《合同管理》PPT课件

xxx有限公司 内控管理规范解读 高瞻远瞩订合同 前言 在市场经济体制下 民 商事活动参与主体众多 竞争激烈 为了明确经济活动参与主体间的权利义务 大量经济合同应运而生 合同 主要指经济类合同 是平等主体的自然人 法人 其他组织之间设立 变更 终止民事权利义务关系的协议 合同是民 商事活动的发端 合同订立的恰当与否 质量的高低 可操作性的优劣 关乎各参与主体权利与义务的划分 也事关民 商事活动的成败 因此订立合同是与民 商事活动参与主体利益相关头等大事 合同管理简述 从实践角度来说 合同管理指的是合同当事人为实现单位的合同目的 结合具体情况 依据合同法等有关法律法规 在合同从准备 谈判 签署 生效 履行 变更 直到救济权利 解决纠纷的整个过程中所进行的一系列民商事法律行为的统称 合同管理是企业风险管理的一项重要内容 也是企业依法维护自身合法权益的一个重要方面 合同管理方面的内部控制也已成为企业内部控制体系中的重要内容之一 合同管理作为规范企业经营行为 保护企业合法权益 促进企业改善经营的重要手段 已越来越被大家所重视 典型案例 出口铸铁井盖5000公吨的合同 某企业与港商的合同规定货物由买方提供图样生产 并经买方验收后方可接收 整批货物分10批每两月装运一批 每提500吨 该合同品质条款规定 a铸件表面应光洁 b不得有气孔 裂纹 砂眼 缩孔 夹渣和其他铸造缺陷 合同签定后 卖方将保证金约25万人民币汇交港商 然后按其提供的图样 投入了相当的人力 物力进行试生产 港方不来验货 提出当地商检代验货 商检人员认定光洁概念十分模糊 没有具体标准和程度 存在着引起纠纷的可能 及时封存产品 进行调查 利用品质条款诈骗 企业损失了25万元的保证金及试生产的人力 物力 合同管理的风险 一 订立合同的前期准备不足 可能导致合同的标的质量要求估计不足 无法及时交付 影响合同的质量及企业的收益 二 未订立合同 未经授权对外订立合同 合同对方主体资格未达要求 合同内容存在重大疏漏和欺诈 可能导致企业合法权益受到侵害 三 合同未全面履行或监控不当 可能导致企业诉讼失败 经济利益受损 四 合同纠纷处理不当 可能损害企业利益 信誉和形象 合同法的基本原理 甲 乙 要约邀请 如 招标公告 招股说明书 拍卖公告 商业广告 要约是希望和他人订立合同的意思表示 该表示应内容具体 且表明经受要约人承诺 要约人即受该意思表示约束 如商场里的标价 承诺 生效 承诺是受要约人同意要约的意思表示 要约邀请 要约 合同的形成及生效 合同签定流程 合同风险管理 合同风险管理 前期准备一 合同评审 合同评审 按对方的要约邀请 公告广告信息等 组织相关部门人员对项目进行可行性分析 1 公司中起关键作用的是营销部门 他们要寻找客户 替公司招揽生意 营销部门的效率可以用其努力维持的订货数量来衡量 2 维持订货量是一回事 要使顾客充分满意又是另一回事 公司可以靠营销人员的努力或广告宣传激起销售力来维持足够的订货量 然而能够让客户满意的 只能是产品质量和按时交货 如承诺了公司不能做到的交货时间表 或技术准备不足 即使说服了客户 推迟交货期 但对公司的信誉 产品都存有潜在的危险 前期准备一 合同评审 3 销售部 技术部 财务部等部门对项目评审的交流 可以使销售人员对设备与工艺的理解 更好地与客户进行谈判 通过技术确认 更好地理解客户的工艺及设备需求 为客户提供最适宜的设备及技术方案 也使技术人员更加了解市场需求 提高自身技术能力 通过财务分析 了解对方的资信状况 也对项目成本有所了解 对项目定价提出合理的建议 4 为了确认能够保质保量地完成项目 需相关部门对项目的技术能力 生产能力和物料进行确认 扫除生产过程中的不确定因子 更准确地评估项目的盈利预算和进度安排 避免因生产过程中出现解决不了的问题而影响产品质量和交货时间 前期准备一 合同评审 5 合同评审的内容a 技术保证能力b 质量保证能力c 材料保证能力d 生产保证能力e 资金保证能力f 价格g 其他 交货方式 付款条件 运输保险 违约责任等 前期准备二 合同调查 合同调查 对合同对方要进行信息调研 充分了解合同对方的主体资格 信用状况等有关情况 确保对方当事人具备履约能力 预防1 主体资质虚假 例如合同当事人是不具有相应民事权利能力和民事行为能力 或不具备特定资质 或与无权代理 无处分权的行为人或代理人 2 提供虚假信用状况信息 无能力偿付全部货款 3 假借订合同 恶意进行磋商 打压相关客户 4 故意隐瞒与订立合同有关的重要事实 5 有其他违背诚实信用原则的行为 合同法的基本原理 合同的内容 1 当事人的名称或姓名住所 2 标的明细 如服务 产品 3 数量 4 质量 技术要求 5 价款报酬 含税价与不含税 6 履行期限 地点和方式 7 结算方式 开票要求 8 违约责任 务必对主要义务约定明确 9 解决争议方式 仲裁 诉讼 订立合同 一 合同谈判 初步确定拟签约对象后 相关人员在授权范围内与对方进行合同谈判 按照自愿 公平原则 磋商合同内容和条款 明确双方的权利义务和违约责任 该环节的主要风险是 忽略合同重大问题或在重大问题上做出不恰当让步 谈判经验不足 缺乏技术 法律和财务知识的支撑 导致企业利益受损 泄露本企业谈判策略 导致企业在谈判中处于不利地位 措施 1 收集资料 知己知彼 2 关注合同核心内容 条款和关键细节 3 充分发挥团队智慧 及时总结谈判过程中的得失 研究确定下一步谈判策略 4 加强保密工作 建立严格的责任追究制度 5 保好完整的书面记录 作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据 订立合同 二 合同文本拟定 谈判后 根据协商谈判结果 拟定合同文本 该环节的主要风险 选择不恰当的合同形式 合同与国家法律法规 行业政策 企业总体战略目标等发生冲突 合同内容和条款不完整 表述不严谨 不准确 或存在重大疏漏和欺诈 导致企业合法利益受损 有意拆分合同 规避合同管理规定等 措施 1 除即时结清方式外 应当订立书面合同 2 严格审核合同需求与国家法律法规 企业整体战略目标协调一致3 销售部门起草 相关部门审核 避免用模糊字 词 4 归口管理和授权审批 防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为 5 认真审查由对方起草的合同 确保合同内容准确 特别留意 其他约定事项 等需要补充填写的栏目 如不存在其他约定事项时注明 此处空白 或 无其他约定 防止合同后续被篡改 订立合同 三 合同审核合同文本拟定完成后 应进行严格审核 该环节的主要风险 未能发现合同文本中的不当内容和条款 发现问题但未提出恰当的修订意见 合同起草人员没有根据意见修改合同 导致合同中的不当内容和条款未被纠正 措施 1 合同的分级管理 分别授权审核 2 重点关注合同的主体 内容和形式是否合法 内容是否符合经济利益 对方是否具有履约能力 合同权利和义务 违约责任和争议解决条款是否明确等 3 建立会审制度 对影响重大或法律关系复杂的合同文本 组织财会部 内部审计部 技术部等相关部门进行审核 4 认真分析研究 慎重对待审核意见 对审核意见准确无误地加以记录 必要时对合同条款作出修改并再次提交审核 订立合同 四 合同签署经审核同意签订的合同 正式签署并加盖企业合同专用章 该环节的主要风险 超越权限签订合同 合同印章管理不当 签署后的合同被篡改 因手续不全导致合同无效等 措施 1 正式对外订立的合同应当由法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章 授权签署合同的 应当签署授权委托书 2 严格合同专用章保管制度 合同经编号 审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后 方可加盖合同专用章 保管人应当记录合同专用章使用情况以备查 3 采取恰当措施 防止已签署的合同被篡改 如在合同各页码之间加盖骑缝章 使用防伪印记 使用不可编辑的电子文档格式等 履行合同 遵循诚实信用原则 全面履行合同 主要风险 合同生效后 对合同条款未明确约定的事项没有及时协议补充 导致合同无法正常履行 在合同履行过程中 未能及时发现已经或可能导致企业利益受损情况 或未能采取有效措施 措施 1 强化对合同履行情况及效果的检查 分析和验收 2 对合同对方的履行情况实施有效监控 一旦发现有违约可能或违约行为 及时提示风险 立即采取相应措施将合同损失降到最低 中期履行监督 是否违约 对方 自身 合同管理机制持续改善 合同风险管理 3 根据需要及时补充 变更甚至解除合同 对于合同没有约定或约定不明确的内容 对于显失公平 条款有误或存在欺诈行为的合同 以及因政策调整 市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同 按规定程序及时报告 并经双方协商一致 按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜 缔约过失责任 当事人在订立合同过程中 往往基于良好的合作意愿或碍于情面 不愿意提及合同目的不能实现所产生的违约责任 总是要求先把事情做起来 有了问题再协商 而一旦因合同目的不能实现产生大的风险就造成双方分歧严重协商不能的后果 合同纠纷处理不当 会导致企业遭受外部处罚 诉讼失败 损害企业利益 信誉和形象等 加强合同纠纷管理 合同条款中应列明缔约过失责任 履行合同过程中发生纠纷的 应当依据国家相关法律法规 在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告 合同纠纷经协商一致的 双方应当签订书面协议 合同纠纷经协商无法解决的 根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决 缔约过失责任 对方当事人提出中止 转让 解除合同的 造成企业经济损失的 应向对方当事人书面提出索赔 赔偿范围 a 订立合同所支出 如交通费 通讯费 餐饮住宿费等b 准备履行或履行合同所支出 如材料准备 仓储费 运费 保险费等c 主张合同无效或可撤销时支出的诉讼费用或其他费用d 上述费用的利息损失e 丧失与他人签约机会等情形下产生的间接损失 违约处理 合同风险管理 企业内部授权处理合同纠纷 应当签署授权委托书 纠纷处理过程中 未经授权批准 相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺 处理流程 合同结算 合同结算是合同执行的重要环节 既是对合同签订的审查 也是对合同执行的监督 一般由财会部门负责办理 该环节的主要风险是 违反合同条款 未按合同规定期限 金额或方式付款 疏于管理 未能及时催收到期合同款项 在没有合同依据的情况下盲目付款等 措施 1 财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务 按照合同规定付款 及时催收到期欠款 2 未收到合同预定款项 财务部门有权通知相关部门 不发送货物 3 未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的 财会部门有权拒绝付款 并及时向企业有关负责人报告 合同登记 合同登记管理制度体现合同的全过程封闭管理 合同的签署 履行 结算 补充或变更 解除等都需要进行合同登记 该环节的主要风险是 合同档案不全 合同泄密 合同滥用等 措施 1 加强合同登记管理 充分利用信息化手段 定期对合同进行统计 分类和归档 详细登记合同的订立 履行和变更 终结等情况 合同终结应及时办理销号和归档手续 以实行合同的全过程封闭管理 2 建立合同文本统一分类和连续编号制度 以防止或及早发现合同文本的遗失 3 加强合同信息安全保密工作 未经批准 任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密 4 规范合同管理人员职责 明确合同流转 借阅和归还的职责权限和审