效率 10 工作分析的作用2 工作分析为工作绩效评价提供了一个明确的绩效标准 从而使绩效评价有据可依 减少绩效评价的主观性和随意性 并且 为从事该工作的员工设立了一个标杆 使其能有目标的改进自己的工作 提高工作绩效 工作分析是进行工作评价的前提 有效的工作评价又是建立职位职能工资制的基础 从而有利于优化企业内部的工资结构 提高报酬的内部公平性 11 工作分析的作用3 工作分析可以明确每一个职位的职责 明确界定每个人的职责和权力 在确保每项职责落实到人头的同时 划清职位间的边界 从而减少员工之间的相互冲突 推诿 扯皮所造成的内耗 提高整个组织运作的效率 工作分析可以摸清工作与工作之间的关系 从而提高员工配置 晋升 调动等的合理性 工作分析对于确定企业的人力资源需求 特别是人员需求的质量 做好人力资源规划也有十分重要的意义 12 工作分析的作用4 泰勒制的真正含义是什么 灌输和训练工作规范化的意识和习惯 是建立职业化队伍的前提 13 工作分析所获得信息的应用 14 工作分析的程序1 1 确定工作分析目标和最终信息的用途 因为一项工作包括的信息很多 一次工作分析不可能挖掘出所有的信息 因而必须事先确定工作分析的信息的用途 从而确定搜集何种信息以及采用什么手段和方法来收集信息 2 收集与工作有关的背景信息3 选择分析样本 组织中的工作很多 逐个分析必然耗费时间 因此 有必要在彼此相似的工作中选取有代表性的典型工作 样本职位 进行分析 15 工作分析的程序2 4 成立工作分析小组 工作分析小组人员构成最好包括 实际工作承担者 该工作的直接主管和人力资源专家或工业心理学家 这样能更为客观 科学 全面地获得该工作的信息 5 实际收集工作信息 6 工作分析结果可能会有一定的偏颇 因此有必要让工作的具体承担者与其直接主管对工作分析的结果进行审查 同时 也可以赢得他们对其结果的认可 有利于将工作分析结果运用到实际工作中去 7 编写工作说明书和工作规范 16 工作活动 工作中人的行为 工作中所使用的机器 工具 设备以及其他辅助工具 工作的绩效标准 工作背景 对工作人员的要求 收集什么信息 17 工作分析的方法 18 职位说明书应包括的内容 1 工作标识 说明工作的基本信息 如工作名称 代码 直接主管 所属部门 工资等级等 2 工作综述 用一句话简单地概括工作的主要功能 3 工作关系 工作承担者与组织内外他人的联系 4 工作主要的职责 应负责任 和任务 将工作分解为若干职责 每一职责分解为若干任务 这是工作说明书中最主要的内容 5 工作特点 说明职位所具有的一些特点 据此可以对该职位进行评价 6 工作绩效标准 7 工作条件 主要包括工作环境和工作时间 正常工作时间 出差时间 加班时间 8 工作的任职资格 即工作规范 有的工作说明书已包含了工作规范 工作规范也可以单独文件的形式存在 19 职位分析员必须遵循的基本原则 1 分析而非罗列2 针对的是职位而非人3 事实而非判断4 立足于职位的目前状况 20 案例 南方某企业 21 案例 22 1访谈法2工作日志法3观察法4问卷调查法 搜集工作信息的方法 23 访谈法 在搜集工作分析信息的时候 可以使用以下三种访谈法 1 对单个雇员进行的个人访谈 2 对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈3 对完全了解被分析工作的监督人员进行的监督者访谈 最为重要的一点是 被访谈者本人必须十分清楚访谈的目的是什么 24 可以发现一些在其它情况下不可能暴露出来的工作活动和行为 l还为组织提供了一个良好的机会来向大家解释工作分析的必要性以及具有何种功能 l访谈还能够使被访谈者有机会释放因受到挫折而带来的不满l最后 访谈法还是一种相对来说比较简单但却十分迅速的信息搜集方法 缺点访谈法所存在的最主要问题之一是 搜集上来的信息有可能是扭曲的 它如果想通过访谈法搜集到有效的工作分析信息 可能要经历一个相当辛苦的过程 谈访谈法的优缺点 25 访谈法的典型提问方式你所做的是一种什么样的工作 你所在职位的主要职责是什么 你是如何做的呢 你所工作的环境与别人有什么不同 做这项工作所需要具备的教育程度 工作经历 技能是怎样的 它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证 你都参与些什么活动 这种工作的职责和任务是什么 你所从事的工作的基本职责是什么 或表明你工作绩效的标准有哪些 你真正参与的活动都包括哪些 你的责任是什么 你的工作环境和工作条件是怎样的 工作对身体的要求是怎样的 对情绪和脑力的要求又是怎样的 工作对安全和健康的影响如何 在工作中你有可能会受到身体伤害吗 或你在工作时会暴露于非正常的工作条件之下吗 26 访谈指导在进行工作分析访谈时 必须牢记以下几件事情 如果你是在做工作分析 那么你必须注意与主管人员密切合作你必须尽快地与被访谈者建立起融洽的关系 在访谈时 你应当依照一张具有指导性的问卷或提纲来提问如工作承担者并不是在一天中一遍一遍地重复相同的工作时 你就应当要求工作承担者按照任务的重要性大小和发生频率高低将它们一一列举出来 这样就可以确保那些虽然只是偶然发生但也同样比较重要的任务在面谈完成之后 还要对资料进行检查和核对 27 1 简要介绍以下你本人的情况 请学历 工作经验 技术等级等等 2 岗位名称及工序名称3 请简要描述一下你所从事的工作 4 你使用什么样的设备或者工具 辅具 5 你所在的岗位对体力要求高吗 到什么程度 你觉得你体力上是否承受的了 6 工作对情绪和脑力有什么要求 7 你所在的岗位对技能有什么要求 必须达到什么熟练程度 8 你的工作环境是否舒适 和别人的工作环境相比有什么不同 9 你所在的岗位对你本身安全和健康有无不良影响或损害 如果有达到什么程度 10 在工作中你有没有可能会受到身体伤害 如果有可能 通常是什么引起的呢 11 从事此岗位工作你认为最低需要什么文化程度 需要什么样的工作经验 时间最短是多少 12 此岗位需要多长时间的岗前培训 13 你对你现在的工作是否满意 包括工作内容 工资待遇 晋升机会 培训机会等等 14 需要补充的问题 工作分析访谈提纲 28 问卷法 在采用这种方法的情况下 需要考虑如何安排问卷的结构以及提些什么样的问题 有两种比较极端的做法 在一种极端情况下 设计出一张结构极其完备问卷 发给每一个雇员的这张问卷上罗列上百种备选的特定任务或工作 要求雇员做的只是回答他或她是否要做这些工作 如果是 那么再注明在每项工作任务上通常需要花多长的时间 在另一种极端情况下 完全将问卷设计成开放式的 问卷只简单地要求雇员回答诸如 描述你的主要工作任务 之类的问题 通常 问卷中既应有结构性的问题 例如 问卷中所问到的那些与过去工作经历有关的问题 也有开放式的问题 例如 谈谈你的主要工作任务 等 29 问卷调查法 让员工自己填写预先设计好的问卷 这种问卷一般是非标准化的 在采用这种方法的情况下 需要考虑如何安排问卷的结构以及提些什么样的问题 有两种比较极端的做法 一种情况是设计出一张结构极其完备的问卷 发给每一个参加调查的员工 这张问卷上罗列上百种备选的特定任务或工作 要求员工做的只是回答他是否要做这些工作 如果是 那么再注明在每项工作任务上通常需要花多长的时间 参见 样本5 30 问卷法 另一种情况是完全将问卷设计成开放式的 问卷只简单地要求员工回答诸如 描述你的主要工作任务 之类的问题 参见样本6 通常 问卷中既应有结构性的问题 例如 问卷中所问到的那些与过去工作经历有关的问题 也有开放式的问题 例如 谈谈你的主要工作任务 等 31 观察法 在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时 直接观察是一种特别有用的方法 参见样本8 直接观察法通常是与访谈法结合使用 两者结合的一种方法是 首先对雇员在一个完整工作周期中所完成的工作进行观察 并把所观察到的工作活动都记录下来 这里的工作周期是指完成工作所需要的时间 对于一位流水线上的工人来说它可能是一分钟 而对于从事复杂工作的雇员来说 则可能是一个小时 一天或更长的时间 然后 在所积累的信息已经足够多的时候 再同雇员进行面谈 观察法和访谈法结合的另一种方法是 在雇员执行工作时 一边对其进行观察一边进行访谈 两者同时进行 不过 在通常情况下 最好是等到观察结束后再去进行访谈 32 工作日记 日志法 这种方法就是要求从事工作的员工每天记现场工作日记或日志 participantdiary logs 即让他们每天记录下他们在一天中所进行的活动 每个雇员都要将他或她所从事的每一项活动按照时间的顺序以日志的形式记录下来 它可以向你提供一个非常完整的工作图景 在以连续同雇员和其主管进行面谈作为辅助手段的情况下 这种工作信息搜集方法的效果会更好 当然 雇员可能会夸大某些活动 同时也会对某些活动作低调处理 详细的 按时间顺序记录并持续一段时间的流水帐会削弱这种不良后果 参见样本7 33 量化的工作分析技术 当你想要将每一种工作的价值都加以数量化 以便对它们的价值进行比较 从而确定报酬的时候 量化的工作分析方法无疑是最好的 三种最为常用的量化分析方法是职位分析问卷法 美国劳工部工作分析法以及功能性工作分析法 34 职位分析问卷 PAQ positionanalysisquestionnaire 是一种结构严密的工作分析问卷 职位分析问卷本身由工作分析人员来填写 而这又要求工作分析人员本人对于被分析职位要相当熟悉 它将工作按照五个基本领域进行排序并提供了一种量化的分数顺序或顺序轮廓 这五个基本领域是 是否负有决策 沟通 社会方面的责任 是否执行熟练的技能性活动 是否伴随有相应的身体活动 是否操纵汽车 设备 是否需要对信息进行加工 因而 职位分析问卷的真正优势在于 它对工作进行了等级划分 35 PAQ的分析维度 信息的输入信息的输出 结果 信息加工过程工作关系个人信息工作的其他特征 36 MPAQ 参见样本11 37 美国劳工部工作分析法 将所有的工作分成三个维度每个维度又分成数个等级是一种可直接用于工作评价的方法三个维度是 事物 人 资料 38 美国劳工部工作分析法举例 资料 信息 人物0综合0指导0创造1调整1谈判1精密加工2分析2教育2操作 控制3汇编3监督3驾驶 操作4加工4转换4处理5复制5劝说5照料6比较6交谈 示意6反馈 回馈7服务7服务7掌握8接受指示 帮助 39 功能性工作分析法 Functionaljobanalysis 首先 功能性工作分析法不仅仅是依据信息 人 物三个方面来对工作进行分类 它对工作的分类还考虑以下四个因素 在执行工作时需要得到多大程度的指导 执行工作时需要运用的推理和判断能力应达到什么程度完成工作所要求具备的数学能力有多高 执行工作时所要求的口头及语言表达能力如何 其次 功能性工作分析还确定工作的绩效标准以及工作对任职者的培训要求 因此 运用功能性工作分析法来对工作进行分析使你可以回答下面的问题 为了完成这项任务并达到新的绩效标准 需要对雇员进行何种培训 40 工作说明书填写 工作标识工作概述工作职责工作绩效标准工作条件任职资格 41 工作标识 工作名称 一栏对工作的名称加以明确 工作地位 一栏主要是为了快捷地显示出工作是否具有法律免除控制的情形 工作代码 一栏则代表了工作的一些重要特征工作分类的 日期 一栏标明了工作说明书的具体编写日期是什么时间 说明书中还留出空格以标明谁认可了这份说明书 标明工作所处的 企业 分公司和部门 事业部 以确定工作的位置 直接监督者的职位名称 在工作类别同样也要显示出来 工资等 级 一栏表明在组织中存在工作等级分类的情况下 此工作处于哪一等级 工资范围 部分提供工作的特定工资水平或工资范围方面的信息 42 职位概述与职位的目的 它应简短而准确地表示该职位为什么存在 l机构整体目的的哪一部分由该职位完成 l该职位对机构的独特贡献是什么 l如果该职位不存在 会有什么工作完不成 l我们究竟为什么需要这一职位 43 工作的责任与任务 工作描述的另外一部分是关于工作责任和工作任务的详细罗列 每一种工作的主要职责都应当列举出来 并用一到两句话分别对每一项任务加以描述 44 166 117 018人事经理 专业人员 替换名称 人力资源管理经理制订 执行与人事活动相关的各方面政策 为填补职位空缺而进行雇员的招募 面谈 挑选等活动 计划和实施新进雇员的引导工作 培养他们对于公司目标的积极态度 对于保险范围 退休金以及人事变动如雇用 晋升 流动 解雇等情况做好记录 进行事故调查并准备出向承担保险业务的公司所递交的报告 在劳动力市场上展开薪资调查 确定竞争性市场工资率 制订人事运转的经费预算 与工会的工厂代表以及企业的监督人员会面以解决纠纷 就雇员离职的原因填写雇员离职说明 并在雇员离职前与其进行面谈 以确定员工离职的真正原因是什么 就降低缺勤率和流动率的措施撰写报告 提出建议 在与人事有关的听证会和调查中充任公司代表 同对雇员提供服务 如餐饮 交通 搬家服务等 的外部单位订立合同 用计算机终端准备人事活动的经费预算 负责求职者的手册分发和测试的管理 监督事务性工作人员 记录被雇用雇员的特征 以准备向政府报告 同工会的业务代表进行集体合同的谈判 职责描述举例 45 工作的绩效标准 有些工作描述中还包括一部分有关工作绩效标准的内容 这部分内容说明雇主期望雇员在执行工作描述中的每一项任务时所达到的标准是什么样的 下面是一些工作绩效标准的举例 任务 完成每日生产计划1 生产群体每一工作日所生产产品不低于426个单位 2 在下一工作程序被拒绝的产品平均不得超过2 3 每周延时完成工作的时间平均不得超过5 46 工作条件和工作的物理环境 工作描述还要列明工作中所包含的一般工作条件 这包括噪音水平 危害条件或热度等 47 编写工作说明书的准则 清楚 工作描述应当清楚地描述出职位的工作情况 不能与其它工作描述分不清 指明范围 在界定职位时 要确保指明工作的范围和性质 还要把所有重要的工作关系也要包括进来 专门化 选用最专门化的词汇来表示 1 工作的种类 2 复杂程度 3 技能要求程度 4 可能出现的问题的标准化程度 5 任职者对工作的各方面所负的责任大小 6 责任的程度与类型 运用表示动作的词汇简单化 最后 检查一下工作说明书是否囊括了工作的所有基本要求 问问你自己 如果一位新雇员读了这份工作说明书 他或她对这份工作是否会有所了解 48 任职资格的编写 工作规范以工作描述的内容为依据来回答这样一个问题 那就是 要做好这项工作 职位承担者必须具备什么样的特点和经验 它向你显示了 什么样的人可以被雇佣来从事此项工作 对于招募来的人应当进行哪些方面的素质测试 工作说明书可以是附在工作描述上的一个部分 也可以是单独的一份文件 49 任职资格的内容设计 KSAO模型 知识 技术 能力 其他 KSAP模型 知识 技术 能力 个性 参见样本9 50 职位说明书举例 参见样本12 51 工作评价 评价要素的选择工作评价的效度与信度工作评价的方法常用的工作评价系统 52 评价要素的选择 传统的工作评价主要是为了通过确定一项工作的价值 来解决分配的内部公平问题 要素的选择 要考虑可分配的报酬因素可分配的报酬因素随着劳动性质的变化而变化 可分配的报酬因素与外部环境有关 53 工作评价的信度与效度 工作评价的信度是指不同的评价者使用同一套评价指标或系统在不同的时间对同一项工作进行评价时所得结果的稳定性或一致性工作评价的效度是指一套系统或指标在评价一项工作的价值时的准确性 准确与否的标准来自哪里 54 工作评价的方法 比较法点数法主观判断法 55 HaySystem 海氏点分法 要素 l诀窍 专业技能 u 科学知识 专业技术及实践经验u 管理诀窍u 人际关系技巧l解决问题的能力u 思维环境u 思维难度l