《如何当好一名秘书》PPT课件

当好一名秘书的体会 在我国 秘书 一词最早出现于汉代 最初的含义是指物而非指人 即带有神秘色彩的图书 至东汉后期 秘书 不仅指物 也指机构和人员 如 史官 御史大夫 尚书 长史 主簿 等 辛亥革命后 秘书的含义发生了质的变化 其一 秘书一词已完全摆脱了 图书 的含义 从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位 其二 对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台 对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以 秘书 相称 企业秘书的职能 负责以公司 公司办公室名义对内 对外行文的收件 核稿 送签 打印 校对 装订 分发 存档工作 负责公司批办事项的收件 送签 督办工作 负责党委会 总经理办公会的通知 记录以及会议纪要的整理 分发和存档工作 并负责有关事项的督办工作 负责公司统计工作的组织 协调及部分统计任务 负责公司各类信息的采集 归纳 整理 分析以及发布 上报工作 负责公司 大事记 有关内容的收集 整理及 大事记 的编辑 印发 存档工作 负责公司有关会议的通知 记录以及会议纪要的整理 负责有关文件的起草工作 完成领导和办公室主任交办的其它临时性工作 讲述的主要内容 做事做人作文 一 秘书的基本素质 三句关键词 一是先做人 后做事 从小处说要完成一项工作 从大处说要成就一番事业 必须先具备做人的优秀品质 先做人后做事 是从主次地位角度来说的 先做人 后做事两者是辩证统一的 应该把两者统一起来 看成是同一过程不同层次或方面 作为秘书人员 只有在做事的工作过程中见贤思齐 从善如流 才能夯实做人的基础 从而才能把事情做好 做到办事扎实 待人诚实 为人朴实 二是敏于事 慎于言 敏于事即要手勤 腿勤 具有敏锐的洞察力和政治鉴别力 设想周到 能起到拾遗补缺的作用 慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴 不该问的不问 不该讲的不讲 工作中不能夸夸其谈 言过其实 要做到言之有物 言之有据 言之有理 言而有信 三是博学不穷 笃行不倦 是否勤于学习 善于学习 学以致用是决定秘书工作质量的关键因素 人的一生就是一个不间断的学习和实践的过程 中国有名古话讲 博学之 审问之 慎思之 明辨之 笃行之 只有这样才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求 三项技能 一是较高的文字水平 办文能力秘书人员工作中的一个重要任务 就是从事大量的文字工作 所以 秘书人员必须具备扎实的文字功底 不仅要精通语法 修辞和逻辑知识 还要掌握一定的写作规律 写作是一种综合能力的表现 要做到内容与形式的统一 既要有好的表现形式 又要有充实的内容 并不是一件轻而易举的事 这就要求秘书人员要加强写作实践 熟练掌握各类公文特点 写作要求和语言表过技巧 随时注意积累资料 不断提高写作水平 二是较强的组织能力 办事能力根据职责的要求 秘书人员经常要按照领导的意图组织各类会议和活动 如果缺乏一些现代的 科学的组织管理能力 就无法把工作做好 所以 秘书人员一方面要通晓办事的渠道 提高办事效能 平时多接触一些具体事物 处处留意他人和领导是如何处理问题的 不断增加自己的阅历和经验 另一方面要用系统的观点 统筹安排工作 刚接触秘书工作时 由于工作的不熟和阅历的欠缺 经常有一种手忙脚乱的感觉 有点力不从心 三是广泛的社交能力 办礼能力社交对于秘书人员来说同样重要 首先 社交可以开阔视野 增长知识 可以博采众长 学习各方面的知识以丰富自己 知识出才智 智是谋之本 这样在实际工作中才能更好的为领导当好参谋助手 其次 社交是办事的辅助 秘书人员办理公务 联系事务 虽然是公事公办 介社交可以帮助选取捷径 克服阻力 提高办事效率 五要诀 一是守责各行各业的工作人员都要忠于职守 热爱本职 这是最基本的职业要求和良好的工作作风 作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位 自觉履行秘书的各项工作职责 认真辅助领导做好各项工作 要有强烈的事业心和责任感 不擅权越位 不掺杂私念 不渎职 二是参谋作为领导工作的参谋和助手 应当严格按照领导的指示和意图办事 离开领导自行其是 别出心裁 是职业道德所不允许的 个人的积极性 创造性只能在服从领导的前提下发挥 不能用个人不成熟的想法 去影响和干扰领导的工作及决策 在领导决策民主化 科学化的今天 尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的观念 要提高参谋意识和能力 明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念 三是任怨 秘书人员的工作性质 要求其埋头苦干 决定其工作主要是实干 秘书工作要围绕领导的工作来展开活动 要求招之即来 来之能干 要具体而紧张的工作中 要脚踏实地 不计个人得失 有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神 四是谨慎 热情服务 谦虚谨慎 这是秘书人员应具有的工作作风和良好美德 不能因为在领导身边工作而自命不凡 自以为是 要平等地同各职能部门商量工作 虚心听取他们的意见 而不是命令式的开展工作 要善于协调矛盾 搞好合作 办事公道正派 对领导对群众都要一视同仁 秉公办事 平等相待 把为领导服务 为各职能部门服务 为群众服务当作自己的神圣职责 五是守密 恪守信用 就是要遵守信用 遵守时间 遵守诺言 言必信 行必果 一经允诺的事情就要尽力办到 遇有变化 要事先说明原因 使人信服 严守机密 是秘书人员职业的最基本要求 也是必须具有的工作作风 自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德 六是创新 要坚实事求是的工作作风 一切从实际出发 理论联系实际 坚持实践是检验真理的唯一标准 秘书工作的各个环节都要求准确 如实地反映客观实际 从客观存在的事实出发 在工作中 切忌主观臆断 捕风捉影 分析问题必须从客观实际出发 既不惟领导是听 也不惟 本本 是从 作为领导的助手 秘书人员更应具有强烈的创新意识和开拓精神 勇于创新 要求不空谈 重实干 在思想上是先行者 在实践上是实干家 不断提出新问题 研究新方法 走出新路子 二 做事 一是谋事不传事 脑筋要多动 嘴巴要少用 这是当好领导秘书的第一前提 脑筋要多动 就是要为领导决策收集信息 提供情况 当好参谋 出好主意 养成勤于思考的习惯 要把有用的 急需的信息情况和深思熟虑的想法 建议及时提供给领导 这样才能想领导之所想 急领导之所急 超前地 有效地为领导当好参谋 嘴巴要少用 就是说领导秘书说话必须要保持谨慎 克服随意性 同样的话别人可以说你不能说 同样的事别人议得你议不得 因为你在领导身边 别人很容易把你说的与领导联系在一起 加以议论 猜测和传播 以免造成一些不良的影响 我认为只要注意做到 三不 就可以了 一是不议论领导的事 二是不传播干部的事 三是不吹嘘个人的事 办公会 党委会 干部 资金等三重一大事项 二是干事不坏事 踏踏实实干好工作 完成好领导交给的各项任务 这是当好领导秘书的基础 当了秘书 就不能像其他工作人员一样按点来 到点走 管家务 带孩子 就必须做好不仅自己要加班加点 而且妻子也要跟着多吃苦多受累的思想准备 不怕艰苦的同时 还要做到不怕批评 不怕仔细 在工作中干错了会挨批 干对了有时也会挨批 当然这种情况很少 对待批评必须要保持 有则改之 无则加勉 的态度 否则就会觉得委屈 导致心理不平衡 有时九件工作干好了 一件工作没干好 如果你以为这就差不多了 那就大错特错了 有时十减一并不等于九 而是等于零 必须要认识到领导身边无小事 事事都要精心 仔细 千万不可马虎大意 不能把60分当及格 作为领导秘书只有把事情做得十全十美 做到百分之百才算合格 男人当牲口 女人当男人 三是抹事不激事 特别是作为主要领导的秘书 职位虽然不高 但位置特殊 在协调前后任领导之间的关系 协调党政主要领导之间的关系 以及主要领导与其他班子成员之间的关系中 有着非常重要的作用 作用发挥得好 可以使领导之间水乳交融 即使有一些非原则性的分歧也会得到化解 大事化小 小事化了 作用发挥得不好 会使领导之间的矛盾火上浇油 无意中推波助澜 因此 秘书必须要信守 抹事不激事 的原则 影响团结的话要两头瞒 有利团结的事要两头传 切不可持有 鹬蚌相争 渔翁得利 的阴暗心理 四是揽事不躲事 领导秘书本身任务繁重 完成好职责范围内的工作已属不易 尽管如此 对于一些与领导密切相关 领导又顾及不到的事情 也要主动承揽 不能一推了事 或是一躲了之 必须要义不容辞地承揽过来 了解情况 做好工作 即使是非常严重的问题 非需领导出面不可 也通过秘书这一关得到缓冲 揽事 与 揽权 不同 揽事 体现了工作的责任心 不管领导在与不在 知与不知 该揽的都要主动承揽 否则 领导在时就揽 知道就揽 不在时 不知时就不揽 很容易造成一些矛盾的积累和激化 揽权 则体现了一个人的虚荣心 这是做领导秘书的大忌 五是成事不败事 领导秘书必须要站在领导的高度和角度去分析 考虑事情 事事都要从大局出发 为领导设身处地地去想 去办 才能把事情办好 主要领导公务缠身 日理万机 光是大事 要事就应接不暇 对于一些日常小事 家务琐事根本无暇顾及 而越是这些小事 琐事 如果处理不当 往往会在社会上 在群众中给领导造成很大很坏的影响 这也是一些秘书 成事不足 败事有余 的关键所在 秘书给领导败事的主要情况有两种 一种是 假公济私 打着办公事的旗号为领导办私事 表面上看给领导省了一点钱 实际上领导形象无形之中受到很大损害 另一种是 假私济私 就是借给领导办私事的时机办自己的私事 谋个人的私利 给领导办个一 自己得个十 给领导办个十 自己得个百 好处我得 责任你担 借领导之名 谋个人之利 这种情况尤其不能原谅 最终结果只能是既害了领导 也害了秘书个人 三 做人 一要内敛 不要张扬 秘书由于身处特殊的位置 具有特殊的身份 在常人眼里 秘书就是领导的化身 一言一行 别人都很相信 这就要求秘书一定要内敛 不要张扬 二要谦虚 不要骄傲 谦虚是秘书特别要注意的地方 只有谦虚的秘书才能成大事 切不可因背后有领导撑腰 就自以为自己有多么了不起 时常表现出傲气 尤其不要动辄以领导的口吻发号施令 这样对自己 对领导都没有好处 三要踏实 不要浮躁 无论是写文章还是代表领导协调事务 都要表现出踏实 务实的态度 切不可浮躁 特别对待基层 企业 群众的事 一定要说到做到 切不可采取欺骗 哄骗 拖延的手段 以免基层 企业 群众对自己 对领导 对所在机关产生不良影响 四要清廉 不要贪婪 秘书说有权 权力很大 说没权 啥权也没有 其实 秘书这行当 一旦把持不好 钻到权眼里 钱眼里 那就十分危险了 所以 秘书一定要耐得住清廉 要善于把持自己 善于把好权力关 善于用好领导的信任 切不可 贪 字当头 五要朴素 不要铺张 领导的秘书 由于地位特殊 请吃礼送等事经常可以遇到 这就要看秘书的素质了 正派的秘书 应该是一个不讲究排场的人 是一个不喜欢铺张浪费的人 如果秘书喜欢讲排场 就容易给不法分子钻了空子 六要善良 不要蛮横 善良 是一个秘书必备的素质 只有心地善良的秘书 才会善良地对待群众 才会对群众有感情 所以 秘书必须知道善良的价值 必须知道如何去善良待人 如果对待群众态度蛮横 就会孤立自己 就会把自己推到群众的对立面上去 七要平和 不要狂妄 平和地对待人 平和地向所分管部门传达领导的意见 平和地对待群众 平和地对待一切 是一位秘书所必须做到的 如果一个秘书 不知天高地厚 不知山外有山 狂妄自大 目空一切 就会失去他人对你的信任 即使别人让着你 那也只是暂时的 八要明理 不要蛮横 明白事理 是秘书的基本要求 秘书虽然是领导身边的人 是领导信任的人 是受到他人热捧的人 但越是这样 越要明白事理 越要懂得尊重他人 切不可蛮横无理 自以为是 以免给他人造成极不好的印象 九要厚道 不要霸道 为人厚道 是秘书最需要也是最难做到的一件事 一般情况下 如果秘书把持不好 就容易给人以霸道的印象 因为 在一般人眼里 秘书的所作所为 都会与领导联系在一起 都会和权力联系在一起 秘书只有表现得比一般人更厚道 才会让他人信任 让他人称赞 十要守法 不要违法 一些秘书 喜欢用领导的身份 用特殊的地位 做一些违法的事 这是完全不应该的 秘书的一言一行 很多地方不同程度的都代表着领导的形象 必须带头守法 带头执行法律 否则 一旦把握不好 就会陷入违法的泥潭 四 作文 一是领导重要讲稿 二是重要文件起草与审核 三是规划与计划总结 四是应用文稿 祝酒辞 贺词 开幕词等 思路设计 一是突出形势大好 二是问题不少 三是决策有方 四是前途光明 步骤上 第一项是研究领导意图 1 从领导的日常言行去体会 在与领导同志的日常接触中 对领导阐发过的议论 观点 主张 注意积累和思考 努力把握其思想脉络 2 积极参加有关活动 领导讲话并不单是某个领导个人的事情 而是代表了一个领导集体的意志 往往要经过集体研究和讨论 对于这些活动 撰稿人要积极参加 从中去体会领导的意图 3 认真揣摩领导的授意 讲稿写作之前 领导同志一般要作些交待 有的交待得比较具体 有的交待得比较原则 不论如何 对领导的授意都要反复琢磨 认真领会 力求吃透 这是领导意图反映最明确的形式 也是研究和把握领导意图最直接 最有效的办法 第二项是吃透上级精神 1 认真学习 把握国家有关法律 法规 2 认真学习 领会党和国家的有关方针 政策 3 认真熟悉 掌握上级有关工作的规划 计划 4 认真学习 理解国家电网及省公司有关精神 第三项是搜集材料 多 全 准 新 深 第四项是构思 1 初步酝酿 考虑讲话的背景 领导对讲稿的要求 如何适应领导的口味以及需要准备哪些材料等 2 确立观点 其核心是研究矛盾 认识本质 把握规律 发现真理 确定所要表达的思想观点及意见 3 选材剪裁 对所选用的材料进行剪裁 保证讲稿中的材料用得对 用得精 4 安排布局 一方面要考虑整篇讲话分几部分 每部分写什么内容 用什么材料 分几个层次 划几个段落 另一方面 还要考虑如何开头 怎样结尾 何处详写 何处略写 哪个地方如何过渡 前后左右怎样照应 5 设计语言 根据讲话者的语言习惯 听讲者的身份 讲话的内容等因素 考虑用什么风格的语言来写讲话 注意的几个问题 1 领导在台上念讲话稿 秘书不能在台下说 那稿子是我写的 以组织名义正式诸于众的稿子是集体智慧的结晶 不是某个人的 2 不可马虎应付 做官样文章 要有风格 3 给领导的稿子必须是你认为最满意的清样 4 领导定的稿子的框架不能变 不能走样 5 不善于积累资料 要留意当前热门话题 6 领导讲话的观点和亮点一定要记下来 特别是一些触景生情的灵光一现 7 高水平的讲话稿与领导思想 风格 语气要一致 8 讲话稿要不断地跟踪领导思想观点的演进 注意积累 五 处理好四对矛盾 一是专与广 秘书工作没有盲区 只要领导工作有可能涉及的领域 秘书就不能说 不 比如 作为一名分管经营工作的企业负责人的秘书 首先要具备作为秘书的一些基本素质 如语言文字表达能力 文电处理能力 会务接待能力等 其次要熟悉工业经济 市场经济以及从国家到地方相关政策法规 本地区经济运行状况等方面的知识 不能说出话来 写出文稿来处处是 雷区 句句是 外行话 再次要对除此以外的政治 历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解 比如 领导者即将赴党校就我国经济体制改革的有关问题作专题讲座 为起草好这篇讲座文稿 秘书就应熟悉我国经济体制改革的政治背景 历史演进以及当前我国政治经济运行中存在的一些主要矛盾和问题等 否则就不可能写出有深度 有见解的高质量的文稿 因此 秘书必须是多面手 不仅要对其他相关方面的知识有所了解 做到广 只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作 政治 经济 文化 社会及企业本身方方面面 二是前与后 秘书是领导的参谋助手 其主要职责是为领导服务 为此 就要做到前与后的协调统一 所谓前 就是对与领导有关的工作要超前考虑 提前完成 留有一定的提前量 这其中包括两方面含义 一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成 以给领导一个缓冲的时间 二是领导尚未布置但根据自己判断即将要开展的工作 要超前谋划 想在领导前面 走在领导前面 比如 对即将进入汛期的防洪问题 如果该地区每年的防洪形势都较为严峻的话 就应该尽早给领导提个醒 必要时还应该提出初步工作方案 再如 领导参加会议时 要提前进入会场 检查包括音响在内的各项会务准备情况 诸如此类的问题 都应该有超前意识 与此相反 有些工作秘书不能超前而必须做在后面 比如 领导面对新闻镜头时 秘书要主动靠后 把镜头让给领导 而不能跑到领导前面 与领导抢镜头 领导参加完一个活动时 秘书要在领导退