通识课-现代办公自动化实务概述[]PPT课件

精品课件 1 通过对课程内容的学习 使学生了解现代办公自动化的基本理论 较系统地掌握现代企业或组织办公所需的相关计算机软件的操作技巧 并且熟悉常见办公设备的选型 使用和维护知识 从而培养学生信息技术的实际应用能力和相应的办公综合素质 为今后能在步入工作岗位后迅速地适应各方面管理工作的需要奠定基础 课程简介 精品课件 2 1 对自动化办公所要求的计算机软硬件实用技术进行综合性讲解 使学生能够从事企业信息化基础建设工作 2 培养实际的应用能力 能针对不同的管理过程采取相应的信息化 数字化的解决办法 3 熟悉各类软件的功能和用途 并提高信息交流与共享的能力 4 掌握常见办公设备的工作原理 使用方法和维护知识 教学目标要求 精品课件 3 第一章办公自动化概述第二章PC硬件知识第三章常用计算机软件介绍第四章Office系列软件的办公应用案例第五章数字办公设备的维护 教学内容大纲 精品课件 4 1 本课程采用开卷考试方式考核2 考试题型及分值 不定项选择题 30分 简答 20分 问答 20分 和论述题 30分 3 在课堂上通过认真思考后回答问题可获得期末考试成绩加分 2 5分每次 的奖励 考试 精品课件 5 什么是 办公 是指处理人们集体事务的活动 办公活动从信息处理的角度来看 就是对各类信息进行采集 加工 输出和传递的过程 精品课件 6 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式 办公自动化没有统一的定义 凡是采用各种新技术 新机器 新设备从事办公业务 都属于办公自动化的领域 精品课件 7 1 1办公自动化的内涵1 2办公自动化的发展1 3办公自动化系统的模式1 4办公自动化系统的认识误区分析 精品课件 8 1 1办公自动化的内涵1 1 1什么是办公自动化1 1 2办公自动化的特点1 1 3办公自动化的功能1 1 4为什么要实现办公自动化1 1 5推行办公自动化的意义 精品课件 9 1 1 1什么是办公自动化 在行政机关 企事业单位工作中 为科学管理和决策服务 以达到提高行政效率的目的 从而采用Internet Intranet技术 基于工作流的概念 以计算机为中心 采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术 广泛 全面 迅速地收集 整理 加工 存储和使用信息 使企业内部人员方便快捷地共享信息 高效地协同工作 从而改变过去复杂 低效的手工办公方式 精品课件 10 内涵 从网络的性质来看 办公自动化应定位于内部网 Intranet 从办公性质来看 办公自动化应定位于数字化办公从信息化建设的角度来看 办公自动化应是信息化建设的基础 精品课件 11 外延 办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的 通过实现办公自动化 或者说实现数字化办公 可以优化现有的管理组织结构 调整管理体制 在提高效率的基础上 增加协同办公能力 强化决策的一致性 最后实现提高决策效能的目的 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累 技术只是办公自动化的手段 只有对管理及管理业务有着深刻的理解 才会使办公自动化有用武之地 只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累 沉淀 办公自动化才能发挥作用 办公自动化的灵魂是软件 硬件只是实现办公自动化的环境保障 数字化办公的两个明显特征是授权和开放 通过授权确保信息的安全和分层使用 使得数字化办公系统有可以启用的前提 通过开放 使得信息共享成为现实 精品课件 12 办公自动化学科领域是一个多学科互相交叉 互相渗透的系统工程 已经发展成为一门新兴的学科 它涉及计算机与通信技术科学 管理与行为科学 系统工程与人机工程学等学科 是当今计算机应用的一个非常活跃的领域 精品课件 13 办公自动化系统是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统 辅助管理人员进行有关信息的处理 加工 存储 检索等各种办公活动 办公自动化系统由办公机构 办公人员 办公设备 办公环境 办公制度 办公信息等几个基本要素构成 精品课件 14 1 办公机构 按管理职能分 按管辖区域分 按行业和产品划分 2 办公人员 包括领导决策人员 专业管理人员 辅助工作人员 专业技术人员 3 办公制度4 办公 信息处理 设备 包括各种硬件和软件 5 办公信息 办公活动是以处理信息为主要业务特征的一种重要活动 6 办公环境 内部和外部环境 精品课件 15 办公自动化的目的是应用电子信息技术 提供先进的办公信息处理手段 最大限度地提高办公效率和办公质量 改善办公环境和条件 从而提高办公管理及决策的自动化和科学化水平 精品课件 16 OA是一个过程 一种境界 它随技术的发展而发展 随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化 在技术与管理理念发展过程中的每一个阶段 人们给OA赋予了不同的内容和新的想象 同时 不同行业 不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同 精品课件 17 从不同角度分析和认识 1 从功能角度分析 2 从技术范畴角度分析 3 现代IT企业的认识 精品课件 18 什么是办公自动化 从功能角度分析广义面言 OA应该是一个组织除了生产控制之外的一切自动化信息处理与管理的集合 它面向组织中不同层次的使用者有不同的功能表现 对于高层领导而言 OA是决策支持系统 DSSDecisionSupportSystem OA运用科学的数学模型 结合企业内部 外部的信息 为企业领导提供决策参考和依据 对于中层管理者而言 OA是信息管理系统 IMSInformationManagementSystem OA利用业务各环节提供的基础 数据 提炼出有用的管理 信息 把握业务进程 降低经营风险 提高经营效率 对于普通员工而言 OA是事务 业务处理系统 OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境 使之准确 高效 愉快地工作 精品课件 19 什么是办公自动化 从技术范畴角度分析OA是计算机技术在办公业务中的合理应用 计算机技术是OA的前提 计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式 提高了工作效率 OA是利用通信技术来实现人与机器 机器与机器及人与人的交流 通信技术是OA的基础 现代办公强调团队协同工作 Teamwork CooperativeWork 团队中成员之间的协调 合作离不开通信技术 同时 现代办公也更需要与外界广泛的信息交流 这更离不开通信技术 OA是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化 科学的管理思想是实现OA的核心 计算机技术和通信技术仅仅是为实现OA打下了基础 提供了可能 要真正实现OA 还需物化人类思维中科学管理的内容 精品课件 20 联想集团对办公自动化的理解 办公自动化 D N A D 是Digital 指数字化设备 N 指网络联接Network A 指基于数字化设备和网络连接基础上的应用Application 数字化办公三个层次 第一个层次是指各种办公设备如打印机 复印机 传真机 显示器以及投影机等实现向数字化的转变 第二个层次是指这些数字化设备逐渐向网络靠拢 实现其功能的重新组合 第三个层次是随着技术的发展 嵌入式系统的成熟 数字化办公将彻底消除电脑对办公的制约 实现功能外设的智能化 人性化 同时由于互联网对人们生活影响的逐步深入 距离和场所将不再成为办公的障碍 从而使办公无所不在 精品课件 21 总结办公自动化的特点 1 是一门综合性的学科 2 是一个人机信息系统 3 是对信息处理的一体化过程 4 可以提高办公效率和办公质量 精品课件 22 正如仅有优质的画笔 画板 颜料而没有达 芬奇 就不会有蒙娜尼莎的微笑一样 OA是计算机技术 通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想 精品课件 23 1 1 2现代办公自动化软件的功能 一 建立内部的通信平台 建立组织内部的邮件系统 使组织内部的通信和信息交流快捷通畅 二 建立信息发布的平台 在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所 例如电子公告 电子论坛 电子刊物 使内部的规章制度 新闻简报 技术交流 公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播 使员工能够了解单位的发展动态 精品课件 24 1 1 2现代办公自动化软件的功能 三 实现工作流程的自动化 组织中存在着大量流程化的工作 例如公文的处理 收发文 各种审批 请示 汇报等办公自动化要进行流转过程的实时监控 跟踪 解决多岗位 多部门之间的协同工作问题 实现高效率的协作 四 实现文档管理的自动化 可使各类文档能够按权限进行保存 共享和使用 并有一个方便的查找手段 精品课件 25 1 1 2现代办公自动化软件的功能 五 辅助办公 开展会议管理 车辆管理 物品管理 图书管理等日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公 六 信息集成 办公自动化系统应该与业务系统实现集成 使相关的人员能够有效地获得整体的信息 提高反应速度和决策能力 七 实现分布式办公 移动办公和跨地域办公成为当今社会很迫切的一种需求 办公自动化要支持多分支机构 跨地域的办公模式以及移动办公 精品课件 26 1 1 3为什么要实现办公自动化求得自身解放的需要是人类文明进步和发展的原动力 传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力 埋没了人的智慧和潜能 使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂 重复的工作 手工处理的延时和差错 正是现代化管理中应该去除的弊端 用先进的 现代化的工具代替手工作业 无疑是生产力发展的方向 OA对传统办公方式的变革 正是适应了人们的普遍需求 也顺应了技术发展的潮流 精品课件 27 扩展来看 办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高 更重要的是可以实现群体协同工作 协同工作意味着要进行信息的交流 工作的协调与合作 这里所说的群体工作 可以包括在地理上分布很广 甚至分布在全球上各个地方 以至于工作时间都不一样的一群工作人员 办公自动化可以和一个企业或组织的业务结合的非常紧密 甚至是定制的 因而可以将诸如信息采集 查询 统计等功能与具体业务密切关联 从而极大得方便了管理和决策 办公自动化还是一个企业或组织与整个世界联系的渠道 一方面 员工可以在Internet上查找有关的技术资料 市场行情 与现有或潜在的客户 合作伙伴联系 另一方面 其他企业组织可以通过Internet访问你对外发布的信息 如组织介绍 生产经营业绩 业务范围 产品 服务等信息 从而起到宣传介绍的作用 办公自动化已经成为业界的共识 尽早占据领先地位 将有助于保持竞争优势 使组织的发展步入良性轨道 精品课件 28 1 1 4推行OA的重要性和必要性 OA对于面向二十一世纪的企业经营和管理比以往任何时候更显重要 信息社会中 竞争取胜的法宝是信息 而OA所收集 处理 分析的对象正是 信息 中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业 迫切需要通过推行OA来改善经营管理手段 提高管理水平 增强企业竞争力 推行OA 能给企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步 在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰 企业经营和管理方式太不规范 太不严谨 缺乏全局观和系统观 人为因素太多 而且变化不定 这不仅为企业的经营和管理带来盲目性 而且为推进信息管理设置了障碍 推行OA 不仅是管理手段的改善 更重要的是带来管理思想的进步 精品课件 29 1 1 4推行OA的重要性和必要性 企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变 OA为用户提供的正是自我服务的支持 这正说明了OA已成为一种潮流 一种趋势 一种更好的企业办公方式 传统的管理思想和方法急需改进 很多中国企业早在80年代初就着手建立企业的管理信息系统 MIS 近30年过去了 我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃 其中 除了技术能力局限的原因外 还有观念 认识方面的原因 精品课件 30 1 2办公自动化的发展1 2 1办公自动化系统的发展过程1 2 2办公自动化系统的现状1 2 3办公自动化系统的未来 精品课件 31 1 2 1办公自动化系统的发展过程第一代 以数据为处理重心 第二代 以工作流为重心 第三代 以知识管理为重心 精品课件 32 第一代办公自动化系统第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统 其最大特点是基于传统的关系型数据库的应用 以结构化数据为存储和处理对象 强调对数据的计算和统计能力 其不足是客户机负担过重 管理 维护及培训费用较高 无法在企业局域网上建立统一的集成办公平台 而且系统自适应差 只局限于内部信息的管理等 精品课件 33 第二代办公自动化系统第二代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化系统 办公应用系统的主要任务是企业内部各种消息 办公信息 文件及函件等 的发布与传递 工作流的管理 档案资料的管理 也承担与信息服务系统进行双向信息交互的任务 它涉及的技术包括协同工作 文档数据压缩与存储 工作流管理 安全控制 多媒体 视频会议及数据库等内容 通过该系统 用户可以采用全双向及多媒体形式获取和发布信息 通过与Internet的互联 实现办公活动不受时间和空间的限制 从而提高企业运行的效率和质量 精品课件 34 什么是工作流 工作流概念起源于生产组织和办公自动化领域 是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的一个概念 目的是通过将工作分解成定义良好的任务及相应角色 按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控 达到提高工作效率 更好的控制过程 增强对客户的服务 有效管理业务流程等目的 精品课件 35 工作流软件应用的范围非常广泛 凡是各种通过表单逐级手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动实现 可以考虑在以下一些方面推行工作流程自动化 行政管理类 出差申请 加班申请 请假申请 用车申请 各种办公工具申请 购买申请 日报周报 信息公告等凡是原来手工流转处理的行政性表单 人事管理类 员工培训安排 绩效考评 新员工安排 职位变动处理 员工档案信息管理等 财务相关类 付款请求 应收款处理 日常 差旅 娱乐报销 预算和计划申请等 客户服务类 客户信息管理 客户投诉 请求处理 售后服务管理 其他业务流程 订单 报价处理 采购处理 合同审核 客户电话处理等等 精品课件 36 第二代办公自动化系统有3个显著特点 1 以网络为基础2 强调协同工作3 把工作流作为实现业务自动化的技术手段 精品课件 37 第三代办公自动化系统第三代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动化系统 它强调以知识管理为核心 能够提供丰富的学习功能与知识共享机制 确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习 向企业现有知识学习 使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变 从而在提升每个员工创造能力的过程中 大大提高企业与机构的整体创新和应变能力 精品课件 38 知识管理 是一种新型信息化应用 它以企业网络和信息系统为基础 帮助企业发现和组织已经获取的信息 定位于拥有专门技能的人 通过协作和企业培训传递这些知识 让整个组织能有效利用知识 建立知识门户和快速响应系统 通俗地讲 知识管理是指在恰当的时间 将正确的知识传给合适的人 让他们采取最恰当的行动 以避免重复错误和重复工作 它关注的是如何充分收集分布在不同地方的知识 精品课件 39 1 2 2办公自动化的现状一些发达国家已实现较高程度的自动化 以美国和日本为例 办公室已高度自动化 办公自动化系统已实现智能化 以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来 形成统一的大型信息管理系统 但是也应该看到 由于政治 经济等方面的原因 一定程度上影响了办公自动化的普及和发展 办公自动化在全球范围的发展是不平衡的 精品课件 40 1 2 3办公自动化的未来办公自动化设备向高性能 多功能 复合化和系统化发展 办公系统向数字化 智能化 无纸化 综合化发展 多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展 随着全球网络体系将逐步完善 网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强 伴随移动信息技术的飞速发展 移动办公将成为新型办公模式 并将出现极为丰富的移动办公应用软件 精品课件 41 1 3现代办公自动化系统的模式1 3 1事务型1 3 2管理型1 3 3决策型1 3 4一体化型 精品课件 42 1 3 1事务型办公自动化系统 1 系统功能 文字处理功能 个人日程安排 行文 文件 办理 函件处理 文档资料管理 编辑排版 电子报表 其他数据处理 精品课件 43 2 系统组成事务型办公自动化系统是处理日常的办公操作的 是直接面向办公人员的 它由计算机软 硬件设备 基本办公设备 简单通信设备和处理事务的数据库组成 精品课件 44 1 3 2管理型办公自动化系统 1 系统功能管理型办公系统是把事务型办公系统和综合信息 数据库 紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统 管理型办公系统各个部门之间有较强的通信能力 可方便实现本部门微机网之间或者与远程网之间的通信 精品课件 45 2 系统组成在事务型办公用基本设备的基础上 增加高档微机和工作站设备 通信设备 它使用的设备比事务型的设备级别要高 而且复杂 各部门间有很强的通信能力 除通用 专用软件外 还要求有自己的信息管理系统 在事务型办公系统的基础上加入专用数据库 精品课件 46 1 3 3决策型办公自动化系统 1 系统功能决策办公系统建立在管理型办公系统的基础上