《实验指导手册》PPT课件

1 2 主要内容 实验一 系统管理和基础设置实验二 总账管理系统初始设置实验三 总账管理系统日常业务处理实验四 出纳管理实验五 总账管理系统的期末处理实验六 UFO报表管理 3 实验七 现金流量表的编制实验八 薪资管理实验九 固定资产管理实验十 应收款管理实验十一 应付款管理 4 实验一 系统管理和基础设置 一 实验目的1 掌握财务软件中有关系统管理和基础设置的相关内容 2 理解系统管理在整个过程中的作用及基础设置的重要性 5 二 实验内容1 建立单位账套2 增加操作员3 进行财务分工4 输入基础信息5 备份账套数据 6 三 系统管理在财务 业务一体化管理应用模式下 系统管理为各个子系统提供了一个公共平台 用于对整个系统的公共任务进行统一管理 如基础信息的设置 企业账套的建立 修改 删除和备份 操作员的建立 角色的划分和权限的分配等 其他任何产品的独立运行都必须以此为基础 7 主要内容 一 系统管理模块的功能 二 系统管理的使用者 三 企业账套数据的管理 四 操作员及权限的管理 8 一 系统管理模块的功能1 账套管理账套是一组相互关联的数据 每一个独立核算的企业都有一套完整的账簿体系 把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中就称为一个账套 每一个企业都可以为其每一个独立核算的下级单位建立一个核算账套 换句话讲 在企业管理系统中 可以为多个企业 或企业内多个独立核算的部门 分别立账 且各账套数据之间相互独立 互不影响 使资源得以最大程度地利用 账套管理功能一般包括建立账套 修改账套 删除账套 引入 输出账套等 9 2 年度账管理年度账与账套是两个不同的概念 一个账套中包含了企业所有的数据 把企业数据按年度进行划分 称为年度账 年度账可以作为系统操作的基本单位 因此设置年度账主要是考虑到管理上的方便性 年度账管理包括年度账的建立 引入 输出和结转上年数据 清空年度数据 10 账套和年度账的区别 1 账套是年度账的上一级 账套是由年度账组成 首先有账套然后才有年度账 一个账套可以拥有多个年度的年度账 2 对于拥有多个核算单位的客户 可以拥有多个账套 最多可以拥有999个账套 11 对于账套和年度账的两层结构的方式好处是 1 便于企业的管理 如进行账套的上报 跨年的数据管理结构调整等等 2 方便数据备份输出和引入 3 减少数据的负担 提高应用效率 12 3 系统操作员及操作权限的集中管理为了保证系统及数据的安全与保密 系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能 通过对系统操作分工和权限的管理 一方面可以避免与业务无关的人员进入系统 另一方面可以对系统所包含的各个子系统的操作进行协调 以保证各负其责 流程顺畅 操作权限的集中管理包括定义操作者角色 设定系统用户和设置功能权限 13 4 设立统一的安全机制对企业来说 系统运行安全 数据存储安全是必须的 为此 每个应用系统都无一例外地提供了强有力的安全保障机制 如设置对整个系统运行过程的监控机制 设置数据自动备份 清除系统运行过程中的异常任务等 14 二 系统管理的使用者鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性 因此 对系统管理模块的使用系统予以严格控制 系统只允许以两种身份注册进入系统管理 一是以系统管理员的身份 二是以账套主管的身份 15 1 以系统管理员的身份注册系统管理系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作 可以管理该系统中所有的账套 以系统管理员身份注册进入 可以进行账套的建立 引入和输出 设置操作员和权限 监控系统运行过程 清除异常任务等 系统管理员是系统中权限最高的操作员 他要对系统数据安全和运行安全负责 通用会计信息系统中一般预置默认的系统管理员及口令 企业在正确安装应用系统后 应该及时更改系统管理员的密码 以保障系统的安全性 16 2 以账套主管的身份注册系统管理账套主管负责所选账套的维护工作 主要包括对所管理的账套进行修改 对年度账的管理 包括创建 清空 引入 输出以及各子系统的年末结转 以及该账套操作员权限的设置 对所管辖的账套来说 账套主管是级别最高的 拥有所有模块的操作权限 17 由于账套主管是由系统管理员指定的 因此第一次必须以系统管理员的身份注册系统管理 建立账套和指定相应的账套主管之后 才能以账套主管的身份注册系统管理 系统管理员 Admin 和账套主管看到的系统管理登录界面是有差异的 系统管理员登录界面只需包括服务器 操作员 密码三项 而账套主管登录界面除以上三项外还必须包括账套 会计年度及操作日期 18 三 企业账套数据的管理账套管理包括账套的建立 修改 引入和输出 其中 系统管理员有权进行账套的建立 引入和输出操作 而账套信息的修改则由账套主管负责 19 1 建立账套企业应用会计信息系统之始 首先需要在系统中建立企业的基本信息 核算方法 编码规则等 称之为建账 然后在此基础上启用会计信息系统的各个子系统 进行日常业务处理 建立企业账套时 需要向系统提供以下表征企业特征的信息 归类如下 20 账套基本信息账套号 由于在一个会计信息系统中 可以建立多个企业账套 因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识 账套名称 一般用来描述账套的基本特性 可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名 账套号与账套名称是一一对应的关系 共同来代表特定的核算账套 账套路径 用来指明账套在计算机系统中的存放位置 为方便用户 应用系统中一般预设一个存储位置 称其为默认路径 但允许用户更改 账套启用日期 用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点 一般要指定年 月 启用日期在第一次初始设置时设定 一旦启用不可更改 在确定账套启用日期的同时 一般还要设置企业的会计期间 即确认会计月份的起始日期和结账日期 21 核算单位基本信息包括企业名称 简称 地址 邮政编码 法人 通讯方式等 在以上各项信息中 单位全称是必须项 因为发票打印时要使用企业全称 其余情况全部使用企业的简称 22 账套核算信息记账本位币是企业必须明确指定的 通常系统默认为人民币 很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能 行业性质表明企业所执行的会计制度 企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息 选择不同的企业类型 系统在业务处理范围上有所不同 编码方案是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定 以便于用户进行分级核算 统计和管理 数据精度 是指定义数据的保留小数位数 以上账套参数确定后 应用系统会自动建立一套符合用户特征要求的账簿体系 23 2 修改账套账套建立完成后 如果发现有些参数有误需要修改 或者希望查看建账时所设定的信息 可以执行账套修改功能 只有账套主管有权修改账套 即便如此 有些系统已使用的关键信息仍无法修改 如账套号 启用会计期 24 3 引入和输出账套账套输出是将系统产生的数据备份到硬盘 软盘等存储介质 一方面为保证数据的完整性 另一方面当系统遭受意外破坏时 可以利用备份数据尽快恢复系统 从而保证企业日常业务的正常进行 为数据安全起见 系统一般提供账套删除前的强制备份 并且只授权于系统管理员 引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中 在计算机环境中 无论是计算机故障或病毒侵犯 都会致使系统数据受损 这时利用账套引入功能 恢复备份数据 可以将损失降到最小 另外 子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中 以便进行有关账套数据的分析和合并工作 25 四 操作员及权限的管理实施企业财务管理软件时 首先明确指定各系统授权的操作人员 并对操作人员的使用权限进行明确规定 以避免无关人员对系统进行非法操作 同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调 使得流程顺畅 从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性 26 1 角色管理角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织 这个角色组织可以是实际的部门 可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织 例如 实际工作中最常见的会计和出纳两个角色 他们可以是一个部门的人员 也可以不是一个部门但工作职能是一样的角色统称 此功能的好处是方便控制操作员权限 可以依据职能统一进行权限的划分 本功能可以进行账套中角色的增加 删除 修改等维护工作 27 2 用户管理用户指有权登录并使用系统的人 即通常意义上所说的操作员 用户管理包括的用户的增加 修改和删除 由系统管理员全权管理 28 增加用户增加系统操作员时 必须明确以下关于用户的特征信息 用户编号 姓名 所属部门和用户密码 用户编号是系统区分不同操作人员的唯一标志 因此必须唯一 用户姓名一般会出现在其处理的票据 凭证上 因此应记录其真实姓名 以便对其操作行为进行监督 用户密码是登录系统的通行证 也是计算机环境下不同于手工的控制方式之一 初始时由系统管理员统一设置 使用后由操作员本人定期更改 以确保不被他人窃取 29 修改或删除用户用户刚刚设置完成 可以对其姓名及口令进行更改 一旦以其身份进入过系统 便不能被修改和删除 30 3 设置操作员权限设置操作员权限是从内部控制的角度出发 对系统操作人员进行严格的岗位分工 严禁越权操作的行为发生 保证系统使用的安全性 系统管理员和账套主管都有权设置操作员权限 不同的是 系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管 也可以对各个账套的操作员进行授权 账套主管的权限局限于他所管辖的账套 在该账套内 账套主管默认拥有全部操作权限 可以针对本账套的操作员进行权限设置 账套主管自动拥有所有模块的操作权限 可以为一个操作员赋予几个模块的操作权限 也可以为一个操作员赋予一个模块中部分功能权限 31 四 基础设置一个账套是由若干个子系统构成的 这些子系统有很多共性 会共享公用的基础信息 基础信息是系统运行的基石 32 主要内容 一 企业门户 二 基本信息 三 基础档案 33 一 企业门户为使企业能够存储在企业内部和外部的各种信息 使企业员工 用户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息 我们为您提供了企业应用平台 通过企业应用平台 企业员工可以通过单一的访问入口访问企业的各种信息 定义自己的业务工作 并设计自己的工作流程 信息的及时沟通 资源的有效利用 与合作伙伴的在线和实时的链接 将提高企业员工的工作效率以及企业的总处理能力 34 1 企业门户的内容 1 系统重注册重新注册是为方便用户更改登录信息 切换登录用户及登录账套等 退出是指退出U8系统 35 2 视图企业流程个性流程通过 个性流程 功能 您可根据您日常处理的业务设计个性化的业务流程图 工作中心 我的工作 包括业务工作 工作日历 信息中心 移动短消息 我的链接五部分 3 窗口切换命令窗口 36 4 工具计算器配置配置功能主要用于配置生产制造产品的服务器和服务器端口 以及移动短信息的发送端口及短信息接收的刷新时间 系统将检测本机设置 使用默认的服务器 服务器端口 短信端口及刷新时间 您可根据自己的需要更改这些设置 风格配置通过风格配置功能 您就可以拥有体现自身特色的 个性化的页面风格 系统提供了四种配置方案 也可自行定义您所喜爱的页面显示形式 37 5 帮助内容索引网上用友技术支持网站关于用友ERP U8 38 6 工作列表企业应用平台的工作列表可以使您快速进入您具有权限的各相关模块 以避免重复登录 节省时间 ERP U8系统企业应用平台上有如下内容 39 设置 页签基础设置基本信息 基础档案 数据权限 单据设置 工作流设置 快速使用向导 基本信息 系统的启用基础档案 本单位信息 部门档案 职员档案等 客商信息 财务信息 会计科目 外币设置 结算方式 凭证类别 项目目录等 40 会计科目 增加 修改 删除 会计科目编码中 英文会计科目科目类型账页格式具体账页格式的设置 科目性质辅助核算日记账与银行账设置受控系统设置 41 账页格式定义该科目在账簿打印时的默认打印格式 通常系统会提供金额式 外币金额式 数量金额式 外币数量式四种账页格式供选择辅助核算也叫辅助账类 用于说明本科目是否有其它核算要求 系统除完成一般的总账 明细账核算外 还提供部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 项目核算五种专项核算功能供选用 42 设置会计科目辅助项目可以进行辅助核算的内容有 部门核算 个人往来核算 客户往来核算 供应商往来核算 项目核算五种专项核算功能供选用 43 凭证类别设置通常 系统提供五种常用分类方式供选择 1 记账凭证2 收款 付款 转账凭证3 现金 银行 转账凭证4 现金收款 现金付款 银行收款 银行付款 转账凭证5 自定义凭证类别 44 某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制 通常系统有五种限制类型供选择 借方必有 制单时 此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额 贷方必有 制单时 此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额 凭证必有 制单时 此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额 凭证必无 制单时 此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额 无限制 制单时 此类凭证可使用所有合法的科目 45 在录入凭证之前 应进行凭证类别的设置 已使用的凭证类别不能删除 也不能修改类别字 若限制科目为非末级科目 则在制单时 其所有下级科目都将受到同样的限制 46 项目核算是账务系统辅助核算管理的一种重要功能 所谓项目可以是一个专门的经营或管理的内容 定义项目核算类会计科目 必须将需进行项目核算的科目设置为辅助核算内容是 项目核算 后 才能定义项目和目录 定义项目大类指定核算科目设置项目档案 47 业务 页签财务会计 总账 应收款管理 应付款管理 固定资产 网上报销 网上银行 WEB财务 UFO报表 现金流量表 公司对账 票据通 报账中心管理会计 成本管理 项目管理 预算管理 资金管理客户关系管理 客户关系管理供应链 合同管理 售前分析 销售管理 出口管理 采购管理 委外管理 质量管理 GSP质量管理 库存管理 存货核算 WEB进销存 48 生产制造 物料清单 主生产计划 产能管理 需求规划 生产订单 车间管理 工程变更 设备管理人力资源 HR基础设置 人事管理 薪资管理 考勤管理 招聘管理 经理自助集团应用 预算管理 结算中心 集团财务 合并报表 行业报表 网上结算OA OA决策管理 管理驾驶仓 数据分析 专家财务评估企业应用集成 企业应用集成 企业应用集成 远程 49 工具 页签系统服务 系统管理 系统管理 升级工具 系统配置 预警设置 应用服务器配置 远程配置 财务 总账工具 科目转换 账务函数转换 财政部报表接口 决策 数据仓库设置 专家财务数据库维护 数据分析配置 OA OA WorkBench OA流程监控器 OA系统工具 数据传输 数据复制 集团应用 数据下发 数据接收 数据对照 NC凭证接口 50 注意 如果操作员没有某一产品的任何功能权限 而只有我的账表权限 则企业应用平台中业务列表不显示此产品 51 实验二 总账管理系统初始设置 账务软件的初始化实际上是手工记账和计算机记账的交接过程 在这一过程中要输入一个企业具体的会计核算规则 方法和基础数据 将通用财务软件系统转化成一个适合特定企业的专用的财务软件系统 使之能够完成该企业的会计电算化工作 52 账务系统的初始设置一般由财务主管或财务主管指定的专人进行 初始设置工作在系统投入使用时进行 以后一般不再重新设置或修改 如需修改应在年末结账后进行 账务系统初始化 根据其在账务系统中的作用大致上可以分成两个层次 第一个层次是系统工作必不可少的基本设置 第二个层次是为了方便用户使用 提高系统工作效率和灵活的处理会计业务能力的设置及其与财务管理有关的深入设置 53 一 实验目的1 掌握财务软件中总账系统初始设置的相关内容 2 理解总账系统初始设置的意义 3 掌握总账系统设置的具体内容和操作方法 54 二 实验内容1 总账系统参数设置 2 基础档案设置 会计科目 凭证类别 外币及汇率 结算方式 辅助核算档案等 3 期初余额录入 55 三 会计数据资料的准备在系统运行前 应对系统所需的各种基础数据进行整理 以满足系统运行的要求 这些数据包括 1 往来账户数据的准备必须对往来账户的有关资料如 单位名称 个人姓名 地址 电话 邮政编码等资料进行认真的整理 作到名称使用规范 有关资料齐全 以符合账务系统的要求 56 2 银行账数据的准备账务系统一般都提供银行对账功能 但在启用此项功能之前 必须在系统中录入最近一次对账企业方与银行方的调整前余额 以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达项 对于系统所需的这些数据 都要事先整理出来 57 3 科目余额的准备账务系统使用之初必须将各个会计科目的期初余额输入到计算机中 如果账务系统启用日期不是年初则还需要将系统使用之前各科目的各月的借贷方发生额输入计算机 以便今后编制年终会计报表使用 一般账务系统只需要输入最低级科目的发生额和余额 其上级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算而生成 为了获取系统所需的这些数据 在系统投入使用之前必须对手工会计账簿进行清理 结平所有账户 列出所有明细科目的发生额 余额的清单 以备账务系统初始化设置使用 58 4 凭证摘要的规范化在会计信息系统中为了提高编制凭证的效率 减少汉字的输入量 一般设有凭证摘要库以便存放单位常用的摘要 使用时通过摘要编码或现场帮助功能 自动输入摘要的内容 这就要求在系统使用之前 必须对单位使用的摘要进行认真的规范化 这种规范化一方面是指对摘要表述的规范化 另一方面还要符合软件的要求 如商品化通用软件一般都对摘要有长度的限制 使用摘要的字数不能超过此长度 59 四 系统控制参数设置首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后 都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置 60 一 凭证控制设置1 制单控制在填制凭证时 系统能够进行的控制 1 制单序时控制 2 资金及往来赤字控制 3 可以使用其他系统受控科目 4 允许修改他人填制的凭证 5 支票控制 6 制单权限控制到科目 61 2 外币核算如果企业有外币业务 则应选择相应的汇率方式 固定汇率 浮动汇率 3 凭证控制处理凭证时 系统能够进行的操作控制 1 打印凭证页脚姓名 2 凭证审核控制到操作员 3 出纳凭证必须经由出纳签字 62 4 凭证编号方式控制 系统编号 为填制凭证时 按照凭证类别按月自动编制凭证编号 手工编号 为在制单时手工录入凭证编号 5 往来控制方式客户往来款项和供应商往来款项是由应收 应付系统核算 还是由账务处理子系统核算 63 二 账簿设置用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等 1 打印位数宽度2 明细账 日记账 多栏账 打印输出方式3 凭证 正式账每页打印行数 4 明细账查询权限控制到科目 64 三 明细权限设置对操作员的操作权限做进一步控制 如制单权限控制到科目 凭证审核权控制到操作员 明细账查询控制到科目 65 五 期初余额录入在初次使用账务处理子系统时 应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机 如果是年中启用账务处理子系统 应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚 作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中 系统将自动计算年初余额 66 如果企业是在年初建账 或不反映启用日期以前的发生额 则期初余额就是年初数 如果科目有辅助核算 还应整理各辅助项目的期初余额 以便在期初余额中录入 期初余额的录入分两部分 总账期初余额录入 辅助核算科目期初余额录入 67 一 总账期初余额录入余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始 上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算 如果某科目为数量 外币核算 应录入期初数量 外币余额 而且必须先录入本币余额 再录入数量外币余额 若期初余额有外币 数量余额 则必须有本币余额 红字余额用负号输入 68 二 辅助科目期初余额录入在录入期初余额时 对于设置为辅助核算的科目 系统会自动为其开设辅助账页 相应地 在输入期初余额时 这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来 即不能直接输入总账期初数 期初余额录入完毕后 应该试算平衡 期初余额试算不平衡 将不能记账 但可以填制凭证 已经记过账 则不能再录入 修改期初余额 也不能执行 结转上年余额 的功能 69 若使用了应收 应付系统 并且客户往来或供应商往来由应收 应付系统核算 那么 应该到应收 应付系统中录入含客户 供应商账类的科目的明细期初余额 在账务处理系统中 只能录入这些科目的总余额 若这些科目还有其他辅助核算 如部门核算或项目核算 则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额 70 实验三 总账管理系统日常业务处理 账务系统日常业务处理主要包括记账凭证的输入 审核 修改和记账等工作 其中记账凭证的处理是账务系统日常业务处理过程中手工业务处理和计算机业务处理的连接点 也是计算机账务系统最基本最主要的数据来源 因此凭证处理是账务处理的关键环节 71 一 实验目的1 掌握财务软件中总账系统日常业务处理的相关内容 2 熟悉总账系统日常业务处理的各种操作 3 掌握凭证管理 出纳管理和账簿管理的具体内容和操作方法 72 二 实验内容1 凭证管理 填制凭证 审核凭证 凭证记账的操作方法 2 出纳管理 现金 银行存款日记账 资金日报表的查询方法 支票登记簿的操作方法 3 账簿管理 总账 科目余额表 明细账 辅助账的查询方法 73 三 凭证管理 一 凭证填制每一张凭证应该只记录一笔经济业务 不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证 凭证填制的内容主要有 74 1 增加凭证输入凭证头部分 凭证类别 凭证编号 凭证日期和附件张数等 凭证类别 输入凭证类别字 凭证类别是在初始化时设置的 75 凭证编号 一般情况下 由系统分类按月自动编制 即每类凭证每月都从0001号开始 对于网络用户 如果是几个人同时制单时 在凭证的右上角 系统提示了一个参考凭证号 真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出 如果只有一个人制单或使用单用户版制单时凭证右上角的凭证号即是正在填制的凭证的编号 制单日期 系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期 附件张数 所附原始凭证的张数 76 输入凭证正文部分 输入本张凭证的每一笔分录 每笔分录由摘要 科目 借贷方向和金额组成 摘要 输入本笔分录的业务说明 摘要要求简洁明了 科目 科目必须输入末级科目 且应已存在 科目可以输入科目编码 中文科目名称 英文科目名称或助记码 借贷方向和金额 即该笔分录的借方或贷方本币发生额 金额不能为零 但可以是红字 必须借贷平衡 77 输入辅助核算信息如果输入的会计科目有辅助核算要求 则应输入相应的辅助核算内容 如果一个科目同时兼有多种辅助核算 则同时要求输入各种辅助核算的有关内容 78 银行账辅助核算当选择支票控制 即该结算方式被设置为支票管理时 银行账辅助信息不能为空 而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录 在制单时 如果所输的结算方式应使用支票登记簿 在输入支票号后 系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票 并将报销日期填上制单日期 输入的结算方式 票号和发生日期将在进行银行对账时使用 若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额 则在金额处按 键即可 79 个人往来及其他辅助核算根据科目属性输入相应的辅助信息 如部门 个人 项目 客户 供应商 数量 自定义项等 如果该科目要进行数量核算 则屏幕提示用户输入 数量 单价 系统根据数量 单价自动计算出金额 当输入一个不存在的个人姓名时 应先编辑该人姓名及其他资料 在录入个人信息时 若不输入 部门名称 只输入 个人名称 时 系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门 80 2 修改凭证对错误凭证进行修改 可分为 无痕迹修改 和 有痕迹修改 两种 无痕迹修改 即不留下任何曾经修改的线索和痕迹 有痕迹修改 即留下曾经修改的线索和痕迹 通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改线索 这时可以采用红字冲销法或补充登记法进行更正 81 3 冲销凭证如果需要冲销某张已记账的凭证 可以采用 制单 中的 冲销凭证 命令制作红字冲销凭证 只能针对已记账凭证制作 红字冲销 凭证 制作 红字冲销 凭证将错误凭证冲销后 需要再编制正确的蓝字凭证进行补充 通过红字冲销法增加的凭证应视同正常凭证进行保存和管理 82 4 作废及删除凭证日常操作过程 若遇到某张凭证需要作废时 可以使用 作废 恢复 功能 将这些凭证作废 作废凭证仍保留凭证内容及编号 只显示 作废 字样 作废凭证不能修改 不能审核 在记账时 已作废的凭证将参与记账 否则月末将无法结账 但系统不对作废凭证进行数据处理 即相当于一张空凭证 83 5 查询凭证在制单过程中 可以通过 查询 功能对凭证进行查看 以便随时了解经济业务发生的情况 保证填制凭证的正确性 在 填制凭证 窗口中 选择 查看 菜单中的命令可以查看到当前科目最新余额 外部系统制单信息 联查明细账及查找分单等 如果凭证尚未记账 则可以直接在填制凭证功能中查看 84 二 审核凭证审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定 对制单人填制的记账凭证进行合法性检查 其目的是防止错误及舞弊 85 在确认一批凭证无错误时可以选择 审核 菜单中的 成批审核凭证 命令 可以完成成批审核的操作 审核员和制单员不能是同一个人 审核操作员除了需要具有凭证审核权限外 还需要具有对待审核凭证制单员所制凭证的审核权 这个权限在 明细权限 中设置 86 三 凭证汇总凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表 进行汇总的凭证可以是已记账凭证 也可以是未记账凭证 因此财务人员可在凭证未全部记账前 随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息 87 四 记账计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程 把经过审核签章的 要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中 传递到记账凭证数据库文件中 这一工作由计算机自动完成 经过记账的凭证是不能修改的 也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的 由此形成了会计核算系统稳定的数据 88 系统记账一般都遵循这样一个过程 一 选择记账凭证开始记账时 系统首先要求用户选择要记账的凭证范围 凭证范围由月份 凭证类别 凭证编号决定 系统一般给出凭证编号的最大范围作为默认值 一般月份不能为空 类别如果为空 系统自动将各类已审核的记账凭证全部进行记账 89 二 系统自动检验记账凭证虽然记账凭证在输入和审核时已经经过多次检验 但为了确保会计数据的正确 系统在登记机内账簿时仍将对记账凭证进行一次平衡校验和会计科目等有关内容的检验 如果发现不平衡凭证或错误凭证 系统会将不平衡的凭证或错误凭证的类别和凭证号显示给用户 同时停止记账 90 三 数据保护记账工作涉及到系统内多个数据库 记账过程一旦发生意外 会使记账涉及到的数据库受到影响 为此系统设计了数据保