归档文件整理介绍PPT课件

1 归档文件整理介绍 2 新旧两种整理方法的比较 传统立卷方法优点 1 便于管理 不易散失 2 在手工检索下 便于连锁查找 缺点 1 人为因素过多 2 手工劳动量大 工作效率过低 3 利用不方便 改革后的立卷方法优点 1 立卷方法简单 易学 易用 2 提高了工作效率 3 提高了档案检索利用的效果 4 便于计算机管理 缺点 1 易散失 不便于管理 2 对于手工检索 利用时稍显繁琐 3 归档文件与案卷的区别 案卷 归档文件 4 一 归档文件整理规则 2001年开始立卷改革 归档文件整理规则 执行 新规则的优点 1 简化了整理 无需再拟写案卷标题 无需再组合案卷 无需再编写页号 5 归档文件整理的八个步骤 一 区分全宗 二 清理和装订 三 分类 四 单份文件的排列 五 编制档号 六 装盒 七 编目 八 编制备考表 6 一 区分全宗 各机关应根据 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局第8号令 第十二条 结合本机关职能和各部门工作实际 编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表 经同级档案行政管理部门审查同意后执行 7 一 区分全宗 确定哪些文件需要归档 并且确定保管期限 原则 以本机关为主 1 上级制发 需要贯彻执行的文件 一般都是针对本单位 需要本单位自身执行的 2 本单位制发的所有文件 3 同级或非隶属机关制发的 需要本单位贯彻执行的文件材料 4 下级机关报送的文件材料 不需要归档的文件 8 一 区分全宗 需要归档的文件 一 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 二 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 三 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 四 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 9 本机关不需要归档的文件 单位文件材料不归档范围是 一 上级单位的文件材料中 普发性不需本单位办理的文件材料 任免 奖惩非本单位工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 二 本单位文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 单位内部互相抄送的文件材料 本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 三 同级单位的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 四 下级单位的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 10 不归档文件的处置办法 不归档文件的处置方法 制订不归档文件的处置制度 包括不归档文件的范围和处置方法 首先 这部分文件进行鉴定和登记 第二 留出备查时间 一般存一到两年 第三 按照严格程序进行销毁 登记造册 监督销毁 第四 留存销毁清册 部分无密级文件留在相关科室使用 11 确定保管期限 永久保管的文书档案主要包括 一 本机关制定的法规政策性文件材料 二 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 三 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 四 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 五 本机关机构演变 人事任免等文件材料 六 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 七 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 八 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 12 确定保管期限 定期保管的文书档案主要包括 一 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 二 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 三 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 四 本机关一般性事务管理文件材料 五 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 六 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 七 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 八 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 九 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 13 二 清理和装订 1 正确理解 件 的概念 并不是指单独一份文件 以下的七种情况下 应当将文件保存为1件 1 正文和底稿 目前由计算机打印出的底稿清样可能与正文完全一样 此底稿清样也需要保存 OA系统要求打印底稿 领导补签后保存 2 正文和附件 3 文件与文件处理单 拟办单 发文稿纸 传阅单 领导批示的签批条等 4 原件与手抄体或复印件 传真件等 5 转发文件与被转发件 作为底稿保存和归并上级文件保存 14 二 清理和装订 6 报表 图册 会议记录如果是用记录本记录的 可保存为一件 如果是用一般散纸记录的 如信纸 一次会议的保存为一件 不能跨年度保存成一件 7 来文与复文 请示与批复 共同保存为一件 本单位的文件放在前面 如果请示与批复文件相隔时间过长 甚至跨年度的 可以保存成两件 在备考表中说明批复的档号 指明存在哪个位置 15 二 清理和装订 2 装订 1 装订之前对文件进行修整 修裱破损文件 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 一些纸幅比较大的文件 比如图表等进行折叠 纸幅比较小的要进行托裱 去除金属钉 曲别针 大头针等易腐蚀性金属物 2 把整理好的一件文件装订起来 一般最常用的是三孔一线法 厚的文件在左侧装订 薄的文件可以在左上角装订 其它方法 不锈钢夹 不锈钢钉 装订机 无酸纸封套 可以根据本单位的实际条件选择 3 装订要求不掉页 不压字 如果装订处太窄 可以加上纸质衬边 然后再装订 16 三 分类 1 年度分类法 1 文件日期以正文日期或领导签发的日期为准 2 跨年度的 按各自的日期分开存放 2 保管期限分类法 1 2001 2006年 分为永久 长期 短期 2 2007年以后 分为永久 30年 10年永久 30年 10年不能与永久 长期 短期简单对应 有部分文件的保管期限延长了 例如 上级机关制发的重要文件材料从长期变为永久 有关于固定资产 涉及经济利益的文件由长期改为了永久 也有部分文件本是短期 在新的分类方法中分在30年 中间地带减少 尽量完整地保管自身单位的文件 3 机构 问题 分类法机构分类法是根据机关内部设置第一层机构 处 室 对归档文件进行分类 哪个机构形成 阅办的文件就归哪个处室 问题分类法是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类 主观性强 慎重采用 17 分类 复式分类法即将几种分类方法结合使用 一般采用此种分类方法 1 选择分类方法时机构分类法与问题分类法不能同时采用 要根据机关归档文件的实际情况选择其中一种即可 2 选择分类方法时 年度 保管期限是必选项 任何一种复式分类方法必须具备 也即是任何机关整理归档文件都必须分年度 分保管期限进行 将必选项 如年度与保管期限分类法 和选择项 如问题分类法 科学的结合组成复式分类法 年度 保管期限分类法 普遍使用的分类方法 18 四 排列文件 1 按单位级别排列 级别高的排在前2 按时间排列 同一级别的按时间先后顺序排列3 事由特征比较突出的情况下 把同一事由的文件集中排列 19 五 编制档号 档号包括 全宗号 年度 保管期限 机构 问题 件号等内容 其中全宗号 年度 保管期限和件号是必备项 遵循五个原则 唯一性原则 一个档号指向一个件 合理性原则 与整理分类体系相适应 稳定性原则 一经确定 不随意改变 扩充性原则 留有适当空间 以便扩充 简单性原则 编号项目应精简 以节省存贮空间 提高存贮效率 20 五 编制档号 件号 保管期限 年度内流水 即在一个保管期限内 每一年的文件编成一个流水号 每年从1开始加盖档号章 21 六 装盒 按件号顺序装盒 切勿把不同年度和不同保管期限的混装 整理技巧 可将相同文号的装在一起 背脊及封面的填写 要求整洁 美观 1 封面上的立档单位名称可盖章 或定制印刷 2 背脊尽量不用手写 可用数字章或整体打印后贴在背脊上 22 六 装盒 盒号的编写 国家档案局8号令对档案的保管期限做了重新规定 因此盒号的编写需要注意 1 2001 2006年的档案 保管期限为永久 长期 短期 三个保管期限的盒号都从1开始 大流水顺延 长期和短期至2006年终止 2 2007年到现在的档案 保管期限改为永久 30年 10年 永久接2006年继续顺延 30年和10年的从1开始向后顺延 23 六 装盒 全宗名称印章 24 六 装盒 25 七 编目 1 件号用三位数 在最低一级目录中从001开始 分馆编件号和室编件号两种 一般用室编件号 进馆都可以继续沿用 2 责任者指制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 可以是一个机关或者机关内部的一个机构 也可以是几个机关或者是一个人或若干人 填写责任者时一般应使用全称或通用简称 不要使用 本部 本局 本公司 等含义不用 难以判断的简称 联合发文时一般应将所有责任者照实抄录 过多时可适当省略 但是立档单位是责任者的必须抄录 未属名的或责任者不明的情况尽量根据文件本身的内容特征加以考证并填写 26 七 编目 3 文号发文字号 发文机关按发文次序编制的顺序号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 抄录时 代字 年度 顺序号都不能省略 文件顺序号或刊物名称不能当作文号填写 4 题名是最重要的检索途径 由责任者 问题 文种三个部分组成 例如 国家档案局关于加强档案安全保管的通知 一般情况下 只录入正题名 5 日期文件的形成时间 即是文件的落款时间 八位数字表示 例如2010年10月27日 标为20101027 2010年1月1日 标注为20100101 27 七 编目 6 页数填写一个文件的总页数 用于统计和核对 以文件中有图文的页数为一页 空白页不计算页数 多份文件为一件时 按各文件页数相加一起计算 7 备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁等 填写不下时 可加注标志 号 填入备考表中 28 七 编目 归档目录与盒内文件应相符 目录一式4份 一份装盒 另外三份 自身存一份 向档案馆移交两份 向档案馆移交的两份目录无须装订 归档目录要求打印 不能手写 软件可以直接形成格式正确的目录 29 七 编目 归档文件目录永久1 30 归档文件目录一式四份 一份分别放在盒内 另外三份按盒号顺序装订成册 此三份 一份原单位做检索工具用 另外两份移交进馆时同档案一起移交 31 八 填写备考表 备考表放在盒内所有文件之后 用于对盒内归档文件进行必要的注释说明 需要填写的项目如下 1 盒内文件情况说明 对盒内归档文件收集的齐全程度 文件本身的状况 字迹模糊 缺损等 均应在备考表中加以说明 2 整理人 负责整理该盒归档文件的人员姓名 以明确责任 3 检查人 检查归档文件整理质量人员的姓名 由负有检查职责人员填写 由其对归档文件齐全完整情况进行监督检查 4 日期 整理完毕的日期 第二年的第二季度完成整理 32 备考表格式 33 移交进馆 一 根据 山东省档案条例 第十七条第二款的规定 列入市 地 县 市 区 综合档案馆收集范围的档案 自形成之日起满十年 向市 地 县 市 区 综合档案馆移交 二 根据国家档案局令第9号 各级各类档案馆收集档案范围的规定 第七条 省级以下 不含省级 档案馆接收保管期限为永久和30年以上 含30年 的档案 三 机构改革中应当移交进馆的档案 34 移交进馆 机构改革中应当移交进馆的档案 1 撤销的单位 单位撤销表示其职责和任务的终结 其全宗也相应终结 其全宗档案不得分散 集中整理后 移交进市档案馆 2 合并的单位 几个机关合并为一个机关 原各个机关全宗也相应终结 重组后的机关档案构成一个新的全宗 单独管理 或者 以其中一个主要职能单位为主体 重组后的机关延续其全宗 其他单位全宗撤销 档案移交进馆 3 发生非根本性变化的立档单位 全宗不变 如立档单位名称变化 办公地址变更 隶属关系变化 机关职能 任务 工作范围的扩大或缩小 其全宗不变 几个机关合署办公 其文件分别处理 分开保管 各个机关合署办公前后仍然各自是一个全宗 全宗不变 按照正常规则移交进馆 35 移交进馆的内容 整理完毕的档案 应由档案馆接收人员进行检查 合格后方可移交 办理移交手续 全宗卷 全宗介绍 组织沿革 大事记等检索工具 主要指目录 前面所说一式四份目录 单位留存一份备查 盒内分散装有一份 另有两份随档案一同进馆 电子目录 36 结束语 归档文件整理方式较过去更加简单易