公文处理基本知识ppt课件

公文处理基础知识 读书破万卷 下笔如有神 公文写作 功夫在字外 世事洞明皆学问 一字入公文 九牛拉不动 抛砖引玉 第一节公文处理概述 公文写作四句 讲课的目的 第一节公文处理概述 一 公文及公文处理工作的重要性 公文是领导机关决策的产物 是领导机关实施领导 进行管理和服务工作的重要工具 一篇正确而优秀的公文 可推动社会历史前进 促进经济社会的发展 实现国家和民族的振兴 南朝刘勰说 章表奏议 经国之枢机 第一节公文处理概述 一 公文及公文处理工作的重要性 公文是领导机关决策的产物 是领导机关实施领导 进行管理和服务工作的重要工具 邓小平说 拿笔杆是实行领导的主要方法 三国魏曹丕说 文章乃 经国之大业 不朽之盛事 第一节公文处理概述 一 公文及公文处理工作的重要性 公文是领导机关决策的产物 是领导机关实施领导 进行管理和服务工作的重要工具 一篇错误的公文 可把社会引向倒退 造成国家和民族的灾难 第一节公文处理概述 一 公文及公文处理工作的重要性 公文是领导机关决策的产物 是领导机关实施领导 进行管理和服务工作的重要工具 在当代的领导 管理和服务工作中 公文具有其他任何工具不可替代的重要作用 公文的作用主要有10大作用 即 启示和传达作用 规范作用 请示报告作用 控制作用 传递作用 协作作用 联系和知照作用 依据和凭证作用 教育参考作用 记载和备查作用 第一节公文处理概述 一 公文及公文处理工作的重要性 公文是领导机关决策的产物 是领导机关实施领导 进行管理和服务工作的重要工具 在当代的领导 管理和服务工作中 公文具有其他任何工具不可替代的重要作用 公文处理水平代表一个机关 单位 的水平 即代表一个机关 单位 的决策 领导 管理 服务水平 反映了一个单位的整体素质 第一节公文处理概述 二 公文及公文处理的涵义 公文的定义 公文 一词 源于晋代陈寿的 三国志 魏志 赵俨传 公文下郡县 绵绢悉以还民 公文即公务文书 是党政机关 企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用 法定效力和特定体式的文字材料 中国共产党机关公文处理条例 规定 党的机关的公文 是党的机关实施领导 处理公务的具有特定效力和规范格式的文书 是传达贯彻党的路线 方针 政策 指导 布署和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况的工具 第一节公文处理概述 国家行政机关公文处理办法 规定 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文包括文件 简报 会议材料 申请表 统计表 呈报表等 广义的 文件 是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料 狭义的 文件 指的是具有法规性 知照性和特定 固定 版头的公文 第一节公文处理概述 公文的本质 公文是国家统治阶级实施领导 管理国家 处理公务的文字工具 第一节公文处理概述 文书 公文 文件 相互关系示意图 文书 公务文书 私人文书 用特写版头印制的公文 用电报传输的公文 公开发布的公文 会议上印发的公文 其他文字材料等 信函 申请书 报告 日记 其他文字记录等 第一节公文处理概述 第一节公文处理概述 二 公文及公文处理的涵义 公文的定义 公文处理涵义 公文处理是一个动态的过程 是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文 使之符合有关规定和收发文单位的要求 它包括公文拟制 办理 管理 收集整理 归档在内的一系列衔接有序的工作 第一节公文处理概述 公文办理分为收文办理和发文办理 收文办理包括公文的签收 含拆封 清点 分类 登记 拟办 送批 批办 分发 传阅 承办 催办 办复 归档文件收集整理 归档等12个程序 发文办理包括公文起草 含修改 协调 校核 会签 签发 复核 登记 印制 排版 校对 装订 分发 归档文件收集整理 归档等10个程序 第一节公文处理概述 公文由秘书部门统一管理 管理的原则 既发挥公文效用 又有利于公文保密 管理的范围 所有公文 包括不同载体的公文 管理的内容是 收文管理 发文管理 公文利用管理 公文撤销管理 会议文件管理 公文存放清理清退销毁管理 秘密文件 包括各种载体文件 管理 机关合并撤销时 公文收集整理 归档 包括公文的收集 装订 裱糊与拆除金属物 分类 区分保存价值 排例 编号 编目 装盒 归档 编写全宗说明 移交进档案馆 第一节公文处理概述 公文处理程序示意图 第一节公文处理概述 收文处理 1 签收 拆封 清点 分类 2 登记 3 拟办 4 送批 5 批办 6 分发 7 传阅 8 承办 9 催办 10 办复 11 归档文件收集整理 12 归档 公文处理程序示意图 第一节公文处理概述 发文处理 1 起草 2 校核 3 会签 4 签发 5 复核 6 登记 7 印制 排版 校对 装订 8 分发 9 归档文件收集整理 10 归档 公文处理程序示意图 第一节公文处理概述 公文管理 1 收文管理 2 发文管理 3 公文利用管理 4 公文撤销管理 5 会议文件管理 6 公文存放清理清退销毁管理 7 秘密文件 各种载体文件 管理 8 机关合并撤销时公文管理 公文收集整理归档 1 公文收集 2 装订 3 分类 4 排列 5 编号 6 编目 7 装盒 8 归档 9 编写全综说明 10 移交进馆 第一节公文处理概述 公文处理程序示意图 第一节公文处理概述 三 公文的特点 1 鲜明的政治性 2 法定的权威性 3 特定的作者 读者和严格的程序 4 文字表述的准确性和语言的生动性 5 内容上的公务性和现实性 6 强烈的时效性和特定的意向性 7 严密的逻辑性 8 规范的体式 第一节公文处理概述 四 公文处理的原则 1 实事求是的原则 4 党政分开的原则 2 高效的原则 3 精简的原则 5 按照行文机关的要求进行的原则 6 按照公文处理规定进行的原则 公文处理的标准 准确 及时 安全 保密 五 公文发布方式 1 内部发布 用特定版头印制内部分发 用内部传真电报发送 在内部网络上发布 其他方式 第一节公文处理概述 五 公文发布方式 2 公开发布 在报刊上公开发布 在互联网上发布 张贴 设立政务公开场所或现行文件服务中心供群众查阅索取公文 其他形式 第一节公文处理概述 第一节公文处理概述 六 公文处理工作的管理机构及职责 公文处理管理机构 各级机关的办公室 秘书部门 办公室 秘书部门 的职责 1 管理本机关的公文处理工作 2 指导下级机关的公文处理工作 第一节公文处理概述 七 秘书人员应当具备的素质 应当具备 较高的政治业务素质 工作积极 作风严谨 遵纪守法 恪尽职守 第二节公文格式 一 公文格式概述 公文格式的含义 公文格式的组成 格式 原指法律文书 是法律的一种 格 指官吏处事的原则 式 指则列 公文格式是公文的规格样式 即公文各组成部分在页面上的表现形式 也叫公文的外部组织形式 它是规范化和标准化的格式 文面格式 用纸格式 排印装订格式 国标公文格式照片 ppt 版头 公文样式 doc 25 第二节公文格式 二 公文文面格式 公文文面格式是指公文中各要素 各组成部分 的搭配 排列和标识规则 包括版面安排 字体型号 各要素的标识排序等 党政机关通用公文的文面格式 由版头 报头 密级 保密期限 紧急程度 等级 发文字号 签发人 公文标题 主送机关 正文 附件名称 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 印发传达范围 附注 附件 主题词 抄送机关 印制版记要素组成 26 第二节公文格式 眉首部分 位于公文首页上部 一般占整个页面的1 3左右 党的机关用特定版头制发的公文 眉首部分与主体部分用两条各长60 5mm 宽0 7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开 行政机关的公文用一条长159mm 宽0 7mm的红色横线隔开 中间没有五角星 用电报传送的公文 眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线 密码电报为红色 隔开 用A4型公文纸 国家标准规定上报公文的眉首部分占55 89 即166毫米 27 第二节公文格式 主体部分 是文面格式中间的9个要素 位于眉首部分以下 版记部分之上 版记部分 是文面格式中最后3个要素 位于公文最后一页下端 其中 印制版记包括印发机关 印发时间和印发份数3项内容 行政机关的公文只有前两项内容 上报中央的公文 制作公文二维条码 第二节公文格式 公文文面格式 1 版头 报头 一种由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成 例如 中共 县委文件 一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成 例如 中国共产党 市委员会 通知 发文机关标识主要有 种形式 一种由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成 一种由发文机关全称或规范化简称加 令 字组成 一种由发文机关全称或规范化简称加武文线组成 错误的公文格式 正确的公文格式 党的机关的公文 29 行政机关的公文 第二节公文格式 公文文面格式 报头 电报的报头 由报头文字和两条横隔线组成 密码电报套红印制 明传电报印成黑色 一是特定报头 例如 中共 市委发电 二是通用报头 通用报头有两种 一种用 内部传真电报 6字标明 一种用 密码电报 4字标明 第二节公文格式 公文文面格式 2 份号 份号 即份数序号 是同一件公文印制份数的顺序号 份号从NO 000001号开始 用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角 秘密公文印制份号的目的 便于对秘密公文进行管理和利用 31 第二节公文格式 公文文面格式 3 4 密级与保密期限 密级 即公文的秘密等级 公文的密级分为绝密 机密 秘密3个等级 秘密可划分为国家秘密和商业秘密 国家秘密划分为绝密 机密 秘密 个等级 商业秘密划为 商业机密 商业秘密 2个等级 用特定版头印发的公文 密级用3号黑体字标注 党的机关的公文 密级标注在份号下方 两字之间空1字 行政机关的公文 密级标注在公文首页右上角 如需同时标注秘密等级与保密期限 比如 机密 3年 用电传方式发布的公文 密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的 密级 栏内 第二节公文格式 公文文面格式 5 发往地址 在电报报头左下方设有 发往地址 栏 有的也简化为 发往 二字 用于标注电报发送的地点与单位 公文有主送机关的 可简化为 见主送机关 公文没有主送机关的 如决议 决定 指示 意见 公报 规定 细则 会议纪要 工作要点等文种 应在 发往地址 的右侧标注发往地址或发送单位 发送单位可用统称 也可用特称 视情况而定 一般方法是 普发性电报用统称 限知性电报用特称 发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印 如果字数太多 也可用4号或5号仿宋体字排印 第二节公文格式 公文文面格式 6 紧急程度 等级 紧急程度 等级 是对公文送达和办理的时间要求 用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度 用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级 用特定版头印制的党的机关的紧急公文 分别标明 特急 加急 行政机关的紧急公文 分别标明 特急 急件 电报的紧急程度分为 特提 特急 加急 平急4种 用3号仿宋体字标注 办理电传公文的时间要求分别是 1天 3天 5天 10天 34 第二节公文格式 公文文面格式 7 发文字号 部委号 用特定版头印制的公文叫发文字号 用特定报头制发的电报叫 发电字号 用通用报头制发的电报叫 部委号 发文字号 部委号 下同 是公文的代号 由发文机关代字 发文年度和发文顺序号3部分组成 发文机关代字由发文机关所在行政区 管辖地 地方代字 发文机关代字和公文类别代字3部分组成 有的可省略发文机关代字或公文类别代字 但发文机关所在行政区地方代字不能省略 第二节公文格式 公文文面格式 发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写 发文年度号标注在六角括号内 发文年度标全称 不能简写 例如 200 不能简写为 0 发文顺序号分年度从1号起 按公文的签发时间的先后依次编号 不能跳号 不留有空号 不随意编号 不编虚位 即 1 不编为 001 不加 第 字 注意 一是发文字号一经确定 应长期固定使用 二是联合行文 一般只标注主办机关的发文字号 三是用特定版头印制的公文的发文字号 标注于版头 发文机关标识 下空2行红色横隔线之上 第二节公文格式 公文文面格式 8 签发人 上报公文应标注签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人由 签发人 3字加全角冒号与签发人姓名组成 标注于公文发文机关标识 版头 报头 下空2行红色横隔线之上 注意 一是联合行文 有多个签发人 一般是主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色横隔线 会签人的标注方法同签发人 二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者 38 第二节公文格式 公文文面格式 9 收发报序号 收发报序号是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号 收发报序号由接收或传输电报单位的代字 机 加收发报顺序号组成 其中 传输电报单位的代字 由传输电报单位所在行政区地方代字加 机 字组成 收发报序号设置在报头部分两条横隔线的最右端 由机要部门填写 分年度 分类别依次编号 第二节公文格式 公文文面格式 10 标题 标题 一般由发文机关名称 全称或规范化简称 公文主题和文种组成 位于红色横隔线下方空2行排印 主标题用2号小标宋体字 副标题用3号楷体字 居中排印 回行时应做到词意完整 排列对称 间距恰当 公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容 做到规范 简洁 无歧义 注意一是联合行文时各联署机关名称排序 一般情况下 主办机关的名称排在前面 其余依次排列 二是在有双文种的公文 又叫复合性公文 中 应简化标题 三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号 第二节公文格式 公文文面格式 11 主送机关 主送机关 即主要受理公文的机关 应当用全称 或规范化简称 或同类型机关统称 在标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字排印 回行时顶格 最后一个主送机关名称之后用全角冒号 国家标准规定 如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送机关之上 标识方法同抄送 第二节公文格式 公文文面格式 1 正文 正文是公文的主体 用来表述公文的内容 位于主送机关下方 不标注主送机关的公文 正文位于成文日期下方 正文中的结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 常见的错误有 第一层次用 一 第三层次的 1 写成了 把小圆点写成了顿号 第一层次用 一 第二次用 1 跳跃了两级 在正文层次不多的情况下 第一级用 一 第二级可用 1 但不能用 1 为简化层次 正文中尽量不用多层次结构 正文的排印只能用宋 黑 楷 仿宋4种字体 均用3号字印制 第二节公文格式 公文文面格式 13 14 附件及附件名称 附件 是公文的组成部分 对主件正文起说明 注释 补充 证实 参考等作用的文字材料或图表 置于主件之后 另起一页开始排印 并与主件装订在一起 公文如有附件 应在正文之后 发文机关署名之前排印附件名称 党的机关的公文附件不空行 行政机关的公文附件空1行 左侧空2字 用3号仿宋体字排印 附件 2字 后面标全角冒号和附件名称 附件的序号 用阿拉伯数字 和名称前后的标识应一致 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印 附件 2字及附件的顺序号 仅一个附件的 不排附件的顺序号 附件排印与公文主件排印的规格相同 附件是图表的 其文字部分用3至5号字灵活处理 第二节公文格式 公文文面格式 15 发文机关署名 发文机关署名 应当用全称或规范化简称 位于正文之后的右下方 党的机关的公文 与正文的末行一般空两行排印 不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文 正文之后不再署名 在县级和基层党的机关 公文印数较少 所发公文都要加盖发文机关印章 对于在正文之后不需署名的文种 采取变通的形式 即在正文之后用3号字署名 以便于盖章 但在正文之前仍不标注主送机关 只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印 行政机关的公文 单一机关和两个机关的联合行文不署名 3个以上机关联合行文 应署名 署名时 将发文机关名称排在成文日期和正文之间 主办机关排在前面 每行最多排3个发文机关名称 最后一排如余一个或两个 均居中排印 以方便盖章为标准 第二节公文格式 公文文面格式 16 成文日期 成文日期 一般以领导人最后签发的日期为准 经会议讨论通过的决议 决定等 以会议通过的日期为准 联合行文 以最后签发机关领导人的签发日期为准 电报以发出日期为准 成文日期应当写明年 月 日 年份不能简写 党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注 行政机关的公文成文日期用汉字标注 零 写成 第二节公文格式 公文文面格式 1 印章 在党的机关 省和市州党的机关公文 除会议纪要 有特定版头的普发性公文和用特定报头印制的电报外 其余的公文均应加盖发文机关印章 县市区党的机关和基层党组织的公文 均应加盖发文机关印章 联合上报的公文 联署机关都应当加盖印章 在行政机关 公文除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 均应加盖发文机关的印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 第二节公文格式 公文文面格式 18 印发传达范围 附注 公文的印发传达范围 附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行 如果一行排不下 从第二行起可以顶格 在党的机关的公文中 这一要素叫印发传达范围 它一般用于普发性公文 对于有主送机关的公文 对印发传达范围另有要求的 在印发传达范围处加以说明 对于没有主达机关的公文 起到标注主送机关的作用 并可对印发传达范围提出要求 在 国家行政机关公文处理办法 中这一要素叫附注 其作用同党的机关的公文的印发传达范围 并可说明其他需要说明的事项 请示 公文 在此处注明联系人姓名和电话号码 第二节公文格式 公文文面格式 19 主题词 党的机关的公文 公文主题词按主题词法标注 即按中共中央办公厅秘书局编印的 公文主题词表 修订本 标注 位于公文末页下端抄送机关或印制版记上方 主题词 用3号黑体字顶格排印 后标注全角冒号 主题词用3号书宋体字 一篇公文最多不超过10个主题词 行政机关的公文 公文主题词分类标引法标注 主题词 用3号黑体字 居左顶格标注 后标全角冒号 主题词用3号小标宋体字 一篇公文最多不超过5个主题词 第二节公文格式 公文文面格式 20 抄送机关 抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容 需要执行或知晓公文内容 的上级 下级和无隶属关系的机关 应当用全称或规范化简称 统称 党的机关的公文 抄送 2字顶格 用5号黑体字 后标全角冒号 抄送机关名称用5号宋体字 中间可用顿号 逗号 分号 末尾不用标点符号 行政机关的公文 抄送 2字与抄送机关名称 都用3号仿宋体字 左空1字排印 抄送机关名称之间用顿号隔开 末尾用句号 如主送机关移至主题词之下 标注方法同抄送机关 使用通用报头的密码电报的抄送机关名称 用3号仿宋体字标注在电报首页的 抄送 栏内 第二节公文格式 公文文面格式 21 印制版记 印制版记是印制公文的标记 由公文印发机关名称 印发日期和印制份数3部分组成 位于公文末页主题词或抄送机关名称下方 页码上方 与公文页码不空行 党的机关的公文 两条横线之间的左右侧各空半个4号字 分别标注公文印发机关名称和印发日期 底线下边右侧离字边空两个5号字 加圆括号用5号宋体字标注印制份数 即 共印 份 行政机关的公文 只有印发机关和印发时间 印发机关左空1字 印发时间右空1字 用3号仿宋体字排印 第二节公文格式 公文文面格式 印发时间都用阿拉伯数字 均以付印日期为准 年份不能简写 印发日期之后接着排印 印发 2字 用特定版头印发的公文的印发日期 必须在成文日期之后或与成文日期同一天 用电报传送的公文 印发日期与成文日期必须是同一天 翻印上级机关的公文 上级机关的印发单位和印日期照印 再在此下一行印制翻印单位和翻印日期 再在此下两行右空两个字用圆括号标注共印 份 21 印制版记 第二节公文格式 22 公文二维条码 在版记右下方 与版记空3mm 与版心右边缘空5mm 条码内容包括条码版本标准 软件自动生成 条码编号 发文单位 公文种类或刊物名称 发文字号或期号 主送单位 可选项 标题 可选项 秘密等级 紧急程度 成文日期或刊物编印日期 发布层次 可选项 条码制作单位 条码制作日期 自定义字段 可选项 共14项 其中9项是必选项 4项是可选项 1项是自动生成项 公文文面格式 第二节公文格式 三 公文用纸格式 党的机关的 公文用纸幅面规格可采用16开型 长260毫米 宽184毫米 也可采用国际标准A4型 长297毫米 宽210毫米 目前 我国党的机关普遍采用16开型公文纸 也有部分单位使用国际标准A4型公文纸 国家行政机关公文处理办法 规定 从200 年1月1日起 国家行政机关的公文用纸 一般采用国际标准A4型纸 其成品幅面尺寸为 210mm 297mm 公文文面格式 第二节公文格式 四 公文排印 装订格式 条例 明确规定 公文的汉字从左至右横排 少数民族文字按其书写习惯排印 一般使用宋 楷 仿宋 黑4种字体 办法 明确规定 在民族自治地方 可以并用汉字和通用的少数民族文字 按其习惯书写 排版 除发文机关标识 标题 主题词目用小标宋体字 密级 保密期限 紧急程度 主题词 3字用黑体字 份数序号用2号全身黑正体字外 其余文字都是用3号仿宋体字 用16开型公文纸排印公文 党的机关的公文 正文一般每页排20行 特殊情况 最多只能排22行 每行25个字 行政机关的公文 正文一般每页排19行 每行25个字 用国际标准A4公文纸排印公文 正文用3号仿宋体字 一般每页排22行 每行排28个字 公文文面格式 第三节行文规则 一 行文关系 行文 是指公文制发单位发公文给受文单位 受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位 这种发文单位与收文单位之间的公文往来关系 叫做行文关系 它是根据组织系统 公文法定作者的职责权限 发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的 一 行文关系 六种关系 1 领导与被领导的关系 2 指导与被指导的关系 3 综合管理与被管理的关系 4 属地管理中统一管理与被统一管理的关系 5 监督与被监督的关系 6 平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系 一 行文关系 第三节行文规则 二 行文方式 上行文 下行文 平行文 根据隶属关系和上行文的目的 任务 要求 上行文又分为一级上行文 逐级上行文 多级上行文和越级上行文 根据行文的目的 任务和传达贯彻的要求 下行文又分为一级下行文 逐级下行文 多级下行文和直贯到底下行文 三 行文规则 一 行文关系 第三节行文规则 二 行文方式 行文规则 是各级党政机关 企事业单位和一切社会团体制发公文 处理行文关系必须遵守的纪律和准则 三 行文规则 一 行文应当确有需要 注重实效 坚持少而精 行文应当确有必要 注重效用 行文必须确有必要 行文必须注重实效 必须控制行文数量 所发公文力求精练 简短 第三节行文规则 三 行文规则 二 根据隶属关系和职权范围确定行文关系 向下级机关的重要行文 应当同时抄送发文机关的直接上级机关 党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文 政府各部门根据部门职权 可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 第三节行文规则 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 党委办公厅 室 根据党委授权 可以向下级党委行文 党委其他部门 不得向下级党委发布指示性公文 政府的各部门除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正