《客诉处理技巧》PPT课件

诉怨处理技巧 令顾客心情晴朗的 CLEAR 方法 何为 CLEAR C 控制你的情绪 Control L 倾听顾客诉说 Listen E 建立与顾客共鸣的局面 Establish A 对顾客的情形表示歉意 Apologize R 提出应急和预见性的方案 Resolve 1 控制你的情绪 C 目的当顾客进行投诉时 往往心情不好 失去理智 顾客的语言或者行为会让我们的员工感受到攻击 不耐烦 从而被惹火或难过 容易产生冲动 丧失理性 以暴制暴 这样就使得事态发展更加复杂 店面服务和信誉严重受损 1 控制你的情绪 C 原则坚持一项原则 那就是 可以不同意顾客的投诉内容 但不可以不同意顾客的投诉方式 正如我们可以不赞成他们说话的内容 但我们誓死捍卫他们说话的权利一样 顾客投诉是因为他们有需求没有被满足 所以我们应该要充分理解顾客的投诉和他们可能表现出的失望 愤怒 沮丧 痛苦或其它过激情绪等 不要与他们的情绪共舞或是责怪任何人 1 控制你的情绪 C 有效技巧深呼吸 平复情绪 要注意呼气时千万不要大声叹气 避免给顾客不耐烦的感觉 思考问题的严重程度 登高几步 要记住 顾客不是对你个人有意见 即使看上去是如此 以退为进 如果有可能的话给自己争取点时间 如 我需要了解一下具体情况 X分钟内给您答复 我需要两三分钟时间同我的主管商量一起解决这个问题 您是愿意稍等一会儿呢 还是希望我一会儿去找您 当然你接着得确保在约定的时间内兑现承诺 2 倾听顾客诉说 L 目的为了管理好顾客的情绪 你首先要意识到这些情绪是什么 他们为什么投诉 静下心来积极 细心地聆听顾客愤怒的言辞 做一个好的听众 这样有助于达到以下效果 字里行间把握顾客所投诉问题的实质和顾客的真实意图顾客不满与投诉的类型五花八门 在处理时首先应把握顾客所投诉问题的实质和顾客的真实意图 了解顾客想表达的感觉与情绪 细心聆听态度 给顾客的抱怨一个渲泄 辅以语言上的缓冲 为发生的事情道歉 声明你想要提供帮助 进行细心地聆听 表示出与顾客合作的态度 这既让顾客将愤怒一吐为快 使愤怒的程度有所减轻 也为自己后面提出解决方案做好准备 2 倾听顾客诉说 L 原则倾听顾客诉说的不仅是事实 还是隐藏在事实之后的情绪 要遵循的原则应该是为了理解而倾听 并非是为了回答而倾听 2 倾听顾客诉说 L 有效技巧在顾客很恼火时 有效 积极的听是很有必要的 全方位倾听 要充分调动左右脑 直觉和感觉来听 比较你所听到 感到和想到的内容的一致性 用心体会 揣摩听懂弦外之音 不要打断 要让顾客把心里想说的话都说出来 这是最起码的态度 中途打断顾客的陈述 可能遭遇顾客最大的反感 向顾客传递被重视 明确对方的话 对于投诉的内容 觉得不是很清楚 要请对方进一步说明 但措辞要委婉 3 建立与顾客共鸣的局面 E 目的对顾客的遭遇深表理解 这是化解怨气的有力武器 当顾客投诉时 他最希望自己的意见受到对方的尊重 自己能被别人理解 建立与顾客的共鸣就是要促使双方交换表达 在投诉处理中 有时一句体贴 温暖的话语 往往能起到化干戈为玉帛的作用 3 建立与顾客共鸣的局面 E 原则与顾客共鸣的原则是换位真诚地理解顾客 而非同情 只有站在顾客的角度 想顾客之所想 急顾客之所急 才能与顾客形成共鸣 要站在顾客的立场想问题 学会换位思考 如果我是顾客 碰到这种情况 我会怎么样呢 3 建立与顾客共鸣的局面 E 有效技巧复述内容 用自己的话重述顾客难过的原因 描述并稍微夸大顾客的感受 对感受做出回应 把你从顾客那里感受到的情绪说出来 模拟顾客的境地 换位思考 想象一下 我们以相同或类似的方式对待他们的顾客 我们 时 我们会做出什么样的反应 不要只是说 我能够理解 这像套话 你可能会听到顾客回答到 你理解个屁 如果你想使用 我能够理解 这种说法的话 务必在后面加上你理解的内容 顾客难过的原因 和你听到的顾客的感受 他们表达的情绪 关于共鸣表达的最大挑战之一是使他们听起来很真诚 我们必须建立在困难的情形下沟通自己的风格 表现出对顾客观点的理解 听起来不老套也不油嘴滑舌 4 对顾客的情形表示歉意 A 目的我们聆听了顾客的投诉 理解了他们投诉的原因和感受 那么就有必要对顾客的情形表示歉意 从而使双方的情绪可以控制 4 对顾客的情形表示歉意 A 原则不要推卸责任当问题发生时 很容易逃避责任 说这是别人的错 即便你知道是公司里谁的错 你也不要责备你的公司员工 这么做只会使人对公司整体留下不好的印象 其实也就是对你留下坏印象 道歉总是对的 即使顾客是错的 当不是自己的过错时 人们不愿意道歉 为使顾客的情绪更加平静 即使顾客是错的 但道歉总是对的 一定要为顾客情绪上受的伤害表示歉意 顾客不完全是对的 但顾客就是顾客 他永远都是第一位的 道歉要有诚意一定要发自内心地向顾客表示歉意 不能口是心非 皮笑肉不笑 否则就会让顾客觉得是心不在焉的敷衍 自己被玩弄 当然 也不能一味地使用道歉的字眼儿来搪塞 不要说但是当道歉时 最大的诱惑之一就是说 我很抱歉 但是 这个 但是 否定了前面说过的话 使道歉的效果大打折扣 差错的原因通常与内部管理有关 顾客并不想知晓 最经典的例子是 当一家餐厅说到 我很抱歉 但是我们太忙了 谁在乎 这样往往只会被人认为是在推卸责任 4 对顾客的情形表示歉意 A 有效技巧要为情形道歉要为情形道歉 而不是去责备谁 即使在问题的归属上还不是很明确 需要进一步认定责任承担者时 也要首先向顾客表示歉意 但要注意 不要让顾客误以为公司已完全承认是自己的错误 我们只是为情形而道歉 例如可以用这样的语言 让您不方便 对不起 给您添了麻烦 非常抱歉 这样道歉既有助于平息顾客的愤怒 又没有承担可导致顾客误解的具体责任 肯定式道歉当顾客出了差错时 我们不能去责备 要记住 当顾客做错时他们也是正确的 他们也许不对 但他们仍是顾客 我们可能无法保证顾客百分之百满意 但必须保证当顾客不满找上门来时 在态度上总是能够百分之百的满意 5 提出应急和预见性的方案 R 目的解决单次顾客投诉 为顾客服务提供改善建议 5 提出应急和预见性的