怎样进行文档管理.docx

怎样进行文档管理什么是文档管理？文档管理控制着组织中文档的生命周期它们如何被创建、查看、发布、和消灭，以及它们如何被除掉或保留。尽管管理意味着组织严密的信息控制，一个有效的文档管理系统将影响组织已有的文化。你使用的文档管理工具应该具有弹性，允许你牢固的控制文档的生命周期已满足企业的文化和目标，但也让你实现一个松散的结构化系统如果它更适合你的企业。 一个设计良好的文档管理系统促进更加容易的查询与共享信息。它用一个逻辑的方法组织内容，并使贯穿一个企业标准化内容的创建和呈现变得容易。它促进知识的管理和信息最小化，帮助你的组织满足自己的法律需求。它规定了一个文档生命周期的每个阶段特性，从模板创建到文档处创作、查看、发布、审核以及最后的销毁或存档。对于企业而言，80%的数据是被忽视的或者说是缺乏有效手段进行管理的，这些数据也就是我们日常接触和产生的最多的数据也称之为非结构化数据：如office文档、电子邮件、合同，单据等等。企业通常缺乏一个有效的系统对其进行管理文档管理系统的要素：一个有效的文档管理解决方案详细说明：1、什么类型的文档和其他内容能在一个组织中被创建2、每一中类型文档使用什么模板3、提供给每一种类型文档的元数据是什么.4、在文档生命周期的每个阶段在哪里存贮文档5、在文档生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档6、作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文档？7、对文档应用什么策略以使得与文档有关的动作被审核，文档被正确的保存或销毁，以及组织重要的内容被保护。8、在它们生命周期中当从一个阶段到另一个阶段转变时文档如何被转换？9、作为公司报告文档被如何对待，哪个必须被保持以符合法律需求和公司指导方针。您和您的企业是否遇到过如下问题？l 文档的集中存储及办公自动化管理存储空间的可扩展性-存储空间必须可以满足各种类型的文档增长需求。 如何提高系统的使用效率，避免复杂的系统配置、变更和学习应用。 如何避免因文档数量的增长造成数据库崩溃的危机。l 文件查找困难获取成本高企业各级人员每天需要花费的时间查找需要的信息或文档，因找不到原有的文档而需花费时间重建获取信息和文档慢导致对客户和市场的响应慢而失去商机 l 缺乏协作l 缺乏自我知识积累的能力在知识人员的流动都比较大，这样很容易造成知识的流失。缺乏有效机制鼓励员工为企业贡献和分享他们的经验和知识。 （打造学习型组织，培养企业竞争能力） 缺乏有效手段对纸质文档进行电子化，形成可重用的文档。 （书籍，资料，文献） l 文档泄露和遗失是公司最大的难题企业的大多数核心及关键业务数据都以业务文档的形式存储。但是在对这些关键业务文档的使用和共享中， 很多企业往往由于缺乏有效的方法对其安全性进行有效控制和管理，因而存在诸多安全漏洞和隐患， 从而会导致众多涉及商业机密（如设计理念、新技术新产品、客户档案等）的核心业务文档的非人为的遗失、毁损等， 以及人为的拷泄漏、失窃等。最终为企业带来了无法弥补的巨大经济损失。 文档资料的安全文档可能受到各种破坏，可能是非人为、人为疏忽或蓄意破坏。所以文档存取一定要保证不受到不当使用。因此需要有更复杂的文档保护措施l 企业分支机构的文档共享与管理由于地理上的距离和网络发展的不平衡，分公司、部门等网络之间缺少互联互通，彼此的信息系统不能共享。远距离的传输需求，给企业带来巨大的费用。 资料共享-用户需要在不同地点之间的文档备份或复制，当对文档资料的依赖越来越多，存储系统的安全性就越来越重要了。快速提取及及时备份文档就成为普遍要求了l 如何解决文档的多版本控制企业中的文档一般需要经多人编辑，这样同一份文档的版本就很多了，企业既需要统一使用最新的文档，同时也需要保存以前的版本。 企业飞速发展，各分支机构的出现。需要实现比以往更好的联系和交流目前大多数国内企业的现状：n 管理方面： 文档主要通过员工分散存储保管，由于每个人的保存习惯不同，以至于资料存储混乱，查找困难。 文档进行修改以后，部门员工对保存历史修改记录的认识度不够，一旦文件修改出现差错，难以查找历史文件，且无法找到错误的根源。 对于具体项目公司对员工使用文件的调度管理存在困难。 n 安全方面 ： 核心的文件保密性不高，文档主要通过服务器文件夹管理。 文档安全隐患：人为盗取文件或员工离职时带走大量公司机密资料，给公司造成损失。并且无法找到资料流失的途径以及流失的时间。文件层级复杂，存储路径超出范围，移植困难。 难于实时监控员工的工作情况与工作进度，难于监控重要文件的借阅痕迹 n 协同办公： 项目组进行协同办公流程过于复杂，工作效率比较低。 借阅资料的审批与发放过程繁琐，资料借阅过于频繁，主管部门工作压力大，工作效率低，浪费成本。 项目资料的状态难以保证是最新的，对资料的共享造成较大影响. n 资源整合： 资料在借阅修改过程中复杂，企业管理成本过高。 各种资料使用多层级保存，一致性不能保证，无法发挥现有资料的最大效用。 手动查找资料，费时费力.n 知识管理： 缺乏以权威项目资料为中心结构的知识管理。 缺乏对资料的统一管理，查找困难。 对项目设计过程缺乏监控使用文档管理系统的必要性：作为企业发展角度 知识积累：企业发展过程积累丰富经验是企业的宝贵财富，通过建立科学有效的知识库管理系统促进企业良好发展，建立学习型的现代企业。 资源整合：通过有效的项目管理机制，合理的配置企业资源，达到最小的投入，最大的收益。可以整合总公司与各个分公司，甚至各办事处的资源，统一管理，统一调度。 节约成本：远程办公的先进性，可以减少办公场所的巨大开销，可以实现分公司或办事处的统一管理，可以实现无论何时何地，连上互联网就能办公，可以减少无休止的会议、电话、走动、面谈等成本开销，可以实现无纸化办公，减少办公耗材的巨额开支。 客户管理：通过有效科学的客户关系管理，维护原有的老客户，不断增加新的客户，从中挖掘更多的商机，科学做好客户商机的跟踪联系，最大限度的避免客户的流失，统一管理客户资源可以最大限度扩大企业的业务规模。通过科学的业务分析统计，随时掌控企业的业务情况，把握企业的发展方向。 人事管理：通过科学有效的动态考核机制，做到有依有据、公平公开的评测人才，激励员工，最大限度的开发企业的人力资源。可以实现员工之间的良性竞争。 项目管理：建立科学、合理、有序、制度化的管理体系，很好的控制成本开支、规避风险、监控进度、合理配置资源、协同办公等。 安全控制：通过Apookle Documents 5 精密的权限体系，严格控制员工的访问权限，保证核心教程的安全性。通过Apookle Documents 5 的加密系统，防止企业资料的人为破坏与盗取，防止黑客入侵导致资料流失。 工作效率：通过Apookle Documents 5 的文档流转功能，提高工作效率，实现资源优势共享。简化文件借阅的流程。通过Apookle Documents 5 的亚秒级闪电检索功能，可以以最快的速度、在最短的时间内找到需要的文档，节省工作时间。 作为管理层： 运筹帷幄，下达指令，指导整个团队。 第一时间了解各种情况，协同作战，及时决策，把握企业的正确方向。 随时了解企业的项目情况。 进度如何、人手配置如何、资源配置是否合理、已经花费多少成本，风险是否在可控范围、在过程中碰到了什么问题，项目是否赚钱等等。 随时了解员工工作情况。 做了什么工作，成果如何；正在做什么，做的过程有什么问题与风险，需要配备什么资源支持；准备做什么，是否可行，预算多少，周期多长，审批是否通过等等。 实现远程办公，在任何地方，任何时间，只要连上互联网，通过账号和权限认证，就可以实现远程办公。 作为员工： 部门间、同事之间可以无障碍的沟通。 可以很好的计划自己的工作，工作起来条理清晰，目标明确，提高工作效率。 可以便利的查询到工作所需的资料与信息，也可以把自己的成果和心得及时的分享给