红光项目培训PPT课件

如何进行有效的项目周例会总经理办公室胥勇 现状 1 对会议时间把控不牢 原定在9点钟开始的例会 到了9点半人员还没有到齐 实际开会时间总会比预定时间晚 原定1个小时的周例会 结果开到2 3个小时还没有结束 2 会议参与程度不够 例会上只有领导在发言 其他人都在听 会议结束后 发现本子上记满了领导的讲话内容 很少涉及项目中的现实问题 会议开始后无人发言 最后只好草草收场 看起来项目进展很顺利 最后却是难逃项目工期滞后的命运 现状 3 例会议题不明确 周例会上一个成员与另一个成员开始了口若悬河的辩论赛 其他的参加人员 不是观众就是评委 一片热火朝天 欣欣向荣的景象 例会上 把相关技术问题作为会议主要内容进行讨论 导致懂技术的人听得津津有味 不懂技术的人如听天书 开了几个小时的会 大家都已经说得口干舌燥 却仍然不能得到一个满意的结果 4 与会人员的专注程度不足 周例会上经常有人在练三心二意的功法 耳朵在听别人发言但眼睛看着笔记本的屏幕 心里想着下班以后的安排 自顾不暇地摆弄手机 上网 收发短信 与其他与会者交头接耳 谈笑风生等等 例会开完了 没有参加的人需要四处去询问与会者 这周例会都讲了些什么 结果是问一个人回答一个版本 结果千奇百怪 现状 这些场景往往或促成我们对周例会机制的抱怨 或使参与者对周例会的内容漠不关心 甚至怀疑周例会本身就是一个错误 究其原因 还是周例会自身的定位与实现方式存在着认识上的不足 周例会的作用与形式 1 项目周例会是项目管理与项目沟通的重要手段之一 假设项目建设过程中 全体人员都有把握在即定的范围 时间 成本之内完成项目 而项目涉及的资源情况 外部相关环境 内部环境都不发生变化 项目成员之间信息沟通顺畅 理解一致的情况下 项目的周例会或许是没有存在的必要性了 现实却是需要我们尊重这些假设 需要我们随时的应对当这些假设不成立时引起的变更 项目的特点之一就是在变化中建设 在变化中更成熟 多数情况下 一期项目的结束 往往伴随着下一期项目的开始 周例会的作用与形式 2 周例会是项目参与各方在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段 甲方 乙方 监理方 相关利益方等通过周例会来交换彼此的问题 意见 可能承担的风险等 共同讨论项目范围 时间 成本的变化情况 周例会需要对每周的项目实施状态进行总结与分析 调整下一周的项目任务计划 分析当前的项目实施情况与项目的整体计划安排之间的支撑关系 周例会需要明确反映 记录项目各方对项目当前状态的意见与决策 周例会的作用与形式 3 会议纪要 主要有以下几点内容 周例会的召开时间 地点 主持人员 参与人员 周例会的介绍模板 会议纪要模板 会议纪要的审核流程 会议纪要的发送人员列表 周例会过程简介 周例会基本要求 特殊情况处理等内容 周例会管理方法 1 会前 每位参会人员充分准备 与会者把汇报工作详细书面化 与会者把已完成工作 工作中的困难 需要其它部门配合的工作 工作思路 工作计划 好的工作建议等书面化 周例会管理方法 2 会中 直截了当 互相通报 明确主题 常规工作一语带过 节约时间 简洁明了 对照工作计划 检查工作进度 实事求是 直言不讳 正视不足 豁达乐观 重点沟通需要相关部门配合的工作 以及工作中存在的问题和困难 发挥团队力量 调动团队资源和智慧 共同解决问题 提出好的工作思路和建议 周例会管理方法 3 会尾 主持人点评 形成决议 下达任务 总结一周的工作情况 表扬先进 鼓励后进 批评懈怠 主持人征询建议 安排下一周的工作目标 以及明确强调月度工作目标 工作目标的具体指标 既有硬指标 也有软指标 周例会管理方法 三军可夺帅 匹夫不可夺志 开会需要提高士气 要有一股 气 横贯始终 这个气就是斗志 是精神饱满 热情洋溢之 气 是积极上进 渴望成功之 气 开会是管理的工具之一 科学地利用这一工具 是企业完成目标的重要途径 但是 任何事物都有两面性 会议召开得好 则可以解决问题 沟通思想 鼓舞士气 会议召开得不好 则虚耗时间 敷衍差事 影响斗志 开会的目的是为了沟通信息 集思广益 资源共享 解决问题 分工协作 达成目标 周例会流程 准备工作 1 实施方召开内部会议 实施方需要事先对前一周工作的工作状态进行总结 一般由项目经理来完成 项目经理与内部小组成员进行沟通 回顾各小组的工作状态 存在问题 面临的风险 能否有效保障小组整体计划的执行 存在哪些困难及期望的解决方案 以及下周的工作任务 特别标识出哪些地方需要其他方面配合 大型项目的项目经理需要事先召开内部会议来汇总这些信息 并在这些基础上编写每周的汇报材料 周例会流程 准备工作 2 明确例会主题 周例会参与方较多 大家时间都很宝贵 因此会前沟通以明确会议主题十分必要 对于项目可能面临的重要问题 风险及变更等 需要在周例会召开前事先与各方负责人进行沟通 讨论本周例会可能谈及的问题 需要强调的是这种沟通不仅仅是项目经理层面的 还需要组长层面的水平沟通 例如甲方工程组长与乙方的工程组长也需要进行沟通 这是避免会上争论的最有效的保障 很多情况下的争论 都是由于会议召开之前没有充分的沟通好 最终将周例会会场变成了个人PK的战场 而PK的结果常常是两败俱伤 周例会流程 准备工作 3 会议通知 通知方式包括OA 邮件 短信 电话等 一般由项目负责人发起通知 通知内容包括以下要素 会议时间 地点 参加人员列表 会议主题 相关文件等 一般在会议召开前24小时发送通知 以便确认 周例会流程 举行例会 1 项目整体状态介绍由项目经理来介绍项目当前的状态 包括资源 计划 工作范围是否存在变化等 对于发生变化的地方 需要特别说明 2 上周工作总结介绍上周工作总结 重点介绍工作任务的完成情况 需要特别说明没有完成的任务的原因及处理方案 3 下周工作计划介绍下周的任务计划安排 对于每一项任务安排 需要确明记录任务名称 简要说明 完成时间 完成标志 交付物或签字确认等 各方负责人 级别等 周例会流程 举行例会 4 问题讨论介绍项目当前面临的问题 每个问题需要列出问题的简要说明 解决状态 提出时间 解决负责人 影响分析 5 风险讨论介绍项目当前面临的风险 每个风险需要列出风险简要说明 发生机率 影响范围 规避负责人员 规避方案 提出日期等 风险与问题的区别在于 问题是已经发生的 而风险是可能要发生的 例如计划中硬件的到货时间是下周五 考虑到硬件的购货合同还没有签订 可以将硬件不能及时到货列为风险 如果到了下周五时 硬件没有到货 此时风险就转变为问题 6 总结例会内容周例会结束之前 需要由会议负责人对本次会议的达成的内容进行汇总说明 一般是将记录的内容读给大家听 确认记录的内容和与会者的想法是一致的 周例会流程 举行例会 特别提醒 周例会的核心内容是项目各方在一起沟通项目的实施情况 是项目管理层面的会议 尽可能不涉及项目实施或技术细节 周例会的组织者切记不要将技术方案 接口方案等内容的讨论放在周例会上进行 这些内容的讨论需要专业的背景 充分的论据 必要的验证才能得出结论 应该做为项目的一项工作任务 组织专门的技术研讨会来完成 建议 1 周例会的时间选择要恰当周例会应当确定在什么时间 能够让员工以一种积极的心态面对呢 实践证明 周一例会要好于一周的中期和周五 周一是一周的开始 经过了两天的休息 员工体力充足 精力充沛 头脑清醒 对于例会中总结的问题与要求能够记忆深刻 在一周中能够围绕重点开展工作 如果是周五例会 大家工作了一周快要放假了 一身疲惫 心态疲软 大脑迟缓 记忆模糊 即时效果大大减弱 再加之周末两天的休息与遗忘 对于下周工作的执行力会明显降低 建议 2 不断对例会的形式和内容进行创新首先我们可以从例会内容入手 不断挖掘阶段性主题 例如年初计划性问题 年终总结性问题 阶段性改进问题 客户反映焦点问题等等 责令相关部门做好主题发言 做好带头示范作用 使阶段性工作能够突出重点 聚焦主题 起到实效 其次我们可以从例会形式上做文章 现场例会就是一个不错的选择 所谓现