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文档简介

- 7 -新宇后勤公司项目费用报销规定、审批流程及预算经费控制一、 日常费用的界定及报销相关规定项目日常费用主要包括办公费、邮电费、差旅费、市内交通费、低值易耗品、维修费、清卫费、其他,以及用于员工的工资及奖金、福利、通讯费、职工教育经费等。分公司日常费用除办公费、差旅费、市内交通费外,还包括汽车使用费、业务招待费等。日常费用应于费用发生当月及时报销,跨月报销须附情况说明,金额较大且无正当理由的按擅自调节利润处理。跨年度费用按财务部规定期限报销,如有特殊情况须向财务部提交情况说明,否则逾期不予报销。1、 办公费:项目因公购买的办公用品,如纸、笔、墨盒等。发票须注明所购物品的品名、单价、数量、金额,如同一批采购品种较多,发票无法一一列明,须附销售方出具的清单(清单盖销售方财务或发票章),作为报销附件。2、 邮电费:项目办公电话费。凭电信、通讯公司发票或学校行政事业性收款收据报销(由学校代收后统一交电信公司)。3、 差旅费:因公出差期间的交通、住宿费用。项目人员出差应提前向分公司经理报备。分公司人员因公出差须事先于分公司半月工作计划中列明,报销时填写出差情况表,方可报销。4、 市内交通费:因公外出发生的本地公交车、出租车费。为了节约成本,原则上要求搭乘公共交通工具,特殊情况经领导批准方可搭乘出租车,票据报销时需在车票的背面注明往返地点及事由(如一次性取得连号定额票据,请将同次票据编号并在末张填写总张数、总金额、往返地点及事由)。5、 低值易耗品:项目日常采购的使用期限较短、单位价值较低的零星物品,如少量补充用的餐具、厨具、维修用具、清洁用具(施康)等。6、 维修费:项目日常维修使用的配件、修理费等。7、 清卫费:公寓项目清洁用具等。8、 其他:项目除上述费用外的零星费用,如农药测试卡等。9、 员工工资、奖金:与公司签订合同的员工工资、奖金由公司人事部门统一制单,按规定发放。其他员工工资、奖金由项目办公室负责制单(以公司人事部门制定的薪酬体系标准及额定岗位用工人数为限),项目财务发放。因服务人员工资是当月预提,下月发放,考勤期间为上月26日至本月25日,要求在月末26日下班前向项目财务提供经项目经理签字确认的当月工资预提数(尽量按照实际出勤天数计算出工资单),寒、暑假补贴一律在2、8月预提。因预提工资不准确导致的月度考核数据偏差,由项目经理负责。如经常发生预提工资与实际工资偏差较大,按擅自调节利润处理。10、 员工福利:管理人员的福利由公司人事部门统一制单,按规定发放。服务人员福利由项目办公室负责制单(以公司人事部门制定的薪酬体系标准及额定岗位用工人数为限),项目财务发放。员工福利统一于5月、10月、12月入帐,实际操作如提前或延后,可采用临时借款或费用预提的形式,但实际费用金额必须与预提数额一致。11、 通讯费:员工通讯费已在工资中补贴,原则上不再报销,如有特殊情况,须经总经理批准方可报销。12、 职工教育经费:员工提交申请,经公司人事部门批准后参加的与工作相关的各类培训、考试费用。如电工上岗证、锅炉操作证、厨师证、营养师证等。报销时须提供相关费用发票及培训、考试合格证或等级证书原件。13、 汽车使用费:主要是项目自行采购配备的货车的油费、过路费、修理费、保险费以及私车公用发生的油费、过路费、修理费等。14、 业务招待费:原则上业务招待在食堂内部进行,费用以订餐单的形式处理:由招待人员(公司总部人员或分公司经理)与负责招待的食堂项目经理按成本价开具一式三联的订餐单,双方签字确认,收据联由招待人员(公司总部人员或分公司经理)交公司财务部作调整凭证,分别计入公司(或分公司)业务招待费并冲减项目材料成本;记帐联由项目留底备查(不需做帐务处理,只作为与考核数据核对的依据)。如有特殊情况需要在外招待,原则上仅限于学校副校长以上人员,报销时填写业务招待费说明。二、 日常费用报销的审批流程1) 项目(分公司)经理根据当月的预算合理安排各项经费的使用,业务完成后,由报销人根据原始单据填写报销单,交项目(分公司)财务审核报销凭证是否规范,费用是否超预算,确定审批流程。2) 食堂项目预算内费用由报销人交项目经理及分公司经理审核签字,超预算费用须经运营部负责人审批(为及时完成审批,可由项目经理将费用开支情况以邮件的形式上报,分公司及运营部逐级审批并将审批结果回复项目财务),项目财务打印审批结果、登记经费折后付款。3) 公寓项目费用由报销人交项目经理及分公司经理审核签字,公司分管负责人审批,公司财务部报销(公寓项目的帐务统一在公司财务部处理,日常费用如金额较大,垫付有困难,可采用备用金形式,由公司分管负责人根据各项目情况核定备用金额度,项目经理填写借款单,公司分管负责人审批签字,公司财务付款,每月结算,年末结清)。4) 分公司预算内费用由报销人交分公司经理及运营部负责人审核签字,超预算费用须经总经理审批(为及时完成审批程序,可由分公司经理将费用开支情况以邮件的形式上报,运营部、总经理逐级审批并将审批结果回复分公司财务),分公司财务打印审批结果、登记经费折后付款。5) 项目财务人员交通、差旅费由分公司财务主管审核签字,分公司经理审批。分公司财务主管交通、差旅费由分公司经理审批,在分公司经费开支。6) 分公司监控人员的费用经分公司财务审核票据后由监控负责人审批签字,在下拨到分公司的监控费用额度内开支,超预算费用由监控负责人决定从公司监控预算额度内下拨或向总经理申请增拨(批复邮件同时发送公司及分公司财务)。7) 项目各项罚款支出须由监控负责人签字后方可报销。三、 专项经费的申请及使用09年1月1日起公司对专项维修、设施设备添置、宣传费用设立专项经费,使用及管理归口到公司运营部门。其中:一、维修及设施设备添置专项经费可申请的范围:1)特种设备的保养费用:电梯保养年检费、锅炉保养年检费;2)暑假专项维修费:统一组织对炉灶、主要的设施设备检修等专项费用3)日常专项维修经费:由项目申报,按照单件500元或当次维修费用超过1000元列入到专项。4)专项改造费用:根据经营需要,用于水电等专项维修。5)设施设备添置:单价超过100元或单次超过1000元以上设备(消耗品除外)。二、宣传专项经费可申请的范围:包括开展专题宣传活动、学生互动活动等(含公寓)、标识系统的更新调整等。三、申请及审批方式: 专项经由使用部门提出申请,填写专项经费申请表;先发送到分公司经理审核,分公司经理签署意见后发送到运营部门审核;如审核通过则由运营部门反馈给申请单位、分公司财务主管和公司财务部;项目负责人凭审批单(打印)到本项目财务报销,帐务处理按费用所属科目入帐,部门选择运营部。注:(1)经过审批的费用不纳入到项目考核利润; (2)项目必须及时下载审批单将费用报销; (3)申请时尽量做到数据的准确性,否则财务有权不予报销; (4)严禁先做后申请,尤其是维修费用,项目要求对小维修要做到及时切勿集中维修,否则费用要求项目自行承担。四、 预算经费折的使用为了让预算真正起到事前控制的作用,使各个层面的负责人能对费用的开支做到心中有数,09年开始,我们使用更为直观的经费折进行预算管理。经费折按照预算费用类别分页登记,项目费用主要分为办公费、邮电费、差旅费、市内交通费、低值易耗品、维修费、其他、服务人员工资、服务人员福利等,除后两项服务人员人工费外,其余费用在单个预算期内可打通使用,但必须由项目经理先向分公司经理提交经费转拨的申请,写明拨出、拨入经费名称及金额,分公司经理审核通过并及时回复项目财务,项目财务据此登记经费折后方能按正常审批程序使用转拨经费。财务人员根据经费折的结余数控制经费的使用,超支必须有上一级部门的审核批复。分公司费用不得打通使用。经费折中各项费用的登记内容分为日期、凭证号、摘要、拨入、支出、结余六个栏次,项目在每个考核期开始时,按照预算费用分类登记拨入金额,实际使用时,逐笔、序时登记并结出余额。考核期结束,登记本考核期拨入、支出、结余数,以及本年拨入、支出、结余累计数(期末小结用红线划出标识,结余栏超支用负数表示)。因运营部、监控部、分公司的工作每月有所侧重,费用发生月份间不太均衡,所以每半年拨入一次,各部门应按工作计划做好统筹安排。经费折理论上应由项目、分公司负责人保管,以便随时查看经费使用情况,掌握经费报销动态,但因考虑到每次报销都必须登折,经费折携带、传递、保管不便,也可由财务人员负责保管,按审批程序报销后及时登记,项目、分公司负责人随时可向财务人员查询经费使用情况。各级经费审批人员必须按照开展工作的业务内容审核费用发生的合理性,不必要及不适度的支出要严格控制,不能因为预算费用有结余而突击使用。经费折登记示例:办公费日期凭证号摘要拨入支出结余1.1拨入09年1、2月办公费2001、2月办公费支出180202.26本期小计200180202.26本年累计200180202.26拨入09年3月办公费2002.283.3#购打印纸301703.43.8#购水笔12158

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