号工联单附件延长保修管理系统培训教材PPT课件

东风日产延保管理系统培训教材 PV U00 11 294号工联单 附件4 东风日产乘用车公司水平事业开发部2011年8月 内部资料请勿外传 目录一 系统概述二 系统架构三 功能菜单四 操作说明 一 系统概述 本系统是根据延保业务销售 审核 单据管理特点而设计 旨在减少专营店手工操作延保业务过程中由于邮箱容量 获知卡号 电话开卡等问题造成联系不通畅 提高工作效率 并满足系统化管理延保业务 促进东风日产延保业务的良好发展 系统包括业务登记 业务审核 业务查询 单证管理 报表统计 系统管理六大模块 本系统无需安装 只要能够正常访问IE且使用进行过IP地址登记的电脑 有系统使用权限即可访问本系统 二 系统架构 客户 专营店 延保产品购买 提供保修服务 保修信息查询 E3S DMS YBS延保系统 信息传递 延保信息提交 查询 报表统计 延保信息审核 业务报表分析等 申请保修服务 保修信息反馈 延保信息确认 三 功能菜单 总体功能结构 功能菜单 业务登记区 业务查询区 单证管理区 报表统计区 功能描述 延保信息录入 批改 打印 查询等 延保信息查询 延保单据申请 查询 签收等 延保销售月报 周报分析等 系统管理区 个人密码修改 四 操作说明 1 单证管理区2 业务登记区3 业务查询区4 报表统计区5 系统管理区 登录界面 系统登录地址 www ybs 用户名和初始密码 邮件发放给专营店系统专员 如密码遗失 可致电延保组并发送邮件至延保邮箱提出密码修改申请 登录首页 延保组联系方式 滚动条提示 便于专营店尽快了解返回的信息状态 退出系统 1 单证管理区 单据申请录入 功能说明 专营店填写延保销售单申请领用的信息 包括申请数量 申请说明 申请说明中要填写寄达要求 专营店的地址 收件人和电话等 如下图 单据申请录入界面 选择申请数量并填写申请说明 包括寄达要求 寄送地址 收件人和电话等 一次申请量以50份的倍数为准 最低为50份 最高为200份 1 单证管理区 单据申请录入 功能说明 专营店单据申请信息填写完毕并确认无误后 下拉点击 提交单据 即可完成申请 如下图 单据申请录入界面 单据申请信息填写完毕 并确认无误后 下拉点击 提交单据 然后点击提示框 确定 后 即完成申请 若提交后发现填写信息错误 可致电延保组 1 单证管理区 单据申请已提交 功能说明 专营店提交延保销售单申请领用信息后 在该菜单下可查看已提交但还未审批的申请信息 但专营店不可以对已提交未审批的申请信息进行修改或删除 如图 单据申请已提交信息列表 专营店可以点击 查看 查看单据申请信息的内容 但不可以在该菜单下对申请信息进行修改或删除操作 1 单证管理区 单据申请已审核 功能说明 延保组审核通过专营店的销售单申请领用的信息后 专营店的申请信息从已提交中转到已审核的页面中 如图 单据申请已审核信息列表 专营店可点击 查看 查看审批数量 状态和时间 以及是否发放和发放时间 1 单证管理区 单据申请已审核 功能说明 专营店在单据申请已审核的页面中 可点击 查看 查看该申请信息的审核和销售单发放的状态 若驳回 则可能是延保组延保销售单库存不足 如图 单据申请已审核详细信息查看界面 专营店可查看审批数量 状态和时间 以及是否发放和发放时间 1 单证管理区 单据签收 功能说明 延保组审核通过专营店的销售单申请领用的信息后 会在两天内向专营店发放延保销售单 单据发放后 单据申请信息转到单据签收的页面处 如图 单据签收信息列表 专营店收到延保销售单后 在该菜单下点击 查看 核对系统记录与收到的销售单信息 并进行签收 否则无法使用销售单 1 单证管理区 单据签收 功能说明 专营店收到单据后 可点击单据签收的页面的 查看 查看单据的具体信息 核对纸质单据信息是否与系统信息相一致 并进行签收说明 确认无误后在签收状态处选择 已收到 并下拉点击 提交单据 如图 注意 单据必须签收后才可使用 单据签收详细信息查看界面 进入签收界面后 确认无误选择已收到并提交单据 若有何疑问 可在签收说明中记录 1 单证管理区 单据已收到 功能说明 专营店签收延保销售单后 申请领用的信息随即保存到该菜单下 点击右方的 查看 可查看每一次的申请领用延保销售单的信息 如图 单据已收到信息列表 1 单证管理区 单据查询 功能说明 该菜单下 专营店可查询每一次申请领用延保销售单的信息 点击右方的 查看 可了解到提交状态 审核状态 发送状态 收到状态等信息 如图 单据查询信息列表 1 单证管理区 单据查询 功能说明 该菜单下 专营店可查询每一次申请领用延保销售单的信息 点击右方的 查看 可了解到提交状态 审核状态 发送状态 收到状态等信息 如图 具体明细作用 专营店可在单据查询中查看每次申请的单据具体使用情况 包括使用时间 关联的VIN号 延保编号等 单据查询具体明细查看界面 注意 按照业务流程及对单据管理的需要 对已使用或已作废的单据必需及时 下月初同销售月报一起 返回延保项目组 2 业务登记区 延保信息录入 功能说明 录入延保销售信息 包括延保销售单的一些必要的统计信息 如图 注意 1 销售日期不得跨月选择 只允许选择当前月份 2 销售日期不得小于原厂保修起始日期 否则保存时会提示错误并重新填写销售信息 带 项为必填项 选择项双击选择 日期选择项单击选择 延保销售信息录入界面 2 业务登记区 延保信息录入 功能说明 录入延保销售信息所需材料的照片 如图 延保销售信息录入界面 单击 照片 选择需要上传的照片 照片要求50K 500K 点击上传后便开始进行上传工作 上传成功后会弹出提示 可点击 显示照片 查看上传照片是否正确 若照片过大不易压缩 可通过截图方式上传照片 2 业务登记区 延保信息录入 功能说明 所有延保信息和照片填写完毕后 下拉到最后待保存时 若填写信息格式错误或必需信息未填写 会弹框提示 如图 保存并提交后 审核时间不会超过30分钟 延保销售信息录入界面 延保信息填写完毕后 下拉到最后待保存时 若填写信息格式错误或必需信息未填写 会弹框提示 保存后信息转到待修改中 保存并提交后 信息上传只后台进行审核 2 业务登记区 延保信息待修改 功能说明 延保销售信息录入完毕后 若保存则信息转到待修改中 专营店可在此对信息进行修改或删除 注意 保存的信息并未上传延保组审核 如图 延保信息待修改列表 可点击 修改 进入延保销售信息详细界面进行信息修改 也可点击 删除 进行信息删除 2 业务登记区 延保信息已提交 功能说明 延保销售信息录入完毕后 若保存并提交则信息转到已提交中 专营店只能对延保销售信息查看 注意 已提交至延保组审核 正常情况下10分钟内反馈审核结果 如图 延保信息已提交列表 进入已提交界面后 可了解到提交的延保销售信息是否已审核 若已审核 则显示延保编号 点击 查看 进入延保销售信息详细界面查看延保详细信息 2 业务登记区 延保信息退回修改 功能说明 经延保组审核发现信息有误后 退回修改 专营店在该菜单下对信息进行修改 并重新保存并提交 如图 延保信息已提交列表 点击 修改 进入延保销售信息修改界面 查看审核意见和修改延保有误信息 2 业务登记区 延保信息核准套打 功能说明 经延保组审核通过 该延保销售信息转到延保信息核准套打处 专营店可在此页面点击 查看 延保销售详细信息 如延保编号等 如图 延保信息核准套打列表 2 业务登记区 延保信息核准套打 功能说明 专营店在延保信息核准套打处点击 指定 后进入延保信息界面 然后点击右上方处 指定可使用的延保销售单号 保存并提交 制定确认过程会出现提示 如图 延保信息核准套打指定单据界面 进入延保销售信息界面 点击右上方处 指定已签收可使用的延保销售单号 确认无误后保存提交 2 业务登记区 延保信息核准套打 功能说明 专营店经过指定单据后 进行套打操作 点击 打印 系统会弹框提示是否确定打印 确定后进入打印页面 如图 延保信息套打界面 点击 打印 会弹出提示 确认指定单据号正确后 进入打印页面 2 业务登记区 延保信息核准套打 功能说明 专营店进入打印页面后 点击左上方的 文件 选择 页面设置 在页面设置窗口中把页眉和页脚设置为空 然后把上边距 左边距设置到合适距离 确定后点击 发送到打印机 进行套打 如图 根据延保销售单实际大小 系统页边距设置基础为 上边距 100左边距 25具体情况按各专营店打印机再行设置打印机类型 针式 延保信息套打设置界面 进入打印页面 把页面设置到适合打印的状况 点击 发送到打印机 并进行套打 2 业务登记区 生效信息批改申请 功能说明 若车辆过户或发现已打印销售单的信息有误等情况 专营店在该菜单下查找已生效的延保信息 并进入批改界面 进行批改申请 如图 生效信息批改申请列表 点击 修改 进入批改申请界面后 进行批改申请操作 2 业务登记区 生效信息批改申请 功能说明 专营店在生效信息批改申请的菜单下对需要批改的延保信息点击 修改 后 进入批改界面 填写需批改的信息及正确的信息 并在备用图片处上传照片附件 保存并提交 如图 点击 修改 进入批改界面后 填写申请批改的内容 并在备用图片处上传需要的照片材料 选择申请批改 保存提交等待延保组进行批改操作 已生效单据修改成功后 需重新打销售单 则原单作废 月初同销售月报一并寄回延保项目组 延保批改申请条件如下页 生效信息批改申请详细界面 申请批改条件 销售信息错误 仅限车主信息错误 发动机号和牌照号 在申请中说明需要修改的信息和正确的信息 重新提交必要图片 如身份证 组织机构代码证 购车发票 行驶证 车主变更 在申请中说明车主变更的原因 提交图片 新车主的身份证及行驶证 发动机变更 在申请中注明发动机变更 提交图片 客户签字说明及换证后的行驶证 2 业务登记区 生效信息批改申请 2 业务登记区 生效信息批改提交 功能说明 专营店对已生效的延保信息进行生效信息批改申请 并提交到延保组后 申请批改的生效信息显示在生效信息批改提交处 点击右方的 查看 可查看具体申请批改内容 如图 生效信息批改已提交列表 2 业务登记区 生效信息核准套打 功能说明 申请批改的内容通过审核 并由延保组工作人员进行批改核准后返回到已核准中 在该菜单下 专营店可查看申请批改的延保销售信息是否得到批改 确认无误后可进行单据指定和套打操作 操作同延保信息核准套打 如图 生效信息批改核准套打列表 点击 查看 进入延保销售信息详细界面 查看延保组是否已对申请批改的内容进行正确修改 3 业务查询区 信息查询 功能说明 查询专营店所有延保销售信息 并可根据条件进行查询 显示所需要的信息列表