商务接待管理办法.doc

美的集团文件美集字2010041号 签发人：黄晓明 商务接待管理办法第一章 总 则第一条 为加强美的集团及下属各单位商务接待工作的管理，规范美的集团对外商务形象，实现体系化管理模式，特制订本办法。第二条 本办法适用于美的集团所有部门及所有单位，包括集团总部各部门、各二级产业集团、集团直属单位、以及各经营单位。第二章 接待体系职能第三条 各体系职能分工集团总部：负责统筹集团资源，负责集团示范性参观区域的日常管理与维护工作；统一、规范接待流程，协调、配合各二级产业集团及各经营单位的相关接待工作；负责集团重要客户的商务接待工作；负责来宾参观、交通、住宿、餐饮、会务、礼宾等各类商务接待环节的服务支持。二级产业集团：主要负责本产业集团及下属经营单位的各级接待，按流程提出需集团领导参与的各级接待；负责本产业集团相关的常规业务接待；配合集团相关接待工作。原则上各二级产业集团、经营单位的日常业务接待由各单位自主安排，公共参观区域参观需向集团行政与人力资源部商务中心报备，并按流程提交接待预约表，明确参观行程安排及相关需求。第四条 各单位需指定专人负责商务接待体系工作，并规范本单位的商务接待相关工作，形成统一的体系化接待流程，并制订、维护本单位对外示范参观路线和区域。第五条 各单位商务接待体系人员需对本单位参观区域进行日常维护，包括集团总部及各单位产品的展示区域的维护（固定半年维护更新一次）产品开发、产品销售、产品市场占有率等各类信息定期向集团报备。第三章 接待的分类第六条 接待按类型分为入级接待、A级接待、B级接待和C级接待。具体如下：入级接待由上级党政部门直接通知的接待安排，接待线路、内容按照上级部门要求确定，相关接待安排严格保密，由美的集团董事局主席参与接待。来访客人主要包括：党和国家领导人及其他国家的政府要员。A级接待：即VIP接待，省部级以上领导、国内外重要嘉宾客户等来访接待。参观环节视具体情况确定，并需要交通、餐饮、住宿、会务、礼宾等一系列的特殊的最高规格的安排，由美的集团副总裁、二级产业集团副总裁、事业部总经理以上级别领导参与接待，并有业务部门专人衔接跟进。B级接待市级以上党政代表团、国内外重要嘉宾客户、国内外大型企业负责人及重要的商业考察交流团体的来访接待，由集团副总裁级别以上参与接待，按照规范流程进行的参观、交通、会务、餐饮接待安排。C级接待一般业务客户、县级以下党政机关、企事业单位、学校、社会团体及公司内部员工的参观接待。第四章 参观接待路线第七条 按照接待级别的不同，参观预约人可根据要求选择相应参观路线： （一）参观路线A总部大楼大堂电子沙盘新产品体验中心（1-2楼）历史馆（3楼）（IT办公区域）（二）参观路线B总部大楼大堂电子沙盘新产品体验中心（1-2楼）历史馆事业部示范性参观区域事业部示范参观区域需向集团申报，视具体情况安排（原则上车间不对外参观），目前示范参观单位如下：1家用空调海外事业部：顺德工厂总装车间；2中央空调事业部：产品展厅中央空调总装车间；3生活电器事业部：产品展厅电饭煲或电磁炉总装车间；4微波电器事业部：产品展厅微波炉总装车间。5. 精品电器事业部：产品展厅（三）参观路线C总部大楼大堂电子沙盘新产品体验中心（1楼）历史馆（此类参观由展览馆讲解员、体验员安排完成，每天于正点和半点时刻集中进行参观讲解，其他时间自由参观。）第八条 以上为参考路线，具体安排由相关业务单位和集团行政与人力资源部商务中心协商安排。第一条第二条第三条第四条第五条第六条第七条第八条第九条第十条第十一条第十二条第十三条第十四条第十五条第十六条第十七条第十八条第十九条第二十条第二十一条第二十二条第二十三条第二十四条第二十五条第二十六条第二十七条第二十八条第二十九条第三十条第三十一条第三十二条第三十三条第三十四条第三十五条第五章 参观接待流程第九条 参观接待工作流程来访联系（做好各种信息的记录）路线A路线C路线B确定参观类型、参观路线填写接待安排表（呈报、审批）参观区域准备（展览馆、车间、接待厅、会议室）筹备接待工作场景布置（欢迎字幕、资料、激光笔、麦克风、题字本、车辆）通知保卫科、物业服务部、会所、君兰等协助单位按照既定路线介绍参观区域根据接待类型以及接待级别，分别通接待体系相关环节，并安排各个参观环节相关相应领导出面陪同接待）接待情况记录接待工作总结（存入档案）整理来访者反馈信息（上报、存档）第十条 集团行政与人力资源部商务公关中心在接到商务接待任务后，应根据来访者的参观目的和要求，确定参观区域，尽早以接待安排表形式（见附表）。通知“美的集团商务接待体系”相关环节负责人，并跟进各环节负责人的安排情况。对于一般性参观活动，原则上不安排公司领导参与接待，直接由商务接待体系中的各单位人员负责接待。第十一条 各单位的商务接待负责人，对所在单位的参观区域直接负责，在接到参观任务后，应按要求妥善安排相关参观事宜，并对本参观区域的参观效果负责。第十二条 如有需要集团副总裁级别以上领导参与的重大接待，需提前上报。具体行程由各单位与集团行政与人力资源部商务中心协商安排。并报各自主管部门审批。代表集团参与接待的高层领导由美的集团行政与人力资源部协调安排。第六章 其他事项第十三条 美的集团工程与后勤后勤服务公司、保卫科等相关单位，在接到重要来访参观通知后，应按有关要求做好相关配合工作，以保证参观区域的环境卫生、绿化、道路畅通、设施、安全、车辆停放等符合要求，确保接待工作顺利进行。第十四条 为减少对生产车间的正常运作以及对非示范性参观区域正常工作的影响，除重要来访接待和入级接待以外，原则上只安排一般路线的参观。人数超过50人的参观团体，不予安排生产车间参观。第十五条 如参观过程中，各环节接待负责人应注意与参观协助人员（如司机、大堂接待员等）随时保持联系，以确保各参观环节的准确到达时间。第十六条 美的集团行政与人力资源部商务中心应不定期组织商务接待系统工作人员进行相关业务培训，增进沟通，以便商务接待工作能够更好的开展。第十七条 按上级警卫保密制度要求，凡入级接待任务，应做好保密工作，除集团领导和直接参与接待的负责人知情外，其它人员不得泄露有关信息，禁止四处打听。第十八条 参与接待的各环节负责人在得知客人的准确到达时间时，必须马上通知本单位陪同接待领导及讲解人员，并在客人到达前于指定入口处候迎。第十九条 客人在各自参观区域结束参观时，本区域参观接待人员务必及时通知下一参观区域，做好参观迎接。第二十条 涉及各事业部、各经营单位的重要接待，由各自单位做好接待安排，美的集团行政与人力资源部商务中心相关人员协助完成各区域的参观事宜。 第二十一条 参观者严禁在各生产车间及其它涉及商业机密的场所摄像、拍照。各环节负责人负责告知前来参观的客人。（特殊情况除外）第七章 处罚规定第二十二条 未经授权或批准不得擅自带领外界人员到带有保密提示或不具示范性的参观区域，尤其是事业部开发部门、测试中心等。若有违反，视情节轻重，将分别给予通报批评、罚款、降职、甚至开除处分；若有意泄密，将立案作专项处理，直至追究刑事责任。第二十三条 对重要来访，若指定参观点或参与接待的有关部门