《管理文秘教程》会议管理PPT课件

1 三级秘书 田建平 2 一 会议管理 3 学习目标与要求 了解会议的作用和基本要素 理解做好会后工作的意义和作用 掌握会议筹备阶段和会议进行阶段管理工作的内容和方法 4 第七章会议管理 第一节会议的作用和要素第二节会前准备第三节会中事务第四节会后工作 5 第一节会议的作用和要素 会议的涵义会议的类型会议的作用会议的要素会议管理的基本要求 6 会议的涵义 会议是指三人以上的有关人员 在指定的时间和地点 有组织地就某个或某些议题进行面对面的协商或讨论的活动 7 会议的类型 根据会议的目的 说明会议 研究会议 解决问题会议 学习会议和创意会议等根据会议的形式 会议可分为圆桌会议 小组讨论 议会型会议 头脑风暴会议 新的思路 香皂厂的危机 远程电视电话会议等按照与会人数 规模 大型会议 中型会议 小型会议按照会议召开的规模或日期 定期工作例会和临时性办公会议按与会人员的成分 党委会 股东会 董事会 中层管理人员会议 员工大会 记者招待会等 8 会议的要素 与会者 参加会议的人员 包括与会议直接有关的人员和虽与无直接关系 但却有利于会议进展或扩大效果的人员 主持人 会议过程中的主持者和引导者 也往往是会议的组织者和召集者 议题 会议所要讨论的题目 所要研究的课题 或是所要解决的问题 会议名称 会议时间 会议召开的时间 会期 每次会议的时间限度会议地点 9 会议管理的基本要求 会议的目标 议题 程序以及决议的通过等都应遵循国家的法律法规 有严格的 明确的规定和程序 以保证会议的有效性和科学性 合理确定会议目标和与会人员 会议目标的确定 既要与组织的总体目标方向一致 又要具有实际的可行性和可操作性 避免目标过高或过低 与会人员应选择在职务 专长等方面与目标有关的人员参加 以保证会议目标的实现 应在减少会议数量 缩小会议规模 简化会议程序 缩短会议时间 控制会议经费 降低会议成本等方面下工夫 务求实效 10 会议作用 11 第二节会前准备 书 会前筹备 会议计划的制订会议成本的预算文书资料的准备会议场所的选择会议场所的准备议程程序的拟定会议通知的发送 12 会议计划的制定 文秘人员制订 领导审核批准 文秘人员执行会议目的任务 会议名称 与会人员 主持人 规模规格 召开时间 需用时间 地点议程等的具体化 明确会议准备工作 确定会议工作人员和服务人员 部门的会议一般应提前报至文秘管理部门 由文秘管理部门统筹安排 订出一周会议安排表 13 议程形式 14 会议成本预算 会议成本包括两部分 一部分是 显性成本 即会议明显的耗费 另一部分称作 隐性成本 这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算 会议成本的计算公式是 会议成本 X 2J N TX表示显性成本的总和 J代表与会人员每小时平均工资的3倍 N表示人数 T表示时间 小时 15 会议文书资料的准备 会议文件其他文书资料会议文件准备的程序 16 会议文件 比较重要的会议都需要事先准备文件 会议文件有两大类 一类是供会上学习参考的文件资料 如上级的有关政策 方针 法规 计划以及专业 技术性资料等 另一类就是会议本身所产生的文件 如 开幕词 工作报告 讲话稿等 17 其他文书资料 会议所用的技术性 程序性或服务性等其他文书材料 如 会议通知 会议议程表 会议日程表 会议须知 作息时间表 与会人员名单 通讯录 分组名单 住房安排表 工作人员名单 车辆调度表等等 18 会议文件准备的程序 领导授意 收集资料 写作初稿 领导审阅 修改 领导审定签发 打印装订 19 会议场所的选择 20 会议场所的选择 会议地点必须考虑距离上的远近 以及交通上的方便 便于与会者能按时到会 会场内外必须保持安静 有良好的通风和照明设施 以及室温调空装置 会场空间必须适宜 平均每个与会者拥有两平方米为宜 外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便 考虑费用开支 考虑衣食起居舒适等等 组织机构内的会议室和办公室是最常用 最自然的会议场所 21 会议场所的准备 会场布置出席者的位置安排主席台席位安排会议用品和设施的准备会议证件的准备其他准备 22 会场布置 会场的布置要配合会议的目的 性质 参加人数 会场大小 形状等因素加以设定 并在会议之前提前几小时进行布置 小型会议会场布置多边会议会场布置大中型会议会场布置研讨会 座谈会会场布置 23 小型会议会场布置 可安排在一般会议室 会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌 桌上可放置一两盆鲜花 四边供与会者放置文件 文具 茶杯之用 桌子的周围放置靠背椅 数量视人数而定 主持人的位置一般在会议桌的两端 视门的方向而定 通常在门的左侧 24 多边会议会场布置 采用正圆形会议桌 或多边形桌位 因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分 25 大中型会议会场布置 安排在会议厅 会议厅的前方安排主席台与讲台 主席台应用长方形桌 上铺白色 天蓝色或其他颜色桌布 台上方悬挂会标 会标一般用红底白字或红底金字 台前可放置花草盆景 使主席台整体上显得色彩和谐 舒心悦目 面对主席台的是与会者席位 应有桌有席 便于放置文件和做记录 席位之间不应太挤 便于进出活动 26 研讨会 座谈会会场布置 将桌椅排成半圆形或小方块形 席前除文件 资料外 可放置饮料 水果 还应多备一些话筒 便于与会者发言和多向交流 27 出席者的位置安排 主持人或主席要坐在所有与会人员都能看得清楚的位置 会议记录者一般是坐在发言席的正前方 其余与会人员要坐在能看到发言者 黑板 荧屏的地方 而且尽可能看得到其他人的位置 工作会议或同一系统会议 与会者的席位安排可依职务高低为序 职务越高者离主持人席位越近 两边入席 左高右低 前高后低 研讨会 座谈会之类的会议 与会者可随到随坐 列席人员一般坐在会议正式成员的后方 重要会议需要事先制作座位卡或姓名牌 并根据职位高低或上司意图准确放置到位 重要的大中型会议 应按地区 系统 单位等分组 事先划分席位 与会者由文秘人员或服务人员引领入席 小型会场内座位的安排 分清上下座 一般离会场的入口处远 离会议主席位置近的座位为上座 反之 为下座 会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处 正对门的位置 28 主席台席位安排 席位的次序应以主席团成员的职务高低以及对会议的重要程度而定 邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则 中国传统习惯以左为上 排在第一位的居中而坐 以此为基点 其余的以居中者的左手方为第一顺序 先左后右 左高右低 前排为主 后排为次 其他的依次类推 应在席位前放置姓名牌 便于按位入座 重大会议的主席台席位应讲究排列 主席台席位视人数可设一排或数排 第一排席位应为单数 29 会议用品和设施的准备 会议所需的用品和设施 必须根据会议的性质 内容毫无遗漏地在会前准备妥当 会议常用物品和设施包括 桌 椅 黑板 荧屏 电子白板 话筒 扩音器 录音机 录像机 放映机 幻灯片 投影机 电脑及配套设备以及粉笔 彩色笔 文件夹 透明胶带 图钉 笔记用具 录音带 电脑软盘 指示棒 姓名牌 茶具等文具和其他用品 仪器 设备等应事先反复检查 调试 如扩音器的音量大小 以免临时发生故障或出现差错 30 会议证件的准备 正式证件 包括代表证 出席证 列席证 签到证 旁听证 来宾证 入场证 请柬等工作证件 包括工作证 记者证 出入证 汽车证等各种证件的内容栏目 大致包括会议名称 使用者单位 姓名 性别 职务 发证日期 证件号码等 有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片 加盖钢印 以防伪造 31 其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐和住宿 会场外应有医护人员值班 远道而来的应准备接送车辆 会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲 重要会议应有安全保卫人员和保密措施 会议计划中如安排参观 考察 游览等活动 或赠送图片 资料 纪念品等 都应在会前做好准备 32 议程程序的拟定 会议议程 根据会议议题的内在联系和主次 排列先后次序 这便称为议程 印成文书后 就是议程表 会前发给与会人员 会议程序 把每一次会议礼仪性 结构性或将议程具体化的内容与项目有序地排列 使之程式化 这便是程序 制成文书后 就是程序表 程序表最好能列上时间安排 具体到几点几分 日程表与作息时间表 日程表 即是将会议的内容分解安排在会期的各单元 如分上午 下午 晚上 或时数 几点至几点 内 以简短的文字表达并制成表格 作息时间表 是将每天的起居 用餐 参加会议或其他活动 休息等时间安排制成表格 超过一天的会议 需要制订 33 会议通知的发送 本单位的小型会议 可采用口头 电话和书面签知等方式通知 外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知 邀请性会议可寄送请柬或邀请信 一般应提前7天以上发出 并随函附上回执 以便准确统计与会人数 做好相应准备 会议通知的送达可采用邮寄 传真 专人送达 电子邮件等方式 对重要的邀请对象 在书面通知或请柬发送之后 还应及时通过电话进行征询和确定 34 第三节会中事务 一 会场的组织与服务二 会议信息的收集与编发 35 会场的组织与服务 报到与签到会议材料的发放议案 提案的办理选举事务会场服务 36 报到与签到 可采用四种方法 文秘人员点名 适用于人员比较熟悉的内部小型会议和工作例会 本人签到 适用于邀请性会议 凭证件报到 适合大中型会议 电子签到 适用于与会人数较多的大中型会议 37 会议材料的发放 发放材料较多的会议 文秘人员可事先集中将材料放在材料袋内 待与会者报到时领取 发放材料较少的会议 文秘人员可在会议正式开始前发送至与会者的席位上 需要收回的文件材料 一般在文件的右上角写明收文人和收文时间 收文时要登记 以免漏收 38 议案 提案的办理 逐件登记 按照议案 提案的性质 内容进行分类 逐件登记 拟办送批 按照业务分工 归口办理的原则 提出议案 提案的处理意见 提交主席团会议或有关领导审核 转办 转交有关部门研究处理 并负责答复 及时催办 及时结案 39 选举事务 文秘人员应事先准备好选举须知 准备好不同颜色的两套选票 一套选举时使用 另一套备用 应按150至200人一个票箱的标准准备票箱 大型选举还应划分选区 投票路线等文秘人员还应熟知选举的方法和程序 准备担任选举时唱票 监票 记票 统计等工作人员 40 会场服务 引导与会入席 可以采用印刷 座次表 在会场设立指示标记 在签到证或出席证上注明座次号码等方式 内外联系 传递信息 维持会场秩序 场地冷暖 照明设备 茶水供应 指引与会者使用会场的生活设施 照顾与会人员会间休息 满足与会人员的临时需要等等服务工作 41 会议信息的收集与编发 会议信息的收集 核实与整理会议信息的编发 42 会议信息的收集 核实与整理 会议信息的收集会议信息的核实与汇总会议信息的整理与筛选 43 会议信息的收集 会议记录是会议信息收集的主要方式 一般会议都应记录 重要的会议还可由两名文秘人员同时记录 会议记录包括两部分内容 第一部分是会议的组织情况 包括会议名称 地点 出席者 主持人等 第二部分是会议的内容 包括会议议题 讨论发言 形成决议等 录音 摄影和录像是会议信息收集的辅助方式 44 会议信息的核实与汇总 文秘人员会后应对会议记录进行核实 两位人员同时记录的 要对同并合成一份较完整的会议记录 有录音的 应将录音与文字记录核对 补充或修改 会场上未听清的内容 尤其是重要的人名 地名 时间 数据 引文等 必须找发言人核实无误 信息汇总一般采取汇合多种会议记录 听取 记录各小组的口头汇报 收阅发言人的发言稿或书面发言稿等方式进行 总之 应将会议全过程中所提供的信息尽可能齐全 完整地收集 汇总在一起 45 会议信息的整理与筛选 汇总的信息往往是大量的 分散的 甚至是杂乱的 良莠不齐的 必须加以整理 即将多数的 同类的信息归纳在一起 筛选就是过滤 挑选出有用的信息 同时把极少数陈旧的 不真实的 无意义的信息扬弃 46 会议信息的编发 信息的编写 文字材料可采取归纳法 摘要法等进